Afficher tout

Masquer tout

Le tri et le filtrage des données par couleur constituent une nouvelle fonctionnalité très attendue dans Microsoft Office Excel 2007. Les instructions et exemples suivants peuvent vous aider à mieux mettre en lumière vos rapports Office Excel 2007.

• Vue d'ensemble du tri et du filtrage des données par couleur et par jeu d'icônes

• Utilisation des couleurs de manière efficace lors de l'analyse des données

• Choix des couleurs les plus appropriées à vos besoins

• Étude de quelques exemples

Vue d'ensemble du tri et du filtrage des données par couleur et par jeu d'icônes

Le tri et le filtrage des données, ainsi que leur mise en forme conditionnelle, sont une partie intégrante de l'analyse des données et peuvent vous permettre de répondre aux questions du type suivant :

• Qui a vendu pour plus de 50 000 euros de services au cours du mois dernier ?
• Quels sont les produits qui ont connu une augmentation de plus de 10 % de leur chiffre d'affaires d'année en année ?
• Quels sont les étudiants de première année les plus performants et les moins performants ?
• Où sont les exceptions dans un récapitulatif des bénéfices sur les cinq dernières années ?
• Quelle est la répartition globale par âge des employés ?

Le tri des données sert à les organiser rapidement pour rechercher celles dont vous avez besoin. Le filtrage des données vous permet d'afficher uniquement les lignes qui répondent aux critères que vous spécifiez et à masquer celles que vous ne voulez pas afficher, dans une ou plusieurs colonnes de données. La mise en forme conditionnelle des données vous aide à explorer et analyser les données, à détecter des problèmes graves et à identifier des modèles et des tendances de façon visuelle. Ensemble, le tri, le filtrage et la mise en forme conditionnelle des données peuvent vous aider ainsi que vos utilisateurs à prendre des décisions plus efficaces en fonction de vos données.

Dans Office Excel 2007, vous pouvez trier et filtrer des données par mise en forme, notamment en fonction des couleurs de cellule et de police, que vous appliquiez une mise en forme manuelle ou conditionnelle aux cellules.

Vous pouvez également trier et filtrer selon un jeu d'icônes que vous avez créé via une mise en forme conditionnelle. Utilisez un jeu d'icônes pour annoter et classer des données en trois à cinq catégories séparées par une valeur de seuil. Chaque icône représente une plage de valeurs. Dans le tableau de jeux d'icônes ci-après, prenons l'exemple du jeu d'icônes 3 Flèches. La flèche verte qui pointe vers le haut représente les valeurs supérieures, la flèche jaune horizontale représente les valeurs intermédiaires et la flèche rouge qui pointe vers le bas représente les valeurs inférieures.

Globalement, la fonctionnalité de mise en forme conditionnelle a été considérablement développée dans Office Excel 2007. Vous pouvez : mettre en forme des cellules à l'aide d'une échelle à deux couleurs, d'une échelle à trois couleurs, de barres de données et de jeux d'icônes ; mettre en forme des cellules qui contiennent du texte, des nombres, des valeurs de date ou d'heure, des valeurs figurant parmi les valeurs les moins/plus élevées, des valeurs au-dessus ou en dessous de la moyenne, des valeurs uniques ou des valeurs en double spécifiques ; créer de nombreuses règles et les gérer plus facilement.

Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires sur le tri, le filtrage et la mise en forme conditionnelle dans la section Voir aussi.

 Haut de la page

Utilisation des couleurs de manière efficace lors de l'analyse des données

Presque tout le monde aime les couleurs. L'utilisation efficace des couleurs dans un document peut considérablement en améliorer l'aspect et la lisibilité. Une bonne utilisation des couleurs et des icônes dans vos rapports Excel peut améliorer la prise de décision car elle permet d'attirer l'attention des utilisateurs sur les informations critiques et les aide à comprendre les résultats de manière visuelle. Une bonne utilisation des couleurs peut générer une impression positive dès le départ. Par opposition, une mauvaise utilisation des couleurs peut détourner l'attention des utilisateurs, voire même les assommer en cas de surutilisation. Les sections suivantes fournissent des instructions qui vous aideront à utiliser les couleurs à bon escient et à éviter les écueils.

À propos des thèmes de document Avec Office Excel 2007, il est facile de créer des thèmes cohérents et d'ajouter des styles et effets personnalisés. Une grande partie du travail préalablement requis pour associer des couleurs de manière efficace a déjà été effectué pour vous si vous utilisez les thèmes de document prédéfinis qui comportent des jeux de couleurs attrayantes. Pour mettre en forme rapidement et facilement tout un document afin de lui donner un aspect professionnel et moderne, vous pouvez lui appliquer un thème de document. Un thème de document est un ensemble de choix de mise en forme qui comprend un ensemble de couleurs de thème, un ensemble de polices de thème (notamment des polices de titre et de corps de texte), ainsi qu'un ensemble d'effets de thème (notamment des effets de trait et de remplissage). Vous trouverez des liens vers des informations supplémentaires sur les thèmes dans la section Voir aussi .

Utiliser les couleurs standard et limiter le nombre de couleurs

Lorsque vous triez et filtrez par couleur, vous choisissez peut-être les couleurs que vous préférez, et le résultat peut vous sembler satisfaisant. Mais, vous devez vous poser une question essentielle : « Mes utilisateurs préfèrent-ils et voient-ils les mêmes couleurs ? ». Votre ordinateur est capable d'afficher 16 777 216 couleurs en mode de couleurs 24 bits. Toutefois, la plupart des utilisateurs peuvent uniquement distinguer une petite fraction de ces couleurs. En outre, la qualité des couleurs peut varier sur les ordinateurs. L'éclairage de la salle, la qualité du papier, la résolution de l'écran et de l'imprimante ainsi que les paramètres du navigateur peuvent tous être différents. Jusqu'à 10 % de la population rencontre des difficultés à distinguer et voir certaines couleurs. Ce sont des variables importantes sur lesquelles vous n'avez probablement aucun contrôle.

En revanche, vous pouvez contrôler les variables telles que le choix des couleurs, le nombre de couleurs et l'arrière-plan d'une feuille de calcul ou d'une cellule. En faisant de bons choix conformément à la recherche fondamentale, vous pouvez permettre à vos couleurs de communiquer le message et l'interprétation appropriés de vos données. Vous pouvez également compléter les couleurs par des icônes et des légendes afin de vous assurer que les utilisateurs comprennent bien votre intention.

Prendre en compte le contraste des couleurs et l'arrière-plan

En règle générale, utilisez des couleurs à saturation élevée, telles que le jaune brillant, le vert moyen ou le rouge foncé. Assurez-vous que le contraste est élevé entre l'arrière-plan et le premier plan. Par exemple, utilisez un arrière-plan blanc ou gris dans une feuille de calcul avec des couleurs de cellule ou une couleur de cellule grise ou blanche avec une couleur de police. Si vous devez utiliser une couleur ou une image d'arrière-plan, choisissez-la la plus claire possible afin qu'elle ne fasse pas disparaître la couleur de cellule ou de police. Si vous n'exploitez qu'une couleur de police, envisagez d'en augmenter la taille ou de la mettre en gras. Plus la police est grande, plus il est facile pour un utilisateur d'en voir ou d'en distinguer la couleur. Si nécessaire, ajustez ou supprimez les bandes, les lignes ou les colonnes car la couleur des bandes risque d'affecter la couleur de cellule ou de police. Toutes ces considérations peuvent aider tous les utilisateurs à comprendre et interpréter correctement les couleurs.

Évitez d'utiliser des combinaisons de couleurs qui risquent de réduire la visibilité des couleurs ou de semer la confusion auprès des utilisateurs. Il n'est pas souhaitable de créer par inadvertance un document sensationnel ni une illusion d'optique. Envisagez d'utiliser une bordure de cellule pour distinguer les couleurs problématiques, telles que le rouge et le vert, s'il n'est pas possible d'éviter de les juxtaposer. Utilisez des couleurs complémentaires et contrastées pour améliorer le contraste et évitez d'utiliser des couleurs similaires. Cela peut vous aider de connaître la roue chromatique de base et de savoir identifier des couleurs similaires, contrastées et complémentaires.

 Une couleur similaire est une couleur située à côté d'une autre couleur dans la roue chromatique (par exemple, le violet et l'orange sont des couleurs similaires au rouge).

 Une couleur contrastée se situe à trois couleurs d'une autre couleur (par exemple, le bleu et le vert sont des couleurs contrastées du rouge).

 Les couleurs complémentaires sont opposées l'une à l'autre dans la roue chromatique (par exemple, le bleu-vert est la couleur complémentaire du rouge).

Si vous avez le temps, testez vos couleurs, présentez-les à quelques collègues, essayez-les dans différentes conditions d'éclairage et expérimentez-les avec des paramètres d'écran et d'imprimante de différents ordinateurs.

 Conseil   Si vous imprimez le document en couleur, vérifiez la lisibilité de la couleur de cellule et de la couleur de police. Si la couleur de cellule est trop sombre, pensez à utiliser une police blanche pour améliorer la lisibilité.

 Haut de la page

Choix des couleurs les plus appropriées à vos besoins

Les 10 premières couleurs

Lorsque vous triez et filtrez des données par couleur, utilisez le tableau suivant pour vous aider à déterminer les couleurs à choisir. Ces couleurs offrent le contraste le plus net et, en général, elles sont les plus faciles à distinguer pour la plupart des gens.

Pour appliquer facilement ces couleurs à des cellules et des polices, vous pouvez utiliser les boutons Couleur de remplissage ou Couleur de police du groupe Police sous l'onglet Accueil.

Utilisation de couleurs qui ont naturellement une signification

Lorsque vous lisez des données financières, les chiffres sont soit en rouge (négatifs), soit en noir (positifs). Le rouge a une signification, car il s'agit une convention acceptée. Si vous souhaitez mettre en évidence les chiffres négatifs, alors le rouge est la couleur qui convient. Selon le type de données dont vous disposez, vous pouvez peut-être utiliser des couleurs spécifiques parce qu'elles ont une signification pour votre public, ou peut-être qu'il existe une convention acceptée pour leur signification. Par exemple :

• Si vos données concernent des relevés de température, vous pouvez utiliser les couleurs chaudes (rouge, jaune et orange) pour indiquer les températures plus élevées et les couleurs froides (vert, bleu et violet) pour indiquer les températures plus froides.
• Si vos données concernent des informations topographiques, vous pouvez utiliser le bleu pour l'eau, le vert pour la végétation, le marron pour le désert et les montages et le blanc pour la glace et la neige.
• Si vos données concernent le trafic automobile et la sécurité routière, vous pouvez utiliser le rouge pour les interdictions et les dangers, le jaune pour la signalisation temporaire, le bleu pour les obligations et les informations générales.
• Si vos données concernent des résistances électriques, vous pouvez utiliser le code de couleurs standard : noir, marron, rouge, orange, jaune, vert, bleu, violet, gris et blanc.

 Haut de la page

Étude de quelques exemples

Supposons que vous soyez en train de préparer un ensemble de rapports relatifs à des descriptions de produits, à des tarifs et à des niveaux de stocks. Les sections suivantes illustrent les questions que vous pouvez d'ordinaire vous poser sur ces données et la manière dont vous pouvez y répondre à l'aide de couleurs et de jeux d'icônes.

Échantillon de données

L'échantillon de données suivant est utilisé dans les exemples.

Pour copier les données dans un classeur vide, procédez comme suit :

Échantillon de données

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate  Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

Quels sont les différents types d'emballage des produits ?

Problème

Vous souhaitez déterminer les différents types de conteneurs de vos produits, mais il n'existe aucune colonne Conteneur. Vous pouvez utiliser la colonne Quantité par unité pour appliquer manuellement une couleur à chaque cellule, puis effectuer un tri par couleur. Vous pouvez également ajouter une légende pour expliquer la signification de chaque couleur à l'utilisateur.

Résultats

Solution

1. Pour appliquer manuellement une couleur à chaque cellule en fonction du jeu de couleurs du tableau précédent, cliquez sur chaque cellule, puis appliquez chaque couleur à l'aide du bouton Couleur de remplissage du groupe Police sous l'onglet Accueil.

    Conseil   Utilisez le bouton Reproduire la mise en forme dans le groupe Presse-papiers sous l'onglet Accueil pour appliquer rapidement une couleur sélectionnée à une autre cellule.

2. Cliquez sur une cellule dans la colonne Quantité par unité, puis sous l'onglet Accueil dans le groupe Édition, cliquez sur Trier et filtrer, puis sur Tri personnalisé.
3. Dans la boîte de dialogue Tri, sélectionnez Quantité par unité sous Colonne, sélectionnez Couleur de cellule sous Trier sur, puis cliquez sur Copier un niveau à deux reprises.
4. Sous Ordre, dans la première ligne, sélectionnez la couleur rouge, dans la deuxième ligne, sélectionnez la couleur bleue et dans la troisième ligne, sélectionnez la couleur jaune.

   Si une cellule ne contient aucune de ces couleurs, par exemple une cellule de couleur blanche, la ligne correspondante reste en place.

    Remarque   Les couleurs répertoriées correspondent aux couleurs disponibles dans la colonne. Il n'existe aucun ordre de tri des couleurs par défaut, et vous ne pouvez pas créer un ordre de tri personnalisé à l'aide d'une liste personnalisée.

5. Ajoutez une légende dans les cellules situées sur le côté du rapport en utilisant le tableau suivant comme guide.

   Légende :
   Rouge	Paquets et boîtes
   Bleu	Boîtes de conserve
   Vert	Bocaux et bouteilles
   Blanc	(Non précisé)

Quels sont les produits dont la marge est supérieure à 67 % ou inférieure à 34 % ?

Problème

Vous souhaitez voir rapidement les valeurs de marge les plus hautes et les plus basses au début du rapport.

Résultats

Solution

1. Sélectionnez les cellules E2:E26, puis sous l'onglet Accueil, dans le groupe Style, cliquez sur la flèche en regard de Mise en forme conditionnelle, cliquez sur Jeux d'icônes, puis sélectionnez le jeu d'icônes 3 Flèches (en couleur).
2. Cliquez avec le bouton droit sur une cellule dans la colonne Marge, pointez sur Trier, puis cliquez sur Tri personnalisé.
3. Dans la boîte de dialogue Tri, sélectionnez Marge sous Colonne, sélectionnez Icône de cellule sous Trier sur, puis cliquez sur Copier un niveau.
4. Sous Ordre, dans la première ligne, sélectionnez la flèche verte qui pointe vers le haut, et dans la deuxième ligne, sélectionnez la flèche rouge qui pointe vers le bas.

Quels sont les produits qui doivent être réapprovisionnés immédiatement ?

Problème

Vous souhaitez générer rapidement un rapport des produits à réapprovisionner sur-le-champ, puis envoyer ce rapport à votre équipe.

Résultats

Solution

1. Sélectionnez les cellules I2:I26 et sous l'onglet Accueil, dans le groupe Style, cliquez sur la flèche en regard de Mise en forme conditionnelle, pointez sur Règles de mise en surbrillance des cellules, puis cliquez sur Égal à.
2. Entrez Oui dans la première zone, puis sélectionnez Remplissage rouge clair avec texte rouge foncé dans la seconde zone.
3. Cliquez avec le bouton droit sur une cellule mise en forme dans la colonne, pointez sur Filtrer, puis sélectionnez Filtrer par la couleur de la cellule sélectionnée.

    Conseil   Placez le curseur de la souris au-dessus du bouton de filtre dans l'en-tête de la colonne pour voir comment la colonne est filtrée.

Quels sont les produits dont les prix et coûts sont les plus élevés et les plus bas ?

Problème

Vous souhaitez regrouper les prix et coûts les plus élevés et les plus bas au début du rapport.

Résultats

Solution

1. Pour les cellules C2:C26 et D2:D26, procédez comme suit :
   • Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Style, cliquez sur la flèche en regard de Mise en forme conditionnelle, pointez sur Règles des valeurs plus/moins élevées, puis cliquez sur 10 valeurs les plus élevées.
   • Entrez 1 dans la première zone, puis sélectionnez Remplissage jaune avec texte jaune foncé dans la seconde zone.
   • Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Style, cliquez sur la flèche en regard de Mise en forme conditionnelle, pointez sur Règles des valeurs plus/moins élevées, puis cliquez sur 10 valeurs les moins élevées.
   • Entrez 1 dans la première zone, puis sélectionnez Remplissage vert avec texte vert foncé dans la seconde zone.
2. Pour les colonnes Coût et Prix, procédez comme suit :
   • Cliquez avec le bouton droit sur la valeur la plus basse, pointez sur Trier, puis sélectionnez Placer la couleur de cellule sélectionnée sur le dessus.
   • Cliquez avec le bouton droit sur la valeur la plus élevée, pointez sur Trier, puis sélectionnez Placer la couleur de cellule sélectionnée sur le dessus.

 Haut de la page