Présentation des requêtes

Lorsque vous souhaitez examiner, ajouter, modifier ou supprimer des données de votre base de données, utilisez une requête.

En effet, une requête apporte des réponses à des questions très spécifiques à propos de vos données, auxquelles il serait difficile de répondre en examinant directement les données dans une table. Vous pouvez utiliser des requêtes pour filtrer des données, effectuer des calculs à partir de ces mêmes données et les synthétiser. Vous pouvez également utiliser des requêtes pour automatiser de nombreuses tâches de gestion de données et pour passer en revue les modifications apportées à vos données avant de les valider.

 Remarque   Les fonctions de requête d’agrégation, telles que Somme ou Compte, ne sont pas disponibles dans les requêtes sur le Web.

L’utilisation de requêtes simplifie de nombreuses tâches de base de données

Dans cet article


Vue d’ensemble

Une requête vise à obtenir des résultats de données, à effectuer une action sur des données, ou les deux à la fois. Vous pouvez utiliser une requête dans le but d’obtenir une réponse à une question simple, d’effectuer des calculs, de combiner les données de différentes tables, ou encore d’ajouter, modifier ou supprimer des données de table. Les requêtes que vous utilisez pour extraire les données d’une table ou pour effectuer des calculs sont appelées requêtes Sélection. Les requêtes qui ajoutent, modifient ou suppriment des données sont appelées requêtes Action.

Cet article fournit des informations de base sur les requêtes, ainsi que des exemples des différents types de requêtes. Pour plus d’informations sur chaque type de requête, consultez l’aide ou cliquez sur les liens situés dans la section Voir aussi de cet article.

Vous pouvez également utiliser une requête pour fournir des données à un formulaire ou un état. Dans une base de données bien conçue, les données que vous souhaitez présenter dans un formulaire ou un état résident souvent dans plusieurs tables différentes. Par le biais d’une requête, vous pouvez assembler les données à utiliser avant de concevoir votre formulaire ou votre état.

Pour plus d’informations sur l’utilisation d’une requête en vue de fournir des données à des formulaires et des états, reportez-vous aux liens figurant dans la section Voir aussi ou consultez l’aide.

Ouvrir une requête existante

Si vous ne vous êtes pas encore familiarisé avec le volet de navigation, vous ne savez pas peut-être pas comment ouvrir une requête existante. Le volet de navigation est une fonctionnalité qui remplace la fenêtre Base de données présente dans les versions antérieures à Access 2007. Il se trouve sur le côté gauche de votre écran.

Pour ouvrir un objet de base de données, y compris une requête, vous pouvez double-cliquer sur l’objet dans le volet de navigation.

Utiliser la base de données Northwind pour suivre les exemples

 Remarque   Les exemples présentés dans cet article s’appuient sur une base de données créée à partir du modèle de base de données Northwind 2010.

  1. Cliquez sur l’onglet Fichier, puis cliquez sur Nouveau.
  2. Dans le volet du milieu, sous Modèles disponibles, cliquez sur Exemples de modèles, puis cliquez sur Northwind.
  3. Dans le volet droit, vérifiez le nom du fichier de base de données dans la zone Nom de fichier et apportez des modifications à ce nom. Vous pouvez également naviguer jusqu’à un emplacement de fichier différent en cliquant sur l’icône de dossier.
  4. Cliquez sur Créer.
  5. Suivez les instructions fournies dans la page Les Comptoirs (sous l’onglet objet Écran Démarrage) pour ouvrir la base de données, puis fermez la fenêtre Boîte de dialogue de connexion.

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Examiner un sous-ensemble de données dans une table

Vous pouvez parfois souhaiter passer en revue l’ensemble des données d’une table, tout comme vous pouvez parfois juger bon d’examiner uniquement les données de certains champs, qu’ils répondent ou non à certains critères. Pour passer en revue certaines des données d’une table, utilisez une requête.

Supposons que vous souhaitiez examiner une liste de produits et leurs prix. Vous pouvez créer une requête qui renvoie des informations sur les produits et leurs prix en procédant comme suit :

  1. Ouvrez la base de données Northwind configurée précédemment à l’aide de ces étapes.
  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête.
  3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sous l’onglet Tables, double-cliquez sur Produits.
  4. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.
  5. Dans la table Produits, double-cliquez sur Nom du produit et Afficher la liste des prix pour ajouter ces champs à la grille de création (grille de création : grille qui vous permet de créer une requête ou un filtre en mode Création de requête ou dans la fenêtre Filtre/tri avancé. Pour les requêtes, cette grille était auparavant appelée « grille d’interrogation ».) de requête.
  6. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

La requête s’exécute et affiche une liste de produits avec leurs prix.

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Examiner des données issues de plusieurs tables à la fois

Les tables d’une base de données bien conçue entretiennent des relations (relation : association établie entre des champs communs (colonnes) de deux tables. Une relation peut être de type un à un, un à plusieurs ou plusieurs à plusieurs.) logiques. Ces relations existent en fonction des champs que les tables ont en commun. Pour examiner les données de tables liées, vous devez utiliser une requête sélection.

Supposons que vous souhaitez examiner les commandes des clients résidant dans une ville déterminée. Les données sur les commandes et les données sur les clients sont stockées dans deux tables d’une même base de données. Chaque table comporte un champ Réf client, qui forme la base d’une relation un-à-plusieurs (relation un-à-plusieurs : association entre deux tables dans laquelle la valeur de clé primaire de chaque enregistrement de la table primaire correspond à la valeur du ou des champs correspondants de plusieurs enregistrements de la table liée.) entre les deux tables. Vous pouvez créer une requête qui renvoie les commandes des clients d’une ville déterminée (p.ex., Orléans) en procédant comme suit :

  1. Ouvrez la base de données Northwind configurée précédemment à l’aide de ces étapes.
  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête.
  3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sous l’onglet Tables, double-cliquez sur Clients et Commandes.
  4. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.

Notez la présence d’une ligne, appelée jointure, qui relie le champ ID de la table Clients et le champ Réf client de la table Commandes. Cette ligne indique la relation entre les deux tables.

  1. Dans la table Clients, double-cliquez sur Société et sur Ville pour ajouter ces champs à la grille de création de requête.
  2. Dans la grille de création de requête, dans la colonne Ville, désactivez la case à cocher de la ligne Afficher.
  3. Sur la ligne Critères de la colonne Ville, tapez Orléans.

En désactivant la case à cocher Afficher, vous empêchez la requête d’afficher la ville dans les résultats ; en tapant Orléans sur la ligne Critères, vous indiquez votre souhait d’afficher uniquement les enregistrements dont le champ Ville a la valeur Orléans. Dans ce cas, la requête renvoie uniquement les clients résidant à Orléans — Société L et Société AA.

Notez qu’il n’est pas nécessaire d’afficher un champ pour l’utiliser avec un critère.

  1. Dans la table Commandes, double-cliquez sur Réf commande et sur Date de commande pour ajouter ces champs aux deux colonnes suivantes de la grille de création de requête.
  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

La requête s’exécute et affiche la liste des commandes des clients d’Orléans.

  1. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.

La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.

  1. Dans la zone Nom de la requête, tapez Commandes par ville, puis cliquez sur OK.

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Poser des questions légèrement différentes en utilisant les paramètres d’une requête

Vous pouvez parfois être amené à exécuter une requête légèrement différente d’une requête existante. Vous pouvez modifier la requête d’origine en vue d’utiliser de nouveaux critères, mais si vous envisagez d’exécuter régulièrement des variantes d’une requête déterminée, utilisez plutôt une requête Paramètre. Lorsque vous exécutez une requête de ce type, vous êtes invité à spécifier la valeur des champs qu’elle utilise pour créer les critères de votre requête.

Dans l’exemple précédent, vous avez créé une requête qui renvoyait les commandes des clients résidant à Orléans. Vous pouvez modifier cette requête de façon à spécifier la ville à chaque exécution de la requête en procédant comme suit :

  1. Ouvrez la base de données Northwind configurée précédemment à l’aide de ces étapes.
  2. Cliquez sur la barre de redimensionnement pour afficher le volet de navigation.

 Remarque   Cette étape n’est pas nécessaire si le volet de navigation est affiché.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la requête nommée Commandes par ville (que vous avez créée dans la section précédente), puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel.
  2. Dans la grille de création de requête, sur la ligne Critères de la colonne Ville, supprimez Orléans et tapez [Pour quelle ville ?] .

La chaîne [Pour quelle ville ?] est votre invite de paramètre. Les crochets indiquent que vous souhaitez que la requête invite l’utilisateur à fournir une entrée et le texte (dans le cas présent, Pour quelle ville ? ) est la question affichée par l’invite de paramètre.

 Remarque   Vous ne pouvez utiliser ni un point (.) ni un point d’exclamation (!) comme texte dans une invite de paramètre.

  1. Activez la case à cocher sur la ligne Afficher de la colonne Ville pour que les résultats de la requête affichent la ville.
  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

La requête vous invite à entrer une valeur pour la ville.

  1. Tapez New York, puis appuyez sur Entrée.

La requête s’exécute et affiche les commandes des clients de New York.

Mais que se passe-t-il si vous ne savez pas quelles valeurs spécifier ? Vous pouvez intégrer des caractères génériques à l’invite pour que votre paramètre soit moins rigide :

  1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.
  2. Dans la grille de création de requête, sur la ligne Critères de la colonne Ville, tapez Comme [Pour quelle ville ?]&"*".

Dans cette invite de paramètre, le mot clé Comme, le « et » commercial (&) et l’astérisque (*) entre guillemets permettent à l’utilisateur de taper une combinaison de caractères, y compris des caractères génériques, pour renvoyer divers résultats. Par exemple, si l’utilisateur tape *, la requête renvoie toutes les villes ; si l’utilisateur tape L, la requête renvoie toutes les villes dont le nom commence par la lettre « L » ; et si l’utilisateur tape *s*, la requête renvoie toutes les villes dont le nom contient la lettre « s ».

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

À l’invite de requête, tapez Nouveau, puis appuyez sur Entrée.

  1. La requête s’exécute, puis affiche les commandes des clients de New York.

Spécifier le type de données des paramètres

Vous pouvez également spécifier le type de données qu’un paramètre doit accepter. Vous pouvez définir le type de données de n’importe quel paramètre, mais il est particulièrement important de le définir pour les données de type numérique, monnaie ou date/heure. Lorsque vous spécifiez le type de données qu’un paramètre doit accepter, les utilisateurs reçoivent un message d’erreur plus utile dans l’hypothèse où ils entrent un type de données incorrect (par exemple, du texte alors qu’une monnaie était attendue).

 Remarque   Si un paramètre est défini de façon à accepter des données de type texte, toute entrée est interprétée comme étant du texte et aucun message d’erreur ne s’affiche.

Pour spécifier le type de données pour les paramètres dans une requête, procédez comme suit :

  1. Après avoir ouvert la requête en mode Création, sous l’onglet Création, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Paramètres.
  2. Dans la boîte de dialogue Paramètres de la requête, dans la colonne Paramètre, tapez l’invite de chaque paramètre dont vous souhaitez spécifier le type de données. Assurez-vous que chaque paramètre correspond à l’invite que vous utilisez sur la ligne Critères de la grille de création de requête.
  3. Dans la colonne Type de données, sélectionnez le type de données de chaque paramètre.

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Effectuer des calculs à partir de vos données

La plupart du temps, les valeurs calculées à partir de données issues d’une même base de données ne sont pas stockées dans des tables. Ainsi, les sous-totaux des produits ne sont pas stockés dans la table Détails commande de la base de données Northwind 2007, car le sous-total d’un produit donné est calculé à partir des données stockées dans les champs Quantité, Prix unitaire et Remise de la table Détails commande.

Dans certains cas, les valeurs calculées peuvent devenir obsolètes, car les valeurs sur lesquelles elles reposent évoluent. Par exemple, il n’y aurait aucun intérêt à stocker l’âge d’une personne dans une table, car il faudrait mettre à jour cette valeur chaque année ; la solution consiste plutôt à stocker la date de naissance de la personne et d’utiliser une expression dans une requête pour calculer l’âge de la personne.

Pour créer une requête qui calcule les sous-totaux des produits à partir des données de la table Détails commande, procédez comme suit.

  1. Ouvrez la base de données Northwind configurée précédemment à l’aide de ces étapes.
  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête.
  3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, sous l’onglet Tables, double-cliquez sur Détails commande.
  4. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.
  5. Dans la table Détails commande, double-cliquez sur Réf produit pour ajouter ce champ à la première colonne de la grille de création de requête.
  6. Dans la deuxième colonne de la grille, cliquez avec le bouton droit sur la ligne Champ, puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel.
  7. Dans la zone Zoom, tapez ou collez les éléments suivants :

Sous-total: ([Quantité]*[Prix unitaire])-([Quantité]*[Prix unitaire]*[Remise])

Cliquez sur OK.

Ceci correspond au champ calculé. Le champ calculé multiplie la quantité de chaque produit par leur prix unitaire respectif, multiplie la quantité de chaque produit par le prix unitaire et la remise correspondante, puis retranche la remise totale du prix unitaire total.

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

La requête s’exécute et affiche une liste ordonnée de produits et de sous-totaux.

  1. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête, puis nommez-la Sous-totaux des produits.

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Examiner des données synthétisées ou agrégées

Lorsque vous enregistrez des transactions ou stockez régulièrement des données récurrentes dans une table, il est commode de pouvoir consulter ces données sous forme d’agrégats, par exemple des sommes ou des moyennes.

Accès vous permet de passer en revue des données agrégées simples dans n’importe quelle de feuille de données (feuille de données : données d’une table, d’un formulaire, d’une requête, d’une vue ou d’une procédure stockée affichées sous forme de lignes et de colonnes.)en ajoutant une ligne Total. Une ligne Total est une ligne située au bas de la feuille de données qui peut afficher un total cumulé ou autre valeur d’agrégation.

 Remarque   Vous ne pouvez pas ajouter de ligne Total à la feuille de données d’une requête sur le Web.

Vous pouvez ajouter une ligne Total à la requête Sous-totaux des produits que vous avez créée dans l’exemple précédent en procédant comme suit :

  1. Exécutez la requête Sous-totaux des produits et laissez les résultats ouverts en mode Feuille de données (mode Feuille de données : fenêtre qui affiche des données d’une table, d’un formulaire, d’une requête, d’une vue ou d’une procédure stockée sous forme de lignes et de colonnes. En mode Feuille de données, vous pouvez modifier des champs et ajouter, supprimer ou rechercher des données.).
  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Totaux.

Une nouvelle ligne apparaît au bas de la feuille de données, avec le mot Total dans la première colonne.

  1. Cliquez sur la cellule de la dernière ligne de la feuille de données nommée Total.

Notez qu’une flèche apparaît dans la cellule.

  1. Cliquez sur cette flèche pour afficher les fonctions d’agrégation disponibles.

Dans la mesure où la colonne contient des données de type texte, vous ne disposez que de deux choix : Aucune et Compte.

  1. Sélectionnez Compte.

Le contenu de la cellule change, passant de Total au nombre de valeurs contenues dans la colonne.

  1. Cliquez sur la cellule adjacente (la deuxième colonne).

Notez qu’une flèche apparaît dans la cellule.

  1. Cliquez sur la flèche, puis sur Somme.

Le champ affiche la somme des valeurs de la colonne.

  1. Laissez la requête ouverte en mode Feuille de données.

Créer une requête totaux pour des synthèses plus complexes

La ligne Total d’une feuille de données est très utile, mais pour des questions plus complexes, vous pouvez utiliser une requête Totaux. Une requête Totaux est une requête sélection qui permet de regrouper et de synthétiser des données. Par exemple, supposons que vous voulez afficher le total des ventes par produit. Dans une requête Totaux, vous pouvez utiliser Somme, une fonction d’agrégation (fonction d’agrégation : fonction, telle que SOMME, NB, MOYENNE ou VAR, utilisée pour calculer des totaux.), pour afficher les ventes totales par produit.

 Remarque   Vous ne pouvez pas utiliser de fonction d’agrégation dans une requête sur le Web.

Pour modifier la requête Sous-totaux des produits pour obtenir une synthèse des sous-totaux des produits par produit, procédez comme suit.

  1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.

La requête Sous-totaux des produits s’ouvre en mode Création.

  1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Totaux.

La ligne Totaux est affichée dans la grille de création de requête.

 Remarque   Bien qu’elles portent des noms similaires, la ligne Totaux de la grille de création et la ligne Total d’une feuille de données ne sont pas identiques :

  • Vous pouvez effectuer un regroupement par valeurs de champ en utilisant la ligne Totaux de la grille de création.
  • Vous pouvez ajouter une ligne Total de feuille de données aux résultats d’une requête Totaux.
  • Lorsque vous utilisez la ligne Totaux de la grille de création, vous devez choisir une fonction d’agrégation pour chaque champ. Si vous ne souhaitez pas effectuer de calcul au niveau d’un champ, vous pouvez effectuer un regroupement en fonction de ce champ.
  1. Dans la deuxième colonne de la grille de création, sur la ligne Total, sélectionnez Somme dans la liste déroulante.
  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

La requête s’exécute et affiche une liste de produits avec des sous-totaux.

  1. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête. Laissez la requête ouverte.

Créer une requête Analyse croisée pour ajouter un autre niveau de regroupement

Supposons à présent que vous voulez examiner les sous-totaux des produits tout en effectuant un regroupement par mois, de sorte que chaque ligne présente les sous-totaux d’un produit et que chaque colonne présente les sous-totaux des produits pour un mois donné. Pour afficher les sous-totaux d’un produit et présenter les sous-totaux des produits pour un mois donné, utilisez une requête Analyse croisée (requête analyse croisée : requête qui calcule une somme, une moyenne, un compte ou un autre type de total effectué sur des enregistrements, puis qui regroupe le résultat en deux types d’informations : l’un affiché verticalement sur le côté gauche de la feuille de données et l’autre affiché horizontalement en haut.).

 Remarque   Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Analyse croisée.

Vous pouvez à nouveau modifier la requête Sous-totaux des produits afin que celle-ci renvoie des lignes de sous-totaux de produits et des colonnes de sous-totaux mensuels.

  1. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.
  2. Dans le groupe Paramétrage de requête, cliquez sur Afficher la table.
  3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes, puis cliquez sur Fermer.
  4. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Analyse croisée.

Dans la grille de création, la ligne Afficher est masquée et la ligne Analyse croisée est affichée.

  1. Dans la troisième colonne de la grille de création, cliquez avec le bouton droit sur la ligne Champ, puis cliquez sur Zoom dans le menu contextuel. La zone Zoom s’ouvre.
  2. Dans la zone Zoom, tapez ou collez les éléments suivants :

Mois : "Month " & DatePart("m", [Date de commande])

  1. Cliquez sur OK.
  2. Sur la ligne Analyse croisée, sélectionnez les valeurs suivantes dans la liste déroulante : En-tête de ligne pour la première colonne, Valeur pour la deuxième et En-tête de colonne pour la troisième.
  3. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

La requête s’exécute et affiche des sous-totaux de produit, agrégés par mois.

  1. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.

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Créer une table à partir de données issues d’autres tables

Vous pouvez utiliser une requête Création de table pour créer une table à partir de données stockées dans d’autres tables.

 Remarque   Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Création de table.

Supposons, par exemple, que vous voulez envoyer des données sur les commandes de Chicago à un partenaire commercial basé à Chicago, qui se sert d’Access pour préparer ses états. Au lieu d’envoyer les données de commande, vous souhaitez limiter les données que vous envoyez aux données spécifiques aux commandes de Chicago.

Vous pouvez créer une requête sélection contenant les données des commandes de Chicago et utiliser ensuite cette requête sélection pour créer la nouvelle table. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Ouvrez la base de données Northwind configurée précédemment à l’aide de ces étapes.
  2. Pour exécuter une requête Création de table, vous devrez peut-être activer le contenu de la base de données à l’aide de la barre des messages, qui apparaît sous le Ruban si la base de données n’est pas approuvé lorsque vous l’ouvrez.

AfficherMontrer comment activer la base de données

  • Dans la barre des messages, cliquez sur Activer le contenu.

 Remarque   Si votre base de données se trouve dans un emplacement approuvé, la barre des messages ne s’affiche pas et il n’est pas nécessaire d’activer le contenu.

  1. Fermez le formulaire Boîte de dialogue de connexion.
  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête.
  3. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Détails commande et sur Commandes.
  4. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.
  5. Dans la table Commandes, double-cliquez sur Réf client et sur Ville d’expédition pour ajouter ces champs à la grille de création.
  6. Dans la table Détails commande, double-cliquez successivement sur Réf commande, Réf produit, Quantité, Prix unitaire et Remise pour ajouter ces champs à la grille de création.
  7. Dans la colonne Ville d’expédition de la grille de création, désactivez la case à cocher au niveau de la ligne Afficher. Sur la ligne Critères, tapez ’Chicago’ (incluez les guillemets simples).

Vérifiez les résultats de la requête avant de les utiliser pour créer la table.

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
  2. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la requête.

La boîte de dialogue Enregistrer sous s’affiche.

  1. Dans la zone Nom de la requête, tapez Requête sur les commandes de Chicago, puis cliquez sur OK.
  2. Sous l’onglet Accueil, dans le groupe Affichages, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Création.
  3. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Création de table.

La boîte de dialogue Création de table s’affiche.

  1. Dans la boîte de dialogue Création de table, dans la zone Nom de la table, tapez Commandes Chicago , puis cliquez sur OK.
  2. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.
  3. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Oui pour confirmer.

La nouvelle table est créée et apparaît dans le volet de navigation.

 Remarque   Si une table portant le nom que vous avez spécifié existe déjà, cette table est supprimée avant l’exécution de la requête.

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

La table Commandes Chicago existant déjà, une boîte de dialogue d’avertissement s’affiche à l’écran.

  1. Cliquez sur Non pour annuler l’action et fermer la boîte de dialogue.

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Ajouter à une table des données issues d’autres tables

Vous pouvez utiliser une requête Ajout pour extraire les données d’une ou plusieurs tables et ajouter ces données à une autre table.

 Remarque   Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Ajout.

Supposons que vous avez créé une table à partager avec un partenaire commercial de Chicago. Or, vous réalisez que le partenaire travaille aussi avec des clients de la région de Milwaukee. Vous souhaitez ajouter des lignes à la table pour intégrer les données de la région de Milwaukee avant de partager la table avec votre partenaire.

Vous pouvez ajouter les données de la région de Milwaukee à la table Commandes Chicago que vous avez créée dans l’exemple précédent en procédant comme suit :

  1. Ouvrez la requête nommée « Requête Commandes Chicago » en mode Création.
  2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Ajout. La boîte de dialogue Ajout s’ouvre.
  1. Dans la boîte de dialogue Ajout, cliquez sur la flèche située dans la zone Nom de la table, puis sélectionnez Commandes Chicago dans la liste déroulante.
  2. Cliquez sur OK.

La boîte de dialogue Ajout se ferme. Dans la grille de création, la ligne Afficher disparaît, tandis que la ligne Ajouter à apparaît.

  1. Dans la grille de création, sur la ligne Critères de la colonne Ville d’expédition, supprimez ’Chicago’ et tapez ’Milwaukee’.
  2. Sur la ligne Ajouter à, sélectionnez le champ approprié pour chaque colonne.

Dans cet exemple, les valeurs de la ligne Ajouter à doivent en principe correspondre aux valeurs de la ligne Champ, sans toutefois que cela conditionne le bon fonctionnement des requêtes Ajout.

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

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Modifier des données de façon automatisée

Vous pouvez utiliser une requête Mise à jour pour modifier les données de vos tables. De même, ces requêtes vous permettent d’entrer des critères de façon à spécifier les lignes qui doivent être mises à jour. Enfin, une requête Mise à jour offre la possibilité d’examiner les données mises à jour avant de procéder à la mise à jour proprement dite.

 Important   Une requête Action ne peut pas être annulée. Vous avez donc tout intérêt à effectuer une sauvegarde des tables que vous vous apprêtez à mettre à jour au moyen d’une requête Mise à jour.

 Remarque   Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Mise à jour.

Dans l’exemple précédent, vous avez ajouté des lignes à la table Commandes Chicago. Dans cette même table, le champ Réf produit indique la référence numérique des produits. Pour des données plus exploitables dans les états, vous pouvez remplacer les références produit par des noms de produits. Pour remplacer cela, vous devez d’abord modifier le type de données du champ Réf produit de la table Commandes Chicago (de Numérique à Texte), de telle sorte que le champ Réf produit puisse accepter des noms de produits.

Vous pouvez mettre à jour les valeurs de la table Commandes Chicago en procédant comme suit :

  1. Ouvrez la table Commandes Chicago en mode Création.
  2. Sur la ligne Réf produit, modifiez le type de données en le faisant passer de Numérique à Texte.
  3. Enregistrez et fermez la table Commandes Chicago.
  4. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête.
  5. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes Chicago et sur Produits.
  6. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.
  7. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Mise à jour.

Dans la grille de création, les lignes Tri et Afficher disparaissent, tandis que la ligne Mise à jour apparaît.

  1. Dans la table Commandes Chicago, double-cliquez sur Réf produit pour ajouter ce champ à la grille de création.
  2. Dans la grille de création, sur la ligne Mise à jour de la colonne Réf produit, tapez ou collez l’expression suivante :

[Produits].[Nom du produit]

 Conseil   Vous pouvez utiliser une requête Mise à jour pour supprimer des valeurs de champs à l’aide d’une chaîne vide ("") ou NULL sur la ligne Mise à jour.

  1. Sur la ligne Critères , tapez ou collez l’expression suivante :

[Réf produit] Comme ([Produits].[ID])

Le mot clé Comme est nécessaire car les champs que vous comparez contiennent différents types de données (Réf produit représente des données de texte, ID représente des données numériques).

  1. Vous pouvez identifier les valeurs qui seront modifiées par une requête Mise à jour en affichant celle-ci en mode Feuille de données.

Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Affichage, puis sur Mode Feuille de données.

La requête renvoie la liste des références produit qui seront mises à jour.

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

Après avoir ouvert la table Commandes Chicago, vous pourrez constater que les valeurs numériques du champ Réf produit ont été remplacées par les noms de produits de la table Produits.

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Supprimer des données de façon automatisée

Vous pouvez utiliser une requête Suppression pour supprimer des données dans vos tables. De même, ces requêtes vous permettent d’entrer des critères afin de spécifier les lignes qui doivent être supprimées. Enfin, une requête Suppression offre la possibilité d’identifier les lignes qui seront supprimées avant de procéder à la suppression proprement dite.

 Remarque   Vous ne pouvez pas créer une requête sur le Web qui est une requête Suppression.

Supposons que vous vous apprêtez à envoyer la table Commandes Chicago (mise à jour dans l’exemple précédent) à votre partenaire commercial de Chicago et notez que certaines lignes contiennent un nombre de champs vides. Vous souhaitez supprimer ces lignes contenant des champs vides avant d’envoyer de table. Vous pourriez simplement ouvrir la table et supprimer manuellement les lignes, mais il peut s’avérer utile d’utiliser une requête Suppression si le nombre de lignes à supprimer est conséquent et que vous avez des critères clairs selon lesquels les lignes doivent être supprimées.

Vous pouvez utiliser une requête pour supprimer des lignes de la table Commandes Chicago dont le champ Réf commande n’a pas de valeur. Pour ce faire, procédez comme suit :

  1. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Macros et code, cliquez sur Création de requête.
  2. Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur Commandes Chicago.
  3. Fermez la boîte de dialogue Afficher la table.
  4. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Type de requête, cliquez sur Suppression.

Dans la grille de création, les lignes Tri et Afficher disparaissent, tandis que la ligne Supprimer apparaît.

  1. Dans la table Commandes Chicago, double-cliquez sur Réf commande pour l’ajouter à la grille.
  2. Dans la grille de création, sur la ligne Critères de la colonne Réf commande, tapez Est Null.
  3. Sous l’onglet Créer, dans le groupe Résultats, cliquez sur Exécuter.

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S'applique à :
Access 2010