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Avant de créer une base de données

Avant de créer une base de données Access, vous devez connaître les réponses aux questions suivantes :

• À quoi va servir la base de données et qui va l'utiliser ?
• Quelles tables (données) la base de données va-t-elle contenir ?
• Quelles requêtes et quels états seront nécessaires aux utilisateurs de la base de données ?
• Quels formulaires devez-vous créer ?

Si vous connaissez la réponse à ces questions, vous pourrez concevoir une base de données utile et pratique.

Pour plus d'informations sur la façon de concevoir une base de données, voir les sources d'information suivantes :

Rubrique d'aide : À propos de la création d'une base de données

Article de la Base de connaissances : Principes de base de la normalisation des bases de données, accessible à l'adresse : http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;fr-fr;283878

Article de la Base de connaissances : Conception des bases de données relationnelles, accessible à l'adresse : http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;fr-fr;283698

Article de la Base de connaissances : Où trouver des informations relatives à la conception d'une base de données dans Access, accessible à l'adresse : http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;fr-fr;289533

Importation de données d'une autre source telle qu'une feuille de calcul Excel

Si vos données existent dans un format différent, dans un format de feuille de calcul Excel par exemple, vous devez tout de même créer une base de données en utilisant Access. Après avoir créé une base de données, vous pouvez importer ou lier la feuille de calcul à l'une des tables de la nouvelle base de données.

Création d'une base de données

Microsoft Access fournit trois méthodes pour créer une base de données Access (base de données Microsoft Access : collection de données et d'objets (tels que des tables, des requêtes ou des formulaires) qui est associée à une rubrique ou un objectif donné. Le moteur de base de données Microsoft Jet gère les données.).

• Vous pouvez créer une base de données en utilisant l'Assistant Base de données. Cet Assistant vous permet de choisir l'un des modèles intégrés et de le personnaliser jusqu'à un certain point. L'Assistant crée ensuite un ensemble de tables, de requêtes, de formulaires et d'états ainsi qu'un menu général pour la base de données. Les tables créées ne contiennent pas de données. Utilisez cette méthode si l'un des modèles intégrés répond à vos besoins.

  Créer une base de données à l'aide de l'Assistant Création d'applications

  Vous pouvez utiliser un Assistant Création d'applications pour créer les tables, formulaires et états en une opération pour le type de base de données de votre choix. Il s'agit de la méthode la plus aisée pour démarrer la création de votre base de données. L'Assistant offre des options limitées pour personnaliser la base de données.

  1. Cliquez sur Nouvelle dans la barre d'outils.
  2. Dans le volet Office Nouveau fichier, sous Modèles, cliquez sur Sur mon ordinateur.
  3. Sous l'onglet Bases de données, cliquez sur l'icône correspondant au genre de la base de données que vous voulez créer, puis cliquez sur OK.
  4. Dans la boîte de dialogue Fichier Nouvelle base de données, spécifiez un nom et un emplacement pour la base de données, puis cliquez sur Créer.
  5. Suivez les instructions dans l'Assistant Création d'applications.

     Si l'Assistant ne démarre pas

     Cela peut être dû au fait que Microsoft Access s'exécute en mode sandbox, mais Microsoft Jet 4.0 SP8 ou plus récent n'est pas installé sur votre ordinateur. Jet 4.0 SP8 ou plus récent est obligatoire pour que le programme Access soit totalement fonctionnel en mode sandbox.

     Pour plus d'informations sur l'installation et la mise à jour Jet, reportez-vous à l'article Office Online intitulé About Microsoft Jet 4.0 SP8 or later, sur http://office.microsoft.com/assistance/preview.aspx?AssetID=HA010489351033 (en anglais).

     Pour plus d'informations sur le mode sandbox, reportez-vous à la rubrique À propos du mode sandbox de Microsoft Jet Expression Service.

  Remarque  Vous ne pouvez pas utiliser l'Assistant Création d'applications pour ajouter de nouvelles tables, formulaires ou états à une base de données existante.

• Si vous utilisez Access 2003, vous pouvez parcourir le site Microsoft Office pour vous informer sur les modèles Access. Le téléchargement d'un modèle est le moyen le plus rapide de créer une base de données. Si vous trouvez un modèle qui répond précisément à vos besoins, suivez cette méthode. Un modèle est un fichier de base de données Access (*.mdb) qui inclut des tables, des requêtes, des formulaires et des états. Les tables ne contiennent pas de données. Après avoir ouvert la base de données, vous pouvez la personnaliser, ainsi que les projets.

  Créer une base de données à l'aide d'un modèle

  Il s'agit de la manière la plus rapide de créer une base de données. Cette méthode fonctionne mieux si vous trouvez et utilisez un modèle correspondant précisément à vos besoins.

  1. Cliquez sur Nouvelle dans la barre d'outils.
  2. Dans le volet Office Nouveau Fichier, sous Modèles, recherchez un modèle spécifique ou cliquez sur Modèles sur Office Online pour rechercher le modèle qui vous convient.
  3. Localisez le modèle Access qui vous convient et cliquez sur Télécharger.
• Si vous voulez commencer à créer une base de données basée sur votre conception, créez une base de données vierge puis ajoutez les tables, les formulaires, les états, et d'autres objets individuellement. Cette méthode est la plus souple, mais vous devez définir chaque élément de base de données séparément.

Étapes suivantes

Après avoir créé votre base de données, vous pouvez effectuer l'une des tâches suivantes :

• Ajouter des données dans la base de données.
• Importer ou établir une liaison à une source de données telle qu'une feuille de calcul Excel ou à une autre base de données Access.

  Pour plus d'informations sur l'importation et l'établissement de liaisons, voir les rubriques d'aide suivantes :

  Importation à partir d'une liste Microsoft Windows SharePoint Services

  Liaison d'une table à une liste Windows SharePoint Services

  Importation ou liaison de données et d'objets

• Créer un objet de base de données, tel qu'un formulaire, un état ou une table.

  Pour plus d'informations, voir les rubriques d'aide suivantes :

  Créer une table (MDB)

  Créer une requête Sélection ou Analyse croisée (MDB)

  Créer un formulaire

• Personnaliser un objet de base de données, par exemple en ajoutant un champ à une table.

  Pour plus d'informations, voir les rubriques d'aide suivantes :

  À propos de la personnalisation d'une table (MDB)

  À propos de la création d'une requête (MDB)

  Personnaliser un formulaire

  Personnaliser un état