Introduction à l’importation et à l’exportation de données

Cet article décrit les types de données que vous pouvez importer ou exporter au moyen d’Access et illustre les étapes de base permettant de commencer une opération d’importation ou d’exportation.

L’une des fonctionnalités les plus utiles dans Access est la possibilité d’utiliser des données provenant de nombreux autres programmes. En fait, il est difficile de résumer dans un seul article toutes les façons dont vous pouvez déplacer des données vers Access et hors d’Access. Par exemple, voici quelques façons dont vous pouvez utiliser les fonctionnalités d’échange de données dans Access :

  • Combinaison de données créées dans d’autres programmes
  • Transfert de données entre deux autres programmes
  • Accumulation et stockage de données sur le long terme, exportation occasionnelle de données vers d’autres programmes tels qu’Excel en vue de les analyser

Présentation des opérations de données externes dans Access

Dans de nombreux programmes, vous utilisez la commande Enregistrer sous pour enregistrer un document dans un autre format, de manière à pouvoir l’ouvrir dans un autre programme. Toutefois, dans Access, la commande Enregistrer sous n’est pas utilisée de la même façon. Vous pouvez enregistrer des objets Access en tant qu’objets Access différents, et vous pouvez enregistrer les bases de données Access en tant que versions antérieures de bases de données Access, mais vous ne pouvez pas enregistrer une base de données Access par exemple en tant que fichier de feuille de calcul. De même, vous ne pouvez pas enregistrer un fichier de feuille de calcul en tant que fichier Access (.accdb). En revanche, vous pouvez utiliser les commandes sous l’onglet Données externes dans Access pour importer ou exporter des données d’un format de fichier à un autre.

 Remarque    Vous pouvez également écrire des macros ou du code VBA (Visual Basic pour Applications) pour automatiser les opérations d’importation et d’exportation qui sont disponibles sous l’onglet Données externes.

Haut de la page Haut de la page

Types de données qu’Access peut importer, lier ou exporter

Une façon rapide de connaître les formats de données qu’Access peut importer ou exporter consiste à ouvrir une base de données, puis à explorer l’onglet Données externes sous le Ruban.

Image du Ruban Access

Légende 1 Le groupe Importer et lier affiche les icônes correspondant aux formats de données qu’Access peut importer ou lier.
Légende 2 Le groupe Exporter affiche les icônes pour tous les formats vers lesquels Access peut exporter des données.
Légende 3 Dans chaque groupe, vous pouvez cliquer sur Plus pour afficher d’autres formats utilisables par Access.

Si vous ne voyez pas le programme ou le type de données exact que vous voulez, il est fort probable que vos données peuvent être exportées par l’autre programme dans un format qu’Access comprend. Par exemple, la plupart des programmes peuvent exporter des données en colonnes en tant que texte délimité, qui peut être alors facilement importé dans Access.

Le tableau suivant indique les formats pouvant être importés, liés ou exportés dans Access :

Programme ou format Importation autorisée ? Liaison autorisée ? Exportation autorisée ?
Microsoft Office Excel Oui Oui Oui
Microsoft Office Access Oui Oui Oui
Bases de données ODBC (par exemple, SQL Server) Oui Oui Oui
Fichiers texte (délimité ou de longueur fixe) Oui Oui Oui
Fichiers XML Oui Non Oui
Fichiers PDF ou XPS Non Non Oui
Courrier électronique (fichiers joints) Non Non Oui
Microsoft Office Word Non, mais vous pouvez enregistrer un fichier Word en tant que fichier texte, puis importer le fichier texte. Non, mais vous pouvez enregistrer un fichier Word en tant que fichier texte, puis lier le fichier texte. Oui (vous pouvez exporter en tant que fusion Word ou texte enrichi)
Liste SharePoint Oui Oui Oui
Services de données (voir note) Non Oui Non
Documents HTML Oui Oui Oui
Dossiers Outlook Oui Oui Non, mais vous pouvez exporter sous la forme d’un fichier texte, puis importer le fichier texte dans Outlook.
Fichiers dBase Oui Oui Oui

 Remarque    Pour activer le bouton Services de données, Microsoft .NET 3.5 ou une version ultérieure doit être installé.

Haut de la page Haut de la page

Importer ou lier des données d’un autre format

La procédure générale pour importer ou lier des données est la suivante :

  1. Ouvrez la base de données dans laquelle vous voulez importer des données ou à laquelle vous voulez lier des données.
  2. Sous l’onglet Données externes, cliquez sur le type de données que vous voulez importer ou lier. Par exemple, si vos données sources se trouvent dans un classeur Microsoft Excel, cliquez sur Excel.

    Image du Ruban Access
  3. Dans la plupart des cas, Access démarre l’Assistant Données externes. Dans l’Assistant, vous serez invité à fournir une partie ou la totalité des informations figurant dans la liste suivante :
  • Spécifiez la source de données (son emplacement sur le disque).
  • Choisissez d’importer ou de lier les données.
  • En cas d’importation, choisissez d’ajouter des données à une table existante ou de créer une nouvelle table.
  • Spécifiez exactement les données du document que vous voulez importer ou lier.
  • Indiquez si la première ligne contient les en-têtes de colonne ou si elle doit être traitée en tant que données.
  • Spécifiez le type de données de chaque colonne.
  • Choisissez d’importer la structure uniquement, ou la structure et les données ensemble.
  • En cas d’importation, spécifiez si vous voulez qu’Access ajoute une nouvelle clé primaire dans la nouvelle table ou si vous préférez utiliser une clé existante.
  • Spécifiez un nom pour la nouvelle table.

     Remarque    Une bonne pratique consiste à examiner les données sources avant de commencer, de façon à connaître les réponses correctes aux questions lorsque l’Assistant les pose.


  1. Dans la dernière page de l’Assistant, Access vous demande généralement si vous voulez enregistrer les informations relatives à l’opération d’importation ou de liaison. Si vous pensez que vous aurez besoin d’effectuer la même opération de façon régulière, activez la case à cocher Enregistrer les étapes d’importation , insérez les informations requises, puis cliquez sur Fermer. Ensuite, vous pouvez cliquer sur Importations enregistrées sous l’onglet Données externes pour réexécuter l’opération.

Une fois que vous avez complété l’Assistant, Access vous indique les éventuels problèmes survenus au cours de la procédure d’importation. Dans certains cas, Access crée une nouvelle table appelée Erreurs d’importation et qui contient toutes les données qui n’ont pas pu être importées correctement. Vous pouvez examiner les données de cette table pour déterminer la raison pour laquelle les données n’ont pas été importées correctement.

Pour plus d’informations sur l’importation ou la liaison de données dans un format spécifique, recherchez dans l’aide d’Access des articles et des vidéos traitant de ce format.

Haut de la page Haut de la page

Exporter des données dans un autre format

La procédure générale pour exporter des données est la suivante :

  1. Ouvrez la base de données dont vous voulez exporter les données.
  2. Dans le volet de navigation, sélectionnez l’objet dont vous voulez exporter les données. Vous pouvez exporter des données à partir d’objets table, requête, formulaire ou état, bien que toutes les options d’exportation ne soient pas disponibles pour tous les types d’objets.
  3. Sous l’onglet Données externes, cliquez sur le type de données vers lequel vous voulez effectuer l’exportation. Par exemple, pour exporter des données dans un format pouvant être ouvert par Microsoft Excel, cliquez sur Excel.

    Image du Ruban Access

    Dans la plupart des cas, Access démarre l’Assistant Exportation. Dans l’Assistant, vous serez invité à fournir des informations telles que le format et le nom du fichier de destination, l’inclusion ou non de la mise en forme et de la mise en page, les enregistrements à exporter, etc.
  1. Dans la dernière page de l’Assistant, Access vous demande généralement si vous voulez enregistrer les informations relatives à l’opération d’exportation. Si vous pensez que vous aurez besoin d’effectuer la même opération de façon régulière, activez la case à cocher Enregistrer les étapes d’exportation , insérez les informations requises, puis cliquez sur Fermer. Ensuite, vous pouvez cliquer sur Exportations enregistrées sous l’onglet Données externes pour réexécuter l’opération.

Pour plus d’informations sur l’exportation dans un format spécifique, recherchez dans l’aide d’Access des articles et des vidéos traitant de ce format.

Haut de la page Haut de la page

 
 
S'applique à :
Access 2010