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Parmi vos données Excel peuvent figurer des numéros de sécurité sociale, de téléphone et des codes postaux. En quoi ces numéros se ressemblent-ils ? Chacun d’entre eux correspond à un code numérique qui ne vous permet pas d’effectuer des calculs, mais que vous souhaitez stocker sous la forme de chiffres. Malheureusement, Excel supprime les zéros non significatifs que vous souhaitez conserver. Voici comment permettre à Excel de gérer comme vous le souhaitez les zéros non significatifs qui figurent dans des codes numériques.

Dans le cas des numéros de cartes de crédit ou autres codes numériques qui contiennent au moins 16 chiffres, vous devez utiliser un format texte car Excel assure la précision des nombres à 15 chiffres et arrondit tout chiffre supplémentaire à zéro.

• Le format de nombre supprime par défaut les zéros non significatifs

• Utiliser un format personnalisé ou spécial pour conserver les zéros non significatifs

• Utiliser une formule ou une colonne calculée

• Les codes numériques des cartes de crédit sont arrondis à une valeur inférieure

• Convertir un code numérique en format texte

Le format de nombre supprime par défaut les zéros non significatifs

Des codes numériques peuvent figurer de bien des façons dans votre classeur Excel. Vous pouvez les avoir tapés, copiés ou collés à partir d’un autre programme. Vous pouvez avoir ouvert un fichier texte ou importé des données d’une source de données, comme une base de données Access. Dans bien des cas, Excel convertit ces codes numériques en un format de nombre ou général. Le comportement par défaut de ces formats est de supprimer les zéros non significatifs et, selon la longueur du nombre, d’utiliser une notation scientifique. Excel considère un code numérique comme un autre nombre, alors que vous savez qu’il s’agit d’un code numérique et que les zéros non significatifs doivent être conservés.

Vous ne remarquerez parfois pas les modifications apportées si vous traitez une longue liste de codes numériques. Vous devez donc être conscient de ce problème et particulièrement lorsque les données sont utilisées dans d’autres programmes. Bien que vous puissiez convertir le format de nombre en un format texte, vous ne souhaitez sans doute pas convertir des numéros en texte et particulièrement en présence de longues listes de longs numéros car cette conversion augmente la taille de votre classeur.

Utiliser un format personnalisé ou spécial pour conserver les zéros non significatifs

Dans le cas des codes numériques qui contiennent moins de 16 chiffres, si vous souhaitez résoudre le problème dans un classeur qui ne sert pas de source de données à d’autres programmes, vous pouvez utiliser un format personnalisé ou spécial permettant de conserver les zéros non significatifs.

En outre, vous pouvez séparer certains chiffres de vos codes numériques par des tirets en les ajoutant au format personnalisé. Par exemple, pour faciliter la lecture d’un numéro de téléphone, vous pouvez ajouter un tiret entre les indicatifs international, de pays, régional, le préfixe et les derniers chiffres.

Procédure  

1. Sélectionnez la cellule ou la plage (plage : deux cellules au minimum d'une feuille de calcul. Une plage peut contenir des cellules adjacentes ou non adjacentes.) de cellules à mettre en forme.

   Sélection d’une cellule ou d’une plage

   Pour sélectionner	Procédez comme suit
   Une seule cellule	Cliquez sur la cellule ou appuyez sur les touches de direction pour vous placer sur la cellule.
   Une plage de cellules	Cliquez sur la première cellule de la plage, puis faites glisser le pointeur jusqu'à la dernière cellule, ou maintenez la touche Maj enfoncée et appuyez sur les touches de direction pour étendre la sélection. Vous pouvez aussi sélectionner la première cellule de la plage et appuyer sur F8 pour étendre la sélection à l'aide des touches de direction. Pour arrêter la sélection, appuyez de nouveau sur F8.
   Une grande plage de cellules	Cliquez sur la première cellule de la plage, maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur la dernière cellule de la plage. Vous pouvez faire défiler la fenêtre pour afficher la dernière cellule.
   Toutes les cellules d'une feuille de calcul	Cliquez sur le bouton Sélectionner tout. Pour sélectionner toute la feuille de calcul, vous pouvez aussi appuyer sur Ctrl+A.  Remarque   Si la feuille de calcul contient des données, Ctrl+A sélectionne la zone active. Si vous appuyez une deuxième fois sur Ctrl+A, toute la feuille de calcul est sélectionnée.
   Des cellules ou plages de cellules non adjacentes	Sélectionnez la première cellule ou plage de cellules, puis maintenez la touche Ctrl enfoncée et sélectionnez les autres cellules ou plages. Vous pouvez aussi sélectionner la première cellule ou plage de cellules, puis appuyer sur Maj+F8 pour ajouter une autre cellule ou plage non adjacente à la sélection. Pour arrêter d'ajouter des cellules ou des plages à la sélection, appuyez de nouveau sur Maj+F8.  Remarque   Vous ne pouvez pas annuler la sélection d'une cellule ou d'une plage de cellules dans une sélection non adjacente sans annuler toute la sélection.
   Toute une ligne ou toute une colonne	Cliquez sur l'en-tête de ligne ou de colonne.   En-tête de ligne  En-tête de colonne Vous pouvez aussi sélectionner des cellules dans une ligne ou une colonne en sélectionnant la première cellule puis en appuyant sur Ctrl+Maj+Touche de direction (Droite ou Gauche pour les lignes, Haut ou Bas pour les colonnes).  Remarque   Si la ligne ou la colonne contient des données, Ctrl+Maj+Touche de direction sélectionne la ligne ou la colonne jusqu'à la dernière cellule utilisée. Si vous appuyez une deuxième fois sur Ctrl+Maj+Touche de direction, toute la ligne ou colonne est sélectionnée.
   Des lignes ou colonnes adjacentes	Faites glisser le pointeur sur les en-têtes des lignes ou des colonnes. Ou sélectionnez la première ligne ou colonne, puis maintenez la touche Maj enfoncée et sélectionnez la dernière ligne ou colonne.
   Des lignes ou colonnes non adjacentes	Cliquez sur l'en-tête de colonne ou de ligne de la première ligne ou colonne dans votre sélection ; puis maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur les en-têtes de colonne ou de ligne des autres lignes ou colonnes à ajouter à la sélection.
   La première ou la dernière cellule d'une ligne ou d'une colonne	Sélectionnez une cellule dans la ligne ou la colonne et appuyez sur Ctrl+Touche de direction (Droite ou Gauche pour les lignes, Haut ou Bas pour les colonnes).
   La première ou la dernière cellule d'une feuille de calcul ou d'un tableau Microsoft Office Excel	Appuyez sur Ctrl+Début pour sélectionner la première cellule d'une feuille de calcul ou d'une liste Excel. Appuyez sur Ctrl+Fin pour sélectionner la dernière cellule d'une feuille de calcul ou d'une liste Excel qui contient des données ou une mise en forme.
   Des cellules jusqu'à la dernière cellule utilisée de la feuille de calcul (coin inférieur droit)	Sélectionnez la première cellule et appuyez sur Ctrl+Maj+Fin pour étendre la sélection des cellules jusqu'à la dernière cellule utilisée de la feuille de calcul (coin inférieur droit).
   Des cellules jusqu'au début de la feuille de calcul	Sélectionnez la première cellule et appuyez sur Ctrl+Maj+Début pour étendre la sélection des cellules au début de la feuille de calcul.
   La sélection active avec des cellules en plus ou en moins	Maintenez la touche Maj enfoncée et cliquez sur la dernière cellule à inclure dans la nouvelle sélection. La plage rectangulaire entre la cellule active (cellule active : cellule sélectionnée dans laquelle les données sont insérées lorsque vous commencez à taper. Une seule cellule est active à la fois. La cellule active est entourée d'une bordure épaisse.) et la cellule sur laquelle vous cliquez devient la nouvelle sélection.

    Conseil   Pour annuler une sélection, cliquez sur n'importe quelle cellule de la feuille de calcul.

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2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur le Lanceur de boîte de dialogue à côté de Nombre.

   

3. Dans la zone Catégorie, cliquez sur Personnalisée, puis dans la zone Type, tapez le format du nombre, à savoir 000-00-0000 pour un code de numéro de sécurité sociale ou 00000 pour un code postal.

    Conseil   Vous pouvez également cliquer sur Spécial et sélectionner Code postal, Code postal + 4, Numéro de téléphone ou Numéro de sécurité sociale.

   Vous trouverez davantage d’informations sur les codes personnalisés dans la section Voir aussi.

Utiliser une formule ou une colonne calculée

Si vous utilisez un autre programme qui ouvre le classeur en tant que source de données, vous devez savoir comment le programme gère les zéros non significatifs. Par exemple, vous disposez d’une liste d’adresses dans un classeur que vous souhaitez utiliser comme source de données lors d’une opération de fusion et publipostage et une des colonnes contient un code postal avec un format personnalisé correspondant à 00000. Office Access conserve les zéros non significatifs, mais Office Word les supprime. Dans Word, vous pouvez spécifier une colonne calculée pour afficher le code postal lors de l’opération de fusion et publipostage pour vous assurer que les zéros non significatifs ne sont pas supprimés.

Les codes numériques de cartes de crédit sont arrondis à la valeur inférieure

De plus, Excel assure la précision des nombres d’un maximum de 15 chiffres, ce qui signifie que dans tout nombre de plus de 16 chiffres, comme un numéro de carte de crédit, le dernier chiffre est arrondi à zéro.

Même si vous utilisez un format de nombre personnalisé, le nombre est arrondi à zéro en l’absence de zéro non significatif.

Pour ce qui est des codes numériques comportant au moins 16 chiffres, vous devez utiliser le format texte.

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Convertir un code numérique en format texte

Pour convertir un code numérique, comme un numéro de carte de crédit, au format texte, vous pouvez procéder comme suit :

Utiliser l’apostrophe

Pour un ensemble réduit de nombres, vous pouvez taper une apostrophe (’) devant le code numérique et ajouter les zéros non significatifs.

Conversion du nombre en texte lors de l’importation de données de texte

À l’étape 3 de l’Assistant Importation de texte (Dans l’onglet Données du groupe Données externes, cliquez sur À partir du texte), vous pouvez sélectionner la colonne de données qui contient le numéro de carte de crédit, puis choisir un format de données de colonne Texte.

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