Présentation des rapports

Lorsque vous utilisez une base de données, vous avez généralement recours aux états pour afficher, mettre en forme et synthétiser des données. Vous pouvez par exemple créer un état de type liste pour afficher les numéros de téléphone de tous vos contacts ou bien un état de synthèse pour calculer le total des ventes de votre société dans différentes régions à des périodes différentes.

Cet article donne une vue d’ensemble des états dans Microsoft Access 2010 et présente les fonctionnalités d’état nouvelles ou modifiées. Il explique également comment créer un état, trier, regrouper et synthétiser des données et afficher l’aperçu d’un état et l’imprimer.

Si votre base de données dispose d’une structure de table et de relations correctement conçus, vous constaterez qu’il est beaucoup plus simple de créer des états significatifs. Pour obtenir des informations sur la planification et la conception d’une base de données, voir l’article Concepts de base sur la conception d’une base de données.

Contenu de cet article


Vue d’ensemble

Un état est un objet de base de données qui sert à afficher et synthétiser des données. Il permet de distribuer ou archiver une capture instantanée de vos données en étant imprimé, converti au format de fichier PDF ou XPS ou exporté dans d’autres formats de fichier.

État sur les employés en mode Aperçu avant impression

Les états peuvent fournir des informations détaillées sur un enregistrement donné, des synthèses de nombreux enregistrements ou les deux. Vous pouvez également utiliser des états Access pour créer des étiquettes de publipostage ou des étiquettes à d’autres fins.

Il est possible de créer des états « indépendants » qui n’affichent pas de données. Dans le cadre de cet article, nous supposerons toutefois qu’un état est lié à une source de données comme une table ou une requête.

États clients et états Web

Access 2010 propose une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de créer une « base de données Web » en publiant une base de données Access sur un serveur SharePoint exécutant Access Services. Lorsque vous créez une base de données Web, les états Access sont affichés dans le navigateur à l’aide de SQL Server Reporting Services. Cette conversion entraîne des limites par rapport aux fonctionnalités que vous pouvez utiliser dans les états à afficher dans le navigateur. Toutefois, si vous ne souhaitez pas afficher l’état dans le navigateur, vous pouvez utiliser l’ensemble des fonctionnalités proposées dans le concepteur d’état Access.

Sections d’un état

Dans Access, la structure d’un état est divisée en sections. Dans une base de données cliente, vous pouvez afficher l’état en mode Création pour visualiser ses sections. En mode Page, les sections sont moins visibles mais toujours présentes. Vous pouvez les sélectionner à l’aide de la liste déroulante du groupe Sélection de l’onglet Format. Pour créer des états utiles, vous devez comprendre le principe de fonctionnement de chaque section. Par exemple, la section dans laquelle vous choisissez de placer un contrôle calculé détermine la façon dont les résultats sont calculés dans Access. La liste suivante présente un résumé des différents types de section et de leurs usages :

  • En-tête d’état   Imprimé une seule fois, dans la partie supérieure de l’état. En règle générale, l’en-tête d’un état regroupe les informations habituelles d’une page de garde, telles que logo, titre ou date. Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction de regroupement Somme dans l’en-tête d’état, la somme est calculée pour l’état entier. L’en-tête d’état est imprimé avant l’en-tête de page.
  • En-tête de page   Imprimé en haut de chaque page. Un en-tête de page est utile, par exemple, pour répéter le titre de l’état dans chaque page.
  • En-tête de groupe   Imprimé au début de chaque nouveau groupe d’enregistrements. Vous pouvez utiliser l’en-tête de groupe pour imprimer le nom du groupe. Par exemple, dans un état regroupé par produit, utilisez l’en-tête de groupe pour imprimer le nom du produit. Lorsque vous placez un contrôle calculé qui utilise la fonction d’agrégation Somme dans l’en-tête de groupe, la somme est calculée pour le groupe actuel. Un état peut contenir plusieurs sections d’en-tête de groupe, selon le nombre de niveaux de regroupements que vous avez ajoutés. Pour plus d’informations sur la création d’en-têtes et de pieds de groupe, reportez-vous à la section Appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux.
  • Détail   Imprimé une fois pour chaque ligne de la source d’enregistrement. La section Détail est l’endroit où vous placez les contrôles qui constituent le corps principal de l’état.
  • Pied de groupe   Imprimé à la fin de chaque groupe d’enregistrements. Vous pouvez utiliser un pied de groupe pour imprimer des informations de synthèse sur un groupe. Un état peut contenir plusieurs sections de pied de groupe, selon le nombre de niveaux de regroupements que vous avez ajoutés.
  • Pied de page   Imprimé à la fin de chaque page. Vous pouvez utiliser un pied de page pour imprimer les numéros de page ou des informations spécifiques pour chaque page.
  • Pied d’état   Imprimé une seule fois, au bas de l’état. Vous pouvez utiliser le pied d’état pour imprimer les totaux de l’état ou d’autres informations de synthèse pour l’ensemble de l’état.

 Remarque    En mode Création, le pied d’état se trouve en dessous du pied de page. Toutefois, dans tous les autres modes (le mode Page, par exemple, ou lorsque l’état est en cours d’impression ou en mode Aperçu avant impression), le pied d’état se trouve au-dessus du pied de page, juste après le dernier pied de groupe ou la ligne de détail de la dernière page.

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Nouveautés

Le processus de création d’un état dans Access 2010 est très similaire à celui d’Access 2007. Toutefois, Access 2010 offre quelques nouvelles fonctionnalités applicables aux états :

  • Galerie d’images partagées   Dans Access 2010, vous pouvez désormais attacher une image à une base de données, puis l’utiliser dans plusieurs objets. La mise à jour de l’image est effectuée quel que soit l’emplacement de celle-ci dans toute la base de données.
  • Thèmes Office   Dans Access 2010, vous pouvez désormais utiliser les thèmes Microsoft Office standard pour appliquer en une seule fois des jeux de polices et des couleurs prédéfinis à tous vos formulaires et états Access.
  • Mise en forme conditionnelle plus puissante   Access 2010 contient des outils encore plus puissants pour faire ressortir des données sur un état. Vous pouvez ajouter jusqu’à 50 règles de mise en forme conditionnelle pour chaque contrôle ou groupe de contrôles et, dans les états clients, vous pouvez ajouter des barres de données pour comparer les données entre plusieurs enregistrements.
  • Dispositions plus souples   Dans Access 2010, la méthode de conception des états par défaut consiste à placer des contrôles dans des dispositions. Ces grilles vous permettent d’aligner et de redimensionner facilement les contrôles, et sont nécessaires pour tout état que vous souhaitez afficher dans un navigateur. Bien que les dispositions ne soient pas réellement une nouveauté dans Access 2010, leur mode d’utilisation a changé pour déplacer, aligner et redimensionner des contrôles. Pour plus d’informations, voir la vidéo Présentation des dispositions de formulaire et d’état (éventuellement en anglais) .

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Créer un état

Étape 1 : choisir une source d’enregistrement

La source d’enregistrement d’un état peut être une table, une requête nommée ou une requête incorporée. Elle doit contenir toutes les lignes et les colonnes de données que vous souhaitez afficher dans l’état.

  • Si les données dont vous avez besoin sont contenues dans une table ou une requête existante, sélectionnez-la dans le volet de navigation, puis passez à la section Étape 2 : choisir un outil d’état.
  • Si la source d’enregistrement n’existe pas encore, effectuez l’une des opérations suivantes :

Pour plus d’informations sur la création de tables ou de requêtes, voir les articles Présentation des tables ou Présentation des requêtes.

Pour plus d’informations sur la création et la sélection de sources d’enregistrement, voir l’article Définir la source d’enregistrement d’un état (éventuellement en anglais).

Étape 2 : choisir un outil d’état

Les outils d’état sont situés sous l’onglet Créer, dans le groupe États. Le tableau suivant décrit brièvement la fonction de chaque outil :

États Web

Les états créés à l’aide de ces outils sont compatibles avec la fonctionnalité de publication sur Access Services et sont affichés dans un navigateur. Notez que les objets Web sont signalés par le globe qui se trouve sur l’icône des objets.

Image du bouton Outil Description
Image du bouton

État

Permet de créer un état simple sous forme de tableau contenant tous les champs de la source d’enregistrement que vous avez sélectionnée dans le volet de navigation.
Image du bouton

État vide

Permet d’ouvrir un état vierge en mode Page et d’afficher le volet Office Liste de champs. Access crée une requête de source d’enregistrement lorsque vous faites glisser les champs de la Liste des champs vers l’état.

Pour plus d’informations sur la fonctionnalité de publication sur Access Services, voir l’article Créer une base de données Access à partager sur le Web (éventuellement en anglais).

États clients

Les états créés à l’aide de ces outils ne sont pas compatibles avec la fonctionnalité de publication sur Access Services. L’ajout d’états clients à une base de données Web n’empêche pas cette dernière d’être publiée, mais les états clients ne sont pas disponibles dans le navigateur. Vous pouvez toutefois utiliser un état client lorsque la base de données est ouverte dans Access.

Image du bouton Outil Description
Image du bouton

État

Permet de créer un état simple sous forme de tableau contenant tous les champs de la source d’enregistrement que vous avez sélectionnée dans le volet de navigation.
Image du bouton

Création d’état

Permet d’ouvrir un état vierge en mode Création auquel vous pouvez ajouter les champs et contrôles désirés.
Image du bouton

État vide

Permet d’ouvrir un état vierge en mode Page et d’afficher le volet Office Liste de champs. Lorsque vous faites glisser des champs de la Liste de champs vers l’état, Access crée un requête incorporée et la stocke dans la propriété Record Source de l’état.
Image du bouton

Assistant État

Permet d’afficher un Assistant comportant plusieurs étapes dans lequel vous pouvez spécifier des champs, les niveaux de regroupement/tri et des options de disposition. L’Assistant crée un état en fonction de vos sélections.
Image du bouton

Étiquettes

Permet d’afficher un Assistant dans lequel vous pouvez sélectionner des tailles d’étiquette standard ou personnalisées. Vous avez également la possibilité de sélectionner les champs à afficher et le mode de tri de ces derniers. L’Assistant crée un état en fonction de vos sélections.

Étape 3 : créer l’état

  1. Cliquez sur le bouton correspondant à l’outil que vous souhaitez utiliser. Si un Assistant s’affiche, suivez les étapes décrites dans celui-ci, puis cliquez sur Terminer dans la dernière page.

    Access affiche l’état en mode Page.
  2. Mettez en forme l’état pour obtenir l’apparence désirée :
  • Redimensionnez les champs et les étiquettes en les sélectionnant et en faisant glisser les bords jusqu’à la taille désirée.
  • Déplacez un champ en le sélectionnant (avec son étiquette, le cas échéant), puis en le faisant glisser jusqu’au nouvel emplacement.
  • Cliquez avec le bouton droit sur un champ, puis utilisez les commandes du menu contextuel pour fusionner ou fractionner des cellules, supprimer ou sélectionner des champs et effectuer d’autres tâches de mise en forme.

Vous pouvez en outre avoir recours aux fonctionnalités décrites dans les sections ci-après pour rendre l’état plus lisible et attrayant.

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Appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux

La méthode la plus rapide pour appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux à un état consiste à cliquer avec le bouton droit sur le champ auquel vous souhaitez appliquer une de ces fonctionnalités, puis de cliquer sur la commande désirée dans le menu contextuel.

Lorsque l’état est ouvert en mode Page ou Création, vous pouvez également appliquer un regroupement, un tri ou ajouter des totaux à l’aide du volet Regrouper, trier et total :

  1. Si le volet Regrouper, trier et total n’est pas encore ouvert, sous l’onglet Création, dans le groupe Regroupement et totaux, cliquez sur Regrouper et trier.
  2. Cliquez sur Ajouter un groupe ou Ajouter un tri, puis sélectionnez le champ pour lequel vous souhaitez un regroupement ou un tri.
  3. Cliquez sur Autres sur une ligne de tri ou de regroupement pour définir des options supplémentaires et ajouter des totaux.

Pour plus d’informations sur le regroupement, le tri et les totaux, voir l’article Créer un état groupé ou de synthèse.

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Faire ressortir des valeurs à l’aide de la mise en forme conditionnelle

Access 2010 contient des outils plus puissants pour faire ressortir des données sur un état. Vous pouvez ajouter jusqu’à 50 règles de mise en forme conditionnelle pour chaque contrôle ou groupe de contrôles et, dans les états clients, vous pouvez ajouter des barres de données pour comparer les données entre des enregistrements.

Pour appliquer une mise en forme conditionnelle, procédez comme suit :

  1. Ouvrez l’état en mode Page en cliquant dessus avec le bouton droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Page.
  2. Sélectionnez tous les contrôles auxquels vous souhaitez appliquer la mise en forme conditionnelle. Pour sélectionner plusieurs contrôles, maintenez la touche Maj ou Ctrl enfoncée et cliquez sur les contrôles désirés.
  3. Sous l’onglet Format, dans le groupe Contrôler la mise en forme, cliquez sur Mise en forme conditionnelle.

    Access ouvre la boîte de dialogue Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle.
  4. Dans la boîte de dialogue Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle, cliquez sur Nouvelle règle.
  5. Dans la boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme, sélectionnez une valeur sous Sélectionnez un type de règle :
  • Pour créer une règle qui est évaluée pour chaque enregistrement, sélectionnez Vérifier les valeurs de l’enregistrement actif ou utiliser une expression.
  • Pour créer une règle qui permet de comparer les enregistrements entre eux à l’aide de barres de données, cliquez sur Comparaison aux autres enregistrements.

 Remarque    L’option Comparaison aux autres enregistrements n’est pas disponible dans les bases de données Web.


  1. Sous Modifiez la description de la règle, spécifiez la règle qui détermine à quel moment la mise en forme doit être appliquée, ainsi que la mise en forme désirée lorsque les critères de la règle sont satisfaits.
  2. Cliquez sur OK pour revenir à la boîte de dialogue Gestionnaire des règles de mise en forme conditionnelle.
  3. Pour créer une autre règle pour ce contrôle ou cet ensemble de contrôles, répétez les étapes de cette procédure à partir de l’étape 4. Sinon, cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

Pour plus d’informations sur l’application de la mise en forme conditionnelle à un état, voir la vidéo intitulée Utilisation de la mise en forme conditionnelle dans les états (éventuellement en anglais).

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Obtenir un aspect professionnel grâce aux thèmes

Vous pouvez désormais appliquer les thèmes Office 2010 à une base de données Access, ce qui vous permet de créer un style uniforme pour tous vos documents Office.

 Important    Si vous choisissez une couleur, une police ou un thème Office, cet élément est appliqué à tous les formulaires et états de votre base de données (et pas seulement à l’état sur lequel vous travaillez).

  1. Ouvrez un état en mode Page en cliquant dessus avec le bouton droit dans le volet de navigation, puis en cliquant sur Mode Page.
  2. Sous l’onglet Création, dans le groupe Thèmes, sélectionnez le thème, la couleur ou la police désirée :


  • Utilisez la galerie Thèmes pour définir simultanément les couleurs et polices dans un modèle prédéfini.
  • Utilisez les galeries Couleurs ou Polices pour définir les couleurs ou les polices indépendamment.


Pour plus d’informations sur l’utilisation des thèmes Office, voir la vidéo intitulée Rendre vos formulaires et états Access plus cohérents et attrayants grâce aux thèmes Office (en anglais).

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Ajouter des images   

Auparavant dans Access, les images étaient liées à des contrôles d’image distincts sur les formulaires ou états. Pour modifier une image couramment utilisée dans plusieurs formulaires et états, chaque contrôle d’image devait être modifié manuellement. Dans Access 2010, vous pouvez désormais attacher une image à une base de données, puis l’utiliser dans plusieurs objets. La mise à jour de l’image est effectuée quel que soit l’emplacement de celle-ci dans toute la base de données. Cela s’avère très utile pour des images telles que des logos d’entreprise ou des images d’arrière-plan qui sont utilisées dans toute la base de données.

Ajouter une image

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l’état auquel vous souhaitez ajouter l’image, puis cliquez sur Mode Page.
  2. Cliquez sur l’état auquel vous souhaitez ajouter l’image.
  3. Sous l’onglet Création, dans le groupe Contrôles, cliquez sur Insérer une image.
  4. Effectuez l’une des opérations suivantes :
  • Utiliser une image existante   Si l’image que vous souhaitez ajouter se trouve déjà dans la galerie, cliquez dessus pour l’ajouter à l’état.
  • Télécharger une nouvelle image   Dans la partie inférieure de la galerie, cliquez sur Parcourir. Dans la boîte de dialogue Insérer une image, accédez à l’image que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir.

Access ajoute l’image sélectionnée à l’état.

Ajouter une image d’arrière-plan

 Remarque    Il est impossible d’ajouter des images d’arrière-plan à des états Web.

  1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l’état auquel vous souhaitez ajouter l’image d’arrière-plan, puis cliquez sur Mode Page.
  2. Sous l’onglet Format, dans le groupe Arrière-plan, cliquez sur Image d’arrière-plan.
  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :
  • Utiliser une image existante   Si l’image que vous souhaitez ajouter se trouve déjà dans la galerie, cliquez dessus pour l’ajouter à l’état.
  • Télécharger une nouvelle image   Dans la partie inférieure de la galerie, cliquez sur Parcourir. Dans la boîte de dialogue Insérer une image, accédez à l’image que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur Ouvrir.

Access ajoute l’image sélectionnée à l’état.

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Afficher l’aperçu d’un état et l’imprimer

Afficher l’aperçu d’un état

  1. Ouvrez l’état dont vous souhaitez afficher l’aperçu ou sélectionnez-le dans le volet de navigation.
  2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Imprimer, puis sur Aperçu avant impression.

    Access ouvre l’état en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez alors utiliser les commandes de l’onglet Aperçu avant impression pour effectuer l’une des opérations suivantes :
  • imprimer l’état ;
  • ajuster la taille de la page ou la disposition ;
  • effectuer un zoom avant ou arrière ou afficher plusieurs pages à la fois ;
  • actualiser les données de l’état ;
  • exporter l’état dans un autre format de fichier.
  1. Pour retourner dans l’espace de travail de la base de données, sous l’onglet Aperçu avant impression, dans le groupe Fermer l’aperçu, cliquez sur Fermer l’aperçu avant impression.

Imprimer un état

Outre l’impression d’un état à partir du mode Aperçu avant impression, vous pouvez également l’imprimer sans afficher d’aperçu :

  1. Ouvrez l’état dont vous souhaitez afficher l’aperçu ou sélectionnez-le dans le volet de navigation.
  2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Imprimer.
  • Pour envoyer directement l’état vers l’imprimante par défaut sans définir des options d’imprimante, cliquez sur Impression rapide.
  • Pour ouvrir une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez sélectionner une imprimante, indiquer le nombre de copies et définir d’autres paramètres, cliquez sur Imprimer.

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S'applique à :
Access 2010