Microsoft Access propose deux propriétés de champ dont les résultats sont similaires : les propriétés Format et MasqueSaisie.

Utilisez la propriété Format pour afficher les données dans un format cohérent. Par exemple, si vous définissez la propriété Format pour un champ Date/Heure au format Date, réduit, toutes les dates saisies vont s'afficher sous la forme : 12-Jan-1999. Si un utilisateur de votre base de données saisit une date sous la forme 12/01/99 (ou sous tout autre format de date valide), Microsoft Access va convertir l'affichage en format Date, réduit au moment d'écrire l'enregistrement.

La propriété Format affecte seulement la façon dont une valeur est affichée et pas la façon dont elle est stockée dans la table. De même, un format d'affichage (format : spécifie comment les données sont affichées et imprimées. Une base de données Access contient des formats standard pour des types de données spécifiques, de même qu'un projet Access pour les types de données SQL équivalents. Vous pouvez également créer des formats personnalisés.) n'est pas appliqué jusqu'à ce que les données saisies soient enregistrées : rien n'est affiché dans le champ pour suggérer ou contrôler le format dans lequel les données sont saisies. Si vous voulez que les données s'affichent exactement comme elles ont été saisies, ne définissez pas la propriété Format. Si vous devez contrôler la façon dont les données sont saisies, utilisez un masque de saisie (masque de saisie : format composé de caractères d'affichage littéraux (tels que des parenthèses, des points et des traits d'union) et de caractères de masque, qui indique l'emplacement où des données doivent être entrées, ainsi que le type de données et le nombre de caractères autorisés.) en plus ou à la place d'un format d'affichage des données. Un masque de saisie force les données à s'adapter au format que vous avez défini ; vous pouvez spécifier le type de valeurs qui peuvent être saisies.

Si vous définissez à la fois un format d'affichage et un masque de saisie pour un champ, Microsoft Access utilise le masque de saisie en cas d'ajout ou de modification des données et le paramétrage de Format détermine l'affichage des données lors de l'écriture de l'enregistrement. Quand vous utilisez ensemble les propriétés Format et MasqueSaisie, vérifiez que leurs résultats n'entrent pas en conflit.

Microsoft Access peut afficher une large gamme de formats internationaux. Pour aider à obtenir une cohérence entre applications, Microsoft Access utilise les paramètres régionaux du Panneau de configuration de Microsoft Windows pour les formats prédéfinis Nombre et Date/Heure. Si vos données ne sont pas affichées à un format correct pour votre pays, modifiez les paramètres régionaux spécifiés dans le Panneau de configuration.

Les modifications apportées aux formats des paramètres régionaux dans le Panneau de configuration de Windows sont répercutées automatiquement dans votre base de données pour les champ de type Devise si le paramètre de la propriété Format est vide. Toutefois, ceci ne concerne que le format : les valeurs monétaires ne sont pas converties en devises. Par conséquent, le transfert de données entre des ordinateurs dont les paramètres régionaux sont différents peut aboutir à des données incorrectes pour les devises.

Par exemple, lorsque vous utilisez le format Monétaire sur un champ dans lequel le paramètre de la propriété Format est vide, une valeur de 5,47 kr sur un ordinateur défini pour le Danemark est convertie en $5.47 sur un ordinateur défini pour les États-Unis. Pour éviter de telles erreurs, définissez un format personnalisé pour la devise, comme par exemple #,## kr. Le format personnalisé prime sur les paramètres régionaux définis dans le Panneau de configuration de Windows. Des difficultés similaires n'apparaîtront pas lors du transfert de données standard numériques, de date ou d'heure entre des ordinateurs dont les paramètres régionaux sont différents.