Vous pouvez rationaliser une opération d'importation et d'exportation que vous utilisez régulièrement dans Microsoft Office Access 2007 en créant une spécification pour cela, puis en créant une tâche dans Microsoft Office Outlook 2007 pour vous rappeler d'exécuter la spécification. Pour plus de commodité, la tâche Office Outlook 2007 contient un bouton que vous pouvez utiliser pour exécuter l'opération sans ouvrir la base de données Access. Pour utiliser cette fonctionnalité, Office Outlook 2007 doit être installé et être configuré sur votre ordinateur.

• Créer et planifier une nouvelle spécification d'importation ou d'exportation

• Planifier une spécification d'importation ou d'exportation

• Exécuter une spécification d'importation ou d'exportation planifiée

Créer et planifier une nouvelle spécification d'importation ou d'exportation

Une fois que vous avez exécuté une opération d'importation ou d'exportation à l'aide d'un Assistant, Access vous donne la possibilité d'enregistrer les détails de cette opération en tant que spécification. Une spécification contient toutes les informations dont a besoin Access pour répéter l'opération sans que vous n'ayez besoin d'en ajouter.. Une spécification contient toutes les informations dont a besoin Access pour répéter l'opération sans que vous n'ayez besoin d'en ajouter..

Par exemple, une spécification d'importation qui importe des données à partir d'un classeur Microsoft Office Excel 2007 stocke le nom du fichier Excel source, le nom de la base de données de destination et d'autres détails, par exemple pour indiquer si vous avez ajouté ou créé une nouvelle table, mais aussi les informations de clé primaire, les noms des champs, etc..

Dans le processus d'enregistrement de la spécification, Access vous propose également de planifier l'opération en utilisant une tâche Outlook.

Vous pouvez enregistrer et planifier une opération d'importation ou d'exportation qui utilise un des formats de fichier pris en charge dans Office Access 2007. En revanche, vous ne pouvez pas enregistrer ni planifier les détails d'une opération de liaison ou d'exportation partielle d'une feuille de données.

Suivez ces étapes pour créer et planifier une nouvelle spécification d'importation ou d'exportation :

1. Lancez l'opération d'importation ou d'exportation à partir d'Access. Les Assistants Importation et Exportation sont disponibles sous l'onglet Données externes.
2. Suivez les instructions de l'Assistant. Après avoir cliqué sur Terminer et si Access termine l'opération, l'Assistant vous invite à enregistrer les détails de l'opération.
3. Cliquez sur Enregistrer les étapes d'importation ou sur Enregistrer les étapes d'exportation pour enregistrer les détails de l'opération sous forme de spécification.
4. Dans la zone Enregistrer sous, tapez le nom de la spécification.
5. Dans la zone Description, tapez une description pour vous permettre, ainsi qu'à d'autres utilisateurs, d'identifier ultérieurement l'opération.
6. Activez la case à cocher Créer une tâche Outlook.
7. Cliquez sur Enregistrer l'importation ou sur Enregistrer l'exportation.

   Access démarre Outlook et crée une nouvelle tâche.

    Remarque   Si Outlook n'est pas installé, Access affiche un message d'erreur. Si Outlook n'est pas configuré correctement, l'Assistant Démarrage d'Outlook se lance. Suivez les instructions de l'Assistant.

8. Dans Outlook, vérifiez et modifiez les paramètres de la tâche, notamment Échéance et Rappel.

   Pour effectuer la tâche pour reproduire se cliquez sur Périodicité . Cette figure illustre le Planificateur de tâches avec certains paramètres standard :

   

9. Sous l'onglet Tâche dans la fenêtre des tâches d'Outlook, dans le groupe Enregistrer, cliquez sur Enregistrer et fermer.

 Remarques 

Si vous n'avez jamais importé ou exporté des données, les articles suivants expliquent comment importer ou exporter des données à partir de formats de fichier courants :

• Importer ou attacher des données dans une autre base de données Access
• Exporter un objet de base de données dans une autre base de données Access
• Importer ou attacher des données dans un classeur Excel
• Exportation de données vers Excel
• Importer ou attacher une liste SharePoint
• Exporter une table ou une requête vers un site SharePoint
• Utiliser une table ou une requête comme source de données de publipostage
• Exporter des données vers Word
• Importer ou attacher des données d'un fichier texte
• Exporter des données vers un fichier texte

 Haut de la page

Planifier une spécification d'importation ou d'exportation existante

Si vous possédez une spécification d'importation ou d'exportation existante, vous pouvez créer une tâche Outlook pour elle en utilisant la procédure suivante.

1. Ouvrez la base de données Access qui contient la spécification, si elle n'est pas ouverte. S'il s'agit d'une spécification d'importation, ouvrez la base de données de destination. S'il s'agit d'une spécification d'exportation, ouvrez la base de données source.
2. Sous l'onglet Données externes, cliquez sur Importations enregistrées (dans le groupe Importer) ou Exportations enregistrées (dans le groupe Exporter les données) pour sélectionner la spécification.
3. Dans la boîte de dialogue Gérer les tâches de données, sous l'onglet Importations enregistrées ou Exportations enregistrées, cliquez sur la spécification pour la sélectionner.
4. Cliquez sur Créer une tâche Outlook.

   Access lance Office Outlook 2007 s'il est installé.

    Remarque   Si Outlook n'est pas installé, Access affiche un message d'erreur. Si Outlook n'est pas configuré correctement, Access affiche l'Assistant de démarrage d'Outlook. Suivez les instructions de l'Assistant pour configurer Outlook.

5. Dans la fenêtre Opération-Tâche-nom, vérifiez et modifiez les paramètres de la tâche, notamment Échéance et Rappel.
6. Si vous souhaitez que la tâche ne s'exécute qu'une fois, spécifiez une date dans la zone Date de début.
7. Si vous souhaitez que la tâche s'exécute à des intervalles spécifiques, dans le groupe Options de l'onglet Tâche (dans la fenêtre des tâches d'Outlook), cliquez sur Périodicité. Dans la boîte de dialogue Périodicité de la tâche, spécifiez à quels intervalles vous souhaitez que l'opération s'exécute, puis cliquez sur OK. Pour obtenir de l'aide concernant la configuration des tâches récurrentes, reportez-vous à l'aide d'Outlook.
8. Sous l'onglet Tâche dans la fenêtre Tâche Outlook, dans le groupe Actions, cliquez sur Enregistrer et fermer.

   Outlook crée une nouvelle tâche.

9. Pour exécuter la spécification à une date ultérieure, ouvrez la tâche dans Outlook. Dans le groupe Microsoft Office Access de l'onglet Tâche , cliquez sur Exécuter l'importation ou sur Exécuter l'exportation , puis cliquez sur OK pour effectuer l'opération.

 Haut de la page

Exécuter une spécification d'importation ou d'exportation planifiée

À l'heure planifiée, Outlook affiche un rappel. Utilisez les étapes suivantes pour exécuter l'opération :

1. Dans la boîte de dialogue Rappel, cliquez sur Ouvrir l'élément pour ouvrir la tâche dans Outlook.
2. Sous l'onglet Tâche, dans le groupe Microsoft Office Access, cliquez sur Exécuter l'importation ou Exécuter l'exportation .
3. Cliquez sur OK pour effectuer l'opération.

Vous pouvez également exécuter la tâche à tout moment en procédant comme suit.

1. Ouvrez la tâche dans Outlook. Pour ce faire, cliquez sur Tâches dans le volet de navigation Outlook, puis cliquez sur la tâche à exécuter.
2. Sous l'onglet Tâche, dans le groupe Microsoft Office Access, cliquez sur Exécuter l'importation ou Exécuter l'exportation .
3. Cliquez sur OK pour effectuer l'opération.

 Haut de la page