Utiliser un classeur partagé pour collaborer et le protéger par mot de passe.

Vous pouvez créer un classeur partagé (classeur partagé : classeur défini pour permettre à plusieurs utilisateurs d’un réseau d’afficher et d’effectuer des modifications en même temps. Chaque utilisateur qui enregistre le classeur peut voir les modifications apportées par les autres utilisateurs.) et le placer à un emplacement réseau, à partir duquel plusieurs personnes peuvent modifier son contenu simultanément. Par exemple, si chaque personne de votre groupe de travail gère plusieurs projets et doit connaître le statut des projets de chacune d’entre elles, le groupe peut utiliser un classeur partagé pour suivre le statut des projets et mettre à jour les informations.

En tant que propriétaire du classeur partagé, vous pouvez le gérer en contrôlant l’accès des utilisateurs au classeur partagé et en résolvant les modifications conflictuelles. Lorsque toutes les modifications ont été intégrées, vous pouvez arrêter de partager le classeur.

Partage de données Excel

Que voulez-vous faire ?


Partager un classeur

Pour partager un classeur, créez-en un ou ouvrez un classeur existant que vous définissez comme classeur modifiable par plusieurs utilisateurs.

Remarque    Toutes les fonctionnalités ne sont pas entièrement prises en charge dans un classeur partagé. Si vous souhaitez inclure les fonctionnalités ci-dessous, vous devez les ajouter avant d’enregistrer le classeur comme classeur partagé. Vous ne pouvez pas apporter de modifications à ces fonctionnalités après avoir partagé le classeur.

Fonctionnalités non prises en charge dans un classeur partagé    

Opérations impossibles : Toutefois, cette fonctionnalité est disponible :
Créer un tableau Excel
Insérer ou supprimer des blocs de cellules Vous pouvez insérer des lignes et des colonnes entières.
Supprimer des classeurs
Fusionner des cellules ou fractionner des cellules fusionnées
Ajouter ou modifier des formats conditionnels Vous pouvez utiliser les formats conditionnels existants lorsque les valeurs de cellule changent.
Ajouter ou modifier une validation de données Vous pouvez faire appel à la validation des données lorsque vous entrez de nouvelles valeurs.
Créer ou modifier des graphiques ou des rapports de graphique croisé dynamique Vous pouvez afficher des graphiques et des rapports existants.
Insérer ou modifier des images ou d’autres objets Vous pouvez afficher des images et des objets existants.
Insérer ou modifier des liens hypertexte Vous pouvez utiliser des liens hypertexte existants.
Utiliser des outils de dessin Vous pouvez afficher des dessins et des graphiques existants.
Affecter, modifier ou supprimer des mots de passe Vous pouvez utiliser les mots de passe existants.
Protéger des feuilles de calcul ou un classeur, ou annuler leur protection Vous pouvez utiliser la protection existante.
Créer, modifier ou afficher des scénarios
Grouper des données ou définir un plan de données Vous pouvez utiliser des plans existants.
Insérer des sous-totaux automatiques Vous pouvez afficher des sous-totaux existants.
Créer des tables de données (table de données : plage de cellules qui indique les résultats obtenus lorsque différentes valeurs sont remplacées dans une ou plusieurs formules. Il existe deux types de tableaux de données : les tableaux à une valeur d’entrée et les tableaux à deux valeurs d’entrée.) Vous pouvez afficher des tables de données existantes.
Créer ou modifier des rapports de tableau croisé dynamique Vous pouvez afficher des rapports existants.
Créer ou appliquer des segments Les segments existants d’un classeur sont visibles une fois le classeur partagé, mais ne peuvent pas être modifiés en segments autonomes, ni réappliqués à des données de tableau croisé dynamique ou fonctions de Cube. Tout filtrage appliqué au segment reste inchangé, que ce dernier soit autonome, ou utilisé par des données de tableau croisé dynamique ou des fonctions de Cube dans le classeur partagé.
Créer ou modifier des graphiques sparkline Les graphiques sparkline existants dans un classeur sont affichés une fois que le classeur est partagé, et sont modifiés pour refléter les données mises à jour. Cependant, vous ne pouvez pas en créer de nouveaux, modifier leur source de données ni leurs propriétés.
Écrire, enregistrer, modifier, afficher ou affecter des macros Vous pouvez exécuter des macros existantes qui n’accèdent pas aux fonctionnalités non disponibles. Vous pouvez également enregistrer des opérations de classeur partagé dans une macro stockée dans un autre classeur qui n’est pas partagé.
Ajouter ou modifier des feuilles de boîtes de dialogue Microsoft Excel 4
Modifier ou supprimer des formules matricielles (formule matricielle : formule qui effectue plusieurs calculs sur un ou plusieurs ensembles de valeurs et qui renvoie un ou plusieurs résultats. Les formules matricielles sont placées entre accolades { } et sont entrées en appuyant sur Ctrl+Maj+Entrée.) Excel calcule correctement les formules matricielles existantes.
Utiliser un formulaire de données pour ajouter de nouvelles données Vous pouvez utiliser un formulaire de données pour rechercher un enregistrement.

Utiliser des données XML, notamment :

  • Importer, actualiser et exporter des données XML
  • Ajouter, renommer ou supprimer des mappes XML
  • Mapper des cellules vers des éléments XML
  • Utiliser le volet Office Source XML, la barre d’outils XML ou les commandes XML du menu Données

Partager le classeur

  1. Sous l'onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur Partager le classeur.

Groupe Modifications de l’onglet Révision

  1. Sous l’onglet Modification de la boîte de dialogue Partager le classeur, activez la case à cocher Permettre une modification multi-utilisateur. Ceci permet également de fusionner des classeurs.
  2. Sous l’onglet Avancé, sélectionnez les options à utiliser pour suivre et actualiser les modifications, puis cliquez sur OK.
  3. Effectuez l’une des actions suivantes :
    • S’il s’agit d’un nouveau classeur, entrez un nom dans le champ Nom de fichier.
    • S’il s’agit d’un classeur existant, cliquez sur OK pour l’enregistrer.
  4. Sur un ordinateur exécutant Windows Vista    
    • Dans la barre d’adresse, sélectionnez un emplacement réseau accessible par tous les utilisateurs prévus, puis cliquez sur Enregistrer.

Sur un ordinateur exécutant Microsoft Windows XP    

  • Dans la zone Enregistrer dans, sélectionnez un emplacement réseau accessible par tous les utilisateurs prévus, puis cliquez sur Enregistrer.

Remarque    Vous devez utiliser un dossier réseau partagé, et non pas un serveur Web.

  1. Si le classeur contient des liaisons vers d’autres classeurs ou documents, vérifiez les liaisons et actualisez-les si elles sont rompues.
  2. Cliquez sur l’onglet Fichier puis sur Enregistrer Image du bouton.

Raccourci clavier  Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer le classeur.

Vérifier et actualiser les liaisons vers d’autres classeurs ou documents

  1. Sous l'onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur Modifier les liens d'accès.

Groupe Connexions de l’onglet Données

Remarque    La commande Modifier les liaisons n’est pas disponible si votre fichier ne contient pas d’informations liées.

  1. Cliquez sur Vérifier l’état pour vérifier le statut de tous les liens de la liste.

Remarque    Cela peut prendre quelques minutes si le nombre de liaisons est important ou si le classeur source pour les liaisons se trouve sur un réseau dont les performances sont lentes.

  1. Vérifiez l’état dans la colonne Statut, sélectionnez la liaison, puis réalisez l’action nécessaire.
Si le statut est : Effectuez cette action :
OK Aucune action n’est requise, la liaison fonctionne et est à jour.
Inconnu Cliquez sur Vérifier l’état pour mettre à jour l’état de toutes les liaisons de la liste.
N/A N/A. La liaison utilise la technologie OLE (Object Linking and Embedding) (liaison et incorporation d’objets (OLE, Object Linking and Embedding) : technologie d’intégration de programmes que vous pouvez utiliser pour partager des informations entre divers programmes. Tous les programmes Office prennent en charge OLE, de sorte que vous pouvez partager des informations par le biais d’objets liés et incorporés.) ou DDE (Dynamic Data Exchange) (échange dynamique de données (DDE, Dynamic Data Exchange) : protocole établi pour l’échange de données entre des programmes Microsoft Windows.). Excel ne peut pas vérifier l’état de ces types de liaisons.
Erreur : source introuvable Cliquez sur Modifier la source, puis sélectionnez un autre classeur.
Erreur : feuille introuvable Cliquez sur Modifier la source, puis sélectionnez une autre feuille de calcul. La source a peut-être été déplacée ou renommée.
Avertissement : valeurs non mises à jour Cliquez sur Mettre à jour les valeurs. La liaison n’a pas été mise à jour lors de l’ouverture du classeur.
Avertissement : cliquez sur Ouvrir la source et calculez le classeur à l’aide de la touche F9

Définissez le classeur en mode de calcul automatique. Procédez comme suit :

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis cliquez sur Options.
  2. Dans la catégorie Formules, sous l’onglet Mode de calcul, cliquez sur Automatique.
Avertissement : certains noms ne peuvent pas être résolus tant que le classeur source est ouvert Cliquez sur Ouvrir la source, revenez au classeur de destination (fichier de destination : fichier dans lequel un objet lié ou incorporé est inséré. Le fichier source contient les informations utilisées pour créer l’objet. Lorsque vous modifiez des informations dans un fichier de destination, celles-ci ne sont pas mises à jour dans le fichier source.) et cliquez sur Vérifier l’état. Si le problème persiste, assurez-vous que le nom n’est pas mal orthographié ou manquant. Passez au classeur source, puis, sous l’onglet Formules, dans le groupe Noms définis, cliquez sur Gestionnaire de noms et recherchez le nom.
Avertissement : cliquez sur Ouvrir la source N/A. La liaison ne peut pas être mise à jour tant que la source est ouverte.
La source est ouverte N/A. Il est impossible de vérifier l’état de la liaison.
Valeurs mises à jour à partir de nom de fichier Aucune action requise. Les valeurs ont été mises à jour.
Avertissement : Excel ne peut pas déterminer le statut de la liaison Mettre à jour les valeurs. La source ne contient peut-être pas de feuille de calcul ou a été enregistrée dans un format non pris en charge. Cliquez sur Mettre à jour les valeurs.

Remarques    

  • Tous les utilisateurs ayant accès au partage réseau ont un accès total au classeur partagé sauf si vous verrouillez des cellules et que vous protégez la feuille de calcul pour restreindre l’accès. Pour aider à protéger un classeur partagé, sous l’onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur Protéger et partager le classeur. Lorsque vous protégez un classeur partagé, vous pouvez définir un mot de passe que tous les utilisateurs doivent entrer pour ouvrir le classeur.
  • Les fonctionnalités Excel ne sont pas toutes prises en charge dans un classeur partagé. Pour plus d’informations, voir la section Fonctionnalités non prises en charge dans un classeur partagé ci-dessus.

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Modifier un classeur partagé

Après avoir ouvert un classeur partagé, vous pouvez entrer et modifier les données comme dans n’importe quel classeur standard.

Ouvrir le classeur partagé

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Ouvrir.
  2. Sur un ordinateur exécutant Windows Vista    
    • Dans la barre d’adresse, recherchez le nouvel emplacement de stockage du classeur partagé, puis cliquez sur le classeur partagé.

Sur un ordinateur exécutant Microsoft Windows XP    

  • Dans le champ Rechercher dans, recherchez le nouvel emplacement de stockage du classeur partagé, puis cliquez sur le classeur partagé.
  1. Cliquez sur Ouvrir.

Conseil    Vous pouvez également accéder à l’emplacement réseau de stockage du classeur partagé et l’ouvrir.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis cliquez sur Options.
  2. Dans la catégorie Général, sous Personnaliser votre copie d’Office, dans la zone Nom d’utilisateur, entrez le nom d’utilisateur à utiliser pour identifier votre travail dans le classeur partagé, puis cliquez sur OK.

Modifier le classeur

  1. Entrez et modifier les données dans les feuilles de calcul comme d’habitude.

Remarque    Vous ne pourrez pas ajouter ou modifier les éléments suivants : cellules fusionnées, mises en forme conditionnelles, validation des données, graphiques, images, objets (notamment les objets dessins), liens hypertexte, scénarios, contours, sous-totaux, tables de données, rapports de tableau croisé dynamique, protection des classeurs et des feuilles de calcul, et macros.

Les fonctionnalités Excel ne sont pas toutes prises en charge dans un classeur partagé. Pour plus d’informations, voir la section Fonctionnalités non prises en charge dans un classeur partagé ci-dessus.

  1. Définissez tous les paramètres de filtre (filtre : permet de n’afficher que les lignes d’une liste correspondant aux conditions spécifiées. La commande Filtre automatique s’utilise pour afficher les lignes correspondant à une ou plusieurs valeurs spécifiques, valeurs calculées ou conditions.) et d’impression souhaités pour votre utilisation personnelle. Par défaut, les paramètres de chaque utilisateur sont enregistrés individuellement.

Conseil    Vous pouvez également utiliser les paramètres de filtre ou d’impression créés par le propriétaire du classeur chaque fois que vous ouvrez le classeur.

Pour utiliser les paramètres de filtre et d’impression initiaux    

  1. Sous l'onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur Partager le classeur.

Groupe Modifications de l’onglet Révision

  1. Sous l’onglet Avancé, sous Inclure dans une vue personnelle, désactivez la case à cocher Paramètres d’impression ou Paramètres du filtre, puis cliquez sur OK.
  1. Pour enregistrer les modifications que vous avez apportées au classeur et afficher celles que d’autres utilisateurs ont enregistrées depuis votre dernier enregistrement, cliquez sur Enregistrer Image du bouton dans la barre d’outils Accès rapide ou appuyez sur Ctrl+S.

Si la boîte de dialogue Résolution des conflits s’affiche, résolvez les conflits.

Conseil    Pour résoudre des conflits, voir Résoudre les modifications contradictoires apportées dans un classeur partagé plus loin dans cet article.

Remarques    

  • Vous pouvez voir les autres personnes qui ont ouvert le classeur sous l’onglet Modification de la boîte de dialogue Options de partage du fichier (onglet Révision, groupe Modifications, bouton Partager le classeur).
  • Vous pouvez choisir d’obtenir périodiquement des mises à jour automatiques des modifications des autres utilisateurs, avec ou sans enregistrement, sous l’option Mise à jour des modifications de l’onglet Avancé de la boîte de dialogue Options de partage du fichier.

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Déconnecter un utilisateur travaillant dans un classeur partagé

Si nécessaire, vous pouvez déconnecter des utilisateurs d’un classeur partagé.

Remarque    Avant de déconnecter des utilisateurs, assurez-vous qu’ils ont terminé leur travail dans le classeur. Si vous supprimez un utilisateur actif, le travail qui n’a pas été enregistré est perdu.

  1. Sous l'onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur Partager le classeur.
  1. Sous l’onglet Modification, dans la liste Ce classeur est ouvert par les utilisateurs suivants, vérifiez les noms des utilisateurs.
  2. Sélectionnez le nom de l’utilisateur à déconnecter, puis cliquez sur Supprimer.

Remarque    Même si cette action déconnecte l’utilisateur du classeur partagé, cela n’empêche pas cet utilisateur de modifier le classeur partagé de nouveau.

  1. Pour supprimer les paramètres d’affichage personnels de l’utilisateur supprimé :
    1. Dans le groupe Affichages classeur de l’onglet Affichage, cliquez sur Affichages personnalisés.

Groupe Affichages classeur de l’onglet Affichage

  1. Dans la liste Affichages, vous pouvez sélectionner les vues d’autres utilisateurs et cliquer sur Supprimer pour les supprimer.

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Résoudre les modifications contradictoires apportées dans un classeur partagé

Un conflit se produit lorsque deux utilisateurs qui modifient le même classeur partagé essaient d’enregistrer des modifications qui affectent la même cellule. Excel ne peut conserver qu’une seule modification dans cette cellule. Lorsque le second utilisateur enregistre le classeur, Excel affiche la boîte de dialogue Résolution des conflits.

  1. Dans la boîte de dialogue Résolution des conflits, lisez les informations relatives à chaque modification et les modifications contradictoires apportées par un autre utilisateur.
  2. Pour conserver votre modification ou la modification apportée par l’autre utilisateur et passer à la modification conflictuelle suivante, cliquez sur Accepter la mienne ou sur Accepter l’autre.

Pour conserver toutes vos autres modifications ou toutes les modifications apportées par les autres utilisateurs, cliquez sur Accepter toutes les miennes ou sur Accepter toutes les autres.

  1. Pour que vos modifications remplacent toutes les autres modifications sans afficher de nouveau la boîte de dialogue Résolution des conflits :
    1. Sous l'onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur Partager le classeur.
  1. Sous l’onglet Avancé, sous En cas de modifications contradictoires, cliquez sur Conserver celles déjà enregistrées, puis sur OK.
  1. Pour voir comment vous, ou d’autres utilisateurs, avez résolu les anciens conflits :
  1. Sous l'onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur Suivi des modifications, puis sur Afficher les modifications.
  1. Dans la liste Le, sélectionnez Tous.
  2. Désactivez les cases à cocher Par et Dans.
  3. Activez la case à cocher Lister les modifications dans une autre feuille, puis cliquez sur OK.
  4. Dans la feuille de calcul Historique (historique : feuille distincte dans laquelle sont répertoriées des modifications dont le suivi est effectué dans un classeur partagé, notamment l’auteur et la date de chacune des modifications, ainsi que les données qui ont été supprimées ou remplacées et la manière dont les problèmes ont été résolus.), faites défiler vers la droite pour afficher les colonnes Type d’action et Perte d’action.

Remarque    Les modifications conflictuelles finalement conservées sont signalées par la valeur Gagnant dans la colonne Type d’action. Les numéros de ligne affichés dans la colonne Perte d’action identifient les lignes contenant des informations relatives à des modifications conflictuelles qui n’ont pas été conservées, y compris les données supprimées.

Conseil    Pour enregistrer une copie du classeur avec toutes les modifications que vous lui avez apportées, cliquez sur Annuler dans la boîte de dialogue Résoudre les conflits. Enregistrez ensuite une nouvelle copie du fichier en tapant un nouveau nom.

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Arrêter de partager un classeur

Avant d’arrêter le partage du classeur, assurez-vous que tous les autres utilisateurs ont terminé leur travail. Les modifications qui n’ont pas été enregistrées seront perdues. Comme l’historique des modifications (historique des modifications : dans un classeur partagé, informations relatives aux modifications effectuées lors de sessions d’édition antérieures. Les informations comprennent le nom de l’auteur de chaque modification, la date de la modification et les données qui ont été modifiées.) va lui aussi être supprimé, commencez par imprimer ou copier la feuille de calcul Historique dans un autre classeur.

Conserver une copie des informations de l’historique des modifications

  1. Sous l'onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur Suivi des modifications, puis sur Afficher les modifications.
  1. Dans la liste Le, sélectionnez Tous.
  2. Désactivez les cases à cocher Par et Dans.
  3. Activez la case à cocher Lister les modifications dans une autre feuille, puis cliquez sur OK.
  4. Effectuez l’une des actions suivantes ou les deux :
    • Imprimez la feuille de calcul Historique.
    • Copiez l’historique dans un autre classeur en procédant comme suit :
      1. Sélectionnez les cellules à copier, puis cliquez sur Copier Image du bouton dans le groupe Presse-papiers de l’onglet Accueil.
      2. Utilisez un autre classeur où vous souhaitez positionner les données copiées, puis cliquez sur CollerImage du bouton dans le groupe Presse-papiers de l’onglet Accueil.

Remarque    Il est conseillé d’enregistrer ou d’imprimer la version actuelle du classeur, car ces données d’historique pourraient ne pas s’appliquer à des versions ultérieures du classeur. Par exemple, il est possible que les emplacements de cellules, notamment les numéros de lignes, enregistrés dans l’historique copié ne soient plus valables.

Annuler le partage d’un classeur

  1. Dans le classeur partagé, sous l’onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur Partager le classeur.
  2. Sous l’onglet Modification, assurez-vous que vous êtes la seule personne indiquée sur la liste Ce classeur est ouvert par les utilisateurs suivants.

Conseil    Pour supprimer d’autres utilisateurs, voir Déconnecter un utilisateur travaillant dans un classeur partagé.

  1. Désactivez la case à cocher Permettre une modification multi-utilisateur. Ceci permet également de fusionner des classeurs .

Remarque    Si cette case à cocher n’est pas disponible, vous devez d’abord désactiver la protection du classeur. Pour supprimer la protection d’un classeur partagé :

  1. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Options de partage du fichier.
  2. Sous l'onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur Ôter la protection de partage.
  1. Si vous y êtes invité, entrez le mot de passe (mot de passe : façon de limiter l’accès à un classeur, une feuille de calcul ou une partie de feuille de calcul. Les mots de passe Microsoft Excel peuvent comporter jusqu’à 255 lettres, chiffres, espaces et symboles. Vous devez différencier les majuscules des minuscules lors de la frappe des mots de passe.), puis cliquez sur OK.
  2. Sous l'onglet Révision, dans le groupe Modifications, cliquez sur Partager le classeur.
  1. Sous l’onglet Modification, désactivez la case à cocher Permettre une modification multi-utilisateur. Ceci permet également de fusionner des classeurs.
  1. Lorsqu’un message vous avertit des conséquences sur les autres utilisateurs, cliquez sur le bouton Oui.

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S'applique à :
Excel 2010