Rechercher des enregistrements dans une base de données Access

À mesure que la taille de votre base de données Access augmente, la recherche d’enregistrements nécessite bien davantage qu’un simple coup d’œil à une feuille de données. Cet article décrit plusieurs méthodes que vous pouvez appliquer pour rechercher des enregistrements.

Que voulez-vous faire ?


Parcourir tous les enregistrements

Vous pouvez parcourir les enregistrements en mode Feuille de données (mode Feuille de données : fenêtre qui affiche des données d’une table, d’un formulaire, d’une requête, d’une vue ou d’une procédure stockée sous forme de lignes et de colonnes. En mode Feuille de données, vous pouvez modifier des champs et ajouter, supprimer ou rechercher des données.) à l’aide des boutons de navigation d’enregistrements situés au bas de la table ou du formulaire.

Boutons de navigation

Légende 1 Atteindre le premier enregistrement
Légende 2 Atteindre l’enregistrement précédent
Légende 3 Zone Enregistrement actuel
Légende 4 Atteindre l’enregistrement suivant
Légende 5 Atteindre le dernier enregistrement
Légende 6 Ouvrir un nouvel enregistrement (vierge)
Légende 7 Indicateur de filtre
Légende 8 Zone de recherche

Vous pouvez également utiliser la touche Tab pour vous déplacer d’un enregistrement à l’autre.

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Atteindre un enregistrement spécifique

Lorsque vous connaissez l’enregistrement recherché, utilisez la zone Atteindre pour choisir un enregistrement spécifique dans une liste déroulante. La zone Atteindre s’utilise généralement dans les formulaires.

Zone Atteindre

  • Pour accéder à un enregistrement, cliquez sur la flèche située à droite de la zone Atteindre, puis sélectionnez un enregistrement dans la liste déroulante.

 Remarque   Si vous connaissez les premiers caractères de l’enregistrement auquel vous souhaitez accéder, vous pouvez les taper dans la zone Atteindre.

La zone Atteindre n’affiche que les données nécessaires pour une identification unique de chaque enregistrement. Lorsque vous sélectionnez un enregistrement dans la liste, Access affiche le reste de ses données dans la zone principale du formulaire.

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Rechercher un enregistrement

Lorsque vous entrez du texte dans la zone Rechercher, la première valeur correspondante est sélectionnée en temps réel avec chaque caractère. Vous pouvez utiliser cette fonction pour effectuer une recherche rapide d’un enregistrement contenant une valeur correspondante.

Vous pouvez également rechercher un enregistrement spécifique dans une table ou un formulaire à l’aide de l’option Rechercher.

Ruban Office 14

Il s’agit d’un choix pertinent si vous recherchez un enregistrement particulier répondant à des critères spécifiques (termes de recherche et opérateurs de comparaison tels que « égal à » ou « contient »).

 Remarque   Vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Rechercher et remplacer uniquement si la table ou le formulaire affiche actuellement des données. Cela est valable même si aucun enregistrement n’est visible car un filtre a été appliqué.

  1. Ouvrez la table ou le formulaire, puis cliquez sur le champ à rechercher.
  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Rechercher, cliquez sur Rechercher.

La boîte de dialogue Rechercher et remplacer s’affiche, avec l’onglet Rechercher sélectionné.

Boîte de dialogue Rechercher et remplacer

  1. Dans la zone Rechercher, tapez la valeur à rechercher.
  2. Pour modifier le champ à rechercher ou pour rechercher dans toute la table sous-jacente, cliquez sur l’option appropriée dans la liste Regarder dans.

 Conseil   La liste Respecter représente l’opérateur de comparaison (tel que « égal à » ou « contient »). Pour élargir la recherche, dans la liste Respecter, cliquez sur N’importe où dans le champ.

  1. Dans la liste Rechercher, sélectionnez l’option Tout, puis cliquez sur Suivant.
  2. Lorsque l’élément recherché est mis en surbrillance, cliquez sur Annuler dans la boîte de dialogue Rechercher et remplacer pour fermer la boîte de dialogue. Les enregistrements qui répondent aux conditions sont mis en surbrillance.

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Filtrer de façon à afficher des enregistrements spécifiques

Vous pouvez appliquer un filtre afin d’afficher une quantité limitée d’enregistrements lorsque vous souhaitez visualiser uniquement les enregistrements qui répondent à des critères et des opérateurs de comparaison spécifiques. Par exemple, pour affiner rapidement les enregistrements affichés, cliquez avec le bouton droit sur un champ dont vous souhaitez faire correspondre la valeur, puis sélectionnez Égal à, Différent de, Contient ou Ne contient pas en bas du menu contextuel. Vous pouvez activer ou désactiver un filtre, ce qui vous permet de passer facilement d’une vue filtrée à une vue non filtrée des mêmes données. Contrairement à une recherche, un filtre limite uniquement les enregistrements à afficher.

  1. Pour appliquer un filtre basé sur une sélection, ouvrez une table ou un formulaire.
  2. Pour vous assurer que la table ou le formulaire n’a pas déjà été filtré, sous l’onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Options avancées, puis sur Effacer tous les filtres, si cette commande est disponible.
  3. Accédez à l’enregistrement qui contient la valeur que vous voulez utiliser dans le filtre, puis cliquez dans la colonne (en mode Feuille de données) ou dans le contrôle (en mode Formulaire, État ou Page). Pour filtrer en fonction d’une sélection partielle, sélectionnez simplement les caractères souhaités.
  4. Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Trier et filtrer, cliquez sur Sélection, puis sur le filtre que vous souhaitez appliquer.
  1. Pour filtrer d’autres champs en fonction d’une sélection, répétez les étapes 3 et 4.

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S'applique à :
Access 2010