Importer, exporter et lier des données entre Access et Excel

Il existe plusieurs façons de partager des données entre Access et Excel. Vous pouvez copier des données à partir d'une feuille de calcul (feuille de calcul : document principal utilisé dans Microsoft Excel pour traiter et stocker des données ; également appelé tableur. Une feuille de calcul est composée de cellules organisées dans des lignes et des colonnes et fait toujours partie d’un classeur.) ouverte et les coller dans une feuille de données Access, importer une feuille de calcul dans une base de données Access ou simplement charger une feuille de données Access dans Excel à l'aide de la commande Analyse avec Microsoft Office Excel. Cette rubrique explique en détail comment échanger des données entre Access et Excel en important ou en exportant des données ou encore en créant des liens vers ces données.

Importer des données à partir d'Excel

Créer un lien vers des données dans Excel

Exporter des données Access vers Excel

Résoudre les problèmes

Importer des données à partir d'Excel

Si votre objectif est de stocker dans Access des données contenues dans une ou plusieurs feuilles de données Excel, vous devez importer le contenu de la feuille de calcul dans une nouvelle base de données Access ou une base de données existante. Lorsque vous importez des données, Access en crée une copie dans une nouvelle table ou une table existante, sans modifier le fichier Excel source.

Voici quelques situations courantes où vous pouvez avoir besoin d'importer des données Excel dans Access :

  • Vous utilisez Excel depuis longtemps et vous pensez désormais passer à Access. Vous pouvez commencer par importer vos feuilles de calcul Excel dans une ou plusieurs nouvelles bases de données Access.
  • Vous êtes un responsable qui reçoit des rapports au format Excel de la part de vos employés. Vous souhaitez fusionner les rapports avec une base de données existante pour mettre à jour le contenu de cette base.
  • Vous êtes un responsable et vos employés vous envoient des rapports hebdomadaires sous forme de fichiers Excel. Vous souhaitez automatiser l'opération d'importation afin de gagner du temps.
  • Vous développez une application dans laquelle vous devez écrire du code pour importer des données Excel dans Access.

Si vous importez des données d'Excel pour la première fois, voici ce que vous devez savoir :

  • Ne cherchez pas un moyen d'enregistrer un classeur Excel en tant que base de données Access. Microsoft Excel ne fournit pas de fonctionnalité « Enregistrer sous » pour créer une base de données Access avec des données Excel.
  • Pour commencer l'opération d'importation, une base de données Access doit déjà être ouverte. Si vous souhaitez importer les données dans une nouvelle base de données, vous devez créer une base de données vide (qui ne contient ni tables, ni formulaires, ni états) avant de commencer l'opération d'importation.
  • Les données importées à partir d'une feuille de calcul sont stockées dans une nouvelle table ou une table existante dans la base de données active. Si vous n'avez pas l'habitude des tables ni de la manière dont une base de données est structurée, consultez À propos des tables (MDB) et À propos de la création d'une base de données.
  • Lorsque vous ouvrez une feuille de calcul Excel dans Access (dans la boîte de dialogue Ouvrir, choisissez Microsoft Excel dans la liste déroulante Type de fichiers, puis sélectionnez le fichier que vous souhaitez), Access crée un lien vers la feuille de calcul plutôt que d'importer ses données. La création d'un lien vers une feuille de calcul est différente de l'importation d'une feuille de calcul dans une base de données. Pour plus d'informations sur la création de liens, consultez la section Créer un lien vers des données dans Excel, plus loin dans cette rubrique.
Démarrage de l'opération d'importation

AfficherÉtape 1 : Identifier les données à importer

Commencez par rechercher le fichier Excel, puis sélectionnez la feuille de calcul qui contient les données que vous souhaitez importer dans Access. Vous ne pouvez importer qu'une seule feuille de calcul ou plage nommée (nom : mot ou chaîne de caractères qui représente une cellule, une plage de cellules, une formule ou une valeur constante. Utilisez des noms faciles à comprendre, tels que Produits, pour faire référence à des plages difficiles à comprendre, telles que Ventes!C20:C30.) à la fois au cours d'une opération d'importation. Si vous ne souhaitez pas importer la feuille de calcul entière ou une plage nommée existante, vous avez la possibilité de créer une nouvelle plage nommée ne contenant que les cellules que vous souhaitez importer. Notez que pendant l'opération d'importation, vous pouvez choisir d'ignorer une ou plusieurs colonnes de la feuille de calcul ou de la plage nommée, mais vous ne pouvez pas ignorer des lignes.

Pour importer plusieurs feuilles de calcul ou plages nommées, répétez l'opération d'importation pour chaque feuille de calcul ou plage.

Pour plus d'informations sur l'utilisation des plages nommées, consultez l'aide d'Excel.

AfficherÉtape 2 : Identifier la base de données et la table de destination

Identifiez la base de données dans laquelle les données importées seront stockées. Si vous ne souhaitez pas stocker les données dans l'une de vos bases de données existantes, créez une base de données vide. Pour plus d'informations sur la façon de créer une base de données vide, consultez la section « Créer une base de données vide sans utiliser l'Assistant Création d'applications » de la rubrique Créer une base de données Access.

Vous ne pouvez commencer l'opération d'importation qu'après avoir ouvert la base de données de destination. Au cours de l'opération, vous serez invité à indiquer le nom de la table qui stockera les données importées. Si vous spécifiez le nom d'une table existante, Access ajoutera les données à la table. Si vous choisissez de stocker les données dans une nouvelle table, Access créera la table au cours de l'opération d'importation.

AfficherÉtape 3 : Préparer les données pour l'opération d'importation

Vérifiez les données que vous souhaitez importer et effectuez les tâches suivantes :

  • Vérifiez que les cellules sont sous forme de tableau. Si la plage contient des cellules fusionnées, leur contenu sera placé dans le champ correspondant à la colonne la plus à gauche et les autres champs seront laissés vides.
  • Si la première ligne de la feuille de calcul ou de la plage nommée contient les noms des colonnes, vous pouvez indiquer à Access de traiter les données de la première ligne en tant que noms de champs au cours de l'opération d'importation. Si la feuille de calcul ne contient pas de noms de colonnes ou si le nom d'une colonne spécifique ne respecte pas les règles de noms de champs dans Access, Access attribue un nom valide à chaque champ correspondant.
  • Si vous importez les données dans une table existante, vérifiez que le nombre de colonnes de la feuille de calcul ou de la plage nommée correspond au nombre de champs de la table. Le nom, le type de données et la position de chaque colonne doit également correspondre à ceux du champ correspondant dans la table.

Conseil    Pour vérifier les champs d'une table et leurs propriétés, ouvrez la table en mode Création.

AfficherÉtape 4 : Éléments à connaître avant d'importer certains types de données et éléments

  • Éléments graphiques    Les éléments graphiques, tels que les logos, les graphiques et les images, ne seront pas importés.
  • Type de données    Par défaut, Access analyse les 25 premières lignes pour identifier le type de données de la colonne. Si, au-delà de la 25ème ligne, Access rencontre des valeurs qui ne sont pas compatibles avec le type de données choisi, il ignore simplement ces valeurs et ne les importe pas.

 Remarque   Vous ne pouvez pas changer le type de données du champ de destination pendant l'opération d'importation.

  • Valeurs calculées    Les résultats d'une colonne calculée ou les cellules sont importées et stockées dans un champ dont le type de données est approprié. La formule, quant à elle, n'est pas importée.
  • Liens hypertexte    Une colonne contenant des liens hypertexte est importée en tant que champ de type texte.

Une fois l'importation terminée, il se peut que vous constatiez que toutes les données n'ont pas été importées ou qu'Access n'a pas attribué le type de données approprié. Consultez l'étape 6 pour plus d'informations sur la façon de procéder dans ce cas.

AfficherÉtape 5 : Commencer l'opération d'importation

  1. Ouvrez la base de données de destination. Vérifiez que la base de données n'est pas en lecture seule et que vous disposez des autorisations nécessaires pour la modifier.

Si la base de données n'existe pas, créez-la. Pour plus d'informations sur la façon de créer une base de données vide, consultez la section « Créer une base de données vide sans utiliser l'Assistant Création d'applications » de la rubrique Créer une base de données Access.

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Données externes, puis cliquez sur Importer.

 Remarque   La commande Données externes n'est disponible que lorsqu'une base de données est ouverte.

  1. Dans la boîte de dialogue Importer, dans la zone Type de fichiers, sélectionnez Microsoft Excel.

 Remarque   Si vous ne voyez pas Microsoft Excel dans la zone Type de fichiers, le chemin d'accès au pilote requis dans le Registre n'est pas valide.

  1. Cliquez sur la flèche située à droite de la zone Regarder dans, sélectionnez le lecteur et le dossier où se trouve la feuille de calcul, puis double-cliquez sur l'icône correspondante.

 Remarque   Si un message d'erreur s'affiche pour indiquer qu'Access ne peut pas importer le fichier sélectionné, le fichier est peut-être corrompu ou les données ne sont pas dans un format qu'Access peut lire. Ouvrez le fichier dans Excel et assurez-vous que les données sont intactes et sous forme de tableau.

  1. Suivez les instructions des boîtes de dialogue Assistant Importation de feuille de calcul.

AfficherSi l'Assistant ne démarre pas

Cela peut être dû au fait que Microsoft Access s'exécute en mode sandbox, mais que Microsoft Jet 4.0 SP8 ou version ultérieure n'est pas installé sur votre ordinateur. Jet 4.0 SP8 ou version ultérieure est obligatoire pour que le programme Access soit totalement fonctionnel en mode sandbox.

Pour plus d'informations sur l'installation de la mise à niveau Jet, reportez-vous à l'article Office Online intitulé À propos de Microsoft Jet 4.0 SP8.

Pour plus d'informations sur le mode sandbox, reportez-vous à l'article Office Online intitulé Mode sandbox de Microsoft Jet Expression Service.

 Remarque   Si vous choisissez d'importer des données dans une nouvelle table et que vous ne parvenez pas à indiquer des options de champ pour les champs autres que le premier, vous devez obtenir une mise à jour pour corriger un problème connu. Visitez le site Support technique Microsoft (PSS) pour plus d'informations sur la façon d'obtenir cette mise à jour.

Lorsque l'opération d'importation est terminée, un message s'affiche pour vous informer de l'état de l'opération. Si des erreurs se sont produites, Access crée une table de journal des erreurs dans la base de données et affiche le nom de la table dans le message.

AfficherÉtape 6 : Vérifier les données importées ainsi que la table du journal des erreurs et apporter les corrections qui s'imposent

La dernière étape consiste à ouvrir la table de destination en mode Feuille de données, puis en mode Création, et à vérifier que les données ont été importées sans erreur.

Vérification de la table du journal des erreurs    Si le message qui a été affiché à la fin de l'opération mentionnait des erreurs, vous avez la possibilité d'ouvrir la table du journal des erreurs pour consulter son contenu. La table comporte trois champs (Erreur, Champ et Ligne). Chaque ligne contient des informations relatives à une erreur spécifique et le contenu du champ Erreur devrait vous aider à résoudre le problème. Pour obtenir une liste complète des chaînes d'erreur et des conseils sur la façon de résoudre chaque type d'erreur, consultez la section « J'ai importé un fichier et Access indique qu'il a créé une table Nom_Table$_ImportErrors » dans la rubrique Résoudre les problèmes liés à l'importation et à la liaison.

Vérification de la table de destination    Même si les messages d'erreur et la table du journal des erreurs vous informent de la plupart des erreurs, il peut néanmoins être utile de vérifier les données importées. Si vous constatez que toutes les lignes ou colonnes n'ont pas été importées, essayez d'identifier et de corriger le problème dans le fichier source, puis essayez de nouveau d'importer les données. Si les données apparaissent tronquées dans une colonne, essayez d'augmenter la largeur de la colonne en mode Feuille de données avant d'essayer les autres options.

Lorsque vous découvrez un problème spécifique, corrigez-le dans le fichier source. Lorsque vous pensez avoir corrigé tous les problèmes connus, répétez l'opération d'importation.

Pour obtenir des informations de dépannage détaillées, consultez Résoudre les problèmes liés à l'importation et à la liaison.

Vérification et modification du type de données des champs    Access tente d'attribuer le type de données approprié aux champs importés, mais il est préférable de vérifier vos champs pour vous assurer que le type de données défini est bien celui que vous souhaitez. Par exemple, dans une base de données Access, un champ de numéros de téléphone ou de codes postaux peut être importé en tant que champ numérique, mais doit être changé en champ de type texte dans Access, car il est peu probable que vous effectuiez des calculs sur ces types de champs. Pensez également à vérifier et à définir les propriétés des champs, telles que le format, selon vos besoins.

Autres façons de transférer des données Excel dans Access

Outre l'importation, vous pouvez utiliser les techniques suivantes pour transférer des données d'Excel dans Access :

Créer un lien vers des données dans Excel

Si vous ne souhaitez pas conserver une copie des données dans votre base de données Access, vous pouvez créer un lien vers la feuille de calcul Excel. La liaison vous permet d'établir une connexion à des données d'un autre programme sans les importer, de sorte que vous puissiez voir et modifier ces données dans le programme d'origine et dans le fichier Access.

Lorsque vous créez un lien vers une feuille de calcul ou vers une plage nommée, Access crée une nouvelle table liée aux cellules source. Toute modification des données dans la table mettra à jour le fichier Excel source. La liaison est utile lorsque des données Excel doivent être partagées entre des utilisateurs d'Excel et d'Access.

Si vous créez un lien vers une feuille de calcul Excel pour la première fois, voici ce que vous devez savoir :

  • Vous ne pouvez pas créer de lien vers une base de données Access à partir d'Excel.
  • Vous ne pouvez pas lier des données Excel à une table existante dans la base de données. Lorsque vous créez un lien, Access crée une nouvelle table, souvent appelée table attachée. La table permet de voir les données contenues dans la feuille de calcul ou la plage nommée source, mais ces données ne sont pas stockées dans la base de données.
  • Une base de données peut avoir plusieurs tables attachées.
  • Les modifications effectuées sur les données dans Excel sont automatiquement reflétées dans la table attachée. Toute modification que vous effectuez dans la table attachée dans Access est automatiquement sauvegardée dans le fichier Excel source.
  • Lorsque vous ouvrez une feuille de calcul Excel dans Access (dans la boîte de dialogue Ouvrir, choisissez Microsoft Excel dans la liste déroulante Type de fichiers, puis sélectionnez le fichier que vous souhaitez), Access crée une base de données vide et démarre automatiquement l'Assistant Attache de feuille de calcul.

Pour plus d'informations sur la liaison, consultez Importation et liaison des données et des objets de base de données.

Démarrage de l'opération de liaison

AfficherÉtape 1 : Identifier les données à importer

Recherchez le fichier Excel et la feuille de données qui contient les données vers lesquelles vous souhaitez créer un lien. Vous ne pouvez créer un lien que vers une seule feuille de calcul ou plage nommée à la fois au cours d'une opération de liaison. Si vous ne souhaitez pas créer un lien vers la feuille de calcul entière ou vers une plage nommée existante, vous avez la possibilité de créer une nouvelle plage nommée ne contenant que les cellules vers lesquelles vous souhaitez créer un lien.

Pour créer un lien vers plusieurs feuilles de calcul ou plages nommées, répétez l'opération de liaison pour chaque feuille de calcul ou plage.

Pour plus d'informations sur l'utilisation des plages nommées, consultez l'aide d'Excel.

AfficherÉtape 2 : Identifier la base de données et la table de destination

Identifiez la base de données dans laquelle vous souhaitez créer le lien. Si vous ne souhaitez pas stocker le lien dans l'une de vos bases de données existantes, créez une base de données vide. Pour plus d'informations sur la façon de créer une base de données vide, consultez la section « Créer une base de données vide sans utiliser l'Assistant Création d'applications » de la rubrique Créer une base de données Access.

Vous ne pouvez commencer l'opération de liaison qu'après avoir ouvert la base de données de destination. Au cours de l'opération, Access créera une table attachée. Si une table portant le nom que vous spécifiez existe déjà, Access remplace cette table.

AfficherÉtape 3 : Préparer les données pour l'opération de liaison

Vérifiez les données que vous souhaitez lier et effectuez les tâches suivantes :

  • Vérifiez que les cellules sont sous forme de tableau. Si la plage contient des cellules fusionnées, leur contenu sera placé dans le champ correspondant à la colonne la plus à gauche et les autres champs seront laissés vides.
  • Si la première ligne de la feuille de calcul ou de la plage nommée contient les noms des colonnes, vous pouvez indiquer à Access de traiter les données de la première ligne en tant que noms de champs au cours de l'opération de liaison. Si la feuille de calcul ne contient pas de noms de colonnes ou si le nom d'une colonne spécifique ne respecte pas les règles de noms de champs dans Access, Access attribue un nom valide à chaque champ correspondant.

AfficherÉtape 4 : Éléments à connaître avant de créer un lien vers certains types de données et éléments

  • Éléments graphiques    Les éléments graphiques d'une feuille de calcul Excel, tels que les logos, les graphiques et les images, ne seront pas visibles dans Access.
  • Types de données    Vous ne pouvez pas changer le type de données des champs dans la table attachée. Vous ne pouvez pas non plus changer la taille des champs.
  • Valeurs calculées    Les résultats d'une colonne ou de cellules sont affichés dans la table, mais vous ne pouvez pas modifier les valeurs.
  • Colonne Excel contenant des valeurs de plus de 255 caractères    Lors d'une liaison, si Access rencontre des valeurs dans Microsoft Excel dont la taille dépasse 255 caractères, elles sont stockées dans un champ de type Mémo qui n'affiche que les 255 premiers caractères. La solution pour contourner cette limite est d'importer la feuille de calcul ou la plage nommée, au lieu de la lier.

Une fois la table attachée créée, ouvrez-la en mode Feuille de données pour vérifier que la table se présente exactement comme le fichier source. Consultez l'étape 6 pour plus d'informations sur les éventuelles erreurs et sur la façon de les corriger.

AfficherÉtape 5 : Commencer l'opération de liaison

  1. Ouvrez la base de données de destination. Vérifiez que la base de données n'est pas en lecture seule et que vous disposez des autorisations nécessaires pour la modifier.

Si la base de données n'existe pas, créez-la. Pour plus d'informations sur la façon de créer une base de données vide, consultez la section « Créer une base de données vide sans utiliser l'Assistant Création d'applications » de la rubrique Créer une base de données Access.

  1. Dans le menu Fichier, pointez sur Données externes, puis cliquez sur Lier les tables.

 Remarque   La commande Données externes n'est disponible que lorsqu'une base de données est ouverte.

  1. Dans la boîte de dialogue Attacher, dans la zone Type de fichiers, sélectionnez Microsoft Excel.

 Remarque   Si vous ne voyez pas Microsoft Excel dans la zone Type de fichiers, le chemin d'accès au pilote requis dans le Registre n'est pas valide.

  1. Cliquez sur la flèche située à droite de la zone Regarder dans, sélectionnez le lecteur et le dossier où se trouve la feuille de calcul, puis double-cliquez sur l'icône correspondante.

 Remarque   Si un message d'erreur s'affiche pour indiquer qu'Access ne peut pas créer de lien au fichier sélectionné, le fichier est peut-être corrompu ou les données ne sont pas dans un format qu'Access peut lire. Ouvrez le fichier dans Excel et assurez-vous que les données sont intactes et sous forme de tableau.

  1. Suivez les instructions des boîtes de dialogue Assistant Attache de feuille de calcul.

AfficherSi l'Assistant ne démarre pas

Cela peut être dû au fait que Microsoft Access s'exécute en mode sandbox, mais que Microsoft Jet 4.0 SP8 ou version ultérieure n'est pas installé sur votre ordinateur. Jet 4.0 SP8 ou version ultérieure est obligatoire pour que le programme Access soit totalement fonctionnel en mode sandbox.

Pour plus d'informations sur l'installation de la mise à niveau Jet, reportez-vous à l'article Office Online intitulé À propos de Microsoft Jet 4.0 SP8.

Pour plus d'informations sur le mode sandbox, reportez-vous à l'article Office Online intitulé Mode sandbox de Microsoft Jet Expression Service.

Lorsque l'opération de liaison est terminée, un message s'affiche pour vous informer de l'état de l'opération.

AfficherÉtape 6 : Vérifier la table attachée et apporter les corrections qui s'imposent

La dernière étape consiste à ouvrir la table en mode Feuille de données et à vérifier les données affichées.

Recherchez les chaînes qui commencent par « # », telles que #Nombre. Par exemple, Access affiche #Nombre dans un champ numérique lorsqu'il rencontre une valeur non numérique.

Recherchez les chaînes tronquées. Augmentez la largeur de la colonne en mode Feuille de données ; si vous ne voyez toujours pas la valeur entière, celle-ci comporte peut-être plus de 255 caractères. Access n'affiche que les 255 premiers caractères. La solution est donc d'importer les données plutôt que de les lier.

Pour obtenir des informations de dépannage détaillées, consultez Résoudre les problèmes liés à l'importation et à la liaison.

Exporter des données Access vers Excel

Vous serez souvent confronté à des situations où vos données sont stockées dans Access, mais où vous devez les déplacer ou les copier dans Excel. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de distribuer un état à un groupe d'utilisateurs préférant l'afficher dans Excel. Vous pouvez également souhaiter analyser vos données Access en tirant parti des fonctionnalités d'analyse d'Excel. Dans de telles situations, exportez le contenu de votre base de données Access dans une feuille de calcul Excel.

Vous pouvez exporter les éléments suivants dans Excel :

  • Les données contenues dans une table, une requête, un formulaire ou un état.

L'illustration suivante montre l'apparence de l'état Catalogue de l'exemple de base de données Les Comptoirs après avoir été exporté vers Excel :

État Catalogue dans Excel

  • Certaines ou toutes les lignes et colonnes en mode Feuille de données

L'illustration suivante montre l'apparence d'une partie de la table Employés en mode Feuille de données après son exportation vers Excel :

La table Employés dans Excel

 Remarque   Vous ne pouvez pas exporter plusieurs objets au cours d'une même opération d'exportation. Toutefois, vous pouvez fusionner les données de différents classeurs et feuilles de calcul après avoir effectué les opérations d'exportation individuelles. Pour plus d'informations, consultez Fusionner des classeurs et Déplacer ou copier des cellules dans l'aide d'Excel.

Démarrage de l'opération d'exportation

AfficherÉtape 1 : Identifier les données à exporter

Commencez par rechercher la base de données et l'objet dans cette base contenant les données à exporter. Vous pouvez exporter une table, une requête, un formulaire ou un état. Par exemple, vous pouvez exporter les données relatives aux clients stockées dans la table Clients ou l'état entier du catalogue Produits.

 Remarque   Vous ne pouvez pas exporter des pages d'accès aux données (page d’accès aux données : une page Web conçue pour l’affichage et l’utilisation de données à partir d’Internet ou d’un intranet. Ses données sont généralement stockées dans une base de données Access.), des macros ni des modules.

AfficherÉtape 2 : Décider où commencer l'opération d'exportation

Vous pouvez exporter un objet à partir de la fenêtre Base de données (fenêtre Base de données : dans Access 2003 et versions antérieures, fenêtre qui s’affiche lorsque vous ouvrez une base de données ou un projet. Elle contient des raccourcis destinés à créer de nouveaux objets de base de données et à ouvrir des objets existants. Dans les versions ultérieures, elle est remplacée par le volet Navigation.) ou lorsqu'il est ouvert dans l'un des modes d'affichage. Le tableau suivant décrit l'impact du mode d'affichage sur ce qui est exporté.

 Remarque   Vous ne pouvez pas exporter de données à partir du mode Création ou SQL.

Objet Mode d'affichage/Fenêtre Éléments exportés
Table, Requête, Formulaire Fenêtre Base de données Tous les champs et enregistrements
Table, Requête, Formulaire Modes Tableau croisé dynamique et Graphique croisé dynamique Tous les champs et enregistrements de la source d'enregistrement sous-jacente, qu'ils soient ou non inclus dans la vue.
Table, Requête, Formulaire Mode Feuille de données Si vous ne souhaitez exporter qu'une partie des données, vous pouvez les sélectionner, puis choisir de n'exporter que celles-ci. Vous avez également la possibilité d'exporter la feuille de données entière.
Formulaire Mode Formulaire Tous les champs et enregistrements de la source d'enregistrement sous-jacente, qu'ils soient ou non inclus dans la vue.
État Fenêtre Base de données, Aperçu avant impression et Aperçu du format Toutes les données contenues dans les zones de texte des sections En-tête de groupe et Détail et n'importe quelle zone de texte d'un pied de groupe contenant une expression avec la fonction Somme. Access utilise la fonction de plan d'Excel pour mettre l'état en forme dans Excel.

AfficherÉtape 3 : Identifier le fichier de destination pour l'opération d'exportation

Au cours de l'opération d'exportation, vous serez invité à spécifier le nom du fichier de destination. S'il n'existe pas de fichier portant le nom que vous spécifiez, un nouveau fichier sera créé. Si le fichier existe, voici ce qui peut se produire :

  • Si vous exportez une table ou une requête et que vous n'activez pas la case à cocher Enregistrer formaté au cours de l'opération d'exportation, le fichier ne sera pas remplacé. Une nouvelle feuille de calcul est ajoutée au fichier avec le même nom que l'objet exporté. Si une feuille de calcul portant ce nom existe déjà, Access vous invitera à remplacer le contenu de la feuille de calcul correspondante ou à spécifier un autre nom pour la nouvelle feuille.

L'activation de la case à cocher Enregistrer formaté permet à la feuille de calcul d'hériter des paramètres de mise en forme de la feuille de données, mais remplace le contenu existant de la feuille de calcul.

  • Si vous exportez un formulaire ou un état, le fichier sera forcément remplacé. Toutes ses feuilles de calcul existantes seront supprimées et une nouvelle feuille de calcul portant le même nom que l'objet exporté sera créée.

AfficherÉtape 4 : Éléments à connaître avant d'exporter certains types de données et contrôles

AfficherÉtape 5 : Commencer l'opération d'exportation

  1. Si l'objet que vous souhaitez exporter n'est pas ouvert, dans la fenêtre Base de données (fenêtre Base de données : dans Access 2003 et versions antérieures, fenêtre qui s’affiche lorsque vous ouvrez une base de données ou un projet. Elle contient des raccourcis destinés à créer de nouveaux objets de base de données et à ouvrir des objets existants. Dans les versions ultérieures, elle est remplacée par le volet Navigation.), cliquez sur le nom de l'objet. Pour n'enregistrer qu'une partie d'une feuille de données, ouvrez la feuille de données et sélectionnez la partie qui vous intéresse avant de poursuivre.
  2. Dans le menu Fichier, cliquez sur Exporter.
  3. Dans la zone Type de fichier, cliquez sur Microsoft Excel 5-7 ou Microsoft Excel 97-2003.

 Remarque   Si vous ne voyez pas Microsoft Excel dans la zone Types de fichiers, le chemin d'accès au pilote requis dans le Registre n'est pas valide.

  1. Cliquez sur la flèche à droite de la zone Enregistrer dans, puis sélectionnez le lecteur ou le dossier dans lequel vous souhaitez enregistrer.
  2. Dans la zone Nom du fichier, entrez un nom pour le fichier (ou utilisez le nom proposé).
  3. Activez la case à cocher Enregistrer formaté.
  4. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Si vous enregistrez une feuille de données, cliquez sur Exporter tout pour enregistrer la feuille de données entière ou Enregistrer la sélection si vous avez sélectionné une partie de la feuille de données à l'étape 1.
    • Pour tous les autres objets de base de données, cliquez sur Exporter.

AfficherÉtape 6 : Vérifier la feuille de calcul Excel

Ouvrez la feuille de calcul et assurez-vous que les données ont été complètement exportées. Recherchez des indicateurs d'erreur sur les cellules (triangles verts) ou des valeurs d'erreur (chaînes commençant par « # », à la place des données). Pour plus d'informations sur la résolution des indicateurs et des valeurs d'erreur, consultez l'aide d'Excel.

Pendant que vous vérifiez si votre feuille de calcul contient des erreurs, recherchez également les colonnes vides ou manquantes et les cellules vides. Si vous trouvez des problèmes majeurs, corrigez-les dans la base de données source et répétez l'opération d'exportation.

Pour obtenir des informations détaillées sur le dépannage, consultez Résoudre les problèmes liés à l'exportation dans Access.

Autres façons de transférer des données Access dans Excel

Outre l'exportation, vous pouvez utiliser les techniques suivantes pour transférer des données d'Access dans Excel :

  • Couper ou copier des données dans Access et les coller dans une feuille de calcul Excel. Pour plus d'informations sur la façon de procéder, consultez la section « Copier ou déplacer des enregistrements ou des données provenant de plusieurs champs de Microsoft Access dans une autre application » dans la rubrique Copier ou déplacer des données.
  • Exporter des données à l'aide de code. Vous pouvez écrire une macro ou une procédure VBA (Visual Basic pour Applications) pour exporter des données par programme. Pour plus d'informations sur la façon de procéder, consultez Automatiser l'importation, l'exportation ou les données de liaison.
  • Charger des données Access dans une instance d'Excel.

AfficherProcédure

  1. Dans la fenêtre Base de données (fenêtre Base de données : dans Access 2003 et versions antérieures, fenêtre qui s’affiche lorsque vous ouvrez une base de données ou un projet. Elle contient des raccourcis destinés à créer de nouveaux objets de base de données et à ouvrir des objets existants. Dans les versions ultérieures, elle est remplacée par le volet Navigation.), cliquez sur le nom de la feuille de données, du formulaire ou de l'état que vous souhaitez enregistrer et charger dans Excel. Pour ne charger qu'une partie d'une feuille de données, ouvrez la feuille de données, puis sélectionnez la partie qui vous intéresse avant de poursuivre.
  2. Dans le menu Outils, pointez sur Liaisons Office, puis cliquez sur Analyse avec Microsoft Office Excel.

Résoudre les problèmes

Si vous rencontrez quand même des problèmes avec des opérations, essayez les suggestions suivantes. Les liens « Étape 4 » et « Étape 6 » devraient vous être très utiles.

  • Consultez les rubriques « Résoudre les problèmes liés à l'exportation dans Access » ou « Résoudre les problèmes liés à l'importation et à la liaison » dans la liste Voir aussi de cette rubrique.
  • Cliquez sur les liens « Étape 4 » dans l'une des trois sections « Démarrage... » de cette rubrique pour obtenir des informations sur les problèmes possibles et leurs solutions.

AfficherProblème d'importation courant : les données tronquées

Si vous constatez que les cellules Excel contenant plus de 255 caractères sont tronquées au cours de l'importation, consultez « Type de données » sous Étape 4 : Éléments à connaître avant d'importer certains types de données et éléments, dans la section « Démarrage de l'opération d'importation » de cette rubrique. Vous y apprendrez que l'Assistant Importation de feuille de calcul n'analyse que les 25 premières lignes des données Excel pour déterminer le type de données à attribuer au champ dans la nouvelle table.

Si une cellule contenant 440 caractères se trouve à la 36ème ligne de données, par exemple, Access ne verra pas les données de cette ligne, et, au lieu d'attribuer le type de données Mémo au champ, l'Assistant lui attribuera le type de données Texte. Comment éviter ce problème ? En coupant et en insérant la 36ème ligne de données au-dessus de la 25ème ligne dans la feuille de calcul Excel. Il est également important de s'assurer que le type des données contenues dans les colonnes de votre feuille de calcul est le même d'une ligne à l'autre.

  • Cliquez sur les liens « Étape 6 » pour obtenir des conseils sur la façon d'interpréter le contenu de la table du journal des erreurs dans Access ou les erreurs figurant dans la feuille de calcul Excel dans laquelle vous avez importé vos données.
 
 
S'applique à :
Access 2003