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Si vous souhaitez imprimer les adresses stockées dans une base de données Access ou les stocker, puis les mettre en forme et les imprimer à l'aide d'Access, passez à la section suivante, Création et impression d'étiquettes à l'aide d'Access.

Sinon, lisez la section :

Imprimer des données Access à partir de Microsoft Office Word

Imprimer à l'aide d'un autre programme qu'Access

Création et impression d'étiquettes à l'aide d'Access

Commencez par créer un état simple, mis en forme pour ressembler à une étiquette de publipostage. L'état importe les données d'adresses de la table ou de la requête stockant les adresses. L'impression de l'état vous fournira une étiquette pour chaque adresse dans la source d'enregistrement sous-jacente.

Utilisez l'Assistant Étiquette pour créer l'état. Vous pouvez ensuite personnaliser la mise en page des étiquettes ou écrire du code Visual Basic® pour Applications (VBA ) afin que l'état répondre plus précisément à vos besoins. La dernière étape consiste à afficher un aperçu des étiquettes.

• Créez l'état d'étiquettes   Pour créer un état simple mis en forme pour ressembler à une étiquette de publipostage, procédez comme suit :

  1. Dans la fenêtre Base de données (fenêtre Base de données : fenêtre qui s'affiche lorsque vous ouvrez une base de données Access ou un projet Access. Elle contient des raccourcis destinés à créer de nouveaux objets de base de données et à ouvrir des objets existants.), cliquez sur États .

  2. Cliquez sur Nouveau dans la barre d'outils de la fenêtre Base de données.
  3. Dans la boîte de dialogue Nouvel état, cliquez sur Assistant Étiquette.

     Si l'Assistant ne démarre pas

     Cela peut être dû au fait que Microsoft Access s'exécute en mode sandbox, mais Microsoft Jet 4.0 SP8 ou plus récent n'est pas installé sur votre ordinateur. Jet 4.0 SP8 ou plus récent est obligatoire pour que le programme Access soit totalement fonctionnel en mode sandbox.

     Pour plus d'informations sur l'installation et la mise à jour Jet, reportez-vous à l'article Office Online intitulé About Microsoft Jet 4.0 SP8 or later, sur http://office.microsoft.com/assistance/preview.aspx?AssetID=HA010489351033 (en anglais).

     Pour plus d'informations sur le mode sandbox, reportez-vous à la rubrique À propos du mode sandbox de Microsoft Jet Expression Service.

  4. Cliquez sur la table ou la requête (requête : question relative aux données stockées dans vos tables, ou demande pour exécuter une action sur les données. Une requête peut rassembler des données issues de plusieurs tables pour servir de source de données pour un formulaire, un état ou une page d'accès aux données.) contenant les données des étiquettes, puis cliquez sur OK.
  5. Suivez les instructions de l'Assistant.

     Choisissez une taille d'étiquette dans l'Assistant Étiquette

     Sur la première page de l'Assistant Étiquette, plusieurs tailles d'étiquettes prédéfinies vous sont proposées.

     1. Dans l'Assistant Étiquette, faites apparaître la zone Filtrer par fabricant en désactivant la case à cocher Afficher tailles d'étiquettes personnalisées.
     2. Choisissez le fabricant dans la zone Filtrer par fabricant et sélectionnez votre étiquette dans la zone Quelle taille d'étiquettes souhaitez-vous ?.
     3. Sélectionnez Feuille à feuille ou Continu sous Type d'étiquette et cliquez sur Suivant.
     4. Sur la page Que souhaitez-vous sur votre étiquette de publipostage ? de l'Assistant, sélectionnez les champs souhaités dans votre état parmi les champs disponibles et double-cliquez dessus pour les ajouter à la zone Étiquette prototype.
        • Pour ajouter un espace entre les champs de la zone Étiquette prototype, appuyez sur ESPACE.
        • Pour créer une nouvelle ligne, appuyez sur ENTRÉE.
        • Pour vous déplacer entre des champs et des lignes, utilisez les touches de direction.
        • Pour supprimer un champ de la zone, appuyez sur RETOURARRIÈRE.
     5. Cliquez sur Terminer.

     Remarque  Il arrive souvent que vous souhaitiez imprimer les adresses directement sur les enveloppes au lieu de les imprimer sur des étiquettes à coller ensuite sur les enveloppes. Pour imprimer une étiquette sur une enveloppe, vous devez définir une étiquette personnalisée. À l'étape 1 de l'Assistant , lorsque vous êtes invité à spécifier les détails relatifs aux étiquettes, cliquez sur Personnaliser et créer une étiquette personnalisée. N'oubliez pas non plus de définir Type d'étiquette sur Feuille à feuille. L'exportation des adresses dans Word et l'utilisation de la fonctionnalité de fusion et de publipostage est un moyen plus simple d'imprimer des adresses sur des enveloppes. Pour plus d'informations, consultez Créer et imprimer des enveloppes pour un publipostage massif, dans l'aide de Word.

• Personnalisez l'apparence de l'étiquette   Si l'aspect des étiquettes obtenues n'est pas celui que vous souhaitez, vous pouvez personnaliser la mise en forme en ouvrant l'état en mode Création (mode Création : fenêtre qui présente la création des objets de base de données suivants : tables, requêtes, formulaires, états, macros et pages d'accès aux données. En mode Création, vous pouvez créer de nouveaux objets de base de données et modifier la structure d'objets existants.) et en effectuant les modifications nécessaires, comme vous personnaliseriez n'importe quel autre état. Pour plus d'informations, consultez Personnaliser des étiquettes de publipostage dans Access.
• Imprimez plusieurs étiquettes pour chaque adresse   Si vous souhaitez imprimer plusieurs étiquettes pour chaque adresse, vous pouvez ajouter du code à l'état pour vous permettre d'entrer le nombre d'étiquettes souhaité pour chaque adresse avant de les imprimer.
• Évitez les étiquettes dupliquées   Si votre liste contient plusieurs personnes avec la même adresse, il se peut que vous ne souhaitiez pas imprimer des étiquettes distinctes pour chacune d'elles. Vous pouvez préférer fusionner les enregistrements, en imprimant les différents noms sur la même étiquette, comme suit :
Nom 1
Nom 2
Rue
Ville
Pays
Code postal

  Pour obtenir des informations détaillées sur la manière de fusionner des enregistrements, consultez l'article suivant de la base de connaissances sur le site du support technique Microsoft :

  Exemple de requête pour imprimer une étiquette pour deux personnes à la même adresse.

• Ignorez des étiquettes utilisées sur une page partiellement utilisée  Si vous souhaitez qu'Access ignore certains espaces d'étiquette et imprime des étiquettes sur la partie inutilisée d'une page, consultez l'article suivant de la base de connaissances sur le site du support technique Microsoft :

  COMMENT FAIRE : Ignorer les étiquettes de publipostage utilisées et imprimer des étiquettes dupliquées .

• Sélectionnez les adresses que vous souhaitez imprimer  Si vous ne souhaitez pas imprimer toutes les adresses contenues dans la source d'enregistrements sous-jacente, effectuez l'une des actions suivantes :
  • Sélectionnez des adresses en spécifiant un ou plusieurs critères  Créez une requête paramétrée et spécifiez cette requête comme source d'enregistrement de l'état d'étiquettes. Lorsque vous ouvrez l'état, la requête vous invite à indiquer les critères d'extraction des enregistrements. Les enregistrements répondant à vos critères sont ensuite extraits et mis à disposition dans l'état d'étiquettes.

    Pour obtenir des informations sur le changement de la source d'enregistrement d'un état, consultez Modifier la source d'enregistrement ou les informations de connexion.

    Si vous utilisez Word pour créer et imprimer des adresses, spécifiez la requête paramétrée comme source de données au cours de l'opération de fusion et de publipostage. Pour plus d'informations sur la façon de procéder, consultez la section "Comment effectuer une opération de fusion et publipostage en utilisant une requête Access paramétrée" de l'article suivant de la base de connaissances sur le site du support technique Microsoft :

    HOW TO : utilisez le publipostage avec un Access Parameter Query dans Word 2000.

  • Sélectionnez des adresses en parcourant les enregistrements d'adresses   Si vous souhaitez parcourir votre liste d'adresses et sélectionner celles pour lesquelles vous souhaitez imprimer des étiquettes, procédez comme suit :
    1. En mode Création, ajoutez un champ Oui/Non nommé ImprimerÉtiquette à la table d'adresses sous-jacente. Lorsque vous basculez en mode Feuille de données, dans la colonne ImprimerÉtiquette, une case à cocher est visible dans chaque ligne.
    2. Utilisez l'Assistant Requête simple pour créer une requête qui comprend tous les champs d'adresse et le champ ImprimerÉtiquette.
    3. Ouvrez la requête en mode Création et, dans la cellule Critères du champ ImprimerÉtiquette, tapez Oui. La requête n'extrait que les adresses que vous souhaitez imprimer.
    4. Affectez le nom de la requête à la propriété Source de l'état d'étiquettes.
    5. Avant d'imprimer des étiquettes, ouvrez la table en mode Feuille de données et activez les cases à cocher correspondant aux adresses que vous souhaitez imprimer. Désactivez les cases à cocher correspondant aux adresses que vous ne souhaitez pas imprimer. Ouvrez ensuite l'état et imprimez-le.
• Affichez un aperçu des étiquettes Ouvrez l'état d'étiquettes et affichez-en un aperçu comme vous le feriez pour n'importe quel autre état. Pour plus d'informations, consultez Afficher un aperçu d'un objet de base de données.
• Imprimez les étiquettes   Pour imprimer les étiquettes, ouvrez l'état d'étiquettes et cliquez dans le menu Fichier sur Imprimer.

  Pour plus d'informations, consultez Impirmer un enregistrement.