Tâches basiques dans Access 2010

Prise en main d’Office 2010 Voici quelques tâches basiques qui vous permettront d’apprendre à utiliser Microsoft Access 2010.

 


Contenu de cet article


Qu’est-ce qu’Access ?

Access 2010 est un outil de déploiement et de conception d’application de base de données que vous pouvez utiliser pour effectuer le suivi d’informations importantes. Vous pouvez conserver vos données sur ordinateur ou vous pouvez les publier sur le Web afin que d’autres puissent utiliser votre base de données avec un simple navigateur Web.

Beaucoup de gens commencent à utiliser Access lorsque le programme qu’ils utilisent pour effectuer le suivi de leurs données n’est plus adapté à l’usage qu’ils en font. Par exemple, supposons que vous soyez organisateur d’événements et que vous souhaitiez effectuer le suivi de tous les éléments à gérer pour que vos événements soient réussis. Si vous utilisez un processeur Word ou un tableur pour cela, vous pouvez facilement rencontrer des problèmes à cause de données non cohérentes ou redondantes. Vous pouvez utiliser un logiciel de planification, mais un calendrier n’est pas particulièrement adapté pour le suivi d’informations financières.

Bases de données relationnelles dans Access

Il est parfois nécessaire d’utiliser une base de données relationnelle pour effectuer le suivi de ce type d’informations : un entrepôt de stockage de données réparties en plusieurs collections de données plus petites (les tables) pour éliminer les redondances et reliées entre elles par les informations qu’elles ont en commun (les champs). Par exemple, une base de données relationnelle dédiée à la planification d’événements peut inclure une table contenant les informations sur les clients, une autre contenant les informations sur les fournisseurs et une autre avec les informations sur les événements. Cette dernière table peut contenir un champ la reliant à la table des clients et un autre la reliant à la table des fournisseurs. De cette façon, par exemple, lorsqu’un fournisseur change de numéro de téléphone, l’information est mise à jour dans la table des fournisseurs uniquement, et il n’est pas nécessaire de la modifier dans tous les événements impliquant le fournisseur.

Access est un outil qui permet de développer rapidement et facilement des applications de base de données relationnelle afin de gérer vos informations. Vous pouvez créer une base de données pour effectuer le suivi de n’importe quel type d’informations, par exemple, un inventaire, des contacts professionnels ou des procédures d’entreprise. En fait, Access est fourni avec des modèles que vous pouvez utiliser en l’état pour suivre toute une variété d’informations et qui rendent les choses aisées même pour un débutant.

Lorsque vous ouvrez Access

Lorsque vous démarrez Access 2010, le mode Microsoft Office Backstage apparaît : vous pouvez y obtenir des informations sur la base de données active, créer une nouvelle base de données, ouvrir une base de données existante et afficher du contenu proposé dans Office.com.

Mode Backstage dans Access 2010

Le mode Backstage contient également de nombreuses autres commandes que vous pouvez utiliser pour modifier, maintenir ou partager vos bases de données. Les commandes dans le mode Backstage s’appliquent généralement aux bases de données entières et non aux objets contenus dans une base de données.

 Remarque   Vous pouvez afficher le mode Backstage à tout moment en cliquant sur l’onglet Fichier.

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Trouver et appliquer un modèle

Access fournit de nombreux modèles que vous pouvez utiliser pour accélérer la création de vos bases de données. Un modèle est une base de données prête à l’emploi contenant toutes les tables, les requêtes, les formulaires et les états requis pour effectuer une certaine tâche. Par exemple, vous pouvez avoir recours à des modèles pour assurer le suivi des problèmes, pour gérer vos contacts ou pour enregistrer vos notes de frais. Certains modèles contiennent des exemples d’enregistrements afin d’illustrer leur utilisation. Vous pouvez utiliser ces modèles de base de données tels quels ou les personnaliser en fonction de vos besoins.

Pour trouver et appliquer un modèle à votre base de données, procédez comme suit :

  1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau.
  2. Sous Modèles disponibles, effectuez l’une des opérations suivantes :
  • Pour réutiliser un modèle récemment utilisé, cliquez sur Modèles récents, puis sélectionnez le modèle de votre choix.
  • Pour utiliser un modèle déjà installé, cliquez sur Mes modèles, puis sélectionnez le modèle de votre choix.
  • Pour trouver un modèle sur Office.com, sous Modèles Office.com, cliquez sur une catégorie de modèle, sélectionnez le modèle de votre choix, puis cliquez sur Télécharger pour télécharger le modèle depuis Office.com vers votre ordinateur.

 Remarque    Vous pouvez également rechercher des modèles sur Office.com à partir d’Access. Dans le champ Rechercher des modèles dans Office.com, tapez un ou plusieurs termes de recherche, puis cliquez sur la flèche pour lancer la recherche.

  1. Vous pouvez également cliquer sur l’icône en forme de dossier en regard du champ Nom fichier pour accéder à l’emplacement où vous voulez créer la base de données. Si vous n’indiquez pas d’emplacement, Access crée la base de données à l’emplacement par défaut qui est affiché sous le champ Nom fichier.
  2. Cliquez sur Créer.

Access crée la base de données et l’ouvre pour l’utiliser.

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Créer une base de données entièrement nouvelle

 Remarque   Pour une présentation plus détaillée des concepts qui sous-tendent l’utilisation d’Access pour la création de bases de données, voir l’article Concepts de base sur la conception d’une base de données.

Si aucun des modèles ne correspond à vos besoins ou si vous voulez utiliser dans Access des données d’un autre programme, vous pouvez décider qu’il vaut mieux créer une base de données entièrement nouvelle. Dans Access 2010, vous avez le choix entre une base de données de bureau standard ou une base de données sur le Web.

 Remarque   Pour plus d’informations sur les bases de données sur le Web, voir l’article Créer une base de données sur le Web.

Pour créer une nouvelle base de données, procédez comme suit :

  1. Démarrez Access.
  2. Sous l’onglet Nouveau dans le mode Backstage, cliquez sur Base de données vide ou Base de données Web vide.

 Important   Votre choix détermine les fonctionnalités disponibles dans la nouvelle base de données. Les bases de données de bureau ne peuvent pas être publiées sur le Web, et les bases de données Web ne prennent pas en charge les fonctionnalités de bureau, telles que les requêtes globales.

  1. Sur la droite, tapez le nom de votre base de données dans le champ Nom de fichier.

Pour modifier l’emplacement de création du fichier, cliquez sur Parcourir Image du bouton en regard du champ Nom de fichier, puis sélectionnez le nouvel emplacement et cliquez sur OK.

  1. Cliquez sur Créer.

Access crée la nouvelle base de données, puis ouvre une table vide (appelée Table1) en Mode Feuille de données (mode Feuille de données : fenêtre qui affiche des données d’une table, d’un formulaire, d’une requête, d’une vue ou d’une procédure stockée sous forme de lignes et de colonnes. En mode Feuille de données, vous pouvez modifier des champs et ajouter, supprimer ou rechercher des données.).

  1. Access place le curseur dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter de la nouvelle table.

Pour ajouter des données, commencez à taper ou collez des données provenant d’une autre source comme indiqué dans la section Coller des données d’une autre source dans une table Access, plus loin dans cet article.

 Remarques 

  • L’entrée de données en mode Feuille de données est très similaire à l’entrée de données dans une feuille de calcul Excel. La principale contrainte est qu’il est obligatoire d’entrer les données dans des lignes et des colonnes contiguës, en commençant par l’angle supérieur gauche de la feuille de données. N’essayez pas de mettre en forme vos données en insérant des lignes ou des colonnes vides, comme vous le feriez dans une feuille de calcul Excel : cette opération se solderait par une perte d’espace dans la table. La table ne contient que les données. Leur présentation visuelle se fait dans les formulaires et les états que vous créez ultérieurement.

Si vous ne souhaitez pas entrer de données, cliquez sur Fermer Image du bouton.

 Remarque   Access supprimera la Table1 si vous la fermez sans l’enregistrer.

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Ouvrir une base de données Access

 Conseil   Pour ouvrir rapidement l’une des dernières bases de données que vous aviez ouverte, sous l’onglet Fichier, cliquez sur Récent, puis cliquez sur le nom du fichier.

  1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
  2. Cliquez sur le raccourci dans la boîte de dialogue Ouvrir ou dans le champ Rechercher dans, cliquez sur le lecteur ou le dossier contenant la base de données souhaitée.
  3. Dans la liste de dossiers, double-cliquez sur les dossiers l’un après l’autre jusqu’à parvenir au dossier contenant la base de données.
  4. Une fois que vous avez trouvé la base de données, effectuez l’une des opérations suivantes :
  • Pour ouvrir la base de données en mode d’ouverture par défaut, double-cliquez dessus.
  • Pour ouvrir la base de données en mode d’accès partagé dans un environnement multi-utilisateur (base de données multi-utilisateur (partagée) : base de données qui permet à un ou plusieurs utilisateurs d’accéder au même ensemble de données et de le modifier en même temps.) de sorte que vous et les autres utilisateurs puissiez lire et écrire dans la base de données en même temps, cliquez sur Ouvrir.
  • Pour ouvrir la base de données en lecture seule afin de pouvoir la consulter mais pas la modifier, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en lecture seule.
  • Pour ouvrir la base de données en mode exclusif, empêchant ainsi toute autre personne de l’ouvrir au même moment que vous, cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en exclusif.
  • Pour ouvrir la base de données en mode lecture seule, cliquez sur la flèche à côté du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en mode lecture seule exclusif. D’autres utilisateurs peuvent ouvrir la base de données, mais en lecture seule uniquement.

Si la base de données à ouvrir est introuvable     

  1. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le raccourci vers le Poste de travail  ou, dans le champ Rechercher dans, cliquez sur Poste de travail.
  2. Dans la liste de lecteurs, cliquez avec le bouton droit sur le lecteur contenant la base de données, puis cliquez sur Rechercher.
  3. Entrez vos critères de recherche puis appuyez sur la touche ENTRÉE pour rechercher la base de données.
  4. Si vous trouvez la base de données, ouvrez-la en double-cliquant dessus dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.

 Remarque   Étant donné que la recherche a été lancée dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le bouton Annuler de cette boîte de dialogue pour que la base de données s’ouvre.

Vous pouvez ouvrir directement un fichier de données dans un format de fichier externe (tel que dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Microsoft Excel). Vous pouvez également ouvrir directement n’importe quelle source de données ODBC (sources de données ODBC : données et informations requises pour accéder à ces données à partir de programmes et de bases de données prenant en charge le protocole ODBC (Open Database Connectivity).), telle que Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. Access crée automatiquement une base de données Access dans le même dossier que le fichier de données, puis ajoute des liens vers chaque table de la base de données externe.

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Utiliser votre nouvelle base de données

Selon le modèle utilisé, vous devrez peut-être effectuer l’une des opérations suivantes pour démarrer la nouvelle base de données :

  • Si Access affiche une boîte de dialogue Connexion incluant une liste vide d’utilisateurs, utilisez l’une des procédures suivantes pour commencer :
  1. Cliquez sur Nouvel utilisateur.
  2. Complétez le formulaire Détails de l’utilisateur.
  3. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
  4. Sélectionnez le nom d’utilisateur que vous venez d’entrer, puis cliquez sur Connexion.
  • Si Access affiche une feuille de données vide, vous pouvez commencer à taper directement les données dans la feuille de données ou cliquez sur les autres boutons et onglets pour découvrir la base de données.
  • Si Access affiche une page Mise en route, vous pouvez cliquer sur les liens de cette page pour en savoir plus sur la base de données, ou cliquez sur les autres boutons et onglets pour découvrir la base de données.
  • Si Access affiche un message Avertissement de sécurité dans la barre des messages et que vous faites confiance à la source du modèle, cliquez sur Activer le contenu. S’il est nécessaire de se connecter à la base de données, vous devrez vous reconnecter.

Pour les bases de données de bureau et Web, vous pouvez également commencer par l’une des étapes suivantes :

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Ajouter une table

Vous pouvez ajouter une nouvelle table à une base de données existante en utilisant les outils du groupe Tables sous l’onglet Créer.

Groupe Tables de l’onglet Créer

 Remarque   Dans la base de données Web, seule la commande Table est disponible dans le groupe Tables.

Quel que soit le mode utilisé en premier lieu, vous pouvez basculer de l’un à l’autre grâce aux boutons de modes d’affichage situés dans la barre d’état de la fenêtre Access.

Créer une table vide en mode Feuille de données    Le mode Feuille de données permet d’entrer directement des données. La structure de la table est alors créée en tâche de fond. Les noms sont attribués aux champs par incréments numériques (Champ1, Champ2, etc.) et Access définit leur type de données en fonction du type de données que vous y entrez.

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table Image du bouton.
  2. Access crée la table, puis place le curseur dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter.
  3. Pour ajouter des données, commencez à taper dans la première cellule vide ; vous pouvez également les coller à partir d’une autre source, comme décrit plus loin dans cet article.
  • Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l’en-tête correspondant, puis tapez le nouveau nom.

 Conseil   Attribuez un nom significatif à chaque champ afin de pouvoir en déterminer le contenu sans avoir à afficher les données.

  • Pour déplacer une colonne, sélectionnez-la en cliquant sur son en-tête avant de la faire glisser à l’emplacement souhaité. Vous pouvez également sélectionner plusieurs colonnes contiguës et toutes les faire glisser vers une nouvelle destination.

Pour ajouter d’autres champs à votre table, vous pouvez soit commencer à taper dans la colonne Cliquer pour ajouter en mode Feuille de données, ou vous pouvez ajouter de nouveaux champs à l’aide des commandes du groupe Ajouter et supprimer sous l’onglet Champs.

Créer une table en mode Création    En mode Création, vous devez d’abord créer la structure de la nouvelle table. Vous pouvez ensuite basculer en mode Feuille de données pour entrer des données, ou bien vous pouvez entrer des données à l’aide d’une autre méthode, comme avec un formulaire.

 Remarque   Le mode Création n’est pas disponible pour les tables d’une base de données Web

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Création de table. Image du bouton
  2. Pour chaque champ de la table, tapez un nom dans la colonne Nom du champ, puis sélectionnez un type de données dans la liste Type de données.
  3. Vous pouvez entrer des informations supplémentaires dans chaque champ dans la colonne Description. Cette description s’affiche dans la barre d’état lorsque le point d’insertion se trouve dans ce champ et lorsqu’il est utilisé comme texte de la barre d’état pour tous les contrôles que vous créez en faisant glisser le champ du volet liste de champs vers un formulaire ou un état, ainsi que pour tous les contrôles créés pour ce champ par le biais de l’Assistant Formulaire ou État.
  4. Après avoir ajouté tous les champs, enregistrez la table :
    • Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer.
  5. Vous pouvez commencer à entrer des données dans la table à tout moment en basculant en mode Feuille de données, en cliquant sur la première cellule vide, puis en tapant les données. Vous pouvez par ailleurs coller des données à partir d’une autre source, comme décrit dans la section suivante.

Création d’une table à partir d’une liste SharePoint    Avec une liste SharePoint, vos données sont utilisables par des personnes n’ayant pas Access. En outre, les données de la liste sont stockées sur un serveur, qui offre généralement une meilleure protection contre la perte des données que des fichiers stockés sur un ordinateur de bureau. Vous pouvez commencer avec une nouvelle liste ou lier votre table à une liste existante. Vous devez avoir les droits appropriés sur le site SharePoint où vous souhaitez créer la liste ; cela peut varier selon le site, aussi nous vous recommandons de contacter votre administrateur SharePoint pour connaître les options disponibles.

 Remarque   Cette fonctionnalité n’est pas disponible dans une base de données Web.

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Listes SharePoint.
  2. Vous pouvez utiliser l’un des modèles de la liste pour créer une liste SharePoint standard, par exemple une liste Contacts ou Événements.

Vous pouvez également choisir de créer une liste personnalisée ou de lier votre table à une liste existante ou d’importer une liste existante. Cliquez sur l’option de votre choix.

  1. Si vous choisissez l’un des modèles de la liste ou si vous créez une liste personnalisée, la boîte de dialogue Créer une nouvelle liste s’ouvre pour vous guider tout au long de la procédure. Si vous choisissez d’utiliser une liste existante, la boîte de dialogue Données externes s’ouvre pour vous aider.

Pour plus d’informations sur les tables, voir l’article Présentation des tables.

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Coller des données d’une autre source dans une table Access

Si les données sont stockées dans un autre programme, comme Excel, vous pouvez les copier et les coller dans une table Access. En règle générale, pour optimiser cette opération, il est recommandé que les données soient déjà organisées en colonnes, comme dans le cas d’une feuille de calcul Excel. Si les données sont contenues dans un programme de traitement de texte, il vaut mieux séparer les colonnes de données à l’aide de tabulations ou convertir les données en tableau dans le programme de traitement de texte avant de les copier. Si les données doivent être modifiées ou manipulées (par exemple, fractionner les noms complets en prénoms et noms), il est recommandé de le faire avant de les copier, notamment si vous n’avez pas l’habitude d’utiliser Access.

Lorsque vous collez des données dans une table vide, le type de données de chaque champ est automatiquement défini en fonction du type des données collées. Par exemple, si un champ collé ne contient que des dates, Access lui applique le type de données Date/Heure. Si le champ collé ne contient que les mots « oui » et « non », Access lui applique alors le type de données Oui/Non.

Pour attribuer le nom des champs, Access se base sur le contenu de la première ligne de données collées. Si le type de cette ligne est similaire aux lignes suivantes, Access détermine que la première ligne fait partie des données et attribue aux champs des noms génériques (F1, F2, etc.). Si la première ligne de données collées n’est pas similaire aux lignes suivantes, Access détermine qu’elle est constituée de noms de champs. Les champs sont alors nommés en conséquence et la première ligne n’est pas incluse dans les données.

Si Access attribue des noms de champ génériques, renommez les champs dès que possible pour éviter toute confusion. Suivez la procédure ci-dessous :

  1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la table.
  1. En mode Feuille de données, double-cliquez sur chaque en-tête de colonne, puis tapez un nom pour la colonne.
  2. Enregistrez à nouveau la table.

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Importer ou lier des données issues d’une source externe

Vous pouvez vouloir utiliser dans Access des données collectées dans un autre programme. Vous travaillez peut-être avec des personnes qui stockent leurs données sur d’autres programmes, et vous souhaiteriez pouvoir travailler avec leurs données dans Access. Ou bien encore, vous utilisez plusieurs sources de données et avez besoin d’un « point de collecte » où rassembler vos données en vue de les analyser plus avant.

Access facilite l’importation de données, ou la liaison de données, à partir d’autres programmes. Vous pouvez importer des données provenant d’une feuille de calcul Excel, d’une table appartenant à une autre base de données Access, d’une liste SharePoint ou de tout un éventail d’autres sources. Le processus varie légèrement en fonction de la source choisie, mais les instructions ci-dessous faciliteront la mise en route :

  1. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur la commande correspondant au type de fichier à partir duquel vous effectuez l’importation.

Par exemple, si vous importez des données d’une feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel. Si le type du programme n’est pas affiché, cliquez sur Plus.

 Remarque   Si le type de format adéquat n’apparaît pas dans le groupe Importer et lier, il vous faudra peut-être démarrer le programme dans lequel les données ont été créées, puis utiliser ce programme pour enregistrer les données dans un format de fichier courant (fichier texte délimité (fichier texte délimité : fichier qui contient des données où les valeurs de champs sont séparées des autres par un caractère, tel qu’une virgule ou une tabulation.), par exemple) avant de les importer dans Access.

  1. Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur le bouton Parcourir pour accéder au fichier de données source ou tapez le chemin d’accès complet de ce fichier dans la zone Nom fichier.
  2. Cliquez sur l’option de votre choix sous Spécifiez le mode et l’emplacement de stockage des données dans la base de données active. Vous pouvez créer une table en utilisant les données importées, ajouter les données à une table existante ou créer une table attachée qui conserve un lien avec la source de données.
  3. Enfin, cliquez sur OK.

Selon le choix effectué, la boîte de dialogue Lier des objets ou Importer des objets s’ouvre.

  1. Utilisez la boîte de dialogue pour terminer le processus. La procédure exacte dépend de l’option d’importation ou de liaison choisie.
  2. Dans la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.

Si vous avez choisi l’importation, Access demande si vous voulez enregistrer les détails de l’opération d’importation que vous venez d’effectuer.

  1. Si vous pensez renouveler cette importation, cliquez sur Enregistrer les étapes d’importation, puis entrez les détails.

Vous pouvez ensuite facilement reproduire l’opération d’importation en cliquant successivement sur Importations enregistrées dans le groupe Importer de l’onglet Données externes, sur la spécification d’importation, puis sur Exécuter.

  1. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les détails de l’opération, cliquez sur Fermer.

Access importe les données dans une nouvelle table, qu’il affiche ensuite sous Tables dans le volet de navigation.

Pour en savoir plus la procédure d’importation des données dans Access, suivez les liens dans la section Voir aussi de cet article.

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Étapes suivantes

Le reste du processus de création dépend de vos objectifs, mais vous souhaitez probablement pouvoir créer des requêtes, des formulaires, des états ou des macros. Cette article ne fournit pas d’informations sur la création d’objets de base de données supplémentaires.

Pour plus d’informations, voir les articles suivants :

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Importer des données depuis une feuille de calcul ou un autre programme

Si vous avez utilisé d’autres programmes de base de données ou feuilles de calcul, vous connaissez probablement déjà leurs principes de fonctionnement ainsi que les principaux usages et fonctions des bases de données. Contrairement à la plupart des autres systèmes de gestion de base de données, Access permet de créer des bases de données relationnelles (base de données relationnelle : type de base de données qui stocke des informations dans des tables. Utilise les valeurs correspondantes de deux tables pour relier les données de l’une des tables à celles de l’autre table. Dans une base de données relationnelle, vous ne stockez en général qu’une fois un certain type de données.), et diffère de la plupart des autres feuilles de calcul en proposant des outils pour le développement de requêtes, formulaires et états sophistiqués. Il offre en outre de nombreuses options d’interaction avec d’autres programmes de base de données, comme SQL Server.

Importer une feuille de calcul Excel dans Access

Nombreux sont ceux qui se mettent à explorer Access après avoir généré une liste dans Excel. Si Excel se prête idéalement à la création initiale d’une liste, plus cette dernière s’étoffe et plus son organisation et sa mise à jour deviennent délicates. Généralement, le transfert de cette liste vers Access constitue l’étape logique suivante.

La structure d’une table de base de données ressemble à celle d’une feuille de calcul, en cela que les données sont stockées dans des lignes et des colonnes. Par conséquent, l’importation d’une feuille de calcul dans une table de base de données est en général une opération simple. C’est au niveau du mode d’organisation des données que l’on constate la principale différence selon que les données sont stockées dans une feuille de calcul ou dans une base de données. Il ne suffit pas d’importer une feuille de calcul complète dans une nouvelle table d’une base de données pour résoudre les problèmes associés à l’organisation et à la mise à jour des données, en particulier si des données redondantes sont présentes dans votre feuille de calcul. Pour résoudre ces problèmes, vous devez séparer les données de la feuille de calcul en plusieurs tables, chacune contenant des données associées. Pour plus d’informations sur l’organisation des données dans les tables, voir l’article Notions fondamentales sur la conception d’une base de données.

Access comporte un Assistant Analyseur de table, qui peut vous aider dans ce processus. Après l’importation de vos données dans une table, cet Assistant facilite le fractionnement de la table, chacune contenant des données qui ne sont dupliquées dans aucune autre table. Il crée également les relations nécessaires entre les tables.

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Importer une feuille de calcul Excel en tant que table dans une nouvelle base de données

  1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau, puis sur Base de données vide.
  2. Tapez un nom pour la nouvelle base de données dans la zone Nom de fichier, puis cliquez sur le bouton Créer.

La nouvelle base de données s’ouvre et Access crée une nouvelle table vide, la Table1.

  1. Fermez la Table1.

Lorsque vous êtes invité à enregistrer les modifications apportées à la conception de la Table1, cliquez sur Non.

  1. Sous l’onglet Données externes dans le groupe Importer et lier, cliquez sur Excel. Image du bouton
  2. Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur Parcourir.
  3. Utilisez la boîte de dialogue Ouvrir pour accéder au fichier.
  4. Sélectionnez le fichier, puis cliquez sur Ouvrir.
  5. Dans la boîte de dialogue Données externes, vérifiez que l’option Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de données active est sélectionnée.
  6. Enfin, cliquez sur OK.

L’Assistant Importation de feuille de calcul démarre ; répondez aux questions qui vous sont posées sur les données.

  1. Suivez les instructions en cliquant sur le bouton Suivant ou Précédent pour parcourir les pages. Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur le bouton Terminer.

 Remarque   Access demande si vous voulez enregistrer les détails de l’opération d’importation que vous venez d’effectuer. Si vous pensez renouveler cette importation, cliquez sur Oui, puis entrez les détails. Vous pouvez alors facilement reproduire l’importation en cliquant sur Importations enregistrées dans le groupe Importer de l’onglet Données externes. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les détails de cette opération, cliquez sur le bouton Fermer.

Access importe les données dans une nouvelle table, qu’il affiche ensuite sous Toutes les tables dans le volet de navigation.

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Utiliser l’Assistant Analyseur de table pour organiser des données

Après l’importation de données dans une table Access, vous pouvez recourir à l’Assistant Analyseur de table pour identifier rapidement les données en double. Cet Assistant simplifie l’organisation des données dupliquées en tables séparées, de façon à optimiser leur stockage. Access sauvegarde une copie de la table initiale, puis crée de nouvelles tables sur lesquelles s’appuiera votre application de base de données.

  1. Ouvrez la base de données Access contenant la table que vous souhaitez analyser.
  2. Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Analyser, cliquez sur Analyse table.

L’Assistant Analyseur de table démarre.

Les deux premières pages de l’Assistant lui sont consacrées : ce court didacticiel comprend des boutons sur lesquels vous pouvez cliquer pour afficher des exemples. Si les pages d’introduction ne s’affichent pas, activez la case à cocher Afficher les pages d’introduction et cliquez deux fois sur le bouton Précédent pour revenir à l’introduction. Si, après avoir lu l’introduction, vous ne souhaitez plus voir apparaître ces pages, vous pouvez désactiver la case à cocher Afficher les pages d’introduction.

  1. Sur la page commençant par la phrase Quelle table contient des champs dont les valeurs sont répétées dans plusieurs enregistrements, sélectionnez la table que vous souhaitez analyser, puis cliquez sur Suivant.
  2. L’Assistant peut organiser les champs dans les tables automatiquement, ou vous pouvez effectuer ces choix vous-même. Si vous suivez les suggestions de l’Assistant, vous pouvez toujours modifier la disposition des tables à la page suivante.

 Remarque   Les choix effectués par l’Assistant lorsqu’il organise les champs dans les tables ne sont pas toujours appropriés, en particulier si le volume de données est faible. Vérifiez donc minutieusement les résultats obtenus avec l’Assistant. Néanmoins, il est possible que ce dernier recommande une meilleure organisation que la vôtre, c’est pourquoi il est judicieux de l’exécuter au moins une fois. Si ces suggestions ne vous conviennent pas, vous pouvez toujours réorganiser les champs manuellement et cliquer sur le bouton Précédent pour revoir la disposition des champs vous-même.

  1. Cliquez sur le bouton Suivant. Cette page permet de spécifier les tables et les champs qu’elles contiennent. Si vous aviez opté pour l’organisation déterminée par l’Assistant, vous devriez voir plusieurs tables connectées par des lignes de jointure. Sinon, Access crée une seule table contenant tous les champs. Quoi qu’il en soit, vous pouvez apporter les modifications souhaitées sur cette page.
  • Vous pouvez faire glisser des champs d’une table vers une zone vide de la page pour créer une nouvelle table les contenant. Vous êtes invité à entrer un nom de table.
  • Vous pouvez faire glisser les champs d’une table à une autre si vous pensez que cela peut optimiser leur stockage.
  • Un champ ID ou Numéro unique généré est octroyé à la plupart des tables. Pour en savoir plus sur les champs d’identification, cliquez sur Conseils dans le coin supérieur droit de l’Assistant.
  • Pour annuler une modification, cliquez sur le bouton Annuler.
  • Pour renommer une table, double-cliquez sur sa barre de titre, tapez le nouveau nom, puis cliquez sur OK.
  1. Après avoir organisé les champs comme vous le souhaitez, cliquez sur Suivant.
  2. Si l’Assistant identifie des enregistrements aux valeurs très similaires, il les considère comme d’éventuelles erreurs typographiques et affiche un écran où vous pouvez confirmer la conduite à tenir face à ces enregistrements. Faites défiler la liste pour trouver les enregistrements avec des valeurs dans la colonne Correction puis cliquez sur l’élément approprié dans la liste déroulante. Sélectionnez (Laisser tel quel) pour que l’Assistant ne modifie pas la valeur. Une fois terminé, cliquez sur Suivant.
  3. L’Assistant vous demande si vous souhaitez créer une requête qui ressemble à la table initiale. Si vous avez déjà généré des formulaires et des états fondés sur la table initiale, la création d’une telle requête est une idée judicieuse. Si vous sélectionnez Oui, créer la requête, l’Assistant renomme la table initiale en ajoutant le suffixe « _ANCIEN » au nom de la table. Il octroie alors un nom à la nouvelle requête en reprenant celui de la table initiale. Les formulaires et les états reposant sur cette table utilisent à présent la requête pour leurs données et fonctionnent comme auparavant.
  4. Cliquez sur Terminer.

L’Assistant crée les nouvelles tables, comme indiqué, avant de les ouvrir. Fermez-les lorsque vous en avez fini avec l’inspection des résultats.

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Utiliser des données provenant d’autres programmes

Access 2010 offre des fonctionnalités permettant d’utiliser des données stockées dans d’autres programmes.

Créer une nouvelle base de données Access liée aux données dans un autre format de fichier    Vous pouvez utiliser Access pour ouvrir un fichier dans un autre format de fichier, comme un fichier texte ou dBASE ou une feuille de calcul. Access crée automatiquement une base de données Access et lie le fichier à votre place.

  1. Démarrez Access.
  2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
  3. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur le type de fichier que vous souhaitez ouvrir dans la liste. Si vous ne savez pas quel type choisir, cliquez sur Tous les fichiers (*.*).
  4. Le cas échéant, accédez au dossier contenant le fichier à ouvrir. Une fois le fichier localisé, double-cliquez dessus pour l’ouvrir.
  5. Suivez les instructions de l’Assistant. Dans la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer.

Importer des données dans une base de données existante ou lier des données à une base de données Access existante    Vous pouvez importer des données provenant d’autres sources et programmes vers des tables Access, afin que ces données soient contenues dans ce fichier Access. Une autre option consiste à créer dans Access une liaison vers ces données, qui de cette façon, demeureront dans leur fichier initial (en dehors du fichier Access).

  1. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur le format utilisé pour stocker les données.

Vous pouvez importer ou lier des données à partir des sources suivantes :

  • Excel    Vous pouvez récupérer les données d’une feuille de calcul ou d’une plage définie dans un classeur Excel. Chaque feuille de calcul ou plage définie doit être importée ou liée séparément.
  • Access    Ce format est particulièrement utile pour séparer processus et données, lors de la création d’une base de données fractionnée. En bref, vous pouvez conserver tous vos formulaires, états et macros dans une base de données et vos données dans une autre. Par la suite, vous pouvez procéder à des améliorations sans devoir interrompre le travail de quiconque. Vous pouvez également combiner les données de nombreuses bases de données Access dans une seule base, facilitant ainsi la synthèse de données provenant de départements différents ou entre partenaires commerciaux.
  • Base de données ODBC    Plusieurs programmes prennent en charge ce format, y compris de nombreux produits de serveur de base de données. Cela vous permet de créer des bases de données utilisées comme « points de collecte », où vous pouvez centraliser les données provenant de différents systèmes.
  • Fichier texte    Vous pouvez vous connecter à un simple fichier texte, et même utiliser Access pour modifier le contenu de ce fichier. Cela simplifie l’utilisation des données Access par un grand nombre de programmes.
  • Fichier XML    Ce format est également compatible avec toute une variété de programmes, y compris certains serveurs Web.
  • Liste SharePoint    Ce format rend vos données utilisables dans un navigateur Web, mode d’utilisation standard d’une liste SharePoint.
  • Services de données    Vous pouvez vous connecter aux services de données Web au sein de votre entreprise.
  • Document HTML    
  • Dossier Outlook    Vous pouvez vous connecter à des dossiers Outlook, afin d’intégrer plus facilement vos informations de contact à vos autres données.
  • Fichier dBase    dBase est un autre système de base de données pris en charge par Access

La boîte de dialogue Données externes s’affiche.

  1. Suivez les instructions affichées dans la boîte de dialogue.

Access importe les données dans votre base de données ou lie les données à votre base de données. Pour la plupart des formats de fichier, vous devez spécifier l’emplacement des données, puis indiquer la façon dont celles-ci seront stockées dans la base de données.

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Utiliser une base de données de version antérieure dans plusieurs versions d’Access

Si votre base de données ou projet Access a été créée dans Access 2000 ou une version ultérieure, vous pouvez l’utiliser dans la version d’Access qui a servi à sa création ou dans une version ultérieure, même si la sécurité du fichier est activée. Par exemple, les fichiers Access 2000 sont utilisables dans Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 et Access 2010.

Il peut arriver que vous souhaitiez conserver vos données dans une version antérieure d’Access, mais que des utilisateurs disposant d’une version ultérieure d’Access souhaitent se lier à ces données tout en bénéficiant de certaines fonctionnalités de la version ultérieure. La solution consiste à créer une nouvelle base de données « frontale » dans la version ultérieure (contenant les formulaires, états, requêtes, macros, mais aucune table) et de la lier aux tables du fichier de la version précédente. Utilisez l’une des procédures suivantes, selon que votre base de données est contenue dans le fichier ou déjà fractionnée en une application frontale/principale (application frontale/principale : application qui se compose d’un fichier de base de données « principale » contenant des tables et des copies d’un fichier de base de données « frontale » contenant tous les autres objets de base de données qui comportent des liaisons vers les tables « principales ».).

Utiliser un fichier de base de données Access dans plusieurs versions d’Access

Si toutes les tables, formulaires et autres objets de votre base de données Access sont contenus dans un seul fichier et si vous voulez utiliser la base de données dans plusieurs versions d’Access, vous pouvez créer une nouvelle base de données frontale dans une version ultérieure et la lier au fichier d’origine. Les utilisateurs qui possèdent la version antérieure d’Access peuvent toujours utiliser la base de données d’origine. Les utilisateurs qui possèdent la version plus récente peuvent utiliser la nouvelle base de données frontale pour se lier aux mêmes données. Vous pouvez créer plusieurs versions frontales si vous avez besoin d’utiliser plusieurs versions d’Access.

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Étape 1: effectuer une copie de la base de données existante, et l’enregistrer dans un autre format

Utilisez la procédure suivante pour convertir la base de données dans l’un des trois formats Access récents : Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande conserve la base de données d’origine dans son format originel et crée une copie au format que vous spécifiez.

  1. Fermez le fichier Access. S’il s’agit d’une base de données Access multi-utilisateur située sur un serveur ou dans un dossier partagé, assurez-vous qu’elle n’est pas ouverte par un autre utilisateur.
  2. Démarrez Access 2010.
  3. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
  4. Accédez à l’emplacement du fichier à convertir, puis double-cliquez dessus pour l’ouvrir.

 Remarque   Si la boîte de dialogue Amélioration de la base de données s’affiche vous demandant si vous souhaitez améliorer la base de données, cliquez sur Non.

  1. Si un formulaire s’ouvre au démarrage de la base de données, fermez-le.
  2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer la base de données sous.
  3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez le nom de la nouvelle base de données.

 Remarque   À moins d’enregistrer la nouvelle base de données à un autre emplacement, son nom doit être différent de la base de données d’origine. Quoi qu’il en soit, il est généralement préférable d’utiliser un autre nom afin de distinguer plus facilement les bases de données frontale et principale. Sachez cependant que, lorsque vous convertissez une base de données au format Access 2007, l’extension du nom du fichier .mdb est remplacée par .accdb, ce qui signifie que le nom du fichier peut rester le même.

  1. Cliquez sur Enregistrer.

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Étape 2 : fractionner la base de données copiée et utiliser le fichier d’origine comme base de données principale

Fractionnez la base de données convertie en utilisant la procédure suivante :

  • Sous l’onglet Outils de base de données, dans le groupe Déplacer les données, cliquez sur Base de données Access. Image du bouton
  • Dans la boîte de dialogue Assistant Fractionnement de base de données, cliquez sur Fractionner la base de données.

 Remarque   Vous pouvez effectuer une sauvegarde si vous le souhaitez, mais vous pouvez aussi simplement créer une copie à l’aide de la base de données d’origine.

  • Tapez le nom de la base de données principale, puis cliquez sur Fractionner.

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Étape 3 : connecter la nouvelle base de données frontale à la base de données d’origine

  1. Supprimez la base de données principale que l’Assistant Fractionnement de base de données a créée tout en veillant à ne pas supprimer la base de données d’origine.
  2. Liez la nouvelle base de données frontale aux tables de la base de données d’origine : sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur Gestionnaire de tables liées. Image du bouton
  3. Cliquez sur Sélectionner tout puis activez la case à cocher Toujours demander un nouvel emplacement.
  4. Cliquez sur OK, accédez à la base de données de version antérieure et double-cliquez dessus.

Si l’opération se passe bien, Access affiche un message indiquant que toutes les tables liées sélectionnées ont été correctement actualisées.

Vous pouvez à présent optimiser la nouvelle base de données frontale afin qu’elle prenne en charge de nouvelles fonctionnalités pour les utilisateurs qui ont la dernière version d’Access. Les utilisateurs équipés d’une version antérieure du programme peuvent continuer à utiliser la base de données d’origine.

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Utiliser une application frontale/principale dans plusieurs versions d’Access

Si votre base de données Access est déjà une application frontale/principale (application frontale/principale : application qui se compose d’un fichier de base de données « principale » contenant des tables et des copies d’un fichier de base de données « frontale » contenant tous les autres objets de base de données qui comportent des liaisons vers les tables « principales ».), vous pouvez convertir la base de données frontale au nouveau format de fichier. Aucune modification n’est requise pour la base de données principale.

La procédure suivante explique comment utiliser la commande Enregistrer la base de données sous pour convertir la base de données frontale dans l’un des trois formats Access récents : Access 2000, Access 2002-2003 ou Access 2007. Cette commande conserve la base de données d’origine dans son format originel et crée une copie au format que vous spécifiez.

  1. Fermez la base de données frontale. S’il s’agit d’une base de données Access multi-utilisateur située sur un serveur ou dans un dossier partagé, assurez-vous qu’elle n’est pas ouverte par un autre utilisateur.
  2. Démarrez Access 2010.
  3. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
  4. Parcourez l’arborescence jusqu’à accéder à la base de données frontale, puis double-cliquez sur celle-ci pour l’ouvrir.

 Remarque   Si la boîte de dialogue Amélioration de la base de données s’affiche vous demandant si vous souhaitez améliorer la base de données, cliquez sur Non.

  1. Si un formulaire s’affiche à l’ouverture de la base de données, fermez-le.
  2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer la base de données sous.
  3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, tapez le nom de la nouvelle base de données.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez à présent optimiser la nouvelle base de données frontale afin qu’elle prenne en charge de nouvelles fonctionnalités.

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S'applique à :
Access 2010