Créer et imprimer des étiquettes de publipostage pour une liste d’adresses dans Excel

Si vous souhaitez effectuer un envoi en nombre à une liste d’adresses gérée dans une feuille de calcul (feuille de calcul : document principal utilisé dans Microsoft Excel pour traiter et stocker des données ; également appelé tableur. Une feuille de calcul est composée de cellules organisées dans des lignes et des colonnes et fait toujours partie d’un classeur.) Microsoft Office Excel, vous pouvez utiliser un publipostage Microsoft Office Word. Le processus de publipostage crée une planche d’étiquettes de publipostage que vous pouvez imprimer. Chaque étiquette de la planche contient une adresse extraite de la liste.

Pour créer et imprimer les étiquettes de publipostage, vous devez commencer par préparer les données de la feuille de calcul dans Excel, puis utiliser Word pour configurer, organiser, revoir et imprimer les étiquettes de publipostage. Si vous souhaitez utiliser des étiquettes d’adresses pour envoyer un publipostage massif à votre liste d’adresses, le processus de fusion et publipostage vous permet de créer une feuille d’étiquettes d’adresses. Chaque étiquette contient une adresse provenant de la liste.

Les principales étapes du processus de fusion et publipostage sont les suivantes :

  1. Préparer les données de la feuille de calcul dans Excel en vue du publipostage    Avant de commencer le processus de publipostage, votre liste d’adresses doit suivre la structure tabulaire requise par le publipostage.
  2. Configurer les étiquettes pour le publipostage dans Word    Il suffit de définir la disposition des étiquettes une seule fois. Cette configuration s’appliquera à toutes les étiquettes de publipostage. Dans une opération de publipostage, le document que vous utilisez est appelé document principal. Dans un document principal d’étiquette, vous pouvez aussi définir le contenu que vous souhaitez voir apparaître sur toutes les étiquettes comme le logo de l’entreprise ou votre adresse sur les étiquettes d’expédition.
  3. Connecter les étiquettes à vos données de feuille de calcul    Votre liste d’adresses est la source de données utilisée par Microsoft Word pour le publipostage. En l’occurrence, ils s’agit d’une feuille de calcul Excel qui contient les adresses à imprimer sur les étiquettes.
  4. Affiner la liste de destinataires à inclure sur les étiquettes    Word génère une étiquette pour chaque adresse de votre liste de publipostage. Si vous voulez générer des étiquettes uniquement pour certaines adresses de cette liste, vous pouvez sélectionner les adresses, ou enregistrements, à inclure.
  5. Ajouter des espaces réservés, appelés champs de fusion, aux étiquettes    Lorsque vous effectuez un publipostage, les champs de fusion sont renseignés à partir des informations de votre liste d’adresses.
  6. Afficher, terminer la fusion et imprimer les étiquettes    Vous pouvez afficher un aperçu de chaque étiquette avant d’imprimer le lot complet.
  7. Enregistrer les étiquettes en vue de les réutiliser   

 Conseil   Si Microsoft Office Access est installé sur votre ordinateur, vous pouvez à la place exporter votre liste d’adresses depuis Excel vers Access, puis utiliser Access pour créer et imprimer des étiquettes de publipostage. Pour plus d’informations, voir Échanger (copier, importer, exporter) des données entre Excel et Access et Créer des étiquettes de publipostage dans Access.


Étape 1 : Préparer les données de la feuille de calcul dans Excel en vue du publipostage

Dans Excel, votre liste d’adresses doit suivre la structure tabulaire requise par le publipostage.

  1. Dans une feuille de calcul, procédez comme suit pour organiser la liste d’adresses :
  1. Utilisez des en-têtes de colonne qui identifient clairement le type de données de chaque colonne.

 Conseil   Par exemple, utilisez des en-têtes de colonne comme Prénom, Nom, Adresse et Ville, plutôt que Colonne 1, Colonne 2, Colonne 3 et Colonne 4.

  1. Utilisez une colonne distincte pour chaque élément à inclure dans le publipostage.

 Conseil    Si vous stockez les noms et les prénoms dans des colonnes distinctes, vous pouvez également utiliser le publipostage pour créer des lettres types qui s’adressent au destinataire par son prénom. Vous pouvez également ajouter une colonne distincte pour le titre, comme M. ou Mlle.

  1. N’incluez que les lignes et les colonnes contenant des données dans la liste d’adresses. La liste d’étiquettes créée à partir d’une liste d’adresses contenant des lignes et des colonnes vides risque d’être incomplète après ces lignes et colonnes vides lors de la configuration des étiquettes pour le publipostage dans Word.
  1. Pour faciliter la recherche et la sélection de la liste d’adresses au cours du publipostage, procédez comme suit pour définir le nom (nom : mot ou chaîne de caractères qui représente une cellule, une plage de cellules, une formule ou une valeur constante. Utilisez des noms faciles à comprendre, tels que Produits, pour faire référence à des plages difficiles à comprendre, telles que Ventes!C20:C30.) de la liste d’adresses :
  1. Dans la feuille de calcul, sélectionnez l’ensemble de la liste d’adresses, y compris les cellules contenant les en-têtes de colonnes.
  2. Sous l’onglet Formules, dans le groupe Noms définis, cliquez sur Définir un nom.

Groupe Noms définis dans l’onglet Formules

  1. Dans la zone Nom, tapez le nom de la liste d’adresses, comme Cartes_vacances, puis cliquez sur OK.

 Conseil   Le premier caractère du nom doit être une lettre. Vous ne devez pas insérer d’espaces entre les mots ; utilisez à la place le trait de soulignement (_).

  1. Enregistrez et fermez le classeur.

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Étape 2 : Configurer les étiquettes pour le publipostage dans Word

La présentation des étiquettes n’est configurée qu’une seule fois pour toutes les étiquettes du publipostage. Le document configuré pour la présentation est appelé le document principal d’étiquette. Vous pouvez également configurer dans ce document tout contenu que vous voulez voir répété sur chaque étiquette, comme le logo de la société ou une adresse de réponse sur les étiquettes d’expédition.

Vous avez probablement déjà acheté des planches d’étiquettes auprès de fournisseurs tels qu’Avery, AOne ou Formtec. Chaque planche d’étiquettes a une taille spécifique et contient un certain nombre d’étiquettes de dimensions précises.

Pour configurer le document principal d’étiquettes, vous devez faire correspondre ses dimensions à celles des étiquettes des planches que vous prévoyez d’utiliser.

  1. Démarrez Word.

Par défaut, un document vierge s’ouvre. Laissez-le ouvert. Si vous le fermez, les commandes utilisées dans la prochaine étape ne seront pas disponibles.

  1. Dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage sous l’onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage.

Groupe Démarrer la fusion et le publipostage sous l’onglet Publipostage

  1. Cliquez sur Étiquettes.
  2. Dans la boîte de dialogue Options d’étiquettes, vous devez sélectionner plusieurs options.

Boîte de dialogue Options pour les étiquettes

Légende 1 Le type d’imprimante que vous utilisez pour imprimer les étiquettes.
Légende 2 Le fournisseur des feuilles d’étiquettes.
Légende 3 Le numéro de référence qui correspond à celui de la boîte d’emballage de vos planches d’étiquettes.

  1. Sous Informations sur l’imprimante, cliquez sur le type d’imprimante que vous utiliserez pour imprimer les étiquettes.
  2. Dans liste Fournisseurs des étiquettes, cliquez sur le nom de la société qui a créé les feuilles d’étiquettes que vous utilisez.
  3. Dans la liste Numéro de référence, cliquez sur le numéro de référence qui apparaît dans la zone des feuilles d’étiquettes.

Afficher

Le numéro de référence de mes feuilles d’étiquettes n’apparaît pas dans les options proposées dans la boîte de dialogue Options d’étiquettes

Vous pouvez quand même imprimer vos étiquettes. Vous devez simplement personnaliser certains paramètres.

  1. Mesurez les étiquettes sur votre feuille, notez les dimensions obtenues et le nombre d’étiquettes par feuille.

 Remarque   Mesurez vos étiquettes de manière très précise. Il est possible que la taille réelle de vos étiquettes soit inférieure à celle annoncée par le fabricant. Par exemple, il se peut qu’une étiquette de 2,5 cm par 5 cm mesure en fait 2,4 cm de haut par 4,8 de large.

  1. Dans la liste Numéro de référence, sélectionnez le type d’étiquette qui présente les mêmes dimensions que les vôtres.

Si le type d’étiquette que vous voulez utiliser n’est pas répertorié dans la liste Numéro de référence, vous pouvez utiliser une autre étiquette de la liste ou créer une nouvelle taille d’étiquette.

  1. Cliquez sur Détails et comparez les dimensions de l’étiquette et le nombre d’étiquettes par feuille (pour les étiquettes imprimées sur imprimante laser ou à jet d’encre) ou le nombre de colonnes sur le formulaire d’étiquette (pour les étiquettes imprimées sur imprimante matricielle).
  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Si les étiquettes ont les mêmes dimensions et la même disposition que vos étiquettes, utilisez l’étiquette sélectionnée.
    • Dans le cas contraire, cliquez sur Annuler et passez à l’étape 5.
  3. Dans la boîte de dialogue Options pour les étiquettes, cliquez sur le type d’imprimante (Imprimantes à alimentation en continu ou Imprimantes feuille à feuille), puis cliquez sur Nouvelle étiquette.
  4. Tapez un nom dans la zone Référence de l’étiquette, sélectionnez la hauteur, la largeur, les marges et les autres options de votre étiquette, puis cliquez sur OK.

La nouvelle étiquette apparaît dans la catégorie Autres/Personnalisées. Lors de la prochaine utilisation de vos étiquettes personnalisées, veillez à sélectionner Autres/Personnalisées dans la liste Fournisseurs des étiquettes.

  1. Une fois que vous avez sélectionné les options d’étiquette souhaitées, cliquez sur OK.

Word crée un document qui utilise un tableau pour disposer les étiquettes. Si les lignes séparant les étiquettes n’apparaissent pas dans la disposition, cliquez sur l’onglet Disposition sous Outils de tableau, puis dans le groupe Tableau, cliquez sur Afficher le quadrillage.

Interrompre et reprendre un publipostage

Si vous devez interrompre votre travail sur un publipostage, vous pouvez enregistrer le document principal d’étiquettes sur lequel vous travaillez et reprendre le publipostage ultérieurement. Word conserve les informations de source de données et de champ dans le document que vous enregistrez. Si vous utilisiez le volet Office Fusion et publipostage quand vous avez arrêté de travailler sur le publipostage, Word retourne là où vous étiez dans le volet Office lorsque vous reprenez la fusion.

  1. Lorsque vous êtes prêt à reprendre la fusion, ouvrez le document principal d’étiquettes enregistré.

Word affiche une zone de message qui vous demande de confirmer que vous voulez ouvrir le document et exécuter une commande SQL (la commande SQL connecte Word à votre fichier source Excel).

  1. Cliquez sur Oui pour vous connecter à votre fichier source Excel et récupérer votre liste d’adresses.

Le texte de votre document principal d’adresses, ainsi que les champs que vous avez insérés apparaissent.

  1. Cliquez sur l’onglet Publipostage et reprenez votre travail.

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Étape 3: Connecter les étiquettes à vos données de feuille de calcul

Pour fusionner les informations d’adresse dans vos étiquettes, vous devez connecter les étiquettes à la feuille de calcul qui contient votre liste d’adresses.

  1. Si vous ne vous êtes encore jamais connecté à une feuille de calcul, procédez comme suit :
  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Options.
  2. Cliquez sur Options avancées.
  3. Dans la section Général, activez la case à cocher Confirmer la conversion du format de fichier lors de l’ouverture.
  4. Cliquez sur OK.
  1. Avec le document principal de publipostage ouvert, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage de l’onglet Publipostage, cliquez sur Sélection des destinataires, puis sur Utiliser la liste existante.

Groupe Démarrer la fusion et le publipostage sous l’onglet Publipostage

  1. Recherchez la feuille de calcul Excel dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, et double-cliquez dessus.
  2. Dans la boîte de dialogue Confirmer la source de données, cliquez sur Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls), puis cliquez sur OK.

 Remarque   Si Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls) ne figure pas dans la liste, activez la case à cocher Afficher tout.

  1. Dans la boîte de dialogue Microsoft Office Excel, sous Nom ou plage de cellules, sélectionnez la plage de cellules ou la feuille de calcul contenant les informations à fusionner, puis cliquez sur OK.

 Remarque   Les étiquettes sont maintenant connectées aux données de la feuille de calcul, mais la feuille d’étiquettes est encore vide. Si nécessaire, vous pouvez définir la liste de destinataires, comme décrit à l’étape 4, ou commencer à remplir les étiquettes avec des espaces réservés pour les informations d’adresse, comme décrit à l’étape 5.

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Étape  4 : Affiner la liste de destinataires à inclure sur les étiquettes

Word génère une étiquette pour chaque adresse de votre liste de publipostage. Si vous voulez générer des étiquettes uniquement pour certaines adresses de cette liste, vous pouvez sélectionner les adresses (enregistrements) à inclure.

Pour affiner la liste des destinataires ou utiliser un sous-ensemble des enregistrements de votre fichier de données, procédez comme suit :

  1. Dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage sous l’onglet Publipostage, cliquez sur Modifier la liste de destinataires.

Groupe Démarrer la fusion et le publipostage sous l’onglet Publipostage

  1. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Sélectionner des enregistrements individuels    Cette méthode est la plus pratique si votre liste est courte. Activez les cases à cocher situées en regard des destinataires à inclure, et désactivez celles correspondant aux destinataires que vous souhaitez exclure.

 Conseil   Si vous ne souhaitez inclure qu’un petit nombre d’enregistrements dans votre fusion, vous pouvez désactiver la case à cocher située dans la ligne d’en-tête et sélectionner uniquement les enregistrements souhaités. De même, si vous souhaitez inclure la majorité des éléments de la liste, activez cette même case à cocher, puis désactivez les cases à cocher correspondant aux enregistrements à exclure.

  • Trier des enregistrements    Cliquez sur l’en-tête de la colonne devant servir de clé de tri. Word trie la liste dans l’ordre alphabétique croissant (de A à Z). Cliquez de nouveau sur l’en-tête de colonne pour trier la liste dans l’ordre alphabétique décroissant (de Z à A).

Pour spécifier des options de tri plus complexes, cliquez sur Trier sous Affiner la liste de destinataires, puis sélectionnez vos préférences de tri sous l’onglet Trier les enregistrements dans la boîte de dialogue Filtrer et trier . Par exemple, vous pouvez spécifier que les adresses des destinataires doivent être triées dans l’ordre alphabétique du nom pour chaque code postal et que les codes postaux sont classés par ordre numérique.

  • Filtrer des enregistrements    Cette méthode est utile si la liste contient des enregistrements que vous ne voulez pas voir ou inclure dans la fusion. Après avoir filtré la liste, vous pouvez activer ou désactiver les cases à cocher pour inclure ou exclure des enregistrements spécifiques.

Pour filtrer des enregistrements, procédez comme suit :

  1. Sous Affiner la liste de destinataires, cliquez sur Filtrer.
  2. Sous l’onglet Filtrer les enregistrements de la boîte de dialogue Options de requête, sélectionnez le critère à utiliser pour filtrer vos enregistrements.

Par exemple, pour générer des étiquettes uniquement pour les adresses situées en Australie, cliquez sur Pays ou région dans la liste Champ, Égal à dans la liste Comparaison et Australie dans la liste Comparer à.

  1. Pour affiner davantage le filtre, cliquez sur Et ou Ou, puis sélectionnez des critères supplémentaires.

Par exemple, pour générer des étiquettes uniquement pour les entreprises situées à Munich, vous devez spécifier les enregistrements dont le champ Ville contient Munich et dont le champ Nom de la société n’est pas vide. Si vous utilisez Ou au lieu de Et dans le filtre, votre publipostage inclut toutes les adresses situées à Munich, ainsi que toutes les adresses incluant un nom de société, indépendamment de la ville.

 Remarque   Si vous avez installé un logiciel de validation d’adresses sur votre ordinateur, vous pouvez cliquer sur Valider les adresses dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires pour valider les adresses de vos destinataires.

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Étape 5 : Ajouter des espaces réservés (champs de fusion) aux étiquettes

Après avoir connecté vos étiquettes à votre liste d’adresses, vous pouvez ajouter des espaces réservés pour indiquer à quel endroit doit apparaître l’adresse sur chaque étiquette. Vous pouvez aussi taper le texte que vous voulez reproduire sur toutes les étiquettes, par exemple le logo de l’entreprise ou votre adresse sur les étiquettes d’expédition.

Les espaces réservés pour les adresses sont appelés champs de fusion. Lorsque vous effectuez un publipostage, les champs de fusion sont renseignés à partir des informations de votre liste d’adresses. Les champs de fusion dans Word correspondent aux en-têtes de colonnes dans votre feuille de calcul Excel.


Fichier de données avec des colonnes (catégories) et des lignes (enregistrements)

Légende 1 Les colonnes d’un fichier de données représentent les catégories d’informations. Les champs de fusion que vous ajoutez aux étiquettes sont les espaces réservés pour ces catégories.
Légende 2 Les lignes d’un fichier de données représentent les enregistrements d’informations. Lors d’un publipostage, Word génère une étiquette par enregistrement.

En plaçant un champ de fusion dans l’étiquette d’origine configurée dans le document principal d’étiquettes, vous indiquez que vous voulez qu’une certaine catégorie d’informations, comme le nom ou l’adresse, apparaisse à cet emplacement.

Champs insérés dans un document Word

 Remarque   Lorsque vous insérez un champ de fusion dans le document principal d’étiquettes, le nom du champ apparaît toujours entre guillemets (« »). Ces chevrons n’apparaissent pas sur les étiquettes finales  ; ils vous permettent simplement de distinguer les champs du document principal d’étiquettes du texte proprement dit.

Que se passe-t-il lors du processus de fusion ?    

Lors du publipostage, les informations de la première ligne du fichier de données remplacent les champs dans la première étiquette, les informations de la deuxième ligne du fichier de données remplacent les champs dans la deuxième étiquette et ainsi de suite.

Fusion des informations du fichier de données dans les étiquettes

Utilisation des champs : Exemples    

Lors de la création d’étiquettes, vous pouvez lier tout en-tête de colonne de votre fichier de données à un champ de l’étiquette.

Par exemple, supposons que votre liste de publipostage concerne les abonnés à votre bulletin d’informations et que votre fichier de données inclut une colonne, appelée DateExpiration, qui permet de stocker la date d’expiration de chaque abonnement. Si vous insérez un champ « DateExpiration » dans le document principal d’étiquette avant d’exécuter la fusion, chaque abonné pourra lire la date d’expiration de son abonnement sur l’étiquette de publipostage.

Vous pouvez combiner des champs et les séparer par des signes de ponctuation. Par exemple, pour créer une adresse, vous pouvez configurer les champs de votre document principal d’étiquettes de la façon suivante :

« Prénom » « Nom »

« Adresse »

« Ville », « Pays » « Code postal »

Pour les combinaisons que vous utilisez fréquemment, comme les blocs d’adresse ou les lignes de salutation, Word fournit des champs composites regroupant plusieurs champs. Par exemple, le champ Bloc d’adresse est une combinaison de plusieurs champs : prénom, nom, adresse, ville et code postal.

Éléments du champ Bloc d’adresse

Vous pouvez personnaliser le contenu de chacun de ces champs composites. Par exemple dans l’adresse, vous pouvez sélectionner un format de nom conventionnel (M. Rémi Duval). Dans la formule de salutation, vous préférerez peut-être utiliser « À l’attention de » au lieu de « Cher ».

Établir une correspondance entre les champs de fusion et votre fichier de données    

Pour vous assurer que Word trouvera une colonne dans votre fichier de données pour chaque élément d’adresse, vous devrez peut-être faire correspondre les champs de fusion de Word avec les colonnes de votre feuille de calcul Excel.

Pour cela, cliquez sur Faire correspondre les champs dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion de l’onglet Publipostage.

Groupe Champs d’écriture et d’insertion de l’onglet Publipostage

La boîte de dialogue Correspondance des champs s’affiche.

Boîte de dialogue Correspondance des champs

Les éléments d’adresse sont répertoriés à gauche. Les en-têtes de colonnes de votre fichier de données sont répertoriés à droite.

Word recherche la colonne correspondant le mieux à chaque élément. Comme le montre l’illustration, Word a automatiquement mis en correspondance la colonne Titre du fichier de données avec le champ Titre de courtoisie. Mais Word n’a pas pu faire correspondre les autres éléments comme Deuxième prénom.

Dans la liste de droite, vous pouvez sélectionner la colonne de votre fichier de données qui correspond à l’élément de la colonne de gauche. Le fait que Identificateur unique et Deuxième prénom ne correspondent pas n’est pas un problème parce que votre étiquette de publipostage ne doit pas utiliser chaque champ. Si vous ajoutez un champ qui ne contient pas de données depuis votre fichier de données, il apparaîtra dans le document fusionné comme un espace réservé vide (généralement, une ligne vide ou un bloc d’espace vide).

Taper le contenu et ajouter les espaces réservés ou les champs    

  1. Dans l’étiquette initiale à configurer (dans le document principal d’étiquette), tapez le contenu devant s’afficher sur chaque étiquette.

Pour ajouter une image, telle qu’un logo, cliquez Image dans le groupe Illustrations sous l’onglet Insertion.

  1. Cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer le champ.
  2. Utilisez le groupe Champs d’écriture et d’insertion de l’onglet Publipostage.

Groupe Champs d’écriture et d’insertion de l’onglet Publipostage

  1. Ajoutez un des éléments suivants :

AfficherBloc d’adresse avec nom, adresse et autres informations

  1. Cliquez sur Bloc d’adresse.
  2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d’adresse, sélectionnez les éléments d’adresse à inclure, ainsi que les formats que vous souhaitez appliquer, puis cliquez sur OK.
  3. Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s’affiche, cela signifie que Word n’a pas pu trouver certaines des informations nécessaires pour compléter le bloc d’adresse. Cliquez sur la flèche située en regard de (sans correspondance) et sélectionnez dans votre source de données le champ qui correspond au champ requis pour le publipostage.

AfficherChamps individuels

Vous pouvez insérer individuellement des informations émanant de certains champs comme le prénom, le numéro de téléphone ou le montant d’une aide d’une liste de donateurs. Pour ajouter rapidement un champ de votre fichier de données dans le document principal d’étiquette, cliquez sur la flèche en regard de Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur le nom du champ.

Pour insérer d’autres champs facultatifs dans le document, procédez comme suit :

  1. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Insertion, cliquez sur Insérer un champ de fusion.
  2. Dans la boîte de dialogue Insérer un champ de fusion, effectuez l’une des opérations suivantes :
  • Pour sélectionner des champs d’adresse qui correspondent automatiquement aux champs de votre source de données, même si les noms de ces champs ne correspondent pas au nom des champs dans Word, cliquez sur Champs d’adresse.
  • Pour sélectionner des champs dont les données sont toujours directement extraites d’une colonne de votre fichier de données, cliquez sur Champs de base de données.
  1. Dans la zone Champs, cliquez sur le champ de votre choix.
  2. Cliquez sur Insérer, puis sur Fermer.
  3. Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s’affiche, cela signifie que Word n’a pas pu trouver certaines des informations nécessaires pour insérer le champ. Cliquez sur la flèche située en regard de (sans correspondance) et sélectionnez dans votre source de données le champ qui correspond au champ requis pour le publipostage.

 Remarque   Si, après avoir inséré un champ de la liste Champs de base de données, vous passez à une source de données qui ne contient pas de colonne du même nom, Word ne peut pas insérer les informations de ce champ dans le document fusionné.


AfficherChamps personnalisés des contacts Microsoft Office Outlook

La seule façon d’inclure dans votre document des champs personnalisés pour les contacts est d’initier l’opération de publipostage dans Outlook. Tout d’abord, configurez un affichage de vos contacts avec les champs que vous souhaitez utiliser pour la fusion. Puis lancez le publipostage. Une fois les paramètres sélectionnés, Word démarre automatiquement et vous pouvez terminer le processus.

Définir l’affichage des contacts avec des champs personnalisés

  1. Dans Outlook Contacts, sous l’onglet Affichage, cliquez sur Changer l’affichage, puis cliquez sur Liste.
  2. Avec le bouton droit, cliquez sur l’en-tête d’une colonne, puis sur Sélecteur de champs dans le menu contextuel.
  3. Dans la liste déroulante située dans la partie supérieure de la boîte de dialogue Sélecteur de champs, sélectionnez Champs définis par l’utilisateur dans le dossier.
  4. Faites glisser le champ que vous souhaitez ajouter depuis la boîte de dialogue sur les en-têtes de colonnes. Une petite flèche rouge vous aide à positionner le champ à l’emplacement souhaité.
    Champ déplacé depuis le sélecteur de champs dans l’affichage du dossier Contacts

 Remarque   Vous pouvez ajouter un nouveau champ dans la boîte de dialogue Sélecteur de champs en cliquant sur Nouveau dans la partie inférieure de la boîte de dialogue.

  1. Après avoir ajouté tous les champs personnalisés souhaités à l’affichage, fermez la boîte de dialogue Sélecteur de champs.
  2. Pour éliminer un champ que vous ne souhaitez pas inclure dans la fusion, cliquez sur le nom du champ dans les en-têtes de colonne de l’affichage Liste et faites-le glisser en dehors de l’en-tête.

Exécuter le publipostage depuis Outlook

  1. Dans les contacts Outlook, sélectionnez individuellement les contacts. Pendant que vous cliquez, maintenez enfoncée la touche Maj si vous souhaitez sélectionner une plage ou la touche Ctrl si vous souhaitez sélectionner chaque contact individuellement. Si vous voulez inclure tous les contacts actuellement visibles dans l’affichage, ne cliquez sur aucun contact.
  2. Sous l’onglet Accueil, cliquez sur Fusion et publipostage.
  3. Si vous avez sélectionné individuellement les contacts à inclure dans le processus, cliquez sur Seulement les contacts sélectionnés. Si vous voulez inclure tous les contacts actuellement visibles dans l’affichage, cliquez sur Tous les contacts dans l’affichage en cours.
  4. Si vous avez configuré l’affichage de la liste pour qu’apparaisse uniquement les champs que vous voulez utiliser pour la fusion, cliquez sur Champs des contacts dans l’affichage en cours. Sinon, cliquez sur Tous les champs Contact pour que tous les champs des contacts soient disponibles pour la fusion.
  5. Si vous voulez générer un nouveau document principal pour le publipostage, cliquez sur Nouveau document. Sinon, cliquez sur Document existant, puis sur Parcourir pour rechercher le document à utiliser comme document principal.
  6. Si vous souhaitez enregistrer les contacts et les champs sélectionnés pour pouvoir les réutiliser, activez la case à cocher Fichier permanent, puis cliquez sur Parcourir pour enregistrer le fichier. Les données sont enregistrées dans un document Word sous forme de données séparées par des virgules.
  7. Sous Type de document, cliquez sur Étiquettes de publipostage.
  8. Cliquez sur OK. Lorsque le document s’ouvre dans Word, sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, cliquez sur la flèche à côté d’Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur les champs que vous voulez ajouter au document principal d’étiquette.

  1. Une fois que vous avez configuré la première étiquette selon vos souhaits, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, cliquez sur Mettre à jour les étiquettes.

Word réplique la disposition de la première étiquette à toutes les autres.

 Remarques 

Mettre en forme les données fusionnées    

Les programmes de base de données et les tableurs, tels qu’Access et Excel, stockent les informations que vous tapez dans les cellules sous la forme de données brutes. La mise en forme, comme les polices et les couleurs, que vous leur appliquez dans Access ou Excel n’est pas stockée avec les données brutes. Lorsque vous fusionnez des informations d’un fichier de données dans un document Word, vous fusionnez les données brutes sans la mise en forme associée.

Pour mettre en forme les données du document, sélectionnez le champ de fusion et mettez-le en forme, comme vous le feriez pour tout autre texte. Assurez-vous que votre sélection englobe les chevrons (« ») qui entourent le champ.

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Étape 6 : Afficher un aperçu des étiquettes et les imprimer

Après avoir ajouté les champs à l’étiquette d’origine que vous avez configurée dans le document principal d’étiquettes, vous pouvez afficher un aperçu des résultats du publipostage. Dès que l’aperçu vous satisfait, vous pouvez terminer le publipostage et imprimer les étiquettes. Vous pouvez ensuite enregistrer le document principal d’étiquettes en vue de le réutiliser ultérieurement.

Afficher un aperçu du publipostage

Vous pouvez afficher un aperçu de vos étiquettes et apporter des modifications avant de terminer le publipostage.

Pour afficher un aperçu, effectuez l’une des opérations suivantes dans le groupe Aperçu des résultats de l’onglet Publipostage :

Image du ruban Word

  • Cliquez sur Aperçu des résultats.
  • Faites défiler les étiquettes en cliquant sur les boutons Précédent et Suivant du groupe Aperçu des résultats sous l’onglet Publipostage.
  • Affichez l’aperçu d’un document d’étiquettes spécifique en cliquant sur Rechercher un destinataire.

 Remarque   Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Modifier la liste de destinataires pour accéder à la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, dans laquelle vous pouvez filtrer la liste ou supprimer des destinataires de la fusion, si vous voyez des enregistrements que vous ne souhaitez pas inclure.

Image du ruban Word

 Remarque   Word utilise un tableau pour présenter une plage d’étiquettes sur la page. Lorsque vous faites défiler les étiquettes, l’enregistrement actif s’affiche dans la première cellule du tableau et les enregistrements suivants s’affichent dans les cellules suivantes.

Terminer le publipostage

Pour imprimer les étiquettes, procédez comme suit :

  1. Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis cliquez sur Imprimer des documents.

Image du ruban Word

  1. Choisissez si vous voulez imprimer l’ensemble des étiquettes, uniquement l’étiquette visible ou un sous-ensemble spécifique des étiquettes.

Pour modifier des étiquettes individuelles, procédez comme suit :

  • Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis cliquez sur Modifier des documents individuels.

Image du ruban Word

  1. Choisissez si vous voulez modifier l’ensemble des étiquettes, uniquement l’étiquette visible ou un sous-ensemble des étiquettes. Word enregistre les étiquettes que vous souhaitez modifier dans un fichier distinct.

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Étape 7 : Enregistrer les étiquettes en vue de les réutiliser

N’oubliez pas que les étiquettes fusionnées que vous enregistrez sont distinctes de l’étiquette d’origine que vous avez configurée dans le document principal d’étiquettes. Pensez à enregistrer le document principal d’étiquettes lui-même si vous envisagez de l’utiliser pour un autre publipostage.

Lorsque vous enregistrez le document principal d’étiquettes, vous enregistrez aussi sa connexion au fichier de données. La prochaine fois que vous ouvrirez ce document, Word vous demandera de choisir si vous souhaitez que les informations du fichier de données soient à nouveau fusionnées dans le document principal d’étiquettes.

  • Cliquez sur Oui pour ouvrir le document avec les informations du premier enregistrement qui a été fusionné.
  • Cliquez sur Non pour que Word rompe la connexion entre le document principal d’étiquettes et le fichier de données, remette en forme le document principal d’étiquettes en tant que document Word standard et remplace les champs par les informations uniques du premier enregistrement.

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S'applique à :
Excel 2010