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Remarque  Les informations disponibles dans cette rubrique concernent Microsoft Office Access 2003, Access 2002 et Access 2000.

Si vous imprimez, photocopiez et transmettez souvent par courrier postal des états Access à des utilisateurs se trouvant à l'intérieur ou à l'extérieur de votre organisation, vous souhaiterez recourir à une solution plus économique pour distribuer ces états. Vous préfèrerez envoyer des états par courrier électronique ou les placer sur un site Web pour un accès rapide et simple. Vous souhaiterez également que vos utilisateurs puissent visualiser ces états dans un format évolué, avec couleurs, polices, graphiques et autres objets incorporés. Vous pouvez souhaiter tout cela, sans pour autant demander à vos utilisateurs de posséder une licence complète d'Access simplement pour afficher et imprimer des états Access. Vous pouvez satisfaire tous ces besoins en créant des instantanés d'états dans Snapshot Viewer où les utilisateurs pourront également les afficher.

Qu'est-ce qu'un instantané d'état ?

Imaginez qu'un instantané d'état est un état Access portable. Un fichier d'instantané d'état, avec une extension .snp, peut contenir une copie de chaque page d'un état et conserve la disposition bidimensionnelle, les illustrations et autres objets incorporés de l'état.

Microsoft Access vous permet de créer un instantané d'état. Toutefois, vous pouvez afficher, imprimer, stocker, publier, distribuer et archiver un instantané d'état sans disposer d'une licence Access en utilisant une combinaison de Snapshot Viewer et d'autres programmes tels que l'Explorateur Windows, un programme de messagerie électronique ou un navigateur Web comme Internet Explorer.

Présentation de SnapShot Viewer

Représentez-vous Snapshot Viewer comme un programme d'aperçu avant impression portable. Ce programme permet d'afficher, d'imprimer et d'envoyer un instantané d'état par message électronique. Snapshot Viewer comprend un programme exécutable autonome, un contrôle Snapshot Viewer (Snapview.ocx), un fichier d'aide et d'autres fichiers connexes. Vous pouvez utiliser un contrôle Snapshot Viewer pour afficher un instantané d'état à partir d'Internet Explorer version 3.0 ou ultérieure ou de toute application prenant en charge les contrôles ActiveX™ comme Microsoft Visual Basic pour Applications (VBA).

Par défaut, Snapshot Viewer est installé automatiquement par Microsoft Access la première fois que vous créez un instantané d'état. Vous pouvez aussi installer Snapshot Viewer à partir du programme d'installation ou en téléchargeant Snapshot Viewer pour Access 2003, 2002, 2000 et 97 depuis le centre de téléchargement Microsoft Download Center à l'adresse : http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?amp;displaylang=en&familyid=B73DF33F-6D74-423D-8274-8B7E6313EDFB&displaylang=en.

Distribution des instantanés d'état

Vous pouvez distribuer des instantanés d'état de l'une des façons suivantes :

• Envoyer un instantané d'état par message électronique

  Vous pouvez envoyer un instantané d'état par message électronique à l'aide de Snapshot Viewer ou de Microsoft Access et un programme de messagerie client qui prend en charge MAPI (Messaging Application Programming Interface), tel que Microsoft Outlook. Vous pouvez incorporer un instantané d'état sous forme d'icône ou de fichier dans un message électronique.

• Publier un instantané d'état sur le Web. Vous pouvez procéder de l'une des deux façons suivantes :

  Créer un lien vers l'instantané d'état à l'aide d'une balise d'ancre HTML sur une page Web

  Si vous utilisez Internet Explorer, version 3.0 ou ultérieure comme navigateur Web, lorsque vous cliquez sur le lien, Internet Explorer procède à une activation en place de l'instantané d'état et de Snapshot Viewer dans la fenêtre d'Internet Explorer. Snapshot Viewer doit être installé sur le même ordinateur que le navigateur. Si les utilisateurs ne sont pas équipés de Snapshot Viewer, ils doivent le télécharger et l'installer avant de pouvoir afficher un état.

  Incorporer le contrôle Snapshot Viewer dans la page Web à l'aide de la balise d'objet HTML 

  Vous pouvez incorporer le contrôle Snapshot Viewer en téléchargeant tout d'abord Microsoft ActiveX Control Pad à partir du site Web MSDN, en l'utilisant pour ajouter une balise d'objet HTML sur la page Web, puis en définissant les paramètres du contrôle à l'aide de Control Pad Object Editor.

  Vous ne pouvez utiliser cette méthode qu'avec Internet Explorer, version 3.0 ou ultérieure. Dans ce cas, si Snapshot Viewer n'est pas installé sur le même ordinateur que le navigateur, Internet Explorer télécharge automatiquement le contrôle ActiveX Snapshot Viewer (pas tout le programme Snapshot Viewer).

Automatisation de la distribution des instantanés d'état

Une application commerciale typique crée et distribue des états, non seulement à la demande, mais aussi selon un calendrier répondant à des cycles commerciaux réguliers, par exemple des états des ventes mensuels ou hebdomadaires, ou des rapports financiers trimestriels.

Microsoft Access vous permet de programmer la création et la distribution d'instantanés d'état sur plusieurs jours. Exemple :

• Créer une macro (macro : action ou ensemble d'actions que vous pouvez utiliser pour automatiser des tâches.) utilisant l'action CopierVers pour exporter un ou plusieurs états au format instantané vers un serveur Web que vous utilisez pour publier vos états.

  Pour plus d'informations sur la façon de procéder, voir la rubrique Automatiser la publication d'un instantané d'état sur le Web.

• Créer une macro utilisant l'action EnvoyerObjet pour envoyer un état à un destinataire ou à une liste de distribution.

  Pour plus d'informations sur la façon de procéder, voir la rubrique Automatiser l'envoi d'un instantané d'état par courrier électronique.

• Créer un programme Visual Basic pour Applications à l'aide de méthodes, d'événements et de propriétés Snapshot Viewer.