Lorsque vous créez un sous-formulaire, vous pouvez le concevoir de façon à s'afficher en modes Feuille de données, Formulaire, Tableau croisé dynamique ou Graphique croisé dynamique. Vous pouvez également définir le mode d'affichage par défaut du sous-formulaire et désactiver un ou plusieurs modes d'affichage. Vous pouvez changer le mode d'affichage d'un sous-formulaire lorsque le formulaire principal est affiché en mode Formulaire.

Les sous-formulaires ne s'affichent pas lorsqu'un formulaire principal est ouvert en affichage Tableau croisé dynamique ou Graphique croisé dynamique.

Lorsque vous créez un formulaire et un sous-formulaire basés sur des tables qui ont une relation un-à-plusieurs, le formulaire principal représente le côté « un » de la relation et les sous-formulaires le côté « plusieurs » de la relation. Le formulaire principal est synchronisé avec le sous-formulaire de façon que le sous-formulaire n'affiche que les enregistrements associés à l'enregistrement du formulaire principal.

Si vous faites appel à un Assistant pour créer un sous-formulaire, ou si vous faites glisser un formulaire, une table ou une requête de la fenêtre Base de données (fenêtre Base de données : fenêtre qui s'affiche lorsque vous ouvrez une base de données Access ou un projet Access. Elle contient des raccourcis destinés à créer de nouveaux objets de base de données et à ouvrir des objets existants.) vers un autre formulaire afin de créer un sous-formulaire, Microsoft Access synchronise automatiquement le formulaire principal et le sous-formulaire si l'une des conditions suivantes est respectée :

• Vous avez défini des relations (relation : association établie entre des champs communs (colonnes) de deux tables. Une relation peut être de type un à un, un à plusieurs ou plusieurs à plusieurs.) pour les tables que vous sélectionnez ou qui sont sous-jacentes aux requêtes sélectionnées.
• Le formulaire principal est basé sur une table possédant une clé primaire (clé primaire : un ou plusieurs champs (colonnes) dont la valeur identifie de façon unique chaque enregistrement d'une table. Une clé primaire n'accepte pas les valeurs Null et doit toujours avoir un index unique. Une clé primaire sert à relier une table à des clés étrangères se trouvant dans d'autres tables.) et le sous-formulaire est basé sur une table contenant un champ dont le nom est identique à cette clé primaire et dont le type de donnée et la taille du champ sont identiques ou compatibles. Par exemple, dans une base de données Microsoft Access, si la clé primaire de la table sous-jacente au formulaire principal est un champ NuméroAuto et si sa propriété FieldSize est définie sur Entier long, le champ correspondant de la table sous-jacente au sous-formulaire doit être un champ Numérique dont la propriété FieldSize est définie sur Entier long. Si vous sélectionnez une ou plusieurs requêtes, la table sous-jacente de ces requêtes doit remplir ces conditions.

Un formulaire principal peut contenir autant de sous-formulaires que vous le souhaitez à condition qu'ils soient placés dans le formulaire principal. Vous pouvez également imbriquer jusqu'à sept sous-formulaires. Cela signifie que vous pouvez avoir un sous-formulaire contenu dans un formulaire principal mais aussi un second sous-formulaire contenu dans ce sous-formulaire, etc. Vous pouvez, par exemple, avoir un formulaire principal qui affiche les clients, un sous-formulaire qui affiche les commandes et un autre sous-formulaire qui affiche les détails des commandes. Un formulaire n'affiche cependant pas de sous-formulaires en mode Tableau croisé dynamique ou Graphique croisé dynamique.

Lorsque vous utilisez un formulaire possédant un sous-formulaire pour entrer de nouveaux enregistrements, Microsoft Access sauvegarde l'enregistrement en cours dans le formulaire principal lorsque vous saisissez des données dans le sous-formulaire. Grâce à cela, les enregistrements de la table « plusieurs » pourront être reliés à un enregistrement de la table « un ». Chaque enregistrement est également automatiquement sauvegardé lorsqu'il est ajouté au sous-formulaire.