Afficher tout

Masquer tout

Une feuille de calcul Microsoft Office Excel 2003 est l'outil parfait pour organiser et analyser des données financières. Vous savez probablement créer les yeux fermés une feuille de calcul regroupant vos frais de déplacement. Si vous avez besoin de sous-totaux par trimestre, vous savez comment modifier votre feuille de calcul en conséquence.

Mais qu'en est-il si vous avez besoin d'afficher les totaux des catégories de frais par trimestre ? Et si vous voulez étudier une classe ou une année à la fois ? Savez-vous faire cela dans votre feuille de calcul Excel ? Certainement. Existe-t-il une méthode plus simple ? Assurément.

Une méthode plus simple

Les rapports de tableaux croisés dynamiques (Microsoft PivotTable®) sont la solution. Plutôt que d'écrire des formules compliquées, vous pouvez utiliser un Assistant pour créer une tableau interactif qui extrait, organise et synthétise automatiquement vos données. Vous pouvez ensuite utiliser le rapport pour analyser les données et faire des comparaisons, détecter des schémas récurrents et des relations et analyser des tendances.

Vous pouvez par exemple utiliser une feuille de calcul incluant des opérations de frais de déplacement...

Feuille de calcul Excel source

...pour créer un rapport de tableau croisé dynamique récapitulant les frais de déplacement totaux des employés par catégorie et par trimestre.

Dépenses par catégorie, année et trimestre

Maintenant, sans modifier votre feuille de calcul d'origine, vous pouvez créer un autre rapport de tableau croisé dynamique pour afficher vos données de différentes manières. Vous pouvez ainsi afficher les frais de déplacement par employé ou par mois, sans avoir à entrer une seule formule.

Voici comment rapidement créer un rapport de tableau croisé dynamique.

Créer vos données

Tout d'abord, créez vos données dans une feuille de calcul Excel. Vous pouvez importer des données depuis une feuille de calcul Excel existante ou depuis une base de données dans une nouvelle feuille de calcul Excel. Assurez-vous que vos données vont pouvoir être utilisées pour créer un rapport de tableau croisé dynamique en effectuant les tâches suivantes :

1. Supprimez les lignes et les colonnes vides.
2. Supprimez les sous-totaux automatiques.
3. Vérifiez que la première ligne contient des en-têtes descriptifs pour chaque colonne.
4. Vérifiez que chaque colonne contient un seul type de données — par exemple, du texte dans une colonne et des valeurs numériques dans une autre colonne.

Démarrer l'Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques

1. Dans la feuille de calcul Excel, sélectionnez une cellule dans la table à partir de laquelle vous souhaitez créer un rapport de tableau croisé dynamique.
2. Dans le menu Données, cliquez sur Rapport de tableau croisé dynamique pour lancer l'Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques.

   Que dois-je faire si je n'arrive pas à sélectionner Rapport de tableau croisé dynamique ?

   La commande Rapport de tableau croisé dynamique n'est pas disponible si le classeur est partagé (classeur partagé : classeur défini pour permettre à plusieurs utilisateurs d'un réseau d'afficher et d'effectuer des modifications en même temps. Chaque utilisateur qui enregistre le classeur peut voir les modifications apportées par les autres utilisateurs. Vous devez disposer de Microsoft Excel 97 ou d'une version ultérieure pour modifier un classeur partagé.).

   

3. Dans Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques - Étape 1 sur 3, sous Où se trouvent les données à analyser ?, cliquez sur Liste ou base de données Microsoft Office Excel.
4. Sous Quel type de rapport voulez-vous créer ?, cliquez sur Tableau croisé dynamique.
5. Cliquez sur Terminer.

Excel insère une nouvelle feuille de calcul dans votre classeur. Celle-ci contient la zone de mise en page du rapport, la barre d'outils Tableau croisé dynamique et la Liste de champs de tableau croisé dynamique.

Débuter la création de votre rapport de tableau croisé dynamique

• Faites glisser le champ Catégorie de la Liste de champs de tableau croisé dynamique vers la zone Placer les champs de ligne ici du rapport de tableau croisé dynamique.

Ne vous inquiétez pas si vous positionnez les champs à la mauvaise place : vous pourrez facilement les déplacer ultérieurement.

Notez que l'Assistant remplit automatiquement les lignes avec les données de la colonne Catégorie de votre feuille de calcul. Par ailleurs, les champs de la Liste de champs de tableau croisé dynamique qui ont été utilisés sont affichés en gras.

Tableau croisé dynamique avec lignes Catégories

Que dois-je faire si je ne vois pas la Liste de champs de tableau croisé dynamique ?

Ajouter des données à votre rapport

• Faites glisser le champ contenant les données à synthétiser, comme le champ Montant, de la Liste de champs de tableau croisé dynamique vers la zone Déposer Données Ici du rapport de tableau croisé dynamique.

Le rapport de tableau croisé dynamique affiche maintenant les dépenses totales pour chaque catégorie.

Tableau croisé dynamique avec Catégories et Dépenses totales

Ajouter un champ de tri de page à votre rapport

Pour filtrer vos données par Classe, vous pouvez créer une flèche de déroulement en haut de la page.

1. Faites glisser le champ Classe de la Liste de champs de tableau croisé dynamique vers la zone Déposer champs de page Ici.
2. Cliquez sur la flèche de déroulement Classe et sélectionnez une classe.

Vous pouvez désormais voir les catégories de dépenses d'une classe à la fois.

Résultats filtrés par Classe

Pour afficher les données de toutes les classes, cliquez sur la flèche de déroulement Classe, puis sur (Tous).

Que puis-je faire d'autre avec ce rapport ?

Classer les catégories de dépenses par montant

Avec la fonction Tri automatique, vous pouvez afficher en premier les catégories de dépenses les plus élevées.

1. Cliquez sur le champ Catégorie, cliquez sur Tableau croisé dynamique dans la barre d'outils Tableau croisé dynamique, puis cliquez sur Tri et Top 10.
2. Sous Tri automatique, cliquez sur Décroissant.
3. Dans la zone Sur le champ, cliquez sur Somme de Montant, puis cliquez sur OK.

Catégories de dépenses classées par Montant

Afficher les catégories de dépenses par trimestre

Pour afficher les dépenses de chaque catégorie par trimestre, procédez comme suit :

1. Faites glisser le champ Date dans la zone Ligne.
2. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le champ Date, pointez sur Grouper et afficher le détail, puis cliquez sur Grouper.
3. Dans la zone Par, cliquez sur Trimestres. Si votre feuille de calcul source contient des données concernant plusieurs années, cliquez également sur Année.
4. Si nécessaire, désélectionnez Mois, puis cliquez sur OK.

Dépenses par Année, Trimestre et Catégorie

Afficher les variations des catégories de dépenses par trimestre

Vous pouvez modifier les lignes et les colonnes dans votre rapport de tableau croisé dynamique en quelques secondes.

• Faites glisser le champ Catégorie à gauche du champ Années.

Dépenses par Catégories, Année et Trimestre

Filtrer les résultats par employé

Pour filtrer vos données par employé, vous pouvez créer une seconde flèche de déroulement en haut de la page.

1. Faites glisser le champ Employé dans la zone Champ de page, au-dessus ou en dessous du champ Classe.
2. Cliquez sur la flèche de déroulement Employé, sélectionnez un employé, puis cliquez sur OK.

Résultats filtrés par Employé

Afficher les résultats pour chaque employé dans une feuille de calcul distincte

Plutôt que d'afficher les résultats d'un seul employé, vous pouvez voir les résultats pour chaque employé dans une feuille de calcul distincte.

1. Dans la barre d'outils Tableau croisé dynamique, cliquez sur Tableau croisé dynamique, puis cliquez sur Afficher les pages.
2. Dans la boîte de dialogue Afficher les pages, cliquez sur Employé, puis sur OK.

Les différentes pages apparaîtront sous la forme d'onglets de feuille de calcul.

Résultats des employés dans des feuilles de calcul distinctes

Actualiser le rapport de tableau croisé dynamique lorsque les données source changent

Donner instantanément de l'allure à votre rapport de tableau croisé dynamique

Utilisation approfondie du rapport de tableau croisé dynamique

Les rapports de tableaux croisés dynamiques de base sont rapides et faciles à configurer. Cependant, si vous souhaitez investir un peu plus de temps, vous pouvez apprendre d'autres moyens de traiter et d'analyser vos données avec des rapports de tableaux croisés dynamiques. Par exemple, vous pouvez importer des données ou vous connecter à des données provenant de nombreux types de sources différents, appliquer une mise en forme personnalisée à vos rapports et présenter vos résultats de manière éloquente.