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Création d'un formulaire de saisie de données à l'aide de l'Assistant Modèle
 

L'Assistant Modèle est un complément qui définit une base de données destinée à stocker les données saisies à partir d'un formulaire Microsoft Excel. Lorsque vous chargez ce complément, la commande Assistant Modèle est ajoutée au menu Données de Microsoft Excel. Le complément Assistant Modèle peut être téléchargé à partir du site Web de Microsoft Excel.

Vous pouvez utiliser cet Assistant avec n'importe quel formulaire de feuille de calcul contenant des cellules définies pour la saisie de données. Il établit une liaison entre des cellules de votre modèle de formulaire (classeur que vous créez et utilisez comme base pour d'autres classeurs similaires) et des champs de la base de données qu'il crée automatiquement. Lorsqu'un utilisateur crée un nouveau classeur à partir du modèle, qu'il saisit des données dans les cellules liées, puis qu'il enregistre le classeur, Excel crée, dans la base de données, un nouvel enregistrement contenant les données à partir du formulaire.

Supposons, par exemple, que vous souhaitiez suivre les accidents du travail survenus sur plusieurs sites de fabrication. Commencez par créer un formulaire sur une feuille de calcul. Utilisez ensuite l'Assistant Modèle pour créer un modèle à partir du formulaire qui est lié à une base de données. Lorsque des travailleurs complètent un nouveau rapport d'accident basé sur le modèle, puis qu'ils enregistrent le formulaire, ils créent simultanément un rapport « sur papier » et l'enregistrement correspondant dans la base de données.

Insertion de données existantes dans la nouvelle base de données

Lorsque vous configurez une nouvelle base de données, vous avez peut-être déjà enregistré des copies du formulaire Excel qui contiennent des données que vous souhaitez inclure dans la base de données. L'Assistant Modèle peut ajouter automatiquement ces données à condition que les données contenues dans les classeurs existants se trouvent dans les mêmes emplacements de cellules que dans le modèle que vous liez à la base de données.

Par exemple, si vous indiquez dans l'Assistant Modèle que les données de la cellule D4 de la feuille Données_personnelles sont liées au champ ID Employé de la base de données, tous les classeurs existants qui contiennent des données que vous souhaitez ajouter à la base de données doivent également contenir le numéro d'employé dans la cellule D4 de la feuille Données_personnelles.

Types de bases de données que l'Assistant peut configurer automatiquement

La base de données peut être une liste Excel (série de lignes de feuille de calcul contenant des données apparentées) ou une base de données Microsoft Access, Microsoft FoxPro, dBASE ou Paradox pour laquelle vous avez installé le pilote ODBC approprié. Conservez la base de données à un endroit du réseau auquel tous les utilisateurs du formulaire ont accès.

Mise à jour d'enregistrements et création de rapports à partir de la base de données

Vous pouvez utiliser votre programme de base de données pour créer des rapports à partir des données enregistrées ou utiliser cette base de données comme une base de données ordinaire. Pour modifier les données d'un enregistrement, vous pouvez ouvrir de nouveau la copie enregistrée du formulaire associé à cet enregistrement et la modifier. Si vous supprimez la copie du formulaire, l'enregistrement correspondant est conservé dans la base de données et toute mise à jour ultérieure de l'enregistrement peut être effectuée à partir du programme de base de données. Vous pouvez supprimer l'enregistrement comme vous le feriez pour tout enregistrement de ce type de base de données.

AfficherCréer un modèle pour ajouter des enregistrements à une base de données

  1. Ouvrez le classeur dans lequel vous allez entrer les données à copier dans une base de données.
  2. Saisissez des étiquettes dans les cellules situées au-dessus ou à gauche de chaque cellule dans laquelle vous souhaitez que des données soient entrées dans la feuille de calcul. Ces étiquettes serviront de noms de champs dans la base de données.
  3. Dans le menu Données, cliquez sur Assistant Modèle.
  4. Suivez les étapes indiquées par l'Assistant. Pour obtenir de l'aide sur une étape, cliquez sur le bouton Aide situé dans la fenêtre de l'Assistant.

    Remarques

    • Si vous intégrez des enregistrements de classeurs existants lorsque vous créez la base de données à l'étape 4 de l'Assistant Modèle, les emplacements de données dans les classeurs existants doivent correspondre aux emplacements des champs de données dans le modèle. Par exemple, si vous indiquez que les données de la cellule D4 de la feuille Données_personnelles sont liées au champ ID Employé de la base de données, tous les classeurs doivent contenir le numéro d'employé dans la cellule D4 de la feuille Données_personnelles.
    • Si les emplacements de données ne concordent pas, l'Assistant peut ajouter des enregistrements incomplets ou vides à la base de données.
    • Si vous sélectionnez dBASE ou Microsoft FoxPro comme type de base de données à l'étape 2 de l'Assistant Modèle, sélectionnez uniquement le dossier contenant la base de données. N'entrez pas de nom de fichier dans la zone Tapez l'emplacement et le nom de la base de données. Sinon, un message « Erreur inattendue » s'affiche lorsque vous sélectionnez la base de données.
    • Pour que le modèle soit disponible pour tous les utilisateurs, conservez-le dans un endroit accessible sur le réseau. Créez ensuite un raccourci pour le modèle, et invitez les utilisateurs à copier ce raccourci dans leur dossier Modèles.

AfficherModifier un enregistrement dans une base de données créées avec l'Assistant Modèles

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir.
  2. Dans la zone Regarder dans, cliquez sur le dossier contenant la copie enregistrée du formulaire qui est associé à l'enregistrement de base de données que vous souhaitez modifier.
  3. Cliquez sur le classeur contenant le formulaire, puis sur Ouvrir.
  4. Modifiez toutes les informations souhaitées dans le formulaire.
  5. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer.
  6. Indiquez si vous souhaitez mettre à jour l'enregistrement associé ou créer un nouvel enregistrement, puis cliquez sur OK.

Remarque  Si vous ne disposez pas de la copie enregistrée du formulaire que vous souhaitez modifier, ou n'êtes pas sûr de savoir quel classeur est associé à l'enregistrement, utilisez votre programme de base de données pour modifier l'enregistrement à partir de la base de données elle-même.

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