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Microsoft Office Excel contient un certain nombre de fonctionnalités qui facilitent la gestion et l’analyse des données. Pour tirer pleinement parti de ces fonctionnalités, il est important d’organiser et de mettre en forme les données dans une feuille de calcul (feuille de calcul : document principal utilisé dans Microsoft Excel pour traiter et stocker des données ; également appelé tableur. Une feuille de calcul est composée de cellules organisées dans des lignes et des colonnes et fait toujours partie d'un classeur.) en respectant les instructions suivantes.

• Instructions pour l’organisation des données

• Instructions pour la mise en forme des données

Instructions pour l’organisation des données

Placer des éléments similaires dans la même colonne  Concevez les données de telle sorte que toutes les lignes contiennent des éléments similaires dans la même colonne.

Séparer les plages de données  Laissez au moins une colonne vide et une ligne vide entre une plage de données associées et les autres données de la feuille de calcul. Excel peut alors plus facilement détecter et sélectionner la plage lorsque vous appliquez un tri ou un filtre ou lorsque vous insérez des sous-totaux automatiques.

Placer les données critiques au-dessus ou au-dessous de la plage  Évitez de placer des données critiques à gauche ou à droite de la plage, car les données risquent d’être masquées lorsque vous appliquez un filtre sur la plage.

Éviter les lignes et les colonnes vides dans une plage  Évitez de placer des lignes et des colonnes vides dans une plage de données. En procédant ainsi, Excel peut plus facilement détecter et sélectionner la plage de données connexes.

Afficher toutes les lignes et les colonnes dans une plage  Assurez-vous que les lignes ou les colonnes masquées sont affichées avant d’apporter des modifications à une plage de données. Si les lignes et les colonnes d’une plage ne sont pas affichées, vous risquez de supprimer des données par inadvertance. Pour plus d’informations, voir Masquer ou afficher des lignes et des colonnes.

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Instructions de mise en forme des données

Utiliser des étiquettes de colonne pour identifier les données  Créez des étiquettes de colonne dans la première ligne de la plage de données en appliquant une mise en forme différente aux données. Excel peut ensuite utiliser ces étiquettes pour créer des rapports et pour rechercher et organiser les données. Utilisez une police, un type d’alignement, une mise en forme, un motif, une bordure ou un style de mise en majuscules pour les étiquettes de colonne qui est différent de celui choisi pour les données de la plage. Appliquez le format Texte aux cellules avant de taper les étiquettes de colonne. Pour plus d’informations, voir Modes de mise en forme d’une feuille de calcul.

Utiliser des bordures de cellules pour différencier les données  Si vous souhaitez séparer les étiquettes des données, utilisez des bordures de cellules — pas de lignes blanches ou de lignes en pointillés — pour insérer des lignes sous les étiquettes. Pour plus d’informations, voir Appliquer ou supprimer des bordures de cellules dans une feuille de calcul.

Ne pas insérer d’espaces de début ou de fin pour éviter les erreurs  Évitez d’insérer des espaces au début ou à la fin d’une cellule pour mettre les données en retrait. Ces espaces peuvent affecter le tri, la recherche et la mise en forme appliqués à une cellule. Au lieu de taper des espaces pour mettre des données en retrait, vous pouvez utiliser la commande Augmenter le retrait dans la cellule. Pour plus d’informations, voir Repositionner les données dans une cellule (Momentanément en anglais).

Étendre les mises en forme des données et les formules  Lorsque vous ajoutez de nouvelles lignes de données à la fin d’une plage de données, Excel étend la mise en forme et les formules. Trois des cinq cellules consécutives doivent utiliser la même mise en forme pour que cette dernière puisse être étendue. Toutes les formules doivent être cohérentes pour que la formule puisse être étendue. Pour plus d’informations, voir Recopier automatiquement des données dans les cellules d’une feuille de calcul.

Utiliser un format de tableau Excel pour travailler avec des données connexes  Vous pouvez transformer une plage de cellules adjacentes dans votre feuille de calcul en tableau Excel. Les données dans le tableau peuvent être manipulées indépendamment des données à l’extérieur du tableau. Vous pouvez utiliser les fonctionnalités de tableau pour appliquer un tri, un filtre, effectuer un total ou un calcul sur les données du tableau. Vous pouvez également utiliser la fonction de création de tableau pour compartimenter des ensembles de données connexes en organisant ces données dans plusieurs tableaux à l’intérieur d’une même feuille de calcul. Pour plus d’informations, voir Présentation des tableaux Excel.

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