Supposons que vous ayez compilé une longue liste de données, par exemple les prix de vente de chaque produit fabriqué par votre société. Vous souhaitez maintenant extraire des informations utiles à partir de ces données. Par exemple, vous devez peut-être répondre aux questions suivantes :

• Quel est le total des ventes pour chaque produit et par région ?
• Quels produits se vendent le mieux ?
• Quel est le vendeur le plus performant ?

Pour gérer ces questions et bien d'autres encore, vous pouvez créer un rapport de tableau croisé dynamique©, autrement dit un tableau interactif qui extrait, organise et récapitule automatiquement vos données. Cet état peut ensuite servir à l'analyse des données, par exemple pour effectuer des comparaisons, détecter des schémas et des liens et analyser des tendances.

Vous pouvez par exemple utiliser ces données source ...

... pour créer un rapport de tableau croisé dynamique illustrant les ventes de chaque produit pour chaque région.

Lisez la suite pour découvrir les diverses utilisations d'un rapport de tableau croisé dynamique.

Synthèse et analyse des données

Pour vous faire une idée précise de vos données, vous pouvez utiliser un rapport de tableau croisé dynamique pour créer une synthèse et analyser ces données. C'est vous qui décidez de la manière dont Microsoft Excel 2002 fait la synthèse des données, par exemple en les additionnant, en calculant la moyenne ou par un décompte, sans fournir de formule.

Ajouter ou supprimer des données

Vous trouvez qu'il n'y a pas assez d'informations dans votre rapport de tableau croisé dynamique ? Peut-être souhaitez-vous en effet inclure le total des ventes par vendeur. Sachez qu'il est très facile d'ajouter ou de supprimer des catégories de données.

Par exemple, ajoutez le champ Vendeur :

Redéfinir rapidement la disposition

La disposition de votre rapport de tableau croisé dynamique ne vous satisfait pas ? Peut-être préféreriez-vous en effet afficher les données des vendeurs dans des lignes plutôt que dans des colonnes par exemple. La nature interactive du rapport de tableau croisé dynamique permet de retourner carrément le tableau : vous pouvez en effet intervertir (ou « permuter ») les lignes et les colonnes afin d'afficher des synthèses différentes des données.

Par exemple, déplacez le champ Vendeur de façon à ce qu'il figure en bas des lignes plutôt que dans les colonnes.

Afficher un sous-ensemble des données

Vous souhaitez filtrer les données de façon à n'en voir qu'une partie à la fois ? Vous pouvez pour cela utiliser un champ de page afin de décomposer le rapport de tableau croisé dynamique en plusieurs « pages » distinctes. Chaque page contient un sous-ensemble des données dont la synthèse figure dans le rapport de tableau croisé dynamique.

Vous pouvez par exemple ajouter un champ de page pour la catégorie Année. Ainsi, les ventes sont affichées pour une année (2003 par exemple) ou pour toutes les années combinées.

Existe-t-il d'autres raisons pour utiliser des champs de page ?   Si votre rapport de tableau croisé dynamique contient de nombreux champs, les champs de page peuvent aider à préserver sa compacité et la facilité de lecture. Par ailleurs, si vous récupérez des données depuis certains types de bases de données externes volumineuses, vous pouvez ajouter puis définir des champs de page afin de limiter la quantité de données reçues en même temps. Vous éviterez ainsi de longues attentes et des problèmes de mémoire.

Afficher juste les détails qui vous intéressent

Seuls certains détails du rapport de tableau croisé dynamique vous intéressent ? Vous pouvez afficher ou masquer des éléments dans un champ de ligne ou de colonne, tels que des produits ou des vendeurs spécifiques. Vous pouvez aussi afficher ou masquer des détails relatifs à des champs de ligne ou de colonne.

Par exemple, dans le champ Type, masquez tous les produits sauf les boissons :

Étape 1 : préparer les données source

Vous êtes probablement impatient de commencer votre premier rapport de tableau croisé dynamique. Mais avant tout, il est préférable de vous assurer que vos données sont correctement organisées et prêtes à être exploitées.

Dans cette section, vous allez découvrir quels types de données peuvent servir à créer un rapport de tableau croisé dynamique et comment vous devez les préparer. Une fois que les données sont prêtes, vous pouvez créer le rapport de tableau croisé dynamique à l'aide de l'Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques. C'est dans cet Assistant que vous choisissez les données source. (Vous pouvez choisir des données préalablement saisies dans Excel, ou bien les données d'une base de données, autrement dit une « source de données externe ».) Si vous optez pour une source externe, l'Assistant vous permet d'utiliser un programme distinct, Microsoft Query, pour vous connecter à la source et sélectionner uniquement les données qui vous intéressent.

Types de données que vous pouvez utiliser

• Liste ou base de données Excel
• Données externes   Vous pouvez par exemple utiliser un fichier de base de données, un fichier texte ou des données figurant sur Internet.
• Plages de feuilles de calcul avec étiquettes   Vous pouvez combiner et synthétiser des données issues de diverses listes Excel.
• Autre rapport de tableau croisé dynamique   Avez-vous l'intention d'utiliser les mêmes données pour créer plusieurs rapports de tableau croisé dynamique ? Si c'est le cas, vous pouvez économiser de la mémoire et de l'espace disque en réutilisant un rapport de tableau croisé dynamique pour en créer un nouveau. De cette façon, les deux rapports de tableau croisé dynamique, l'original et le nouveau, sont liés. (Par exemple, si vous réactualisez les données du rapport original, les données du nouveau rapport sont également mises à jour, et inversement.)

Ce que vous devez faire pour préparer les données

Pour préparer les données d'un rapport de tableau croisé dynamique, lisez simplement ci-dessous la section qui correspond au type de données que vous utilisez.

Préparer les données d'une liste ou d'une base de données Excel

Quelques préparatifs sont nécessaires pour vos données Excel :

• Assurez-vous que la liste est correctement organisée   La clarté est essentielle ! Vérifiez par exemple que la première ligne contient les étiquettes des colonnes ; Microsoft Excel les utilisera pour créer les noms des champs du rapport. Vérifiez également que chaque colonne contient des éléments de même nature, par exemple du texte dans une colonne et des valeurs numériques dans une autre colonne.
• Supprimez les sous-totaux automatiques   Ne vous inquiétez pas, le rapport de tableau croisé dynamique calculera les sous-totaux et les totaux pour vous.
• Si vous envisagez d'ajouter d'autres données ultérieurement, attribuez un nom aux plages   Ensuite, lors de la création du rapport de tableau croisé dynamique, n'oubliez pas de spécifier les noms de ces plages au moment de fournir la plage des données source. Ainsi, vous pouvez réactualiser le rapport de tableau croisé dynamique chaque fois que vous ajoutez des données supplémentaires à une plage.
• Si vous souhaitez utiliser des données filtrées, utilisez la commande Filtre élaboré   Dans le menu Données, pointez sur Filtrer, cliquez sur Filtre élaboré, puis cliquez sur Copier vers un autre emplacement. Les données filtrées sont alors extraites vers un autre emplacement de la feuille de calcul, de sorte que vous pouvez les utiliser dans votre rapport de tableau croisé dynamique. Ne filtrez pas les données sur place et n'utilisez pas la commande Filtre automatique. En effet, elle masque certaines données, mais le rapport de tableau croisé dynamique comportera toutes les données de la liste.

Préparer les données d'une source externe

Quelques préparatifs sont nécessaires pour vos données externes :

• Installez les outils et les pilotes nécessaires   Ils sont probablement déjà installés ; assurez-vous simplement que Microsoft Query et les pilotes ODBC requis ou les pilotes correspondant à la source de données sont installés. Ensuite, lors de la création du rapport de tableau croisé dynamique à l'aide de l'Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques, vous utiliserez Microsoft Query pour récupérer effectivement les données externes.
• Dans les cas suivants, récupérez les données avant de démarrer l'Assistant   Consultez la liste suivante : si vous y voyez votre méthode de récupération des données, vous ne pourrez pas utiliser Microsoft Query depuis l'Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques pour récupérer les données. À la place, suivez ces instructions pour insérer les données dans un classeur Excel. Vous pouvez ensuite utiliser l'Assistant pour sélectionner la plage de feuille de calcul qui contient les données externes, comme vous le feriez pour toute autre liste Microsoft Excel.

  Office Data Connections   Les fichiers .odc (Office Data Connection) représentent la méthode préconisée pour récupérer des données externes pour vos rapports. Vous pouvez les utiliser chaque fois que vous récupérez simplement des données depuis une simple table de base de données ou depuis une base de données OLAP. De cette façon, vous n'avez pas besoin de combiner les données provenant de plusieurs tables de la base de données externe ni de filtrer les données pour sélectionner des enregistrements spécifiques avant de créer le rapport.

  Fichiers de requête et modèles de rapport   Pour utiliser un fichier de requête (extension .dqy, .oqy ou .rqy) afin de récupérer les données, ouvrez ce fichier de requête dans Microsoft Excel. Pour utiliser un modèle de rapport (.xlt) qui ne contient pas encore de rapport de tableau croisé dynamique, ouvrez le modèle.

  Requêtes paramétrées   Pour utiliser une requête paramétrée afin de récupérer les données, vous devez d'abord créer cette requête dans Microsoft Query de façon à ce qu'elle renvoie les données dans Excel. Notez que vous ne pouvez pas créer une requête paramétrée pour rechercher des données source de bases de données OLAP. Pour plus d'informations sur la création de requêtes paramétrées, consultez l'aide de Microsoft Query.

  Requêtes Web   Pour utiliser une requête Web afin de récupérer des données sur Internet, vous devez d'abord créer cette requête puis récupérer les données dans Excel. Pour créer une requête Web, pointez sur Données externes dans le menu Données, puis cliquez sur Nouvelle requête sur le Web.

Préparer les données de plages de feuilles de calcul avec étiquettes

Quelques préparatifs sont nécessaires pour vos données de plages de calcul avec étiquettes :

• Assurez-vous que la liste est correctement organisée   La clarté est essentielle ! Par exemple, assurez-vous que les listes correspondent à des noms de ligne et de colonne pour les éléments que vous souhaitez rassembler.
• Supprimez les sous-totaux automatiques   Ne vous inquiétez pas, le rapport de tableau croisé dynamique calculera les sous-totaux et les totaux pour vous.
• Si vous envisagez d'ajouter d'autres données ultérieurement, attribuez un nom aux plages   Ensuite, lors de la création du rapport de tableau croisé dynamique, n'oubliez pas de spécifier les noms de ces plages au moment de fournir la plage des données source. Ainsi, vous pouvez réactualiser le rapport de tableau croisé dynamique chaque fois que vous ajoutez des données supplémentaires à une plage.

Préparer les données d'un autre rapport de tableau croisé dynamique

Quelques préparatifs sont nécessaires pour vos données d'un autre rapport de tableau croisé dynamique :

• Assurez-vous que les deux rapports de tableau croisé dynamique figurent dans le même classeur   Si le rapport original se trouve dans un autre classeur, copiez-le dans celui où vous souhaitez placer le nouveau rapport.
• Vérifiez les paramètres des champs de page   Dans le rapport de tableau croisé dynamique original, vous avez peut-être modifié les paramètres des champs de page de façon à ce qu'ils récupèrent les données externes pour chaque page. Dans ce cas, vous devez réinitialiser les champs de page de façon à ce qu'ils récupèrent les données externes pour tous les éléments en même temps. Pour vérifier les paramètres, double-cliquez sur chaque champ de page et cliquez sur Avancé. (Si vous ne savez pas exactement quels champs sont des champs de page, reportez-vous à l'illustration de la section « Anatomie d'un rapport de tableau croisé dynamique » dans la deuxième partie de cet article.)

Étape 2 : créer un rapport de tableau croisé dynamique

Pour créer un rapport de tableau croisé dynamique, vous devez d'abord utiliser l'Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques pour spécifier les données à utiliser et pour créer la structure du rapport. Vous pouvez ensuite utiliser la barre d'outils Tableau croisé dynamique pour organiser les données à l'intérieur de cette structure.

Vous pouvez par exemple choisir les catégories de données à inclure (avec trame bleue) et les valeurs correspondantes à synthétiser (avec trame jaune) :

Ensuite, indiquez à Microsoft Excel comment organiser les catégories de données dans les lignes et les colonnes du rapport de tableau croisé dynamique. Lorsque Microsoft Excel crée le rapport final, il synthétise automatiquement les valeurs et calcule les totaux.

Commencer avec l'Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques

1. Ouvrez le classeur dans lequel vous souhaitez créer le rapport de tableau croisé dynamique. Si vous utilisez une liste ou une base de données Excel pour créer le rapport, cliquez sur une cellule de cette liste ou de cette base de données.
2. Dans le menu Données, cliquez sur Rapport de tableau croisé dynamique.
3. À l'étape 1 de l'Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques, suivez les instructions, puis cliquez sur Tableau croisé dynamique sous Quel type de rapport voulez-vous créer ?
4. Suivez les instructions de l'étape 2 de l'Assistant. Si vous récupérez des données externes pour le rapport de tableau croisé dynamique, vous pouvez obtenir davantage d'informations sur l'utilisation de Microsoft Query ou de l'Assistant de Requête depuis l'aide de Microsoft Excel ou de Microsoft Query.
5. À l'étape 3 de l'Assistant, cliquez sur Terminer.

Définir la disposition du rapport de tableau croisé dynamique

1. Dans la fenêtre Liste de champs de tableau croisé dynamique, faites glisser les boutons des champs vers les zones étiquetées du dessin du tableau croisé dynamique.

   Pour voir une démonstration de cette opération, cliquez sur le bouton Démarrer :

2. Pour réorganiser les champs, faites-les glisser d'une zone à l'autre. Pour supprimer un champ, faites-le glisser hors du rapport de tableau croisé dynamique.

   Dans certains cas, il est préférable de ne pas définir la disposition du rapport directement sur une feuille de calcul. Par exemple, si la source de données provient d'une base de données externe volumineuse, la mise en page de la feuille de calcul risque de prendre trop de temps. Dans ce cas, vous pouvez cliquer sur Disposition au cours de l'étape 3 de l'Assistant Tableau et graphique croisés dynamiques pour définir la disposition du rapport de tableau croisé dynamique.

Pour plus d'informations sur les rapports de tableau croisé dynamique, notamment sur leur personnalisation et leur impression, passez à la section suivante de cet article.