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S'applique à : Microsoft Office Access 2007
Vous pouvez créer un grand nombre d'états différents dans Microsoft Office Access 2007, du plus simple au plus complexe. Pour commencer, penchez-vous sur la source d'enregistrements de votre état. Si votre état est constitué d'une simple liste d'enregistrements ou d'un état des ventes dans une région, vous devez d'abord définir les champs qui contiendront les données à afficher dans l'état, ainsi que les tables ou les requêtes dans lesquelles elles seront stockées. Après avoir choisi votre source d'enregistrement, vous trouverez généralement plus facile de créer votre état en utilisant l'Assistant État. L'Assistant État est une fonctionnalité Access qui vous guide, via une série de questions, et génère ensuite un état basé sur vos réponses. Que voulez-vous faire ?
Choisir une source d'enregistrementUn état est constitué d'informations provenant de tables ou de requêtes, ainsi que d'informations stockées dans la structure même de l'état, telles que des étiquettes, des en-têtes et des graphiques. Les tables et les requêtes contenant les données sous-jacentes sont également appelées « source d'enregistrement de l'état ». Si les champs à inclure sont tous stockés dans une seule table, utilisez cette table comme source d'enregistrement. Si les champs proviennent de plusieurs tables, vous devez utiliser une ou plusieurs requêtes comme source d'enregistrement. Dans certains cas, ces requêtes existent déjà dans la base de données. Dans d'autres cas, vous devez créer de nouvelles requêtes, en fonction des besoins de l'état. La section Voir aussi contient des liens vers des informations complémentaires. Créer un état à l'aide de l'Assistant ÉtatL'outil État est le moyen de création d'état le plus rapide, car la génération d'état est automatique, sans demande d'informations. L'état affiche tous les champs provenant de la table ou de la requête sous-jacente. L'outil État ne peut créer le produit finalisé, mais il est très pratique pour donner un aperçu rapide des données sous-jacentes. Vous pouvez enregistrer l'état en mode Page ou en mode Création, en fonction de vos besoins.
Une fois l'état affiché, vous pouvez l'enregistrer, puis fermer, soit l'état et les données sous-jacentes, soit la requête utilisée comme source d'enregistrement. À la prochaine ouverture de l'état, Access affichera les données les plus récentes de la source d'enregistrement. Créer un état en utilisant l'Assistant ÉtatVous pouvez utiliser l'Assistant État pour affiner la sélection des champs constitutifs de votre état. Vous pouvez également spécifier le mode de regroupement et de tri des données, et utiliser des champs provenant de plusieurs tables ou requêtes, à condition d'avoir défini au préalable les relations entre les tables et les requêtes. La section Voir aussi contient plus d'informations sur la création des relations.
Remarque Si vous souhaitez inclure des champs provenant de plusieurs tables et requêtes dans votre état, ne cliquez pas sur Suivant ou Terminer après la sélection des champs de la première table ou requête, dans l'Assistant État. Répétez les étapes de sélection d'une table ou d'une requête, et cliquez sur les champs supplémentaires à inclure dans l'état. Cliquez ensuite sur Suivant ou sur Terminer pour continuer. Créer des étiquettes par le biais de l'Assistant ÉtiquetteL'Assistant Étiquette permet de créer facilement des étiquettes, pour un grand nombre de tailles d'étiquette standard.
Access affiche vos étiquettes en mode Aperçu avant impression, de façon à les afficher telles qu'elles apparaîtront à impression. Le contrôle de curseur dans la barre d'état vous permet d'agrandir les détails. La section Visualiser, imprimer ou envoyer votre état sous la forme d'un courrier électronique contient plus d'informations sur l'affichage et l'impression de votre état. Remarque Aperçu avant impression est la seule vue que vous pouvez utiliser pour afficher plusieurs colonnes, toutes les autres vues affichent les données dans une seule colonne. Créer un état en utilisant l'outil État videSi vous ne souhaitez pas utiliser l'outil État ou l'Assistant État, vous pouvez utiliser l'outil État vide pour créer un état vide. Il s'agit d'un moyen très rapide de créer un état, en particulier si vous envisagez de n'insérer que quelques champs dans votre état. Pour utiliser l'outil État vide, procédez comme suit :
Pour plus d'informations sur l'ajout de fonctionnalités à votre état, suivez les liens de la section Voir aussi. Présentation des sections d'un étatLa structure d'un état Access est divisée en sections. Affichez votre état en mode Création pour afficher ces sections. Pour créer des états performants, il est important de comprendre le fonctionnement de chaque section. Par exemple, la section dans laquelle vous placerez un contrôle calculé détermine le mode de calcul des résultats dans Access. La liste suivante présente la synthèse des types de sections, et leur utilisation respective :
Présentation des contrôlesLes contrôles sont des objets qui affichent des données, effectuent des actions et vous permettent d'afficher et d'utiliser des informations susceptibles d'améliorer l'interface utilisateur, telles que des étiquettes et des images. Accès prend en charge trois types de contrôles : dépendants, indépendants et calculés :
Lors de la création d'un état, il est recommandé d'ajouter et d'organiser d'abord tous les contrôles dépendants, surtout s'ils constituent la majeure partie de l'état. Vous pouvez ensuite ajouter les contrôles indépendants et calculés qui complètent la conception avec les outils du groupe Contrôles de l'ongletCréation. Vous pouvez lier un contrôle de zone de texte à un champ en identifiant le champ d'où proviennent les données du contrôle. Vous pouvez créer un contrôle lié au champ sélectionné en faisant glisser le champ depuis la zone Liste de champs sur l'état. La Liste de champs affiche les champs provenant de la table ou de la requête sous-jacente de l'état. Pour afficher la Liste de champs, sous l'ongletCréation, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Ajouter des champs existants. Vous pouvez également lier un champ à un contrôle en tapant le nom de champ, directement dans le contrôle ou dans la zone de la valeur SourceContrôle dans la feuille de propriétés du contrôle. La feuille de propriétés permet de définir les caractéristiques du contrôle, par exemple son nom, la source de ses données et son format. La Liste de champs constitue le meilleur moyen de créer un contrôle, pour deux raisons :
Si vous avez déjà créé un contrôle indépendant que vous voulez lier à un champ, définissez la propriétéSourceContrôlesur le nom du champ. Pour plus d'informations sur la propriété SourceContrôle, lancez une recherche du terme « SourceContrôle » dans l'aide en ligne. Affiner la présentation de votre état en mode PageAprès avoir créé un état, vous pouvez facilement affiner sa présentation en utilisant le mode d'affichage Page. En vous basant sur les données de l'état actif, vous pouvez ajuster la largeur des colonnes et les réorganiser, et ajouter des niveaux de regroupement et de totaux. Vous pouvez placer de nouveaux champs dans l'état, et définir les propriétés pour l'état et les contrôles correspondants. Pour basculer en mode Page, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Page Access affiche l'état en mode Page. La feuille de propriétés permet de modifier les propriétés de l'état, ainsi que ses contrôles et ses sections. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4. Le volet Liste des champs permet d'ajouter des champs de la table ou de la requête sous-jacente à la présentation de votre état. Pour afficher le volet Liste des champs, effectuez l'une des opérations suivantes :
Affiner la présentation de votre état en mode CréationVous pouvez également affiner la présentation de votre état en travaillant en mode Création. Vous pouvez ajouter de nouveaux contrôles et champs dans votre état, en les ajoutant à la grille de création. La feuille de propriétés vous permet d'accéder à un grand nombre de propriétés que vous pouvez définir pour personnaliser votre état. Pour basculer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création.
Access affiche l'état en mode Création. La feuille de propriétés permet de modifier les propriétés de l'état, ainsi que ses contrôles et ses sections. Pour afficher la feuille de propriétés, appuyez sur F4. Le volet Liste des champs permet d'ajouter des champs de la table ou de la requête sous-jacente à la présentation de votre état. Pour afficher le volet Liste des champs, effectuez l'une des opérations suivantes :
Ajouter des champs du volet Liste des champs
Lorsque vous placez les champs dans une section d'état, Access crée automatiquement une zone de texte dépendante pour chaque champ et insère un contrôle d'étiquette en regard de chaque champ. Ajouter des contrôles à l'étatCertains contrôles sont automatiquement créés, comme le contrôle lié de zone de texte, créé automatiquement lors de l'ajout d'un champ depuis la Liste des champs dans l'état Vous pouvez créer un grand nombre d'autres contrôles en mode Création, en utilisant les outils du groupe Contrôles, sous l'onglet Création. Afficher le nom d'un outil
Créer un contrôle à l'aide des outils du groupe Contrôles
Cette procédure crée un contrôle « indépendant ». Si le type du contrôle permet d'afficher des données (une zone de texte ou une case à cocher, par exemple), vous devez taper un nom de champ ou une expression dans la propriété Source contrôle pour paramétrer l'affichage des données. Pour plus d'informations, consultez la section Présentation des contrôles dans cette rubrique. Afficher la feuille de propriétésPour afficher la feuille de propriétés en mode Création, procédez comme suit :
Enregistrer votre travailAprès avoir enregistré la structure de votre état, vous pouvez l'exécuter aussi souvent que vous le souhaitez. La structure de l'état reste inchangée, mais vous accéderez aux données actuelles à chaque impression de l'état. En cas de modification des besoins, vous pouvez modifier la structure de l'état, ou créer un nouvel état similaire, basé sur l'original. Enregistrer la structure de votre état
Enregistrer votre structure d'état sous un nouveau nom
Afficher, imprimer ou envoyer votre état sous forme de message électroniqueAprès avoir enregistré votre structure d'état, vous pouvez l'utiliser autant de fois que nécessaire. La structure reste inchangée, mais vous accéderez aux données actuelles à chaque affichage ou impression de l'état. Si vos besoins changent, vous pouvez modifier la structure de l'état et en créer un autre, similaire à l'original. Afficher votre étatIl existe plusieurs façons d'afficher un état. Le mode d'affichage choisi doit dépendre de l'utilisation à laquelle votre état et ses données sont destinés :
Remarque Si votre état est composé de plusieurs colonnes, vous ne pouvez voir la disposition des colonnes que dans dans l'aperçu avant impression. La vue Page et la vue État affichent l'état sous la forme d'une colonne simple. Afficher votre état en mode Affichage de l'étatCe mode d'affichage est utilisé par défaut lorsque vous double-cliquez sur un état dans le volet de navigation. Si l'état n'est pas ouvert, double-cliquez dessus dans le volet de navigation pour l'afficher en mode Affichage de l'état. Si l'état est déjà ouvert, cliquez avec le bouton droit sur le nom de l'état dans le volet de navigation, puis cliquez surAffichage de l'état. Utiliser vos données en mode Affichage de l'étatEn mode Affichage de l'état, vous pouvez sélectionner un texte et le copier dans le Presse-papiers. Pour sélectionner des lignes entières, cliquez et faites-les glisser dans la marge située en regard des lignes que vous souhaitez sélectionner. Vous pouvez ensuite copier par l'une des opérations suivantes :
Afficher uniquement les lignes voulues en appliquant des filtresVous pouvez appliquer directement des filtres à votre état, sans quitter le mode Affichage de l'état. Par exemple, si vous possédez une colonne « Pays » et que vous souhaitez afficher uniquement les lignes dont « Canada » est le pays, procédez comme suit :
Access crée et applique le filtre. Créer un filtre plus détaillé
Activer ou désactiver un filtreVous pouvez commuter entre les affichages filtré et non filtré en cliquant sur Basculer le filtre du groupe Tri et filtre de l'onglet Accueil. Ceci ne supprime pas le filtre, mais l'active ou le désactive. Supprimer un champ
Lorsqu'un filtre a été supprimé, vous ne pouvez pas le rappeler avec la commande Basculer le filtre. Vous devez d'abord recréer le filtre. Remarque Si vous appliquez un filtre à un état avant de l'enregistrer et de le fermer, le filtre sera enregistré. En revanche, à la prochaine ouverture de l'état, Access ne l'appliquera pas. Pour réappliquer le filtre, sous l'onglet Accueil du groupe Trier et filtrer, cliquez sur Basculer le filtre. Afficher l'aperçu de votre état en utilisant l'aperçu avant impressionCliquez avec le bouton droit sur son nom dans le volet de navigation, puis cliquez surAperçu avant impression dans le menu contextuel. Vous pouvez utiliser les boutons de navigation pour afficher les pages d'un état dans un ordre séquentiel, ou pour passer à une page spécifique de l'état.
 Cliquez pour afficher la première page.
 Cliquez pour afficher la page précédente.
 Cliquez pour afficher la page suivante.
 Cliquez pour afficher la dernière page.
 Tapez un numéro de page dans cette zone et puis appuyez sur ENTRÉE pour accéder à une page spécifique.En mode Aperçu avant impression, vous pouvez effectuer un zoom avant pour agrandir des détails ou un zoom arrière pour avoir une vue d'ensemble des données sur la page. Déplacez le pointeur de la souris sur l'état et cliquez une fois. Pour annuler l'effet du zoom, cliquez une seconde fois. Vous pouvez également utiliser la commande Zoom dans la barre d'état pour effectuer un zoom avant ou arrière. Pour fermer l'aperçu avant impression, effectuez l'une des opérations suivantes :
Conseil Après avoir affiché l'aperçu de votre état, vous pouvez exporter les résultats dans Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, ou dans plusieurs autres programmes Office. Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Exporter les données, cliquez sur le bouton correspondant au format souhaité et suivez les instructions affichées. Imprimer votre étatVous pouvez imprimer un état ouvert dans l'un des modes ou même s'il est fermé. Avant de lancer l'impression, vérifiez attentivement les paramètres de mise en page, telles que les marges ou l'orientation de la page. Étant donné qu'Access enregistre les paramètres de mise en page avec l'état, vous ne devez les définir qu'une seule fois. Vous pourrez ensuite les redéfinir si nécessaire. Modifier les paramètres de mise en page
Envoyer votre état vers une imprimante
Envoyer votre état sous forme de message électroniqueVous pouvez envoyer votre état au destinataire de votre choix, sous forme d'un message électronique, au lieu d'en imprimer une copie sur papier :
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Version pour impression
Afficher tout
Masquer tout
.. 
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, puis cliquez sur Enregistrer
ou Paysage 
pour définir l'orientation de la page, cliquez ensuite sur Format 
pour définir la taille du papier, sur Marges 
pour définir les marges, etc.
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