Une liste Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 est semblable à une table Microsoft Office Access 2007 : vous utilisez une liste pour stocker des données et vous pouvez créer des vues d'une liste SharePoint tout comme vous pouvez créer des vues d'une table dans Office Access 2007.
Outre la création de vues Windows SharePoint Services standard, vous pouvez utiliser Office Access 2007 pour créer des formulaires, des états et autres vues enrichies d'une liste SharePoint. Les vues que vous créez à l'aide de Access 2007 sont stockées dans un fichier de base de données sur le serveur Windows SharePoint Services. Lorsque vous ouvrez une vue Access d'une liste SharePoint, Access démarre et affiche la vue. Celle-ci étant stockée sur le site SharePoint, elle peut être ouverte par d'autres utilisateurs du site. Il n'est pas nécessaire à l'utilisateur de connaître l'emplacement, sur le site SharePoint, du fichier de base de données contenant la vue Access pour pouvoir utiliser la vue. De plus, il n'est même pas nécessaire à l'utilisateur de savoir comment démarrer Access — cette opération est gérée automatiquement par le site SharePoint.
Remarque Il faut que Access 2007 soit installé sur l'ordinateur de l'utilisateur pour que celui-ci puisse créer, utiliser ou modifier une vue Access sur un site SharePoint.
Que voulez-vous faire ?
Créer une vue Access d'une liste SharePoint
Lorsque vous créez une vue Access d'une liste SharePoint, Access démarre automatiquement. Dans Access, vous pouvez baser votre vue sur différents modèles de formulaires et d'états, et ensuite personnaliser votre vue. La publication de la vue sur le site SharePoint vous permet de la rendre facilement accessible à d'autres utilisateurs.
Remarque Pour créer une vue d'une liste SharePoint, vous devez disposer de l'autorisation Windows SharePoint Services Gérer les listes qui, par défaut, est incluse dans le niveau d'autorisation Création.
Appliquez la procédure suivante pour créer une vue Access d'une liste SharePoint que vous affichez dans votre navigateur.
- Sur le site SharePoint, dans le menu Afficher
, cliquez sur Créer un affichage.
- Sur la page Créer un affichage, cliquez sur Affichage Access.
Access démarre, puis vous invite à enregistrer une copie locale de la base de données qui contiendra votre nouvelle vue.
- Dans la boîte de dialogue Enregistrer une copie locale, naviguez jusqu'à l'emplacement sur votre ordinateur où vous souhaitez enregistrer la copie, tapez un nom pour la copie locale dans la zone Nom du fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
Access enregistre et ouvre la copie locale, puis la boîte de dialogue Créer une vue Access s'affiche.
- Dans la boîte de dialogue Créer une vue Access, double-cliquez sur le type de vue à créer.
Access crée votre nouvelle vue et l'ouvre en mode Page.
-
Vous pouvez personnaliser votre nouvelle vue en mode Page ou basculer vers le mode Création.
En mode Page, vous pouvez redimensionner et réorganiser les contrôles (tels que les étiquettes et les champs), mais vous ne pouvez pas ajouter de contrôles supplémentaires à votre affichage. Le mode Page fournit un aperçu des données qui permet de voir l'impact de vos modifications sur l'affichage final.
En mode Création, vous pouvez redimensionner et réorganiser les contrôles, ainsi qu'ajouter des contrôles supplémentaires à l'affichage. En revanche, ce mode ne propose pas d'aperçu des données.
Conseil Vous pouvez basculer du mode Création au mode Page à votre gré. Si vous utilisez le mode Création pour ajouter des contrôles à l'affichage, vous pouvez passer en mode Page et réorganiser ces contrôles sur l'affichage tout en consultant les données.
- Après avoir effectué vos personnalisations, dans la Barre des messages, cliquez sur Publier sur un site SharePoint.
La boîte de dialogue Publier sur le serveur Web apparaît.
Remarque Si la Barre des messages ne s'affiche pas, affichez-la en procédant comme suit :
- Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Barre des messages.
- Par défaut, Access enregistre la vue dans un fichier de base de données situé dans la bibliothèque Documents partagés sur le site SharePoint — ce site contient la liste à partir de laquelle vous avez créé la vue. Dans la plupart des cas, c'est probablement ce que vous souhaitez, mais vous pouvez modifier la bibliothèque de documents dans laquelle stocker la base de données en choisissant une bibliothèque différente dans la zone Enregistrer dans de la boîte de dialogue Publier sur le serveur Web. Cela vous permettra de contrôler plus étroitement qui a accès à la vue et si les utilisateurs peuvent ouvrir la vue en mode lecture seule ou en mode Modification. Le site SharePoint peut également avoir des bibliothèques spécifiques configurées pour la publication de vues Access, auquel cas vous devrez peut-être modifier l'emplacement Enregistrer dans afin de sélectionner la bibliothèque correcte.
L'administrateur du site SharePoint peut vous aider à sélectionner la bibliothèque correcte.
- Access fournit un nom pour la base de données dans la zone Nom du fichier de la boîte de dialogue Publier sur le serveur Web. Ce nom correspond à celui de la base de données que vous avez enregistrée en tant que copie locale. Vous pouvez modifier le nom si vous le souhaitez, mais dans la plupart des cas il est préférable d'accepter le nom suggéré — il sera ainsi plus facile de se souvenir de la base de données locale qui correspond à la base de données publiée sur le site SharePoint.
- Cliquez sur Publier pour enregistrer la base de données sur le site SharePoint.
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Utiliser une vue Access d'une liste SharePoint
Pour utiliser une vue Access d'une liste SharePoint, vous devez choisir la vue Access dans le menu Affichage de la liste.
- Dans le menu Affichage , cliquez sur le nom de la vue Access. Access démarre et affiche la vue en mode lecture seule.
En mode lecture seule, vous pouvez modifier les données de la vue et imprimer la vue, mais vous ne pouvez pas modifier la structure de la vue. Si vous souhaitez modifier la structure de la vue, consultez la section suivante de cet article, Modifier une vue Access d'une liste SharePoint.
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Modifier une vue Access d'une liste SharePoint
Pour modifier la structure d'une vue Access, vous devez enregistrer une copie locale de la base de données contenant la vue Access, puis apporter des modifications. Vous pouvez ensuite utiliser votre copie locale de la vue ou, si vous disposez des autorisations appropriées sur le site SharePoint, vous pouvez publier la nouvelle vue.
Remarque Vous pouvez modifier une copie locale d'une vue Access quel que soit votre Windows SharePoint Services niveau d'autorisation. Toutefois, pour publier votre vue modifiée sur le site SharePoint, vous devez disposer de l'autorisation Windows SharePoint Services Gérer les listes qui, par défaut, est incluse dans le niveau d'autorisation Création. Si vous avez créé la vue Access, vous devriez déjà posséder l'autorisation Gérer les listes. En cas de doutes, contactez votre administrateur de site SharePoint afin de déterminer si vous disposez des autorisations nécessaires.
- Avec la vue Access ouverte, dans la Barre des messages, cliquez sur Enregistrer sous.
Remarque Si la Barre des messages ne s'affiche pas, affichez-la en procédant comme suit :
- Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Barre des messages.
- Cliquez sur Oui lorsque Access vous invite à fermer la vue et tous les autres objets ouverts.
La boîte de dialogue Enregistrer sous s'affiche.
- Dans la zone Enregistrer dans, spécifiez l'emplacement où vous souhaitez enregistrer la copie locale, tapez un nom pour la copie locale dans la zone nom du fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
Access enregistre puis ouvre la copie locale de la base de données.
- Effectuez l'une des actions suivantes :
- Pour modifier la disposition de la vue sans ajouter de nouveaux contrôles, dans le Volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la vue, puis cliquez sur Mode Page dans le menu contextuel.
En mode Page, vous pouvez redimensionner et réorganiser les contrôles (tels que les étiquettes et les champs), mais vous ne pouvez pas ajouter de contrôles supplémentaires à votre affichage. Le mode Page fournit un aperçu des données qui permet de voir l'impact de vos modifications sur l'affichage final.
- Pour ajouter ou supprimer des contrôles dans la vue (tels que des étiquettes ou des champs), dans le Volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la vue, puis cliquez sur Mode Page dans le menu contextuel.
En mode Création, vous pouvez redimensionner et réorganiser les contrôles, ainsi qu'ajouter des contrôles supplémentaires à l'affichage. En revanche, ce mode ne propose pas d'aperçu des données.
Remarque Si vous choisissez de modifier la vue en mode Page et que vous envisagez de publier la vue révisée sur le site SharePoint, n'ajoutez pas à la vue de champs ne faisant pas partie de la liste SharePoint.
Conseil Vous pouvez basculer du mode Création au mode Page à votre gré. Si vous utilisez le mode Création pour ajouter des contrôles à l'affichage, vous pouvez passer en mode Page et réorganiser ces contrôles sur l'affichage tout en consultant les données.
Publier la vue Access modifiée sur le site SharePoint
Une fois que vous avez terminé de modifier la vue, si vous avez l'autorisation Gérer les listes sur le site SharePoint, vous pouvez publier la vue modifiée en appliquant la procédure suivante.
Remarque Pour obtenir l'autorisation Gérer les listes, contactez l'administrateur du site SharePoint.
- Enregistrez la vue dans la copie locale de la base de données.
- Dans la Barre des messages, cliquez sur Publier sur un site SharePoint.
Remarque Si vous n'avez pas l'autorisation Gérer les listes, la Barre des messages ne contient pas le bouton Publier sur un site SharePoint. Si la Barre des messages ne s'affiche pas, affichez-la en procédant comme suit :
- Sous l'onglet Outils de base de données, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Barre des messages.
- Dans la boîte de dialogue Publier sur le serveur Web, cliquez sur Publier.
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