Vous pouvez effectuer le suivi des versions d'un fichier que vous extrayez d'une bibliothèque de documents sur un site Windows SharePoint Services 3.0 ou Microsoft Office SharePoint Server 2007, si le contrôle de version est activé dans cette bibliothèque.
Remarque Bien que vous puissiez exécuter la plupart de ces procédures à partir de votre bibliothèque SharePoint, cet article traite essentiellement des procédures pouvant être effectuées à partir de votre programme Microsoft Office System 2007. Pour plus d'informations sur l'exécution de ces procédures à partir de votre bibliothèque SharePoint, reportez-vous aux liens de la section Voir aussi.
Dans cet article
Utiliser des versions principales et secondaires
Lorsque le contrôle de version est activé dans une bibliothèque SharePoint, les versions antérieures d'un fichier sont stockées dans la bibliothèque, vous permettant d'afficher des informations sur les versions antérieures, d'afficher ces versions, voire même de remplacer une version actuelle par une autre plus ancienne, le tout sans quitter votre programme Office version 2007. En effectuant le suivi des versions de votre fichier dans une bibliothèque SharePoint, vous serez en mesure de mieux gérer le contenu à mesure qu'il est révisé. Le contrôle de version est particulièrement utile lorsque plusieurs personnes collaborent pour créer un fichier, ou lorsque le fichier traverse plusieurs étapes de développement et de révision, car vous pouvez comparer les modifications apportées entre les différentes versions.
Pour utiliser des versions d'un fichier stocké dans une bibliothèque SharePoint, vous devez tout d'abord ouvrir le fichier à partir d'une bibliothèque SharePoint sur laquelle le contrôle de version est activé. Une fois le fichier ouvert à partir de la bibliothèque, des options Serveur supplémentaires, notamment les options de contrôle de version, apparaissent sous le bouton Microsoft Office.
Une bibliothèque dans laquelle le contrôle de version est activé peut être configurée pour effectuer le suivi des versions principales des fichiers uniquement, ou pour effectuer le suivi des versions principales et secondaires.
Les principaux avantages du suivi des versions principales et secondaires sont les suivants :
- Les utilisateurs peuvent voir facilement lorsque des modifications importantes sont apportées à un fichier.
- Votre bibliothèque peut être configurée de sorte que seuls des utilisateurs spécifiques puissent afficher les versions secondaires ; ceci vous permet de travailler sur un brouillon sans que tous les utilisateurs de la bibliothèque puissent l'afficher.
Haut de la page
Activer le contrôle de version dans une bibliothèque
Pour conserver les versions antérieures des fichiers, vous devez préalablement activer le contrôle de version à partir de votre bibliothèque SharePoint.
Remarque Pour activer le contrôle de version, vous devez disposer de l'autorisation d'élaborer une liste ou une bibliothèque.
- Sur un site SharePoint, ouvrez la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez activer le contrôle de version.
Dans le menu Paramètres 
, cliquez sur les paramètres du type de bibliothèque que vous ouvrez.
Par exemple, dans une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.
- Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres de contrôle de version.
- Sous Historique des versions du document, sélectionnez le type de contrôle de version souhaité :
- Pour effectuer le suivi des versions principales uniquement, cliquez sur Créer des versions principales.
- Pour effectuer le suivi des versions principales et secondaires, cliquez sur Créer des versions principales et secondaires (brouillon).
- Cliquez sur OK.
Haut de la page
Enregistrer un fichier en tant que version principale ou secondaire
Pour effectuer la procédure suivante, vous devez tout d'abord extraire le fichier d'une bibliothèque, car vous choisissez d'enregistrer un fichier en tant que version principale ou secondaire au moment où vous l'archivez dans une bibliothèque. Si votre bibliothèque effectue le suivi des versions principales et secondaires et que vous apportez des modifications à un fichier sans l'extraire préalablement de la bibliothèque, lorsque vous enregistrez le fichier, il est automatiquement enregistré en tant que version secondaire. Si vous extrayez tout d'abord le fichier, vous pouvez choisir le type de version sous lequel vous souhaitez l'enregistrer et entrer des commentaires sur la version.
- Dans la bibliothèque, cliquez sur le nom du document pour l'ouvrir dans votre programme Office version 2007.
- Pour extraire le fichier, cliquez sur le bouton Microsoft Office
, cliquez sur Serveur, puis sur Extraire.
Les documents Word s'ouvrent souvent en affichage Plein écran par défaut. Si c'est le cas pour votre document, vous devez cliquer sur Fermer pour passer à l'affichage en mode Page avant d'effectuer cette étape.
- Modifiez votre fichier.
- Pour archiver le fichier, cliquez sur le bouton Microsoft Office, cliquez sur Serveur, puis sur Archiver.
- Si vous êtes invité à archiver le fichier en tant que version principale ou secondaire, cliquez sur Version secondaire si vous avez apporté une modification mineure ou Version principale si vous avez apporté une modification majeure.
- Les versions principales, que vous pouvez considérer comme des fichiers publiés, sont visibles par tous les utilisateurs disposant des autorisations de lecture sur le fichier.
- Les versions secondaires, que vous pouvez considérer comme des brouillons, ne seront visibles que par les utilisateurs disposant de l'autorisation de modifier le fichier.
Remarque Les paramètres de la section Sécurité des éléments de brouillon des Paramètres de contrôle de version (sous les Paramètres de la bibliothèque de documents de votre bibliothèque) déterminent qui est autorisé à afficher les brouillons.
- Ajoutez des commentaires sur la version si vous le souhaitez, puis cliquez sur OK.
Remarque Si votre bibliothèque est configurée pour nécessiter une approbation avant la publication d'une version, les autres utilisateurs de la bibliothèque ne seront pas en mesure d'afficher le fichier jusqu'à ce qu'il soit approuvé. Un formulaire de flux de travail peut également s'afficher lorsque vous sélectionnez le mode d'archivage du fichier. Pour plus d'informations sur les autorisations d'affichage des brouillons et sur les formulaires de flux de travail, reportez-vous aux liens de la section Voir aussi.
Haut de la page
Afficher les propriétés d'une version antérieure d'un fichier
Lorsque vous affichez ou modifiez un fichier dans votre programme Office version 2007, vous pouvez afficher les propriétés (métadonnées) des versions antérieures du fichier. Ces propriétés comprennent des informations sur la date de modification du fichier et sur l'auteur des modifications. Dans les bibliothèques, l'historique des versions peut également comprendre des commentaires des utilisateurs concernant leurs modifications.
Remarque Cette procédure s'applique uniquement aux fichiers stockés dans des bibliothèques dans lesquelles le contrôle de version est activé.
- Le fichier étant ouvert dans votre programme Office version 2007, cliquez sur le bouton Microsoft Office, cliquez sur Serveur, puis sur Afficher l'historique des versions.
La boîte de dialogue Versions enregistrées pour nom du fichier affiche une liste de toutes les versions antérieures du fichier, ainsi que des informations telles que les numéros de versions, la date à laquelle chaque version a été modifiée, l'auteur des modifications et les commentaires qu'il a ajoutés le cas échéant.
Conseil Pour afficher un commentaire entier, dans la colonne Commentaires, cliquez sur le commentaire pour ouvrir la boîte de dialogue Commentaires d'archivage.
Remarque Si votre bibliothèque est configurée pour autoriser les versions principales et secondaires, la colonne N° de la boîte de dialogue Versions enregistrées pour nom du fichier applique une numérotation spécifique pour distinguer les versions principales des versions secondaires. Les versions principales sont désignées par des nombres entiers et les versions secondaires par des nombres décimaux.
Remarque Vous pouvez également afficher l'historique des versions à partir de votre bibliothèque. Pour plus d'informations, reportez-vous aux liens de la section Voir aussi.
Haut de la page
Afficher une version antérieure d'un fichier
Lorsque vous affichez ou modifiez un fichier dans votre programme Office version 2007, vous pouvez afficher une version antérieure du fichier sans écraser votre version actuelle. Pour les fichiers .aspx, vous pouvez afficher uniquement les détails des modifications apportées aux fichiers et non les pages réelles créées par les fichiers.
Remarque Cette procédure s'applique uniquement aux fichiers stockés dans des bibliothèques dans lesquelles le contrôle de version est activé.
- Cliquez sur le bouton Microsoft Office, cliquez sur Serveur, puis sur Afficher l'historique des versions.
- Dans la boîte de dialogue Versions enregistrées pour nom du fichier, cliquez sur la version antérieure que vous souhaitez afficher, puis sur Ouvrir.
Remarque Vous pouvez également afficher une version antérieure à partir de votre bibliothèque. Pour plus d'informations, reportez-vous aux liens de la section Voir aussi.
Haut de la page
Restaurer une version antérieure d'un fichier
Avez-vous fait une erreur dans la version actuelle du fichier ? Ou peut-être souhaitez-vous restaurer une partie d'un fichier supprimé ? Lorsque vous affichez ou modifiez un fichier dans votre programme Office version 2007, vous pouvez facilement remplacer votre version actuelle par une version antérieure. Votre version actuelle devient alors partie intégrante de l'historique des versions du fichier.
Remarque Cette procédure s'applique uniquement aux fichiers stockés dans des bibliothèques dans lesquelles le contrôle de version est activé.
- Cliquez sur le bouton Microsoft Office, cliquez sur Serveur, puis sur Afficher l'historique des versions.
- Dans la boîte de dialogue Versions enregistrées pour nom du fichier, cliquez sur la version antérieure que vous souhaitez restaurer, puis sur Restaurer.
Remarque Vous pouvez également remplacer un fichier actuel par une version antérieure à partir de votre bibliothèque. Pour plus d'informations, reportez-vous aux liens de la section Voir aussi.
Haut de la page
