Importer ou attacher une liste SharePoint

Si votre service ou groupe de travail utilise Windows SharePoint Services 2.0 ou une version ultérieure pour permettre à ses membres de communiquer et collaborer, vous pourriez être confronté à des cas où vous devez utiliser certaines listes SharePoint dans Microsoft Office Access 2007 pour tirer profit de ses fonctionnalités évoluées d'élaboration de requêtes et d'états.

Si vous ne connaissez pas bien Windows SharePoint Services et que vous souhaitez en apprendre davantage, visitez la page d'accueil Windows SharePoint Services. Suivez le lien dans la section Voir aussi de cet article.

Vous pouvez mettre à disposition une liste dans Office Access 2007, en l'important ou en l'attachant. Cet article décrit les étapes tant pour importer que pour attacher une liste SharePoint.

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• Importer une liste SharePoint
• Attacher une liste SharePoint

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Importer une liste SharePoint

L'importation d'une liste SharePoint revient à copier la liste dans une base de données Access. Au cours de l'importation, vous pouvez spécifier les listes à copier mais aussi, pour chaque liste sélectionnée, indiquer si vous souhaitez importer la liste entière ou seulement une vue précise.

L'opération d'importation crée une table dans Access puis y copie les colonnes et les éléments issus de la liste source (ou de sa vue source) sous forme de champs et d'enregistrements. Vous trouverez des liens vers plus d'informations sur les tables et sur l'agencement d'une base de données dans la section Voir aussi.

À la fin de l'importation, vous pouvez enregistrer au besoin les détails de l'opération sous forme de spécification d'importation. Vous pourrez ainsi répéter l'opération sans repasser à chaque fois par les étapes de l'Assistant Importation.

Scénarios courants d'importation d'une liste dans Access

Vous importez généralement une liste SharePoint dans une base de données Access pour les raisons suivantes :

• Vous voulez déplacer définitivement une liste (p. ex. : la liste Contacts) vers une base de données Access car vous n'en avez plus besoin sur votre site SharePoint. Vous pouvez importer cette liste dans Access, puis la supprimer du site SharePoint.
• Votre service ou groupe de travail utilise Access mais vous êtes parfois redirigé vers une liste SharePoint pour obtenir des données supplémentaires qui doivent être fusionnées avec l'une de vos bases de données Access.

Les étapes suivantes expliquent comment importer une liste SharePoint dans une base de données.

Préparer l'opération d'importation

1. Localisez le site SharePoint qui contient les listes à copier et notez l'adresse du site.

Une adresse de site valide commence par http:// suivi du nom du serveur et se termine par le chemin d'accès du site sur le serveur.

2. Identifiez les listes à copier vers la base de données, puis indiquez si vous souhaitez inclure la liste entière ou seulement une vue en particulier. Vous pouvez importer plusieurs listes en une seule opération mais vous ne pouvez importer qu'une seule vue par liste. Le cas échéant, créez une vue contenant uniquement les colonnes et éléments qui vous intéressent.

 Remarque   Vous ne pouvez pas d'importer des enquêtes ou discussions.

3. Passez en revue les colonnes de la liste ou la vue source. Le tableau suivant répertorie quelques considérations à garder à l'esprit lors de l'importation de différents éléments.

4. Indiquez la base de données dans laquelle vous voulez importer les listes.

Assurez-vous que vous disposez des autorisations nécessaires pour ajouter des données à la base de données. Si vous ne voulez pas stocker les données dans une base existante, créez-en une vide en cliquant sur le bouton Microsoft Office ouis en cliquant sur Nouveau.

5. Parcourez les tables de la base de données.

L'opération d'importation crée une table du même nom que la liste SharePoint. Si ce nom est déjà utilisé, Access ajoute « 1 » au nom de la nouvelle table  par exemple, Contacts1. Si Contacts1 est aussi déjà utilisé, Access crée Contacts2, etc.

 Remarque   Access ne remplace jamais de table dans la base de données dans le cadre d'une opération d'importation. En outre, vous ne pouvez pas ajouter le contenu d'une liste ou d'une vue à une table existante.

Importer les données

1. Ouvrez la base de données de destination.

Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur Liste SharePoint.

2. Dans l'Assistant, spécifiez l'adresse du site source.
3. Cliquez sur Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de données active, puis sur Suivant.
4. Dans la liste affichée par l'Assistant, sélectionnez celles que vous voulez importer.
5. Dans la colonne Éléments à importer, sélectionnez la vue souhaitée pour chaque liste sélectionnée. Choisissez une vue de type Tous les éléments considérés (par exemple, Tous les éléments, Tous les contacts ou Tous les documents) pour importer la liste entière.
6. La case à cocher intitulée Importer les valeurs d'affichage plutôt que les ID pour les champs qui recherchent les valeurs stockées dans une autre liste détermine les données à importer dans les listes sélectionnées en vue de servir de listes de choix. Exécutez l'une des procédures suivantes :
• Si vous souhaitez importer les valeurs à afficher en tant que partie intégrante du champ, activez la case à cocher. Le champ ne recherche ainsi pas les valeurs dans une autre table.
• Si vous voulez au contraire que le champ de destination recherche les valeurs dans une autre table, désactivez la case à cocher. Les ID des lignes des valeurs à afficher sont alors copiés dans le champ de destination. Ces ID sont requis pour définir un champ Liste de choix dans Access.

Lors de l'importation des ID, vous devez importer les listes qui fournissent les valeurs actives aux listes de choix (à moins que la base de données de destination contienne déjà des tables pouvant servir de tables de choix).

7.  Remarque   N'oubliez pas que l'opération d'importation place les ID dans le champ correspondant, mais ne définit pas toutes les propriétés nécessaires pour que le champ ait le même comportement qu'un champ Liste de choix. Les étapes à suivre pour définir les propriétés de recherche d'un tel champ sont décrites sous Définir des champs Liste de choix dans la section Tâches connexes de cet article.

8. Cliquez sur OK.

Access importe les listes, puis affiche l'état de l'opération sur la dernière page de l'Assistant. Si vous prévoyez de répéter l'opération d'importation, enregistrez les détails en tant que spécification d'importation. Accédez aux étapes suivantes pour achever cette tâche.

Enregistrer les paramètres d'importation en tant que spécification

1. Dans le dernier écran de l'Assistant, activez la case pour cocher Enregistrer les étapes d'importation.

Un ensemble de contrôles supplémentaires s'affiche.

2. Dans la zone Enregistrer sous, tapez le nom de la spécification d'importation. Tapez éventuellement une description dans la zone Description.
3. Si vous voulez effectuer l'opération à intervalles réguliers (p. ex. : toutes les semaines ou tous les mois), activez la case à cocher Créer une tâche Outlook. Vous créez ainsi une tâche dans Microsoft Office Outlook 2007 qui vous permet d'exécuter la spécification.
4. Cliquez sur Enregistrer l'importation.

Configurer la tâche Outlook

Si vous avez activé la case à cocher Créer une tâche Outlook dans la procédure précédente, Access lance Outlook et affiche une nouvelle tâche. Pour configurer la tâche , procédez comme suit.

 Remarque   Si Outlook n'est pas installé, Access affiche un message d'erreur. Si Outlook n'est pas configuré correctement, l'Assistant Configuration d'Outlook se lance. Suivez alors les instructions de l'Assistant.

1. Dans la fenêtre Importer-Tâche-nom, vérifiez et modifiez les paramètres de la tâche, notamment Échéance et Rappel.

Pour effectuer la tâche pour reproduire se cliquez sur Périodicité . Cette figure illustre le Planificateur de tâches avec certains paramètres standard :

Pour plus d'informations à propos des tâches Outlook, consultez l'article Programmer une opération d'importation ou d'exportation.

2. Lorsque vous en avez terminé avec les paramètres, cliquez sur Enregistrer et fermer .

Exécuter une tâche enregistrée

1. Dans le volet de navigation Outlook, cliquez sur Tâches, puis double-cliquez sur la tâche à exécuter.
2. Dans le groupe Microsoft Office Access de l'onglet Tâche, cliquez sur Exécuter l'importation.
3. Retournez dans Access, puis ouvrez la table importée en mode Feuille de données. Assurez-vous que tous les champs et enregistrements ont bien été importés et qu'aucune erreur n'est mentionnée. Activez le mode Création pour consulter le type de données et autres propriétés de champs.

Tâches connexes

Une fois l'importation terminée, vous pouvez envisager d'exécuter d'autres tâches.

Vérifier le type des données    Access sélectionne le type de données approprié pour chaque champ correspondant à une colonne source. Pour connaître le mappage des types de données Access et Windows SharePoint Services lors de l'importation ou de l'attache, ainsi que les paramètres des champs importés pour chaque type de données, voir la section Mappage des types de données Windows SharePoint Services aux types Access plus loin dans cet article.

Déterminer l'origine des champs supplémentaires    Selon le type de liste sur laquelle la table s'appuie, vous pourriez remarquer la présence dans la table de quelques champs supplémentaires (tels que : Modifié, Édition et Type). Pour plus d'informations sur ces champs et sur les informations qu'ils contiennent, voir l'aide de Windows SharePoint Services. Si vous n'avez pas besoin de ces champs dans la base de données Access, vous pouvez les supprimer sans risque.

Définir les champs Liste de choix    Si vous avez importé des ID en vue de les utiliser dans des listes de choix, vous devez définir manuellement les propriétés de recherche des champs correspondants.

1. En mode Création de table, dans la liste Type de données du champ, cliquez sur Assistant Liste de choix.
2. Dans l'Assistant, acceptez la sélection par défaut (Je veux que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ou requête), puis cliquez sur Suivant.
3. Sélectionnez la table ou la requête qui doit fournir les valeurs de la liste de choix pour le champ, puis cliquez sur Suivant.

 Remarque   Il peut s'agir d'une table nouvellement importée ou d'une table existante.

4. Dans le volet Liste des champs, sélectionnez l'ID du champ ainsi que le champ qui contient les valeurs à afficher, puis cliquez sur Suivant.
5. Spécifiez un ordre de tri, puis cliquez sur Suivant.
6. Cliquez enfin sur Terminer.

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Attacher une liste SharePoint

Cette méthode vous permet de vous connecter à des données d'un autre programme sans importer ces informations ; ainsi, vous pouvez afficher et modifier les données les plus récentes tant dans le programme d'origine que dans la base de données Access, et ce, sans créer ni maintenir de copie de ces données dans Access. Si vous ne voulez pas copier de liste SharePoint dans votre base de données Access, mais souhaitez exécuter des requêtes et générer des états s'appuyant sur le contenu de cette liste, effectuez une liaison au lien d'un import.

Lorsque vous liez à une liste SharePoint, Access crée une nouvelle table souvent appelée en tant que table liée qui reflète la structure et les contenus de la liste source. Contrairement à l'importation, attacher revient à créer un lien portant seulement sur la liste choisie, et non pas sur une vue spécifique de cette liste.

L'attache est une technique plus puissante que l'importation pour deux aspects :

• Ajout et mise à jour de données    Vous pouvez modifier des données soit en naviguant sur le site SharePoint, soit en travaillant en mode Feuille de données ou Formulaire directement dans Access. Les modifications effectuées à un endroit sont répercutées dans l'autre.

Si vous voulez qu'est des modifications structurelles telles que la suppression ou la modification d'une colonne, vous devez cependant modifier en ouvrant la liste sur le site SharePoint. Vous ne pouvez en effet pas ajouter, supprimer ou modifier les champs d'une table attachée lorsque vous travaillez dans Access.

• Tables de choix    Lorsque vous attachez une liste SharePoint, Access crée automatiquement les tables attachées pour toutes les listes de choix (à moins que ces listes ne soient déjà attachées à la base de données). Si les listes de choix contiennent des colonnes qui recherchent parmi les valeurs d'autres listes, ces listes sont également incluses dans l'opération d'attache, de telle sorte que la liste de choix de chaque table attachée possède une table attachée correspondante dans la base de données. Access crée également les relations entre ces tables attachées.

Scénarios courants pour attacher une liste SharePoint

Vous attachez généralement une liste SharePoint depuis une base de données Access pour les raisons suivantes :

• Votre service ou groupe de travail utilise Access pour bénéficier des fonctionnalités d'élaboration d'états et de requêtes avancés, et utilise Windows SharePoint Services pour la collaboration et la communication entre les équipes. Chaque équipe crée des listes pour effectuer le suivi de divers éléments (tels que des contacts et des problèmes rencontrés), mais les données de ces listes doivent souvent être réintégrées à une base de données en vue d'une agrégation et de l'élaboration d'états. L'attache constitue un choix pertinent car la technique permet aussi bien aux utilisateurs du site SharePoint qu'à ceux de la base de données d'ajouter et de mettre à jour des données, mais aussi de pouvoir toujours afficher et travailler avec les données les plus récentes.
• Vous êtes un utilisateur d'Access n'ayant commencé à utiliser Windows SharePoint Services que depuis récemment. Vous avez fait migrer plusieurs de vos bases de données vers le site SharePoint de votre équipe et la plupart des tables de ces bases de données sont des tables attachées. Désormais, plutôt que de créer des tables locales, vous créerez des listes SharePoint et les attacherez à vos bases de données.
• Vous désirez continuer à stocker vos listes sur des sites SharePoint mais voulez également travailler avec les données les plus récentes à partir d'Access, pour pouvoir exécuter des requêtes et établir des états destinés à l'impression.

Préparer la liaison à une liste SharePoint

1. Localisez le site SharePoint qui héberge les listes à attacher et notez l'adresse du site.

Une adresse de site valide commence par http:// suivi du nom du serveur et se termine par le chemin d'accès du site sur le serveur.

2. Identifiez les listes à attacher. Vous pouvez attacher plusieurs listes en une seule opération mais vous ne pouvez attacher qu'une seule vue spécifique par liste.

 Remarque   Il vous est également impossible d'attacher des enquêtes ou des discussions.

3. Passez en revue les colonnes de la liste. Le tableau suivant répertorie quelques considérations à garder à l'esprit lors de l'importation de différents éléments.

4. Identifiez la base de données dans laquelle vous voulez créer les tables attachées. Assurez-vous que vous disposez des autorisations nécessaires pour ajouter des données à la base de données. Si vous ne voulez pas stocker les données dans une base existante, créez-en une vide.

Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Nouveau.

5. Parcourez les tables de la base de données. Si vous importez une liste SharePoint, une table possédant le même nom que la liste source est créée. Si ce nom est déjà utilisé, Access ajoute au nouveau nom « 1 », par exemple « Contacts1 ». Si « Contacts1 » est aussi déjà utilisé, Access crée « Contacts2 », etc. Ces règles s'appliquent également aux listes associées.

 Remarque   Rappelez-vous qu'Access ne remplace jamais de table dans la base de données dans le cadre d'une opération d'importation. En outre, vous ne pouvez pas ajouter le contenu d'une liste SharePoint à une table existante.

Lier des données

1. Ouvrez la base de données de destination.

Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur Liste SharePoint.

2. Dans l'Assistant, spécifiez l'adresse du site source.
3. Cliquez sur Lier à la source de données en créant une table attachée, puis sur Suivant.

L'Assistant affiche les listes qui peuvent être attachées.

4. Sélectionnez celles qui vous intéressent, puis cliquez sur OK.

 Remarque   Si certaines sont déjà attachées à la base de données active, les cases correspondantes sont activées. Si vous voulez supprimer tous les liens pour le moment, désactivez les cases à cocher des liens à supprimer. Sinon, laissez les cases à cocher activées pour conserver les liens.

Access tente de créer les tables attachées, tant pour les listes que vous avez sélectionnées dans cette opération que pour chacune des listes associées. Access tente également d'actualiser les tables attachées correspondant aux listes sélectionnées dans l'Assistant. Access crée enfin aussi les relations entre ces tables.

 Remarque   Contrairement à une opération d'importation, une opération d'attache conserve le paramètre des propriétés de liste de choix entre un champ Liste de choix et sa table associée. Il n'est pas impératif de définir manuellement les propriétés du champ Liste de choix en mode Création de table.

5. Parcourez les nouvelles tables attachées en mode Feuille de données. Assurez-vous que tous les champs et enregistrements s'affichent correctement.

 Remarque   Access choisit le type de données approprié pour chaque champ correspondant à une colonne source. Pour connaître le mappage entre les types de données Access et Windows SharePoint Services, voir la section Mappage des types de données Windows SharePoint Services aux types Access dans cet article.

Il est important de noter que chaque fois que vous ouvrez une table attachée ou la liste source, vous y retrouvez les données les plus récentes. Les modifications structurelles effectuées dans une liste ne sont cependant pas répercutées automatiquement dans une table attachée. Pour mettre à jour une table attachée en appliquant la structure de liste la plus récente, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, pointez sur Options de la liste SharePoint, puis cliquez sur Actualiser la liste.

Mappage des types de données Windows SharePoint Services aux types Access

Le tableau suivant indique comment Access choisit le type de données des champs composant la table importée lorsque vous importez ou attachez une liste SharePoint.

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