S'applique à
Microsoft Office Excel 2003

Les Listes. Vous ne pouvez pas y échapper. De l'achat de vos provisions à la compilation de vos rapports de vente, les listes peuvent vous aider à organiser pratiquement tous les types de données. Excel 2003 propose plusieurs outils pour vous aider à créer et à gérer des listes. Les outils les plus récents vous aident à grouper des données connexes et à les analyser. Les autres outils peuvent vous aider à vous assurer de l'exactitude de la saisie des données, voire vous épargner une partie de la saisie.

Ces outils incluent :

• Listes XML et Excel  Nouveaux outils de regroupement et d'analyse de données.
• Les listes déroulantes  Outil d'aide à la saisie exacte des données par les utilisateurs.
• La commande Liste déroulante de choix  Outil permettant d'économiser les efforts de saisie.
• Listes personnalisées et recopies incrémentées personnalisées  Autre outil permettant d'économiser les efforts de saisie.

Cet article propose une présentation générale des outils de liste et des méthodes conseillées pour les utiliser. Pour plus d'informations sur l'utilisation de chaque outil, consultez les liens associés à la fin de chaque section.

Listes Excel

Remarque  La liste Excel est une nouvelle fonctionnalité d'Excel 2003.

Une liste Excel 2003 est une section d'une feuille de calcul que vous pouvez manipuler séparément du reste de la feuille. Vous utilisez une liste Excel lorsque vous avez besoin d'analyser des portions de données d'une vaste feuille de calcul et ce, indépendamment des données environnantes. Par exemple, vous pouvez ajouter des données, les trier et redisposer les lignes d'une liste sans affecter les cellules alentour.

Les listes vous permettent également de travailler plus vite car elles forment un ensemble d'outils de manipulation de données, incluant les boutons Filtre automatique et un ensemble de fonctions d'agrégation, disponibles à partir d'un seul et même emplacement.

Voici une liste Excel 2003 type :

 Boutons Filtre automatique  Les boutons s'affichent automatiquement et offrent les mêmes fonctionnalités que dans les versions précédentes d'Excel. Vous pouvez rapidement trier et filtrer vos données, rechercher des valeurs élevées et basses, etc.

 Bordure  La bordure permet de distinguer les cellules de votre liste des données environnantes.

 Ligne d'insertion  L'astérisque signale la ligne. Vous pouvez taper des données directement dans les cellules de cette ligne et la liste sera automatiquement redimensionnée pour contenir les nouvelles données.

 Ligne de total  Cliquez dans une cellule de cette ligne pour faire votre sélection à partir d'une liste de fonctions d'agrégation. Vous utilisez la barre d'outils Liste pour afficher ou masquer la ligne de total. Lorsque vous l'affichez, Excel ajoute automatiquement les données dans la colonne de droite si celle-ci contient des données numériques.

 Fonctions d'agrégation  Sélectionnez une fonction à insérer dans la cellule sélectionnée de la ligne de total. Vous n'avez pas besoin de taper la fonction manuellement, de sorte que vous pouvez ajouter des calculs plus rapidement et plus précisément.

 Poignée de redimensionnement  Modifiez la taille de votre liste en faisant glisser la poignée.

Informations supplémentaires

Ces liens vous guideront vers des informations supplémentaires sur les listes Excel 2003 :

• Ajouter ou supprimer des lignes et des colonnes dans une liste

Listes XML

Remarque   Les fonctionnalités XML, à l'exception de l'enregistrement de fichiers au format Feuille de calcul XML, sont uniquement disponibles dans Microsoft Office Édition Professionnelle 2003 ou Excel 2003.

Les listes XML ont la même apparence et les mêmes fonctionnalités que les listes Excel, mais les données qu'elles contiennent proviennent d'une source de données XML plutôt que d'une plage de cellules. Lorsque vous ouvrez un fichier XML dans Excel, vous pouvez, entre autre, utiliser une liste XML pour afficher et travailler sur les données. Dans une liste XML, vous pouvez rapidement trier, filtrer, totaliser et analyser les données.

Pour afficher ou travailler sur des données XML dans Excel, vous pouvez également :

• Ouvrir le fichier XML en tant que classeur en lecture seule. Utilisez cette option lorsque vous voulez simplement parcourir les données.
• Utiliser le volet Office Source XML pour mapper les cellules d'une feuille de calcul aux éléments d'un schéma XML. (Un schéma correspond à la structure des données dans un fichier XML.) Il s'agit de l'option la plus souple car elle vous permet d'utiliser uniquement les données dont vous avez besoin. Elle vous permet aussi d'enregistrer vos données au format de fichier de données XML, ce qui rend les données plus simples à utiliser pour les autres utilisateurs.

Informations supplémentaires

Pour commencer, recherchez « liste xml » dans l'aide d'Excel. De même, ces liens vous guideront vers des informations supplémentaires sur les listes XML Excel 2003 :

Listes déroulantes

Remarque  Les listes déroulantes sont disponibles dans Microsoft Excel 97 et versions ultérieures.

Lorsqu'elles pensent à une « liste », de nombreuses personnes imaginent les listes déroulantes comme celle-ci :

Vous créez des listes déroulantes lorsque vous avez besoin de limiter les choix proposés aux utilisateurs et lorsque vous voulez vous assurer qu'une portion de données, telle qu'une référence ou un code de diagnostic, sera saisie avec précision.

Remarque  Parce qu'une liste déroulante contribue à garantir que les utilisateurs entrent des données correctes, on y fait souvent référence en tant qu'outil de validation de données. Pour trouver des informations sur les listes déroulantes dans l'aide d'Excel, recherchez « liste déroulante » et « validation de données ».

Informations supplémentaires

Ces liens vous guideront vers des informations supplémentaires sur les listes déroulantes :

Commande Liste déroulante de choix

Vous utilisez la commande Liste déroulante de choix pour insérer rapidement une valeur dans une cellule vide. La commande vous évite de retaper une valeur existante se trouvant dans la même colonne. Pour l'essayer, suivez les étapes suivantes :

1. Dans une colonne vide d'une feuille de calcul, entrez une liste d'éléments. « Pommes », « oranges », « pêches » et « poires » conviendront si vous ne trouvez pas d'idées.
2. Cliquez avec le bouton droit sur la cellule qui se trouve juste au-dessous du dernier élément et cliquez sur Liste déroulante de choix.
3. Sélectionnez un élément de la liste.

Remarques

• Dans Excel 2002, 2000 et 97, cette commande s'appelle Liste de choix.
• Les valeurs doivent se trouver dans des colonnes. La commande ne fonctionne pas avec des lignes de données.

Informations supplémentaires

Ce lien vous guidera vers des informations supplémentaires sur la commande Liste déroulante de choix :

Liste personnalisée et recopie incrémentée personnalisée

Remarque  La recopie incrémentée personnalisée est disponible dans Microsoft Excel 97 et versions ultérieures.

Vous créez une liste personnalisée (également appelée recopie incrémentée personnalisée) lorsque vous voulez qu'Excel effectue la saisie à votre place. Si vous entrez la première valeur d'une liste personnalisée, puis que vous recopiez vers le bas ou à travers une plage de cellules, Excel écrit les éléments restants de la liste dans les cellules sélectionnées.

Essayez. Choisissez une colonne ou une ligne vide dans une feuille de calcul. Dans la première cellule, tapez Janvier. Ensuite, saisissez la poignée de remplissage et faites-la glisser vers le bas ou à travers 11 cellules vides. Excel reconnaît le premier élément de la liste et remplit les cellules restantes avec les autres valeurs de la liste, comme suit :

Alors qu'Excel reconnaît de nombreuses séries de remplissages automatiquement (par exemple, les heures, les dates, les mois et les nombres consécutifs), vous pouvez entrer vos listes personnalisées d'éléments sous l'onglet Listes pers. de la boîte de dialogue Options (menu Outils). Suivez les instructions affichées à l'écran.

Informations supplémentaires

Pour commencer, recherchez « liste personnalisée » et « recopie incrémentée personnalisée » dans l'aide d'Excel. Ce lien vous guidera également vers des informations supplémentaires sur les listes personnalisées :