Les professionnels des ressources humaines traitent de nombreuses informations et doivent souvent les partager avec d'autres. Utilisez un rapport Microsoft PivotTable® (tableau croisé dynamique) pour organiser et afficher vos données de telle sorte qu'elles soient claires et utiles quel que soit le public.

Un rapport de tableau croisé dynamique est-il plus utile qu'une feuille de calcul ?

Une feuille de calcul est parfaite pour stocker et analyser des données. Mais il n'est pas toujours facile de saisir les implications de vos données d'un coup d'œil. Un rapport de tableau croisé dynamique trie les différentes informations et vous permet de les déplacer dans tous les sens afin d'observer les relations entre les unes et les autres.

Ainsi, un responsable du recrutement peut afficher les besoins en ressources par recruteur, lieu et mois. L'équipe de recrutement peut ensuite utiliser ces informations pour créer des plans de recrutement et des rapports de progression.

Vous pourriez faire tout cela avec une feuille de calcul et des formules, mais un rapport de tableau croisé dynamique facilite souvent la tâche.

Organisation de vos informations de recrutement dans un rapport de tableau croisé dynamique

La procédure qui suit décrit les étapes permettant d'organiser vos informations de recrutement. À l'issue de cette procédure, vous pourrez afficher les données de diverses manières en jouant sur les ensembles de données que vous insérez dans le rapport de tableau croisé dynamique.

Préparer vos données

Commencez par intégrer vos données dans une feuille de calcul Microsoft Excel. Vous pouvez importer des données d'un tableur existant dans une nouvelle feuille de calcul Excel.

Feuille de calcul de ressources humaines

Créer un rapport de tableau croisé dynamique vierge

1. Dans votre feuille de calcul Excel, sélectionnez les lignes et les colonnes contenant les données à partir desquelles vous voulez créer un rapport de tableau croisé dynamique.
2. Dans le menu Données, cliquez sur Rapport de tableau croisé dynamique pour lancer l'Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques.

   

3. À l'étape 1 de l'Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques, sous Où se trouvent les données à analyser ?, cliquez sur Liste ou base de données Microsoft Excel.
4. Sous Quel type de rapport voulez-vous créer ?, cliquez sur Tableau croisé dynamique.
5. Cliquez sur Suivant.
6. La plage de données que vous avez sélectionnée pour être utilisée dans votre rapport de tableau croisé dynamique s'affiche. Dans cet exemple, la plage de données est comprise entre la colonne A, ligne 1 et la colonne H, ligne 21.

   

7. Cliquez sur Suivant pour continuer.
8. À l'étape 3 de l'Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques, sous Où souhaitez-vous placer le rapport de tableau croisé dynamique ?, cliquez sur Nouvelle feuille de calcul, puis sur Terminer.

   

Choisir une disposition

Après avoir cliqué sur Terminer dans l'Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques, un rapport de tableau croisé dynamique vierge s'ouvre dans une nouvelle feuille de calcul de votre cahier Excel. Vous pouvez commencer à changer la disposition de vos données. Vous pouvez maintenant déplacer vos champs dans tous les sens de manière à classer et à organiser vos données.

Liste de champs de tableau croisé dynamique et diagramme vide

Commencer la création de votre rapport de tableau croisé dynamique

Faites glisser le champ Recruteur de la Liste de champs de tableau croisé dynamique vers la zone Placer les champs de ligne ici du rapport de tableau croisé dynamique.

Comme vous pouvez le constater, les données de la colonne Recruteur de votre feuille de calcul viennent automatiquement remplir la zone.

Champ Recruteur du rapport de tableau croisé dynamique

Ajouter le champ N° offre de poste à votre rapport

Faites glisser le champ N° offre de poste de la zone Liste de champs de tableau croisé dynamique vers la zone Déposer Données Ici du rapport de tableau croisé dynamique. Le rapport de tableau croisé dynamique affiche maintenant une synthèse des offres de poste par recruteur.

Champ N° offre de poste du rapport de tableau croisé dynamique

Ajouter le champ Niveau de salaire à votre rapport

Faites glisser le champ Niveau de salaire de la zone Liste de champs de tableau croisé dynamique vers la zone du rapport de tableau croisé dans laquelle vous avez placé le champ N° offre de poste.

Cette fois, le rapport de tableau croisé dynamique crée une colonne Données et déplace les champs N° offre de poste et Niveau de salaire dans cette colonne de manière à afficher une synthèse des recruteurs avec le niveau de salaire et le numéro d'offre de poste.

Champ Niveau de salaire du rapport de tableau croisé dynamique

Ajouter le champ Lieu à votre rapport

Faites glisser le champ Lieu de la Liste de champs de tableau croisé dynamique vers la zone du rapport de tableau croisé dynamique dans laquelle vous avez placé les champs N° offre de poste et Niveau de salaire.

Le rapport de tableau croisé dynamique contient maintenant une autre colonne, nommée Lieu, qui a été automatiquement renseignée avec les données de lieu d'origine de votre feuille de calcul. Ce rapport indique le niveau salaire dont chaque recruteur est responsable, le numéro des offres de poste affectées à chaque recruteur et le lieu dont chaque recruteur s'occupe.

Rapport de tableau croisé dynamique final

Peaufinage de votre rapport de tableau croisé dynamique

Vous pouvez maintenant essayer différentes combinaisons de vos données. Par exemple, pour afficher la date de début de chaque offre de poste, cliquez sur le champ Lieu et faites-le glisser en dehors de la table. Cliquez sur le champ Date de début et faites-le glisser dans la colonne Données. Vous pourrez ainsi examiner pour chaque recruteur la date de début de chaque offre de poste avec le niveau de salaire.

Remarque  Ne vous inquiétez pas des noms des différentes zones du rapport de tableau croisé dynamique. Vous pouvez faire glisser n'importe quel élément de la Liste de champs vers n'importe quelle partie du rapport de tableau croisé dynamique afin de tester les combinaisons qui vous conviennent le mieux. Cela demande juste un peu de pratique.

Exemple de rapport de tableau croisé dynamique

Téléchargez le modèle Rapport de tableau croisé dynamique des ressources humaines pour vous familiariser avec la création de votre propre rapport de tableau croisé dynamique. Vous pouvez utiliser les données du modèle ou les modifier en fonction de vos besoins spécifiques.