Cet article offre une vue d’ensemble des méthodes de partage d’une base de données Access ; il présente aussi les facteurs à prendre en considération pour choisir la méthode la plus appropriée. Il fournit également des liens vers des informations plus détaillées sur chaque méthode.

Il est supposé dans cet article que les personnes qui partagent la base de données disposent d’Access installé sur leur ordinateur. Pour plus d’informations sur la distribution d’une base de données à des personnes qui ne disposent pas d’Access, voir l’article Déployer une application Access 2007.

Bien que vous puissiez partager des données en créant et en distribuant des états, cet article n’explique pas comment utiliser les états pour partager des données. Pour plus d’informations sur le partage de données via la distribution d’états, voir l’article Distribuer un état par voie électronique.

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• Vue d’ensemble

• Fractionner une base de données

• Partager une base de données à l’aide d’un dossier réseau

• Partager une base de données à l’aide d’un site SharePoint

• Utiliser Access avec un serveur de base de données

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Vue d’ensemble

Une base de données Access est constituée d’objets, par exemple des tables, des requêtes et des formulaires. Les tables stockent des données. Tous les autres types d’objets de base de données vous aident à utiliser les données stockées dans les tables. Lorsque vous souhaitez partager une base de données, vous partagez généralement les tables, car elles contiennent vos données. Lorsque vous partagez des tables, vous devez vous assurer que tout le monde utilise les mêmes tables (par conséquent, les mêmes données).

Les autres objets de base de données (requêtes, formulaires, états, etc.) ne contiennent pas de données ; par conséquent, il est moins important que tout le monde utilise les mêmes objets. En fait, il peut y avoir des avantages à utiliser différentes copies de ce type d’objets. En fonction de vos besoins et de vos ressources, vous disposez de toute une variété d’options pour le partage de votre base de données.

Méthodes de partage

• Base de données fractionnée   Il s’agit d’un bon choix si vous ne disposez pas d’un site SharePoint ou d’un produit serveur de base de données. Les tables vont dans un premier fichier Access et tout le reste va dans un autre fichier Access, appelé base de données frontale. La base de données frontale contient des liens vers les tables situées dans l’autre fichier. Chaque utilisateur obtient sa propre copie de la base de données frontale ; par conséquent, seules les tables sont partagées.
• Dossier réseau  Il s’agit de l’option la plus simple mais qui offre le moins de fonctionnalités. Le fichier de base de données est stocké sur un lecteur réseau partagé et est accessible de manière simultanée aux personnes qui s’en servent. La fiabilité et la disponibilité peuvent devenir des problèmes si plusieurs utilisateurs simultanés apportent des modifications aux données. Tous les objets de base de données sont partagés.
• Site SharePoint  Il s’agit d’un bon choix si vous disposez d’un serveur qui exécute Windows SharePoint Services. Plusieurs points d’intégration avec SharePoint contribuent à faciliter l’accès à la base de données. Il existe deux méthodes : la publication d’une base de données et la liaison à des listes.

  Lorsque vous publiez une base de données, vous pouvez tirer parti de plusieurs fonctionnalités relatives aux listes SharePoint ; par ailleurs, vous pouvez ouvrir des formulaires et des états à partir du menu Affichage de SharePoint. Dans la mesure où le fichier de base de données est stocké sur le site SharePoint, tous les objets de base de données sont partagés.

  Lorsque vous effectuez des liaisons à des listes SharePoint, les données sont partagées mais pas les objets de base de données. Chaque utilisateur obtient sa propre copie de la base de données.

• Serveur de base de données  Cette méthode est semblable à celle du fractionnement d’une base de données, car les tables sont stockées sur le réseau ; en outre, chaque utilisateur dispose d’une copie locale d’un fichier de base de données Access qui contient les liens vers les tables, ainsi que les requêtes, les formulaires, les états et autres objets de base de données. Vous devez utiliser cette option si vous disposez d’un serveur de base de données. Les serveurs de bases de données sont optimisés pour le partage des données entre de nombreux utilisateurs. Les avantages varient en fonction du logiciel de serveur de base de données utilisé, mais ils incluent généralement des comptes d’utilisateurs avec un accès sélectif aux données, une excellente disponibilité des données, ainsi que de bons outils de gestion de données intégrés. Seules les tables sont partagées.

Facteurs à prendre en considération

	Base de données fractionnée	Dossier réseau	Site SharePoint	Serveur de base de données
Requiert un logiciel serveur de base de données ?	N	N	N	O
Requiert Windows Server 2003 ou version ultérieure ?	N	N	O	N
Disponibilité des données	Bonne	Convient pour de petits groupes avec de faibles besoins en matière d’édition des données	Excellente	Excellente
Sécurité	Dépend de mesures supplémentaires	Méthode la moins sécurisée	Excellente	Excellente
Flexibilité	Flexible. Il est possible de développer de nouvelles fonctionnalités de base de données sans perturber le travail. Chaque utilisateur peut modifier la structure des objets dans sa propre copie.	Moins flexible. Le développement peut être effectué avec une copie hors connexion de la base de données, qui est ensuite remplacée. Ne permet pas aux utilisateurs de modifier individuellement la structure de la base de données.	Flexible. Dépend de la méthode de partage. Avec la publication, il est possible de contrôler les formulaires et états disponibles. Avec la liaison, les utilisateurs peuvent modifier leurs propres copies de la base de données.	Flexible. Il est possible de développer de nouvelles fonctionnalités de base de données sans perturber le travail. Chaque utilisateur peut modifier la structure des objets dans sa propre copie.

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Fractionner une base de données

Lorsque vous fractionnez une base de données, vous la réorganisez en deux fichiers : d’une part, une base de données principale qui contient les tables de données et, d’autre part, une base de données frontale qui contient tous les autres objets de base de données, tels que les requêtes, les formulaires et les états. Chaque utilisateur interagit avec les données en utilisant une copie locale de la base de données frontale.

Pour fractionner une base de données, vous utilisez l’Assistant Fractionnement de base de données. Après avoir fractionné la base de données, vous distribuez la base de données frontale à vos utilisateurs.

Une base de données fractionnée offre les avantages suivants :

• Performances accrues  En général, la base de données est beaucoup plus performante, car il n’y a que les données qui sont envoyées sur le réseau. Dans une base de données qui n’est pas fractionnée mais qui est partagée à l’aide d’un dossier réseau, les objets de base de données proprement dits (tables, requêtes, formulaires, états, macros et modules) sont envoyés sur le réseau, pas seulement les données.
• Meilleure disponibilité  Compte tenu du fait que seules les données sont envoyées sur le réseau, les transactions de base de données telles que les modifications des enregistrements sont effectuées plus rapidement, ce qui vous laisse plus de temps pour modifier les données.
• Renforcement de la sécurité  Si vous stockez la base de données principale sur un ordinateur qui utilise le système de fichiers NTFS, vous pouvez utiliser les fonctionnalités de sécurité NTFS pour protéger vos données. Étant donné que les utilisateurs accèdent à la base de données principale à l’aide de tables liées, il est moins probable que des intrus puissent accéder de manière non autorisée aux données en volant la base de données frontale ou en se faisant passer pour un utilisateur autorisé. Par défaut, Windows XP, Windows Vista et Windows Server 2003 utilisent le système de fichiers NTFS.
• Fiabilité accrue  Si un utilisateur rencontre un problème et si la base de données se ferme de façon inattendue, l’altération du fichier de base de données se limite généralement à la copie de la base de données frontale ouverte par l’utilisateur. Dans la mesure où l’utilisateur accède uniquement aux données dans la base de données principale à l’aide de tables liées, le fichier de base de données principale est bien moins susceptible d’être endommagé.
• Environnement de développement flexible  Dans la mesure où chaque utilisateur travaille avec une copie locale de la base de données frontale, il peut développer indépendamment des requêtes, des formulaires, des états et d’autres objets de base de données sans affecter les autres utilisateurs. De même, vous pouvez développer et distribuer une nouvelle version de la base de données frontale sans interrompre l’accès aux données stockées dans la base de données principale.

Pour obtenir des instructions détaillées et des informations supplémentaires sur le fractionnement d’une base de données, voir l’article Fractionner une base de données.

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Partager une base de données à l’aide d’un dossier réseau

Le moyen le plus simple de partager une base de données, c’est de la placer dans un dossier réseau partagé. Bien qu’il s’agisse de la méthode la plus simple, c’est également la plus limitée. Avant de songer à utiliser cette méthode, vous devez vous assurer que les conditions suivantes sont remplies :

• Seules quelques personnes sont censées utiliser la base de données simultanément.
• Aucun champ Mémo n’est présent dans la base de données, ou s’il y en a, ils ne doivent pas être mis à jour simultanément par les différents utilisateurs.
• Les utilisateurs n’ont pas besoin de personnaliser la structure de la base de données.

 Remarque   Cette méthode est moins sécurisée que les autres méthodes de partage de base de données, car chaque utilisateur possède une copie complète du fichier de base de données, ce qui accroît les risques d’accès non autorisés.

Pour partager une base de données à l’aide d’un dossier réseau

1. Créez un dossier réseau partagé, s’il n’en existe pas déjà.

   Pour obtenir de l’aide sur cette étape, voir les rubriques d’aide du système d’exploitation de l’ordinateur utilisé pour le partage de votre base de données. Si le dossier partagé se trouve sur un serveur réseau, vous aurez peut-être besoin de l’assistance de l’administrateur réseau.

2. Vérifiez si Access est configuré pour s’ouvrir en mode partagé sur tous les ordinateurs des utilisateurs. Il s’agit de la configuration par défaut, mais il est préférable de vous en assurer (si un utilisateur ouvre la base de données en mode exclusif, cela va interférer avec l’utilisation des données par les autres utilisateurs). Procédez comme suit sur chaque ordinateur :
   1. Démarrez Access.
   2. Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Options Access.
   3. Dans le volet gauche de la boîte de dialogue Options Access, cliquez sur Avancé.
   4. Dans le volet droit de la boîte de dialogue Options Access, dans la section Avancé, sous Mode d’ouverture par défaut, sélectionnez Partagé.
   5. Cliquez sur OK, puis quittez Access.
3. Copiez le fichier de base de données dans le dossier partagé. Une fois la copie effectuée, assurez-vous que les attributs du fichier de base de données sont définis pour autoriser l’accès en lecture/écriture. Les utilisateurs doivent disposer d’un accès en lecture/écriture pour pouvoir se servir de la base de données.
4. Sur l’ordinateur de chaque utilisateur, créez un raccourci vers le fichier de base de données.

   Lorsque vous entrez le chemin d’accès au fichier de base de données dans la propriété Cible du raccourci, utilisez une adresse UNC au lieu d’une lettre de lecteur mappé. Par exemple, au lieu de F:\exemple.accdb, utilisez \\nom_ordinateur\partagé.accdb.

    Remarque   Cette étape peut également être effectuée par les utilisateurs eux-mêmes.

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Partager une base de données à l’aide d’un site SharePoint

Access offre divers points d’intégration à Windows SharePoint Services. Vous pouvez tirer parti d’un stockage centralisé des données et utiliser les fonctionnalités SharePoint pour simplifier la gestion de l’accès aux applications et rendre les données accessibles via un navigateur Web. Pour obtenir une vue d’ensemble de l’intégration SharePoint, voir l’article Présentation de l’intégration de données entre Access et un site SharePoint.

Pour partager une base de données à l’aide de SharePoint, vous pouvez soit publier votre base de données, soit déplacer vos tables vers des listes SharePoint, puis créer un lien vers ces dernières à partir de votre base de données Access.

Publier une base de données sur un site SharePoint

Lorsque vous publiez une base de données Microsoft Office Access 2007 sur un site Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, les autres membres de votre organisation peuvent utiliser la base de données. Vous pouvez partager les tables avec d’autres utilisateurs du site SharePoint tout en continuant à utiliser Access en tant qu’application frontale pour les formulaires, les états et les requêtes de la base de données. Si d’autres utilisateurs disposent d’Access, vous pouvez également leur permettre d’accéder aux requêtes, formulaires et états sous forme de vues.

Par exemple, si votre site SharePoint contient des listes de suivi des problèmes d’un service clientèle et si elle contient des informations sur les employés, vous pouvez créer une base de données Access en tant qu’application frontale pour ces listes. Vous pouvez créer des requêtes Access pour analyser ces problèmes, ainsi que des états Access pour mettre en forme et publier des états dans le cadre d’un bilan de travail en équipe. Si certaines personnes disposent d’Access sur leur ordinateur, vous pouvez rendre les requêtes et états Access accessibles dans le menu Affichage pour la liste SharePoint. Lorsque des utilisateurs consultent la liste sur le site SharePoint, ils peuvent trouver et ouvrir les requêtes, les états et les autres objets Access en cliquant dans le menu Affichage. Si certaines personnes ne disposent pas d’Access, elles peuvent tout de même utiliser les données sous forme de listes à l’aide des vues SharePoint.

Lorsque vous publiez une base de données sur un site SharePoint pour la première fois, Access fournit une liste des serveurs Web afin de faciliter l’accès à l’emplacement de publication, par exemple une bibliothèque de documents. Une fois la base de données publiée, Access mémorise cet emplacement, ce qui vous évite de devoir chercher à nouveau le serveur pour publier des modifications.

La publication d’une base de données sur un site SharePoint n’est possible que pour les fichiers de base de données enregistrés au format Office Access 2007.

Pour plus d’informations sur la publication d’une base de données sur un site SharePoint, voir l’article Publier une base de données sur un site SharePoint.

Déplacer vos données vers des listes SharePoint et les lier

Avec cette méthode, chaque utilisateur peut modifier sa propre copie de la base de données, car les données sont partagées via le site SharePoint. Bien que les avantages ne soient pas les mêmes que lorsque vous publiez la base de données sur un site SharePoint, vous tirez parti du stockage centralisé des données. Cette méthode présente les mêmes avantages que l’utilisation d’une base de données fractionnée. En outre, dans la mesure où les données se trouvent dans des listes SharePoint, vous pouvez les rendre disponibles de manière distincte sur le réseau à l’aide des fonctionnalités SharePoint.

Cette méthode comporte trois étapes principales :

1. Déplacer les données vers des listes SharePoint.
2. Créer des liens vers ces listes.
3. Distribuer le fichier de base de données.

Vous pouvez recourir à l’Assistant Déplacer vers le site SharePoint pour effectuer les deux premières étapes et utiliser tous les moyens à votre disposition pour effectuer la dernière étape.

Utiliser l’Assistant Déplacer vers le site SharePoint

1. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Listes SharePoint, cliquez sur Déplacer vers SharePoint.

    Remarque   Cette option est disponible uniquement si votre base de données est enregistrée au format Office Access 2007.

2. Effectuez les étapes de l’Assistant Déplacer vers le site SharePoint, notamment la spécification de l’emplacement de votre site SharePoint.

   Pour annuler le processus, cliquez sur Arrêter.

3. Dans la dernière page de l’Assistant, activez la case à cocher Afficher les détails afin d’afficher des informations supplémentaires sur la migration.

   Cette page de l’Assistant décrit les tables qui ont été liées à des listes et fournit des informations sur l’emplacement de sauvegarde et l’URL de votre base de données. Elle affiche également un avertissement si des problèmes de migration se sont produits et indique l’emplacement d’une table journal contenant des détails supplémentaires sur ces problèmes.

4. Cliquez sur Terminer une fois que les actions de l’Assistant sont terminées.

   Si l’Assistant affiche un avertissement, vous devez passer en revue la table journal et entreprendre les actions nécessaires pour vous assurer que la migration de vos données s’est correctement effectuée. Par exemple, certains champs peuvent ne pas avoir été déplacés ou peuvent avoir été convertis en un autre type de données compatible avec une liste SharePoint.

 Remarque   Pour consulter vos listes sur le site SharePoint, cliquez dans le volet Lancement rapide sur Listes, ou cliquez sur Afficher tout le contenu du site. Vous devrez peut-être actualiser la page dans votre navigateur Web. Pour faire apparaître vos listes dans le volet Lancement rapide du site SharePoint ou pour modifier d’autres paramètres, par exemple pour activer le suivi des versions, vous pouvez modifier les paramètres des listes sur le site SharePoint. Pour plus d’informations, voir l’aide du site SharePoint.

Pour plus d’informations sur le déplacement de vos données vers des listes SharePoint, voir l’article Déplacer une base de données et lier ses tables à un site SharePoint.

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Utiliser Access avec un serveur de base de données

Vous pouvez utiliser Access avec un produit serveur de base de données tel que SQL Server afin de partager votre base de données. Cette méthode présente de nombreux avantages mais requiert un logiciel supplémentaire, à savoir un produit serveur de base de données.

Avantages liés au partage d’une base de données à l’aide d’un serveur de base de données

• Hautes performances et évolutivité  Dans de nombreuses situations, un serveur de base de données offre de meilleures performances qu’un fichier de base de données Access autonome. En outre, de nombreux produits serveur de base de données prennent en charge les bases de données très volumineuses (de l’ordre du téraoctet), environ 500 fois la limite actuelle d’un fichier de base de données Access (deux gigaoctets). En règle générale, les produits serveur de base de données fonctionnent de manière très efficace en traitant les requêtes en parallèle (via plusieurs threads natifs dans un seul processus afin de gérer les demandes des utilisateurs) et en réduisant les besoins en mémoire supplémentaire lorsque des utilisateurs sont ajoutés.
• Disponibilité accrue  La plupart des produits serveur de base de données vous permettent de sauvegarder votre base de données lorsque celle-ci est en cours d’utilisation. Par conséquent, vous n’avez pas à forcer les utilisateurs à quitter la base de données pour sauvegarder les données. De plus, les produits serveur de base de données gèrent généralement les modifications simultanées et le verrouillage d’enregistrements de manière très efficace.
• Sécurité améliorée  Aucune base de données ne peut être totalement sécurisée. Cependant, les produits serveur de base de données offrent une sécurité robuste qui renforce la protection de vos données contre les utilisations non autorisées. La plupart des produits serveur de base de données fournissent une sécurité basée sur les comptes, ce qui vous permet de spécifier les personnes autorisées à afficher les tables de votre choix. Même dans l’éventualité où la base de données Access frontale est obtenue de manière illicite, l’utilisation non autorisée des données est bloquée par la sécurité basée sur les comptes.
• Récupération automatique  En cas de défaillance du système (par exemple lors d’un arrêt brutal du système d’exploitation ou d’une panne de courant), certains produits serveur de base de données disposent de mécanismes de récupération automatique qui peuvent restaurer une base de données au dernier état cohérent, en quelques minutes, sans l’intervention d’un administrateur de base de données.
• Traitement basé sur le serveur  L’utilisation d’Access dans une configuration client/serveur permet de réduire le trafic réseau en traitant les requêtes de base de données sur le serveur avant d’envoyer les résultats au client. En règle générale, l’exécution du traitement sur le serveur s’avère plus efficace, en particulier lors de l’utilisation de jeux de données de grande taille.

Étapes de base pour l’utilisation d’Access avec un serveur de base de données

Les étapes exactes requises pour l’utilisation d’Access avec un serveur de base de données dépendent du produit serveur de base de données utilisé ; toutefois, les étapes de base sont les mêmes :

1. Déplacer les données des tables d’une base de données Access vers les tables du serveur de base de données.
2. Lier les tables du serveur de base de données à partir du fichier de base de données Access.
3. Créer les comptes d’utilisateurs appropriés sur le serveur de base de données.
4. Distribuer le fichier de base de données Access.
5. Installer les pilotes de base de données nécessaires sur les ordinateurs des utilisateurs.

Pour obtenir des informations spécifiques sur l’utilisation d’Access avec SQL Server, voir la rubrique Déplacer des données Access vers une base de données SQL Server à l’aide de l’Assistant Migration SQL Server.

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