• Commencer rapidement le suivi d'informations

• Créer et adapter des états structurés

• Partager des informations suivies

• Gérer et effectuer un audit des informations sensibles

Grâce à son interface utilisateur Microsoft Office Fluent et ses fonctionnalités de conception interactives qui ne demandent aucune connaissance approfondie des bases de données, Microsoft Office Access 2007 vous permet d'assurer le suivi de vos informations et de créer des états facilement. Démarrez rapidement grâce aux solutions de bases de données prédéfinies, que vous pouvez adapter aux besoins en constante évolution de votre entreprise. Recueillez les informations par l'intermédiaire de formulaires dans des messages électroniques ou importez des données depuis des applications externes. Créez et modifiez des états détaillés affichant des informations triées, filtrées et regroupées qui faciliteront votre prise de décision. Partagez les informations en transférant vos fichiers Office Access 2007 sur un site Web Windows SharePoint Services, où vous pouvez vérifier l'historique des révisions, récupérer des données supprimées, définir des autorisations d'accès aux données et effectuer des sauvegardes régulières.

Office Access 2007 intègre une bibliothèque de solutions de bases de données prédéfinies pour faciliter la prise en main. Afficher une image plus grande.

Commencer rapidement le suivi d'informations

Commencez à travailler immédiatement grâce aux fonctionnalités axées sur les résultats d'Office Access 2007 :

• Solutions prédéfinies. Le nouvel écran de prise en main propose un large choix de solutions de bases de données prédéfinies. Vous pouvez utiliser ces applications directement pour suivre des contacts, des événements, des problèmes, des actifs ou des tâches. Vous pouvez également les utiliser comme modèles pour les améliorer et les affiner de sorte qu'elles reflètent le type d'informations à suivre ou la manière dont vous souhaitez assurer le suivi. Dès que d'autres modèles d'application seront disponibles sur Microsoft Office Online, vous en serez averti dans l'écran de prise en main. 
• Interface utilisateur Office Fluent. Office Access 2007 est doté d'une nouvelle interface qui vous permet de créer, modifier et utiliser des applications de suivi (solutions de bases de données Access) encore plus facilement. L'interface utilisateur Office Fluent est contextuelle. Elle a été optimisée pour être plus intuitive et plus efficace. Bien qu'elle propose près de 1 000 commandes, elle n'affiche que celles qui concernent la tâche que vous êtes en train d'effectuer. De plus, la vue des fenêtres avec onglets, une nouvelle barre d'état, de nouvelles barres de défilement ainsi qu'une nouvelle barre de titre donnent aux applications créées dans Office Access 2007 une apparence très moderne.
• Navigation améliorée. Le nouveau volet de navigation donne une vue complète des tables, formulaires, requêtes et états. Vous pouvez même créer des groupes personnalisés afin de classer et d'afficher tous les formulaires et états associés à une table.
• Création rapide de tables. Grâce à Office Access 2007, vous pouvez travailler directement dans une feuille de données pour créer ou personnaliser des tables. Il vous suffit d'entrer des informations dans une cellule de données, tout comme vous le faites dans Microsoft Office Excel. Dès que vous ajoutez une nouvelle valeur, Office Access 2007 ajoute automatiquement un nouveau champ et reconnaît le type de données (par exemple, date, nombre ou texte). Vous avez également la possibilité de coller des tableaux Excel dans une nouvelle feuille de données. Office Access 2007 crée alors tous les champs et reconnaît automatiquement le type de données. 
• Importation d'enregistrements de contact à partir de Microsoft Office Outlook 2007. Office Access 2007 facilite l'échange d'enregistrements de contact distincts entre Access et Office Outlook 2007. Vous pouvez en effet importer un contact Outlook dans Office Access 2007. De même, vous pouvez exporter un contact à partir d'Office Access 2007, puis l'enregistrer dans Office Outlook 2007.

Office Access 2007 propose la nouvelle interface utilisateur Office Fluent ainsi qu'une intégration étroite avec les contacts Outlook. Afficher une image plus grande.

• Filtrage et tri des données. Office Access 2007 facilite le filtrage de données, rendant la lecture des documents plus claire. Différentes options de filtrage sont disponibles pour les types de données, tels que le texte, les nombres et les dates. Par exemple, de nouvelles options facilitent le filtrage d'une colonne de date pour tous les enregistrements des champs Aujourd'hui, Hier, La semaine dernière, Le mois prochain, À venir ou Passé. Le filtrage étant tout à fait cohérent entre les applications Office Excel 2007 et Office Access 2007, vous ne perdrez pas de temps à chercher les informations dont elles ont besoin.

Office Access 2007 facilite le filtrage de données, rendant la lecture des documents plus claire. Afficher une image plus grande.

• Utilisation des champs à valeurs multiples. Office Access 2007 prend en charge les types de données complexes, ce qui vous permet de créer des colonnes qui acceptent plusieurs valeurs dans une cellule. Par exemple, si vous affectez une tâche à plusieurs personnes, vous pouvez inclure tous les noms dans la cellule. La technologie Windows SharePoint Services est compatible avec ces types de données complexes et garantit une symétrie des données entre les magasins de données locaux et les magasins de données Web.
• Association de documents et de fichiers à votre base de données. Vos applications peuvent détenir des informations encore plus intéressantes et utiles qu'auparavant. Vous pouvez joindre pour référence plusieurs fichiers, tels que des photos, des documents ou des feuilles de calcul, à des enregistrements distincts au sein du magasin de données. Si le format du fichier n'est pas compressé, Office Access 2007 le compresse automatiquement afin d'économiser de l'espace disque.  
• Formulaires interactifs. Office Access 2007 intègre une interface de conception de formulaires tel écrit, tel écran (WYSIWYG). Vous pouvez concevoir la mise en page du formulaire à l'écran, en afficher l'aperçu et la modifier à votre guise. Grâce à cette interface tel écrit, tel écran, vous pouvez créer rapidement des formulaires, en passant davantage de temps sur votre activité et moins sur la conception et la disposition. 
• Texte enrichi. Texte en gras ? En italique ? Aucun problème. Dans Office Access 2007, vous pouvez mettre en forme les données stockées dans les tables.

Dans Office Access 2007, la modification des formulaires en mode de conception interactif est une véritable expérience tel écrit, tel écran. Afficher une image plus grande.

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Créer et adapter des états structurés

Utilisez Office Access 2007 pour décrypter des informations complexes et les transformer en états structurés permettant une meilleure prise de décision.

• Mode de conception de rapports interactif. Grâce à une nouvelle fonctionnalité Office Access 2007, vous pouvez voir la manière dont les données sont affichées dans un état tout au long du processus de création. La nouvelle interface tel écrit, tel écran vous permet de manipuler la disposition de l'état directement tandis que vous parcourez les données dans le concepteur d'états. Il est donc inutile d'exécuter l'état pour visualiser sa présentation. Cette fonctionnalité vous permet de créer plus aisément des états attrayants tout en gagnant du temps.
• Navigation interactive des états. Le nouveau mode de navigation dans les états rend ces derniers encore plus faciles d'accès. Utilisez la commande CTRL+F pour rechercher des enregistrements, copier les données dans d'autres applications et accéder aux enregistrements détaillés pour modifier les données. Grâce aux nouvelles fonctionnalités de filtrage, vous pouvez obtenir des informations plus claires sur lesquelles vous appuyer pour prendre vos décisions.
• Regroupement d'informations dans les états. Le volet de regroupement d'informations amélioré affiche clairement les différents groupes de données et facilite la prévisualisation des modifications apportées aux états. Vous ajoutez facilement les totaux, sous-totaux, nombres et tous les autres éléments vous aidant à analyser les données. Vous pouvez également regrouper les informations en une ou plusieurs couches, puis ajouter les sous-totaux.

La modification d'états dans Office Access 2007 facilite le regroupement et la modification grâce au mode de conception interactif. Afficher une image plus grande.

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Partager des informations suivies

Office Access 2007 vous permet de recueillir facilement des informations et de les mettre à la disposition d'autres personnes de manière plus sûre et plus souple.

• Collecte de données à l'aide d'Office Outlook 2007. Office Access 2007 simplifie le processus de collecte des informations. Il crée automatiquement le formulaire de collecte des données dans Microsoft Office InfoPath 2007 ou au format HTML dans le corps du message électronique. Vous pouvez envoyer le formulaire aux destinataires de votre choix en sélectionnant leur adresse dans les contacts Outlook 2007 ou dans Access. Office Outlook 2007 traite les formulaires qu'il reçoit et enregistre les données dans votre magasin de données Office Access 2007, en mettant à jour les données de votre application de suivi sans qu'il soit nécessaire de taper de nouvelles données. .

Collectez les informations par l'intermédiaire de messages électroniques avec les formulaires InfoPath (ou HTML) générés par Office Access 2007. Afficher une image plus grande.

• Collaboration Web avec Windows SharePoint Services. Les sites Web créés avec Windows SharePoint Services permettent à votre équipe de communiquer, de partager des documents et de collaborer sur un même projet. Avec Office Access 2007, vous pouvez publier vos fichiers Access dans des bibliothèques ou déplacer l'application vers Windows SharePoint Services (en plaçant les données et la base de données frontale sur le serveur) pour que votre équipe puisse interagir avec elle facilement à l'aide d'un navigateur. Vous pouvez afficher, mettre à jour ou supprimer des formulaires et des états directement sur le site Windows SharePoint Services selon les droits dont vous disposez.
• Suivi des listes de Windows SharePoint Services dans Office Access 2007. Pour une expérience optimale, vous pouvez suivre les informations dans des listes Windows SharePoint Services au moyen du client Office Access 2007 sur votre ordinateur.
• Travail en mode hors connexion sur des listes Windows SharePoint Services. Avec Office Access 2007, vous pouvez travailler en mode hors connexion avec Windows SharePoint Services. Par exemple, en déplacement, vous pouvez conserver une copie locale d'une liste SharePoint sur votre ordinateur portable, que vous pouvez modifier et interroger comme n'importe quelle table Office Access 2007. Les formulaires et états faisant appel aux listes SharePoint sont parfaitement interactifs. Office Access 2007 peut synchroniser ultérieurement la liste locale avec la liste en ligne dès votre reconnexion. 
• Intégration au flux de travail Windows SharePoint Services. Vous pouvez créer dans Office Access 2007 des applications de collaboration basées sur la logique métier créée grâce à la prise en charge du flux de travail dans Windows SharePoint Services. Utilisez le flux de travail pour affecter automatiquement des tâches à d'autres utilisateurs, pour créer un rapport sur l'avancement d'un projet ou pour vous assurer que les tâches sont effectuées à temps. Toutes les tâches Windows SharePoint Services peuvent être affichées dans Office Access 2007 ou Office Outlook 2007, selon vos préférences.
• Notifications par RSS ou par courrier électronique. Les utilisateurs peuvent s'abonner à un système de notifications par courrier électronique dès que des enregistrements sont ajoutés, supprimés ou modifiés. De plus, les utilisateurs de flux d'abonnement RSS (Really Simple Syndication) peuvent s'abonner aux flux dans Office Outlook 2007.
• Connectivité mobile. Il est aussi possible d'accéder aux listes Windows SharePoint Services avec un téléphone mobile. Les utilisateurs distants peuvent donc être tenus informés des dernières informations.
• Prise en charge des formats PDF et XPS. Grâce à Office Access 2007, vous pouvez enregistrer un état au format PDF (Portable Document Format) ou XPS (XML Paper Specification) à des fins d'impression, de diffusion ou de distribution par courrier électronique. En enregistrant votre état au format PDF ou XPS, vous conservez toutes les informations sous un format facile à distribuer, qui garde toute la mise en page, et ce sans que vos lecteurs aient besoin d'installer Office Access 2007 pour imprimer ou étudier votre état.¹

¹Vous ne pouvez enregistrer un fichier au format PDF ou XPS à partir d'un programme Microsoft Office System 2007 qu'après avoir installé un complément. Pour plus d'informations, consultez Installer et utiliser un complément PDF ou XPS.

En transférant votre application Office Access 2007 vers Windows SharePoint Services, tout utilisateur peut accéder aux informations à partir d'un navigateur. Afficher une image plus grande.

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Gérer et effectuer un audit des informations sensibles

Office Access 2007 aide à répondre à vos besoins de gestion d'informations grâce à une meilleure transparence des données dans un environnement facile à gérer.

• Sécurité renforcée. Pour accroître la sécurité et la cohérence avec les autres programmes Microsoft Office System 2007, Office Access 2007 intègre des fonctionnalités de sécurité améliorées et nouvelles. Des décisions uniformes concernant la sécurité sont intégrées dans le Centre de gestion de la confidentialité Office. Grâce aux emplacements approuvés, toutes les bases de données stockées dans des dossiers dont la sécurité a été améliorée sont dignes de confiance. Inversement, vous pouvez charger une application Access avec du code ou des macros désactivés afin d'assurer votre sécurité.

Une nouvelle fonctionnalité d'Office Access 2007 vous permet de suivre les enregistrements et de savoir qui les a créés, modifiés ou supprimés. Afficher une image plus grande.

• Audit de données. Sans aucune aide du support technique, vous pouvez facilement déplacer des données depuis votre base de données locale vers un serveur avec Windows SharePoint Services, que les professionnels de votre société peuvent gérer, sécuriser et sauvegarder selon vos propres règles. 
• Historique des révisions. Une nouvelle fonctionnalité vous permet de suivre les enregistrements et de savoir qui les a créés, modifiés ou supprimés. Vous pouvez également connaître la date de modification des informations et récupérer les données si nécessaire.
• Définition des autorisations. Grâce à Windows SharePoint Services, vous pouvez décider quels utilisateurs ont accès à vos données et affecter des droits de lecture limités ou des droits de modification complets.
• Corbeille. Vous pouvez restaurer les données supprimées par erreur à l'aide de la corbeille dans Windows SharePoint Services.

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