Lorsque vous exécutez un Assistant Importation ou un Assistant Exportation dans Microsoft Access 2010, vous pouvez enregistrer les paramètres que vous avez utilisés de sorte à pouvoir répéter l’opération à tout moment. Une spécification contient toutes les informations dont a besoin Access pour répéter l’opération sans que vous n’ayez besoin d’en ajouter. Par exemple, une spécification qui permet d’exporter des données vers un classeur Microsoft Excel stocke le nom du fichier Excel de destination, son emplacement et d’autres détails, notamment si vous avez exporté les données avec leur mise en forme et leur mise en page.
Remarque Avec une base de données Web, vous pouvez créer et exécuter une importation ou exportation alors qu’elle est ouverte dans Access, mais pas lorsqu’elle est en cours d’exécution dans un navigateur.
Contenu de la vidéo
Créer une spécification d’importation ou d’exportation
- Lancez l’opération d’importation ou d’exportation à partir d’Access en cliquant sur l’un des Assistants Importation ou Exportation disponibles sous l’onglet Données externes.
- Suivez les instructions de l’Assistant. Après avoir cliqué sur Terminer et si Access termine l’opération avec succès, la page Enregistrer les étapes d’importation ou Enregistrer les étapes d’exportation s’affiche.
- Cliquez sur Enregistrer les étapes d’importation ou sur Enregistrer les étapes d’exportation pour enregistrer les détails de l’opération en tant que spécification.
Access affiche un jeu supplémentaire de contrôles.
- Dans la zone Enregistrer sous, tapez le nom de la spécification.
- Dans la zone Description, tapez une description pour vous permettre, ainsi qu’à d’autres utilisateurs, d’identifier ultérieurement l’opération.
- Pour créer une tâche Outlook qui vous rappelle à quel moment répéter cette opération, cliquez sur Créer une tâche Outlook .
- Cliquez sur Enregistrer l’importation ou sur Enregistrer l’exportation pour enregistrer la spécification.
Access crée et stocke la spécification dans la base de données active.
- Si vous avez cliqué sur Créer une tâche Outlook à l’étape 6, une fenêtre Tâche Outlook s’affiche. Complétez les informations de la tâche, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.
Exécuter une opération d’importation ou d’exportation enregistrée
Après avoir créé une spécification d’importation ou d’exportation, effectuez la procédure suivante pour répéter l’opération.
Remarque Lorsque vous utilisez cette procédure pour exécuter une opération d’importation ou d’exportation enregistrée, vous avez la possibilité de modifier le fichier source ou de destination externe avant d’exécuter la spécification. Par exemple, vous pouvez remplacer le nom du fichier Excel source RapportHebdomadaire-Londres.xlsx par RapportHebdomadaire-Paris.xlsx avant de lancer votre opération d’importation.
Exécuter l’opération
- Ouvrez la base de données Access qui contient la spécification, si elle n’est pas ouverte. Lorsque vous exécutez une spécification d’importation, la base de données active est la base de données de destination. Lorsque vous exécutez une spécification d’exportation, la base de données active est la base de données source.
- Si la spécification exporte des données mises en forme dans un classeur Microsoft Excel ou un document Microsoft Word, ouvrez l’objet et vérifiez que les champs que vous voulez exporter ne sont pas masqués dans la vue. De même, vérifiez les paramètres de filtre pour vous assurer que tous les enregistrements que vous voulez exporter sont visibles dans la vue.
- Sous l’onglet Données externes, cliquez sur Importations enregistrées ou Exportations enregistrées pour sélectionner votre spécification.
- Dans la boîte de dialogue Gérer les tâches de données, sous l’onglet Importations enregistrées ou Exportations enregistrées, cliquez sur la spécification à exécuter.
- Si vous voulez changer le fichier source (lorsque vous exécutez une opération d’importation) ou le fichier de destination (lorsque vous exécutez une opération d’exportation), cliquez sur le chemin d’accès du fichier pour le modifier.
Remarque Vous pouvez changer les fichiers source ou de destination, mais les nouveaux fichiers que vous spécifiez doivent répondre à toutes les conditions qui sont essentielles à la réussite de l’opération.
- Avant de cliquer sur Exécuter, vous devez vous assurer que les fichiers source et de destination existent, que les données source sont prêtes à être importées et que l’opération ne risque pas de remplacer des données dans le fichier de destination. Prenez toutes les mesures nécessaires pour assurer la réussite d’une opération pilotée par un Assistant avant d’exécuter une spécification enregistrée.
- Cliquez sur Exécuter.
Access affiche un message qui indique l’état de l’opération. Si l’opération a échoué, corrigez l’erreur de la même manière que vous le feriez avec l’Assistant. Si le message n’identifie pas la cause de l’échec, lancez l’Assistant Importation ou Exportation et essayez de reproduire la même opération dans les boîtes de dialogue de cet Assistant.
Exécuter une specification à l’aide de la macro ExécuterImportationExportationSauvegardée
Dans une macro, vous pouvez utiliser l’action ExécuterImportationExportationSauvegardée pour exécuter une spécification d’importation ou d’exportation. Pour plus d’informations sur la création de macros, voir l’article Créer une macro d’interface utilisateur.
