Nouveautés de Microsoft Access

Dans Microsoft Access 2010, il est possible de créer des bases de données Web et de les publier sur un site SharePoint.

“Commencez à collaborer immédiatement.”

Les visiteurs SharePoint peuvent utiliser votre application de base de données dans une application Web, les autorisations SharePoint déterminant qui peut voir quoi. Et si vous souhaitez commencer à collaborer sans délai, vous pouvez démarrer avec un modèle. De nombreuses autres améliorations prennent en charge cette nouvelle fonctionnalité de publication Web et proposent également des avantages liés aux bases de données de bureau traditionnelles.

L’interface utilisateur d’Access 2010 a également changé. Si vous ne connaissez pas Office Access 2007, le Ruban et le volet de navigation sont probablement des nouveautés pour vous. Le Ruban remplace les menus et barres d’outils des versions antérieures. Le volet de navigation remplace et étend la fonctionnalité de la fenêtre Base de données. Autre nouveauté dans Access 2010, le mode Backstage vous octroie l’accès à toutes les commandes qui s’appliquent à une base de données entière, telles que le compactage et la réparation, ou à des commandes issues du menu Fichier.

Cet article décrit des fonctionnalités introduites dans Office Access 2007 et Access 2010. Pour obtenir une introduction générale à Access, voir l’article intitulé Mise en route d’Access 2010.

Dans cet article


Vue d’ensemble

Si vous avez accès à un site SharePoint avec Access Services configuré, vous pouvez créer une base de données Web à l’aide d’Access 2010. D’autres personnes peuvent utiliser votre base de données dans un navigateur Web, mais vous devez utiliser Access 2010 pour apporter des modifications à la conception. Bien que certaines fonctionnalités de base de données de bureau ne puissent pas être transposées sur le Web, une grande partie des opérations concernées peuvent être effectuées à l’aide de nouvelles fonctionnalités telles que les champs calculés et les macros de données.

Partager une base de données sur le Web

  • Utiliser un modèle    Cinq modèles sont fournis avec Access 2010 : Contacts, Biens, Projets, Événements et Dons. Vous pouvez également modifier tout modèle, avant ou après l’avoir publié.
  • Créer une nouvelle base de données    Lorsque vous créez une base de données vide, vous avez le choix entre une base de données ordinaire et une base de données Web. Ce choix affecte les fonctionnalités structurelles et les commandes affichées, ce qui vous permet de vous assurer que votre base de données est compatible avec le Web.
  • Convertir une base de données existante en base de données Web    Vous pouvez publier une base de données existante sur le Web. Les fonctionnalités des bases de données de bureau n’étant pas toutes prises en charge sur le Web, vous devrez peut-être ajuster certaines fonctionnalités de votre application.

 Remarque   Vous pouvez exécuter le nouveau Vérificateur de compatibilité Web pour vous aider à identifier et résoudre les éventuels problèmes de compatibilité.

  • Intranet ou Internet    Vous pouvez publier sur votre propre serveur SharePoint ou utiliser une solution SharePoint hébergée.

Pour plus d’informations sur les bases de données Web, voir l’article Créer une base de données à partager sur le Web.

Nouveau générateur de macro

Access 2010 possède un nouveau générateur de macro offrant une fonctionnalité IntelliSense et une interface simple et intuitive.

Générateur de macro

Légende 1 Sélectionnez une action dans la liste...
Légende 2 ...ou double-cliquez sur une action dans le catalogue d’actions pour l’ajouter à votre macro.
Légende 3 L’onglet Création s’affiche lorsque vous travaillez sur une macro.

Lorsque vous ajoutez une action, d’autres options apparaissent dans le générateur de macros. Par exemple, lorsque vous ajoutez une action « Si », voici ce qui s’affiche :

Macro avec action Si

En plus des macros traditionnelles, le nouveau générateur de macro vous permet de créer des macros de données.

Macros de données : modifier des données en fonction d’événements

Les macros de données aident à prendre en charge les agrégats dans les bases de données Web et permettent également d’implémenter des « déclencheurs » dans toute base de données Access 2010.

Par exemple, supposez que vous avez un champ PourcentageAchèvement et un champ État. Vous pouvez utiliser une macro de données pour affecter la valeur 100 à PourcentageAchèvement lorsque vous affectez la valeur Terminé à État, et la valeur 0 lorsque vous affectez la valeur Non commencé à État.

Générateur d’expression amélioré

Le Générateur d’expression offre maintenant la fonctionnalité IntelliSense, ce qui vous permet de voir vos options à mesure que vous tapez. Il affiche également une aide pour la valeur d’expression actuellement sélectionnée dans la fenêtre Générateur d’expression. Par exemple, si vous sélectionnez la fonction SupprEspace, le Générateur d’expression affiche ce qui suit :

SupprEspace(chaîne) Renvoie un variant de type Chaîne contenant une copie d’une chaîne spécifiée en supprimant les espaces de début et fin.

Champs calculés

Vous pouvez créer un champ qui affiche le résultat d’un calcul. Le calcul doit faire référence à d’autres champs dans la même table. La création du calcul s’effectue avec le Générateur d’expression.

Règles de validation de table

 Remarque   Cette fonctionnalité a été introduite dans Access 2007.

Vous pouvez créer une règle qui empêche la saisie de données si l’enregistrement modifié valide une règle spécifiée. Contrairement à une règle de validation de champ, une règle de validation de table peut vérifier la valeur de plusieurs champs. La création de la règle de validation s’effectue avec le Générateur d’expression.

Modèles de bases de données pour la création d’applications complètes

Access 2010 inclut une suite de modèles de bases de données professionnels pour le suivi des contacts, tâches, événements, étudiants et biens, entre autres types de données. Vous pouvez les utiliser tels quels ou les améliorer et les affiner de manière à assurer le suivi des informations exactement comme vous le voulez.

Modèles disponibles en mode Backstage

Chaque modèle est une application de suivi complète qui contient des tables, formulaires, états, requêtes, macros et relations prédéfinis. Les modèles sont conçus pour être utilisables immédiatement, ce qui vous permet d’être opérationnel très rapidement. Si la conception du modèle correspond à vos besoins, votre application sera opérationnelle sans délai. Sinon, vous pouvez utiliser le modèle comme point de départ pour la création d’une base de données adaptée à vos besoins spécifiques.

Base de données Web de biens

Outre les modèles fournis avec Access 2010, vous pouvez vous connecter à Office.com et télécharger d’autres modèles.

Composants d’application permettant d’ajouter des fonctionnalités à une base de données existante

Il est très facile d’ajouter une fonctionnalité à une base de données existante au moyen d’un composant d’application. Nouveautés d’Access 2010, les composants d’application sont des modèles qui comprennent une partie d’une base de données , par exemple, une table préalablement mise en forme ou une table à laquelle sont associés un formulaire et un état. Par exemple, ajoutez un composant d’application Tâches à votre base de données et vous obtenez une table Tâches, un formulaire Tâches et la possibilité de mettre la table Tâches en relation avec une autre table dans votre base de données.

Composants d’application sous l’onglet Créer

Mode Feuille de données amélioré

Vous pouvez créer une table et commencer à l’utiliser sans définir de champs au préalable ; il vous suffit de cliquer sur Table sous l’onglet Créer et de commencer à entrer les données dans la nouvelle feuille de données qui s’affiche. Access 2010 détermine automatiquement le meilleur type de données pour chaque champ. La colonne Cliquer pour ajouter vous indique où ajouter un nouveau champ. Et si vous devez modifier le type de données ou le format d’affichage d’un champ nouveau ou existant, vous pouvez utiliser les commandes du Ruban, sous l’onglet Champs. Vous pouvez également coller des données à partir de tableaux Microsoft Excel dans la nouvelle feuille de données ; Access 2010 crée tous les champs et reconnaît les types de données automatiquement.

Cliquer pour ajouter en mode Feuille de données

Volet Liste des champs

Le volet Liste des champs, introduit dans Access 2007, vous permet d’ajouter des champs d’autres tables. Vous pouvez faire glisser des champs à partir de la table dans votre source d’enregistrements, à partir de tables liées ou à partir de tables non liées dans la base de données. Si une relation entre des tables est nécessaire, elle est créée automatiquement ou vous êtes invité à la spécifier.

Volet Liste des champs

Le mode Page aide à accélérer la conception des formulaires et états

Utilisez le mode Page pour apporter des modifications à la conception lors de l’affichage des données dans un formulaire ou un état.

Le mode Page procure plusieurs améliorations par rapport à Access 2007 et son utilisation est obligatoire si vous concevez un formulaire ou un état pour le Web.

Formulaire en mode Page montrant des données actives

Vous pouvez par exemple ajouter un champ à la grille de création en le faisant glisser à partir du volet Liste des champs, ou modifier des propriétés à l’aide de la feuille de propriétés.

Utilisez les mises en forme de contrôles pour mieux organiser votre travail

Les mises en forme, introduites dans Office Access 2007, sont des groupes de contrôles que vous pouvez déplacer et redimensionner en tant qu’unité. Dans Access 2010, les mises en forme ont été améliorées de façon à permettre un placement plus flexible des contrôles sur les formulaires et les états. Vous pouvez fractionner ou fusionner des cellules horizontalement ou verticalement, ce qui vous permet de réorganiser facilement les champs, les colonnes ou les lignes.

Vous devez utiliser le mode Page lors de la création de bases de données Web, mais le mode Création demeure disponible pour le travail de conception de base de données de bureau.

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Nouvelle interface utilisateur

La nouvelle interface utilisateur, introduite dans Office Access 2007 et améliorée dans Access 2010, a été conçue afin de simplifier l’accès à des commandes et fonctionnalités qui étaient auparavant souvent nichées dans des barres d’outils et menus complexes.

Ruban

Le Ruban est une collection d’onglets qui contiennent des groupes de commandes organisées par fonctionnalité. Il remplace les couches de menus et barres d’outils des versions antérieures d’Access.

Image du Ruban Access

Les principales fonctionnalités du Ruban sont les suivantes :

  • Onglets de commandes — Onglets qui affichent des commandes couramment utilisées ensemble, afin que vous ayez accès aux commandes qu’il vous faut au moment approprié.
  • Onglets de commandes contextuels — Onglets de commandes qui s’affichent en fonction du contexte, c’est-à-dire selon l’objet avec lequel vous travaillez ou la tâche que vous effectuez. Un onglet de commandes contextuel contient les commandes les plus susceptibles de s’appliquer à ce que vous faites actuellement.
  • Galeries — Nouveaux contrôles qui affichent un aperçu d’un style ou d’une option, de sorte que vous puissiez voir le résultat avant d’effectuer un choix définitif.

Mode Backstage

Nouveauté d’Access 2010, le mode Backstage contient des commandes que vous appliquez à une base de données entière, telles que le compactage, la réparation ou l’ouverture d’une nouvelle base de données. Les commandes sont organisées sous des onglets sur le côté gauche de l’écran et chaque onglet contient un groupe de commandes ou de liens apparentés. Par exemple, si vous cliquez sur Nouveau, un ensemble de boutons qui vous permettent de créer une toute nouvelle base de données ou de sélectionner un modèle de base de données professionnel s’affiche.

Une grande partie des commandes du mode Backstage étaient disponibles dans le menu Fichier dans les versions antérieures d’Access. Il répertorie également les bases de données récemment ouvertes et (si vous êtes connecté à Internet) des liens vers des articles office.com.

Mode Backstage d’Access

Volet de navigation

Apparu pour la première fois dans Access 2007, le volet de navigation répertorie et procure un accès rapide à tous les objets de la base de données actuellement ouverte. Utilisez-le pour organiser vos objets par type d’objet, date de création, date de modification, table liée (en fonction des dépendances d’objets) ou dans des groupes personnalisés que vous créez vous-même. Vous avez besoin de davantage d’espace pour travailler sur votre conception de formulaire ? Il suffit de réduire le volet de navigation de sorte qu’il occupe moins d’espace, tout en restant disponible. Le volet de navigation remplace la fenêtre Base de données présente dans les versions d’Access antérieures à Access 2007.

Objets dans le volet de navigation

Objets à onglets

Par défaut, vos tables, requêtes, formulaires, états et macros sont affichés sous la forme d’onglets dans la fenêtre Access.

 Remarque   Vous pouvez modifier ce paramètre pour chaque base de données et utiliser des fenêtres d’objets plutôt que des onglets.

Objet à onglet dans Access 2007

Un simple clic sur les onglets d’objet vous permet de passer d’un objet à un autre.

Fenêtre d’aide

Access 2010 permet d’accéder facilement à l’aide d’Access et au contenu Référence du développeur à partir de la même fenêtre d’aide. Il est par exemple très simple de limiter l’étendue de la recherche au contenu Référence du développeur. Quels que soient les paramètres sélectionnés dans la fenêtre d’aide, tout le contenu de l’aide d’Access et de la Référence du développeur est toujours disponible en ligne, sur Office.com ou MSDN.

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Outils de création d’objets plus puissants

Access 2010 fournit un environnement intuitif pour la création d’objets de base de données.

Onglet Créer

Utilisez l’onglet Créer pour créer rapidement des formulaires, états, tables, requêtes et autres objets de base de données. Si vous sélectionnez une table ou une requête dans le volet de navigation, vous pouvez créer un formulaire ou un état basé sur cet objet en un seul clic grâce à la commande Formulaire ou État.

Les nouveaux formulaires et états créés par ce processus en un clic utilisent une conception mise à jour afin d’accroître leur attrait visuel et de les rendre immédiatement exploitables. Les formulaires et états générés automatiquement présentent un aspect professionnel avec des en-têtes mentionnant un titre et un logo. Un état généré automatiquement inclut également des informations de date et d’heure, ainsi que des pieds de page informatifs et des totaux.

Mode État et mode Page

Ces modes, apparus dans Office Access 2007 et améliorés dans Access 2010, vous permettent de travailler de manière interactive sur des formulaires et des états. En mode État, vous pouvez parcourir un rendu précis de votre état sans avoir à l’imprimer ou à l’afficher en mode Aperçu avant impression. Pour vous focaliser sur certains enregistrements, utilisez la fonctionnalité de filtre ou une opération Rechercher pour rechercher une correspondance de texte. Vous pouvez utiliser la commande Copier pour copier du texte dans le Presse-papiers ou cliquer sur un lien hypertexte actif affiché dans votre état pour le suivre dans votre navigateur.

Le mode Page vous permet d’effectuer des modifications de conception pendant que vous parcourez vos données. Vous pouvez l’utiliser pour apporter de nombreuses modifications courantes lors de l’affichage de données dans un formulaire ou un état, par exemple ajouter un champ en faisant glisser un nom de champ à partir du nouveau volet Liste des champs ou modifier des propriétés à l’aide de la feuille de propriétés.

Le mode Page offre désormais des mises en forme améliorées, des groupes de contrôles que vous pouvez ajuster ensemble afin de pouvoir facilement réorganiser des champs, des colonnes, des lignes ou des mises en page entières. Vous pouvez également supprimer un champ ou ajouter facilement une mise en forme en mode Page.

État en mode Page

Rationalisation de la création de groupement et de tri dans les états

Office Access 2007 a introduit une manière plus accessible et plus performante d’ajouter des totaux et d’effectuer des groupements et des tris dans les états. L’interface est simple à utiliser et à comprendre, et lorsqu’elle est utilisée avec le nouveau mode Page, vous pouvez constater les effets de vos modifications instantanément.

Volet Regrouper, trier et total

Supposez que vous souhaitez afficher les ventes totales par région dans un état. Vous pouvez dans ce cas utiliser le mode Page et le volet Regrouper, trier et total pour ajouter un niveau de groupe et demander un total, et ainsi voir les changements en direct dans votre état. La ligne Total facilite l’ajout d’une somme, d’une moyenne, d’un nombre, d’un maximum ou d’un minimum aux en-têtes et aux pieds de page d’état. L’obtention d’un total simple ne nécessite plus la création manuelle d’un champ calculé ; il vous suffit de pointer et de cliquer.

Création d’un total dans un état

Mises en forme de contrôles améliorées afin de vous aider à créer des formulaires et états d’aspect professionnel

Les formulaires et états contiennent souvent des informations tabulaires, telles qu’une colonne contenant des noms de clients ou une ligne contenant tous les champs se rapportant à un client. Vous pouvez grouper ces contrôles dans une mise en forme manipulable en tant qu’unité, y compris l’étiquette.

Commandes dans le groupe Mise en forme de contrôle, sous l’onglet Organiser

Étant en mesure de sélectionner des contrôles de différentes sections, telles que l’étiquette de l’en-tête ou du pied de page de section, vous disposez d’une flexibilité accrue. Vous pouvez sans difficulté :

  • déplacer ou redimensionner une mise en forme, par exemple déplacer une colonne sur la droite ou sur la gauche ;
  • mettre en forme une mise en forme de contrôle, par exemple mettre en gras une colonne de nom de client afin de la faire ressortir ;
  • ajouter une colonne (un champ) à une mise en forme ;
  • supprimer une colonne (un champ) d’une mise en forme ;
  • fusionner ou fractionner des cellules (Access 2010 uniquement).

Déplacement de colonne en mode Page

Les mises en forme sont enregistrées avec votre conception afin qu’elles demeurent disponibles.

Formulaires double affichage, pour une exploration rapide des données

 Remarque   Cette fonctionnalité a été introduite dans Access 2007.

Utilisez un formulaire double affichage pour combiner le mode Feuille de données et le mode Formulaire. Vous pouvez définir une propriété de sorte qu’Access positionne la feuille de données en haut, en bas, à gauche ou à droite.

Formulaire double affichage

 Remarque   Les formulaires double affichage ne sont pas disponibles dans les bases de données Web.

Macros incorporées dans les formulaires et états

Les macros incorporées ont fait leur apparition dans Office Access 2007.

Utilisez des macros incorporées pour éviter d’avoir à rédiger du code. Une macro incorporée est stockée dans une propriété et fait partie de l’objet auquel elle appartient. Vous pouvez modifier la conception d’une macro incorporée sans vous soucier des autres contrôles susceptibles de l’utiliser ; chaque macro incorporée est indépendante. Les macros incorporées sont approuvées, car il leur est automatiquement interdit d’effectuer des opérations potentiellement dangereuses.

Affectation d’une macro incorporée à un événement Sur double clic

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Nouveaux types de données et contrôles

Nouveautés d’Access 2010, les champs calculés vous permettent de stocker le résultat d’un calcul. Les types de données et contrôles nouveaux et améliorés suivants ont fait leur apparition dans Office Access 2007 :

  • Champs à valeurs multiples
  • Type de données de pièce jointe
  • Champs Mémo améliorés
  • Contrôle de calendrier intégré pour les champs de date/heure

Champs calculés

Vous pouvez créer un champ qui affiche une valeur calculée à partir d’autres données de la même table. La création du calcul s’effectue dans le Générateur d’expression, ce qui vous permet de tirer parti d’IntelliSense et d’un accès aisé à l’aide pour les valeurs d’expression.

Les données d’autres tables ne peuvent pas être utilisées comme source des données calculées. Certaines expressions ne sont pas prises en charge par les champs calculés.

Champs à valeurs multiples

Nouveautés d’Office Access 2007, les champs à valeurs multiples peuvent stocker plusieurs valeurs par enregistrement. Supposez que vous devez affecter une tâche à l’un de vos employés ou sous-traitants, mais que vous souhaitez l’affecter à plusieurs personnes. Dans la plupart des systèmes de gestion de base de données et dans les versions d’Access antérieures à Office Access 2007, il vous fallait créer une relation plusieurs-à-plusieurs afin de procéder correctement.

 Remarque   Access crée une table masquée afin de maintenir les relations plusieurs-à-plusieurs nécessaires pour chaque champ à valeurs multiples.

Les champs à valeurs multiples conviennent particulièrement lorsque vous travaillez avec une liste SharePoint qui contient l’un des types de champs à valeurs multiples utilisés dans Windows SharePoint Services. Access 2010 est compatible avec ces types de données.

Champ à valeurs multiples

Champs de pièce jointe pour les fichiers

Le type de données Pièce jointe vous permet de stocker facilement tous les types de documents et fichiers binaires dans votre base de données sans que la taille de celle-ci ne croisse inutilement. Access comprime automatiquement les pièces jointes, dans la mesure du possible, afin de limiter l’utilisation de l’espace. Vous souhaitez joindre un document Word à un enregistrement ou enregistrer une série d’images numériques dans votre base de données ? L’utilisation de pièces jointes simplifie grandement ces tâches. Vous pouvez même ajouter plusieurs pièces jointes à un même enregistrement.

Boîte de dialogue Pièces jointes

 Remarque   Vous pouvez utiliser des champs de pièce jointe dans les bases de données Web, mais chaque table Web ne peut posséder qu’un seul champ de pièce jointe.

Les champs Mémo stockent désormais du texte enrichi et prennent en charge l’historique de révision

Nouveautés d’Office Access 2007, les champs Mémo en texte enrichi vous permettent de ne plus être limité au texte brut dans vos enregistrements. Vous pouvez mettre en forme le texte avec des options (telles que gras, italique, différentes polices et couleurs, et autres options de mise en forme courantes) et stocker le texte dans votre base de données. Le texte enrichi est stocké dans un champ Mémo dans un format HTML compatible avec le type de données texte enrichi de Windows SharePoint Services. Vous affectez la valeur RichText ou PlainText à la propriété FormatTexte et les informations sont ensuite mises en forme correctement dans les contrôles de zone de texte et en mode Feuille de données.

Les champs Mémo sont très utiles pour le stockage de grandes quantités d’informations. Vous pouvez configurer la propriété Ajouter uniquement afin de conserver un historique de toutes les modifications apportées à un champ Mémo, historique que vous pouvez visualiser ultérieurement. Cette fonctionnalité prend également en charge la fonctionnalité de suivi dans Windows SharePoint Services, afin que vous puissiez également utiliser Access pour afficher l’historique de contenu de liste SharePoint.

Calendrier pour la sélection de dates

 Remarque   Cette fonctionnalité a été introduite dans Access 2007.

Les champs et contrôles qui utilisent un type de données Date/heure prennent automatiquement en charge un calendrier interactif intégré, introduit dans Access 2007. Le bouton de calendrier apparaît automatiquement à droite de la date. Vous souhaitez connaître la date de vendredi prochain ? Cliquez sur le bouton ; le calendrier s’affiche automatiquement et vous permet de sélectionner la date. Vous pouvez choisir de désactiver le calendrier pour un champ ou un contrôle au moyen d’une propriété.

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Présentation des données améliorée

De nouvelles fonctionnalités de présentation vous aident à créer des objets de base de données plus rapidement, puis à analyser vos données plus facilement.

Outils de tri et de filtrage améliorés

Supposez que vous souhaitez rechercher une valeur correspondante ou trier une colonne de données rapidement. La fonctionnalité de filtre automatique introduite dans Office Access 2007 augmente les capacités de filtrage déjà importantes afin de vous permettre de vous focaliser rapidement sur les données dont vous avez besoin. Il est très facile de sélectionner parmi les valeurs uniques dans une colonne, ce qui est très utile dans les situations où vous ne vous souvenez plus d’un nom spécifique, ou encore de trier les valeurs à l’aide des options d’un menu contextuel en langage clair, par exemple Trier du plus ancien au plus récent ou Trier du plus petit au plus grand.

Filtre automatique

Les options de filtre les plus courantes sont facilement visibles dans les commandes de menus. Vous pouvez également utiliser des filtres rapides afin de limiter les informations en fonction de données que vous entrez. Les options de filtre rapide changent automatiquement selon le type de données ; ainsi, des choix raisonnables s’affichent pour les informations numériques, textuelles et de date.

Menu Filtres de dates

Totaux et couleurs d’arrière-plan en alternance dans les feuilles de calcul

Le mode Feuille de données propose une ligne Total dans laquelle vous pouvez afficher une somme, un nombre, une moyenne, un maximum, un minimum, un écart type ou une variance. Après avoir ajouté la ligne Total, il vous suffit de pointer sur la flèche située dans la cellule de la colonne et de sélectionner le calcul souhaité.

Ligne total dans une feuille de données

Les feuilles de données, les états et les formulaires continus prennent en charge pour les lignes une couleur d’arrière-plan secondaire, que vous pouvez configurer indépendamment de la couleur d’arrière-plan par défaut. L’ombrage d’une ligne sur deux est très simple et vous pouvez choisir n’importe quelle couleur.

Feuille de données avec couleurs de ligne en alternance

Mise en forme conditionnelle

Access 2010 ajoute de nouvelles fonctionnalités de mise en forme conditionnelle qui vous permettent d’obtenir une partie des mêmes styles de mise en forme que ceux disponibles dans Excel. Par exemple, vous pouvez maintenant ajouter des barres de données afin d’améliorer la lisibilité d’une colonne de nombres, comme dans l’illustration ci-dessous :

Mise en forme conditionnelle dans un état Access

 Remarque   La mise en forme conditionnelle n’est pas disponible dans les bases de données Web.

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Sécurité renforcée

Des fonctionnalités de sécurité renforcées et une étroite intégration avec Windows SharePoint Services vous aident à optimiser vos activités de gestion et à rendre vos applications de suivi d’informations plus sûres qu’auparavant. En stockant vos données d’applications de suivi dans des listes sur Windows SharePoint Services, vous pouvez auditer l’historique de révision, récupérer des informations supprimées et configurer des autorisations d’accès aux données.

Office Access 2007 a vu l’apparition d’un nouveau modèle de sécurité qui a été reconduit et amélioré dans Access 2010. Les décisions d’approbation unifiées sont intégrées au Centre de gestion de la confidentialité de Microsoft Office. Les emplacements approuvés facilitent l’approbation de toutes les bases de données contenues dans des dossiers sécurisés. Vous pouvez charger une application Office Access 2007 possédant du code ou des macros qui sont désactivées afin de procurer une expérience plus sûre en mode bac à sable (à savoir, les commandes présentant un risque ne peuvent pas s’exécuter). Les macros approuvées sont exécutées en mode bac à sable (Sandbox).

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Recueillir des données à l’aide de formulaires InfoPath et Outlook

La fonctionnalité de collecte de données introduite dans Office Access 2007 vous aide à recueillir des commentaires à l’aide d’Outlook et, éventuellement, d’InfoPath. Vous pouvez générer automatiquement un formulaire InfoPath ou HTML et l’incorporer dans le corps d’un message électronique. Vous pouvez ensuite envoyer ce formulaire à des destinataires sélectionnés parmi vos contacts Outlook ou aux destinataires dont le nom figure dans un champ de votre base de données Access.

Utilisation d’un message électronique pour recueillir des données

Vous choisissez s’il faut recueillir de nouvelles informations ou mettre à jour des informations existantes. Ensuite, les destinataires remplissent le formulaire et le renvoient. Outlook reconnaît les formulaires entrants et enregistre automatiquement les données dans votre base de données Access ; aucune saisie des données n’est nécessaire.

Exporter au format PDF et XPS

Dans Access 2010, vous pouvez exporter des données au format PDF (Portable Document Format) ou XPS (XML Paper Specification) en vue de leur impression, publication et distribution par messagerie, à condition d’installer au préalable le complément Publier comme PDF ou XPS. L’exportation d’un formulaire, d’un état ou d’une feuille de données dans un fichier .pdf ou .xps vous permet de capturer des informations sous une forme facilement distribuable qui conserve toutes vos caractéristiques de mise en forme mais n’oblige pas les autres personnes à installer Access sur leur ordinateur pour pouvoir imprimer ou passer en revue les informations.

  • Format PDF (Portable Document Format)    Le format PDF est un format de fichier électronique avec présentation fixe qui conserve la mise en forme d’un document et facilite le partage de fichiers. Lorsqu’un fichier est affiché en ligne ou imprimé, le format PDF garantit qu’il conserve exactement le format que vous lui avez attribué et que ses données ne peuvent pas être facilement copiées ou modifiées. Le format PDF est également utile pour les documents destinés à être reproduits via des méthodes d’impression commerciales.
  • Format XPS (XML Paper Specification)    Le format XPS est un format de fichier électronique qui conserve la mise en page d’un document et facilite le partage des fichiers. Lorsqu’un fichier est affiché en ligne ou imprimé, le format XPS garantit qu’il conserve exactement la mise en forme établie à l’origine et que les données du fichier ne peuvent pas être facilement copiées ou modifiées.

Simplification de l’utilisation des données externes

Vous pouvez désormais vous connecter à un service Web en tant que source de données externe. Il vous faudra demander un fichier de définition de service Web à l’administrateur du service Web. Après avoir installé ce fichier de définition, vous pouvez attacher des données de service Web en tant que table liée.

De nouvelles fonctionnalités introduites dans Office Access 2007 facilitent l’importation et l’exportation de données. Vous pouvez enregistrer une opération d’importation ou d’exportation, puis réutiliser cette opération enregistrée la prochaine fois que vous souhaitez effectuer la même tâche. L’Assistant Importation de feuille de calcul vous permet d’ignorer le type de données choisi par Access et vous avez la possibilité d’effectuer des opérations d’importation, d’exportation et de liaison portant sur des fichiers ayant le format de fichier Office Excel 2007 au moins.

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Optimisation du dépannage

Introduit dans Office Access 2007, Microsoft Office Diagnostics comporte une série de tests de diagnostic susceptibles de vous aider à identifier la cause des problèmes de blocage de votre ordinateur. Les tests de diagnostic peuvent résoudre directement certains problèmes et identifier des solutions pour en résoudre d’autres. Microsoft Office Diagnostics remplace les fonctionnalités Microsoft Office 2003 suivantes : Détecter et réparer et Récupération d’une application Microsoft Office.

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Outils de vérification linguistique améliorés

Voici quelques nouvelles fonctionnalités du vérificateur d’orthographe :

  • Le comportement du vérificateur d’orthographe a été harmonisé entre les différents programmes Office. Par exemple :
  • Le vérificateur d’orthographe inclut le dictionnaire français post-réforme. Dans Microsoft Office 2003, il était présent sous la forme d’un complément à installer séparément. Pour plus d’informations, voir l’article Configurer la vérification orthographique et grammaticale.
  • Un dictionnaire d’exclusion est créé automatiquement pour une langue la première fois que cette langue est utilisée. Vous pouvez utiliser des dictionnaires d’exclusion pour imposer au vérificateur d’orthographe de signaler les mots que vous souhaitez éviter d’utiliser. Ils sont utiles pour éviter les mots grossiers ou non conformes à votre guide de style. Pour plus d’informations, voir l’article Utiliser des dictionnaires d’exclusion pour spécifier une orthographe préférée pour un mot.

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S'applique à :
Access 2010