Microsoft Excel 2002 offre plus d'outils pour vous aider à créer des formules qui utilisent des fonctions plus rapidement et aisément que jamais.

Ne vous contentez plus des sommes automatiques : utilisez des moyennes automatiques, des comptes automatiques, etc.

Les versions précédentes de Microsoft Excel comprenaient le bouton Somme automatique, qui vous permettait de calculer la somme d'une plage de cellules en cliquant simplement sur un bouton. Désormais, ce même bouton vous offre également la possibilité d'effectuer une moyenne, de compter ou d'obtenir les valeurs maximales ou minimales contenues dans une plage, tout cela automatiquement. Sélectionnez simplement une plage de valeurs, puis cliquez sur la flèche du bouton Somme automatique, puis cliquez sur l'opération que vous souhaitez (Somme, Moyenne, Compte, Max. ou Min.).

Entrez des arguments de fonction sans difficulté — Des info-bulles sont là pour vous aider !

Désormais, lorsque vous commencez à taper une formule contenant une fonction, Excel propose son aide en affichant une info-bulle indiquant les arguments nécessaires pour la fonction. Chaque fois que vous entrez un argument, l'argument suivant dans la fonction est sélectionné pour vous. De plus, si vous cliquez sur le nom de la fonction dans l'info-bulle, une rubrique d'aide contenant de plus amples informations et des exemples pour l'utilisation de cette fonction est affichée.

Laissez Excel vous montrer où se trouvent les erreurs

Comme un correcteur orthographique, Excel 2002 fournit un vérificateur d'erreurs. Vous pouvez le lancer manuellement en cliquant sur Vérification des erreurs dans le menu Outils. Les valeurs d'erreur, les nombres enregistrés au format texte, les formules faisant référence à des cellules vides, etc. sont recherchés dans les formules.

Lorsque la vérification des erreurs en arrière-plan est activée (comme c'est le cas par défaut), vous n'avez même pas besoin de démarrer le vérificateur d'erreurs manuellement. Excel indique une formule qui ne suit pas les normes prescrites en plaçant des triangles verts dans les cellules susceptibles de contenir des erreurs. Si vous sélectionnez la cellule, la balise active Erreur lors de la vérification des options s'affiche et vous pouvez cliquer sur la flèche qu'elle contient pour obtenir plus d'informations ou voir une liste d'options telles que Aide sur cette erreur, Afficher les étapes du calcul et Ignorer l'erreur.

Excel contient également une barre d'outils Audit de formules qui, parmi d'autres options, vous permet de suivre graphiquement les cellules précédentes (cellules contenant des formules faisant référence à la cellule que vous auditez) et les cellules dépendantes (cellules auxquelles la cellule que vous auditez fait référence). Dans l'illustration suivante, les indicateurs bleus désignent des cellules précédentes ou dépendantes.

Pouvons-nous suggérer une fonction ?

Tapez une question dans la boîte de dialogue Insérer une fonction et Excel répertorie les fonctions susceptibles de correspondre à vos besoins. Par exemple, tapez « Comment calculer les remboursements mensuels sur un prêt ? » et Excel suggère l'utilisation des fonctions VPM (qui calcule le remboursement d'un prêt) ou NPM (qui renvoie le nombre de périodes pour un investissement).

Coupez et collez des exemples de fonctions dans l'Aide en ligne

L'Aide en ligne est désormais encore plus utile ! Recherchez une fonction et vérifiez l'exemple dans le bas du volet de l'Aide. Vous pouvez même couper et coller l'exemple, qui inclut des formules et des données, directement de l'Aide dans votre feuille de calcul et le regarder calculer pour avoir une meilleure idée de la manière dont la fonction est utilisée. L'illustration suivante montre à quoi un tel exemple ressemble.

Regardez les résultats dans les cellules sans défilement

La fenêtre Espions est une fenêtre individuelle qui vous permet de voir ce qui se passe dans des cellules sans avoir à faire défiler la page jusqu'aux cellules en question. Par exemple, supposons que vous entrez, à la ligne 162, des données susceptibles d'affecter le résultat d'une formule contenue dans la cellule A10. Au lieu de revenir à la cellule 10 pour voir le résultat de la formule, vous pouvez « observer » la valeur de la modification de la formule à travers la fenêtre, que vous soyez ou non sur la feuille de calcul. Vous pouvez même regarder des valeurs sur d'autres feuilles ou dans d'autres classeurs. De plus, vous pouvez cliquer sur la référence de la cellule dans la fenêtre Espions pour déplacer la sélection sur la cellule que vous observez. Pour observer une cellule, il vous suffit de cliquer avec le bouton droit sur la cellule, puis de cliquer sur Ajouter un espion.

Évaluez les formules une expression à la fois

Même quand une formule semble avoir été entrée correctement, l'ordre des fonctions ou opérations risque de ne pas être correct pour obtenir les résultats que vous souhaitez. La fonctionnalité Évaluation de formule est pratique pour calculer les différentes parties d'une formule (en particulier les formules imbriquées) dans l'ordre dans lequel la formule les traite de sorte que vous pouvez vous concentrer sur la partie spécifique de la formule susceptible de ne pas fonctionner comme vous le souhaitez.

L'évaluation d'une formule est comparable à l'utilisation d'un outil de débogage dans un environnement de programmation. Elle vous permet d'entrer et de sortir de chaque section qui compose la formule et d'étudier la section que vous souhaitez.

Ainsi, par exemple, supposons que la cellule D5 contient la formule suivante :

=SI(MOYENNE(B2:B5)<50,SOMME(C2:C5),0)

Cette formule indique que si la moyenne des valeurs contenues dans les cellules B2 à B5 est inférieure à 50, alors la somme des valeurs contenues dans les cellules C2 à C5 doit être calculée ; sinon, la valeur 0 est renvoyée.

Vous pouvez utiliser Évaluation de formule pour voir la formule évaluée d'expression en expression. Par exemple, lorsque vous ouvrez la boîte de dialogue Évaluation de formule, la première expression de la formule est soulignée :

=SI(MOYENNE(B2:B5)<50,SOMME(C2:C5),0)

Lorsque vous cliquez sur Évaluer, l'expression soulignée est évaluée et le résultat indiqué de la manière suivante (en supposant que les valeurs contenues dans B2:B5 sont 51, 49, 39 et 68) :

=SI(51,75<50,SOMME(C2:C5),0)

Cliquez de nouveau sur Évaluer. Parce que 51,75 est supérieur à 50, cette expression renvoie la valeur FAUX :

=SI(FAUX,SOMME(C2:C5),0)

et comme l'expression renvoie la valeur FAUX, l'expression entière renvoie la valeur zéro.

Pour évaluer une formule, dans le menu Outils, pointez sur Audit de formules, puis cliquez sur Évaluation de formule.

Remarque  Une option appelée Afficher les étapes du calcul est disponible dans le menu de la balise active Erreur lors de la vérification des options. Cette option est semblable à Évaluation de formule, excepté que la première expression est déjà évaluée lorsque la boîte de dialogue s'affiche.