Créer un publipostage Word avec les données Excel

  1. Dans Microsoft Excel, définissez les données à utiliser pour le publipostage.

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  1. Vérifiez que les données sont au format liste (liste : ensemble de lignes contenant des données similaires ou une série de lignes que vous définissez de sorte qu’elles fonctionnent comme une feuille de données à l’aide de la commande Créer une liste.) : chaque colonne présente une étiquette dans la première ligne et contient des données similaires, et aucune ligne ou colonne vide n'existe dans la liste. Vous allez utiliser les étiquettes de colonne pour spécifier les données à inclure dans le publipostage.
  2. Assurez-vous que les étiquettes de colonne identifient clairement le type de données de la colonne. Ceci vous aidera à sélectionner les bonnes données lors de la construction du publipostage. Par exemple, des étiquettes de type Prénom, Nom, Adresse et Ville sont préférables à Colonne 1, Colonne 2, Colonne 3 et Colonne 4.
  3. Veillez à disposer d'une colonne distincte pour chaque élément à inclure dans le publipostage. Par exemple, si vous créez des lettres type et souhaitez utiliser le prénom de chaque destinataire dans le corps de la lettre, vérifiez qu'une colonne contient les prénoms seuls et non à la fois les prénoms et les noms. Si vous souhaitez adresser les destinataires par leur titre et par leur nom, tel que M. Dupont, utilisez une seule colonne contenant à la fois les fonctions et les noms ou utilisez une colonne pour le titre et une autre pour le nom.
  4. Pour faciliter la recherche de la liste lors de sa sélection pour le publipostage, donnez-lui un nom (nom : mot ou chaîne de caractères qui représente une cellule, une plage de cellules, une formule ou une valeur constante. Utilisez des noms faciles à comprendre, tels que Produits, pour faire référence à des plages difficiles à comprendre, telles que Ventes!C20:C30.) :

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  1. Sélectionnez toute la liste.
  2. Dans le menu Insertion, pointez sur Nom, puis cliquez sur Définir.
  3. Tapez un nom pour la liste
  4. Cliquez sur Ajouter, puis sur Fermer.
  1. Enregistrez et fermez le classeur qui contient les données.
  2. Passez dans Microsoft Word.
  3. Dans le menu Outils, pointez sur Lettres et publipostage, puis cliquez sur Assistant Fusion et publipostage.
  4. Dans les deux premières étapes de l'Assistant Fusion et publipostage, sélectionnez le type de document et ouvrez le document. Si vous créez des étiquettes de publipostage, cliquez sur Étiquettes dans l'étape 1, puis sur Options pour les étiquettes dans l'étape 2 afin de sélectionner la taille et le type d'étiquettes à imprimer.

Pour plus d'informations sur ces étapes, consultez l'aide de Word.

  1. Dans la troisième étape, sous Sélection des destinataires, cliquez sur Utilisation d'une liste existante, puis sur Parcourir.
  2. Dans la liste Regarder dans, cliquez sur le dossier dans lequel vous avez enregistré le classeur contenant vos données, puis cliquez sur Ouvrir.
  3. Dans la boîte de dialogue Afficher le tableau, recherchez et cliquez sur votre liste. Assurez-vous que la case à cocher La première liste de données contient les en-têtes de colonnes est sélectionnée et cliquez sur OK.
  4. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage :Destinataires du publipostage, cliquez sur les étiquettes d'une colonne quelconque correspondant aux identificateurs Word à gauche. Cette étape facilite l'insertion de vos données dans les documents type. Pour plus d'informations sur la mise en correspondance des champs, consultez l'aide de Word.
  5. Si vous voulez inclure uniquement les destinataires sélectionnés dans le publipostage, cliquez sur Modifier la liste de destinataires et sélectionnez les destinataires en question.
  6. Dans les dernières étapes de l'Assistant, écrivez, ajoutez des informations sur les destinataires, obtenez un aperçu, personnalisez, enregistrez et imprimez vos documents électroniques. Pour plus d'informations sur ces étapes, consultez l'aide de Word.

Remarques

  • Pendant que Word garde ouvert votre classeur afin de créer un publipostage, il est impossible d'ouvrir le classeur dans Excel. Si vous devez consulter les données et les étiquettes de colonne, accédez à l'étape 3 et 5 de l'Assistant et cliquez sur Modifier la liste de destinataires.
  • Il est possible d'utiliser des publipostages avec des données Excel créées dans des versions antérieures de Word. Pour ouvrir et utiliser ces publipostages dans Word 2002 ou versions ultérieures, vous devez installer Microsoft Query. Query n'est plus nécessaire pour créer de nouveaux publipostages dans Word 2002 ou versions ultérieures.
 
 
S'applique à :
Excel 2003