Exporter des données vers Excel

Vous pouvez copier des données à partir d’une base de données Microsoft Office Access 2007 vers une feuille de calcul en exportant un objet de base de données dans une feuille de calcul Microsoft Office Excel 2007. Cette opération s’effectue au moyen de l’Assistant Exportation dans Office Access 2007.

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Exportation de données vers Excel : généralités

Si votre objectif est de déplacer temporairement ou définitivement certaines données Access vers Office Excel 2007, vous devez envisager de les exporter depuis votre base de données Access vers un classeur Excel. Lorsque vous exportez des données, Access crée une copie des données sélectionnées, puis stocke la copie dans une feuille de calcul Excel.

L’exportation est aussi l’opération la plus appropriée si vous envisagez de copier souvent les données Access vers Excel. Lorsque vous effectuez une opération d’exportation, vous pouvez en enregistrer les détails pour les réutiliser ultérieurement et même planifier l’exportation pour l’exécuter à des intervalles définis.

Scénarios courants d’exportation de données vers Excel
  • Votre division ou votre groupe de travail gère ses données à la fois dans Access et Excel. De votre côté, vous stockez vos données dans des bases de données Access mais vous utilisez Excel pour les analyser et distribuer les résultats de vos analyses. Votre équipe exporte souvent des données vers Excel à chaque fois que cela est nécessaire, mais vous voulez rendre ce processus plus efficace.
  • Vous utilisez Access depuis très longtemps, mais votre responsable préfère travailler avec les données dans Excel. Vous copiez régulièrement les données dans Excel, mais vous souhaitez automatiser le processus pour gagner du temps.
Si vous exportez vos données vers Excel pour la première fois
  • Pour exporter des données Access vers Excel, vous devez utiliser Access. Excel ne propose aucune fonction pour importer des données à partir d’une base de données Access. Par ailleurs, vous ne pouvez pas enregistrer une base de données ou une table Access sous la forme d’un classeur Excel en utilisant la commande Enregistrer sous d’Access. Il est important de noter que cette commande Enregistrer sous permet d’enregistrer un objet Access dans la base de données active uniquement en tant qu’autre objet de base de données Access.
  • Vous pouvez exporter une table, une requête ou un formulaire. Vous pouvez également exporter des enregistrements sélectionnés dans une vue.
  • Vous ne pouvez pas exporter de macros ni de modules vers Excel. Si vous exportez un formulaire contenant des sous-formulaires, un état contenant des sous-états ou une feuille de données contenant des sous-feuilles, seul le formulaire, la feuille de données ou l’état principal est exporté. Vous devez répéter l’opération pour chaque sous-formulaire, sous-état et sous-feuille de données que vous souhaitez exporter vers Excel.
  • Vous pouvez exporter un seul objet de base de données à la fois par opération d’exportation. Vous pouvez toutefois fusionner les données dans plusieurs feuilles de calcul Excel au terme de chaque opération d’exportation.

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Préparer l’opération d’exportation

  1. Ouvrez la base de données source.
  2. Dans le volet de navigation, sélectionnez l’objet qui contient les données à exporter.

Vous pouvez exporter une table, une requête, un état ou un formulaire.

  1. Passez en revue les données sources pour vérifier qu’elles ne contiennent ni indicateur, ni valeur d’erreur.

Si vous trouvez des erreurs, vous devez les corriger avant d’exporter les données vers Excel. Sinon, des erreurs peuvent se produire au cours de l’opération d’exportation et des valeurs Null risquent d’être ajoutées dans les champs.

  1. Si l’objet source est une table ou une requête, décidez si vous souhaitez exporter les données avec ou sans la mise en forme.

Cette décision affecte deux aspects du classeur obtenu — la quantité de données qui sont exportées et la mise en forme des données. Le tableau suivant décrit le résultat de l’exportation des données avec et sans mise en forme.

Exportation Objet source Champs et enregistrements Mise en forme
Sans mise en forme

Table ou requête

 Remarque   Les formulaires et les états ne peuvent pas être exportés sans leur mise en forme.

Tous les champs et enregistrements de l’objet sous-jacent sont exportés.

Les paramètres de la propriété Format sont ignorés pendant l’opération.

Dans le cas de champs Liste de choix, seuls les ID de liste de choix sont exportés.

Pour les champs de liens hypertexte, le contenu est exporté sous la forme d’une colonne de texte qui contient les liens au format texte#adresse#.

Avec mise en forme Table, requête, formulaire ou état Seuls les champs et les enregistrements affichés dans la vue ou l’objet actif sont exportés. Les enregistrements filtrés, les colonnes masquées dans une feuille de données et les champs non affichés dans un formulaire ou un état ne sont pas exportés.

L’Assistant respecte les paramètres de la propriété Format.

Dans le cas de champs Liste de choix, les valeurs de liste de choix sont exportées.

Pour les champs de liens hypertexte, les valeurs sont exportées sous la forme de liens hypertexte.

Pour les champs contenant du texte enrichi, le texte est exporté mais pas la mise en forme.

  1. Choisissez le classeur de destination et le format de fichier.

Au cours de l’opération d’exportation, Access vous invite à spécifier le nom du classeur de destination. Le tableau suivant indique quand un classeur est créé (s’il n’existe pas déjà) et quand il est remplacé (s’il existe déjà).

Si le classeur de destination Si l’objet source est Et si vous souhaitez exporter Alors
N’existe pas Une table, une requête, un formulaire ou un état Les données avec ou sans mise en forme Le classeur est créé pendant l’opération d’exportation.
Existe déjà Une table ou une requête Les données sans la mise en forme Le classeur n’est pas remplacé. Une nouvelle feuille de calcul est ajoutée au classeur et il lui est attribué le nom de l’objet à partir duquel les données sont exportées. Si une feuille de calcul existante porte déjà ce nom, Access vous invite à remplacer le contenu de la feuille de calcul ou à spécifier un autre nom.
Existe déjà Une table, une requête, un formulaire ou un état Les données avec la mise en forme Le contenu du classeur est remplacé par les données exportées. Toutes les feuilles de calcul existantes sont supprimées et une nouvelle feuille de calcul portant le même nom que l’objet exporté est créée. Les données de la feuille de calcul dans Excel héritent des paramètres de mise en forme de l’objet source.

Les données sont toujours ajoutées dans une nouvelle feuille de calcul. Vous ne pouvez pas ajouter les données à une feuille de calcul existante ou à une plage nommée.

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Exécuter l’opération d’exportation

  1. Si le classeur Excel de destination est ouvert, fermez-le avant de poursuivre.
  2. Dans le volet de navigation de la base de données source, sélectionnez l’objet à exporter.

AfficherExporter uniquement une partie des données

Si l’objet est une table, une requête ou un formulaire et vous voulez exporter une partie des données seulement, ouvrez l’objet en mode Feuille de données et sélectionnez les enregistrements de votre choix.

Pour ouvrir un formulaire en mode Feuille de données :    

  1. Double-cliquez sur le formulaire pour l’ouvrir.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le formulaire, puis cliquez sur Mode Feuille de données. Si cette option n’est pas disponible :
    1. Cliquez sur Mode Création.
    2. Appuyez sur F4 pour afficher le volet Office Feuille de propriétés.
    3. Sélectionnez Formulaire dans la liste déroulante située en haut de la feuille de propriétés.
    4. Sous l’onglet Format de la feuille de propriétés, définissez la propriété Autoriser le mode Feuille de données sur Oui.
    5. Dans le groupe Affichages de l’onglet Création, cliquez sur Mode Feuille de données.

 Remarque   Vous ne pouvez pas exporter une partie d’un état. Vous pouvez toutefois sélectionner ou ouvrir la table ou la requête sur laquelle est basée l’état, et ensuite exporter une partie des données de cet objet.


  1. Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur Excel.Image du bouton
  1. Dans la boîte de dialogue Exporter - Feuille de calcul Excel, vérifiez le nom de fichier suggéré pour le classeur Excel (Access utilise le nom de l’objet source). Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier le nom de fichier.
  2. Dans la zone Format du fichier, sélectionnez le format de fichier souhaité.
  3. Si vous exportez une table ou une requête et si vous souhaitez exporter les données formatées, sélectionnez Exporter les données avec la mise en forme et la mise en page. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Préparer l’opération d’exportation.

 Remarque   Si vous exportez un formulaire ou un état, cette option est toujours sélectionnée mais indisponible (elle apparaît en grisé).

  1. Pour afficher le classeur Excel de destination une fois l’exportation terminée, activez la case à cocher Ouvrir le fichier de destination une fois l’exportation terminée.

Si l’objet source est ouvert et si vous avez sélectionné plusieurs enregistrements dans la vue avant de commencer l’exportation, vous pouvez sélectionner Exporter uniquement les enregistrements sélectionnés. Pour exporter tous les enregistrements affichés dans la vue, n’activez pas cette case à cocher.

 Remarque   Cette case à cocher demeure indisponible (grisée) si aucun enregistrement n’est sélectionné.

  1. Cliquez sur OK.

Si l’opération d’exportation échoue en raison d’une erreur, Access affiche un message qui décrit la cause de l’erreur. Sinon, en fonction des options d’exportation spécifiées dans l’Assistant, Access exporte les données et ouvre ou n’ouvre pas le classeur de destination dans Excel. Access affiche ensuite une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez créer une spécification qui utilise les détails de l’opération d’exportation.

Enregistrer la spécification d’exportation

  1. Cliquez sur Oui pour enregistrer les détails de l’opération d’exportation pour une utilisation ultérieure.

Cela permet de renouveler ultérieurement la même exportation sans avoir besoin de repasser à chaque fois par toutes les étapes de l’Assistant.

  1. Dans la zone Enregistrer sous, tapez le nom de la spécification d’exportation. Tapez éventuellement une description dans la zone Description.
  2. Si vous voulez effectuer l’opération à intervalles réguliers (p. ex. : toutes les semaines ou tous les mois), activez la case à cocher Créer une tâche Outlook.

Vous créez ainsi une tâche Microsoft Office Outlook 2007 qui vous permet d’exécuter la spécification en cliquant sur un bouton.

  1. Cliquez sur Enregistrer l’exportation.

Si Outlook est installé, Access le lance.

 Remarque   Si Outlook n’est pas installé, un message d’erreur s’affiche. Si Outlook n’est pas configuré correctement, l’Assistant Démarrage d’Outlook se lance. Suivez les instructions de l’Assistant pour configurer Outlook.

  1. Dans Outlook, vérifiez et modifiez les paramètres des tâches, tels que Échéance et Rappel.

Pour rendre la tâche périodique, cliquez sur Périodicité. Cette figure illustre le Planificateur de tâches avec certains paramètres standard :

Planificateur de tâches Outlook

Pour plus d’informations à propos des tâches Outlook, consultez l’article Programmer une opération d’importation ou d’exportation.

  1. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Exécuter une tâche enregistrée

  1. Dans le volet de navigation Outlook, cliquez sur Tâches, puis double-cliquez sur la tâche à exécuter.
  2. Dans le groupe Microsoft Office Access de l’onglet Tâche, cliquez sur Exécuter l’importationImage du bouton.
  3. Dans Excel, ouvrez le classeur de destination, puis vérifiez si toutes les données ont bien été copiées dans les cellules appropriées.

Si vous avez choisi de copier les données sans la mise en forme dans un classeur existant, le classeur peut contenir plusieurs feuilles de calcul. Localisez la feuille qui correspond à l’exportation et vérifier les cellules de cette feuille.

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Résolution des problèmes liés aux valeurs manquantes ou incorrectes dans la feuille de calcul

Le tableau suivant décrit différentes méthodes pour résoudre des erreurs courantes.

 Conseil   Si vous vous rendez compte que seules quelques valeurs manquent, ajoutez-les dans le classeur Excel. Dans le cas contraire, corrigez l’objet source dans la base de données Access, puis répétez l’exportation.

Problème Description et solution
Champs à valeurs multiples Les champs qui prennent en charge plusieurs valeurs sont exportés sous forme de listes dans lesquelles les valeurs sont séparées par des points-virgules (;). Pour plus d’informations, voir l’Aide d’Excel.
Images, objets et pièces jointes Les éléments graphiques (tels que les logos, le contenu des champs d’objets OLE et les pièces jointes) qui font partie des données sources ne sont pas exportés. Vous devez les ajouter manuellement à la feuille de calcul une fois l’exportation terminée.
Graphique Lorsque vous exportez un formulaire ou un état qui contient un objet graphique Microsoft, l’objet graphique n’est pas exporté.
Données dans une colonne incorrecte Les valeurs Null de la feuille de calcul résultant de l’exportation sont parfois remplacées par les données qui devraient se trouver dans la colonne suivante.
Valeurs de dates manquantes Les valeurs correspondant aux dates antérieures au 1er janvier 1900 ne sont pas exportées. Les cellules correspondantes dans la feuille de calcul contiendront une valeur Null.
Expressions manquantes Les expressions qui sont utilisées pour calculer des valeurs ne sont pas exportées vers Excel. Seuls les résultats des calculs sont exportés. Vous devez ajouter la formule manuellement dans la feuille de calcul Excel une fois l’exportation terminée.
Sous-formulaires, sous-états et sous-feuilles de données manquants Lorsque vous exportez un formulaire, un état ou une feuille de données, seul le formulaire principal, l’état principal ou la feuille de données principale est exportée. Vous devez répéter l’exportation pour chaque sous-formulaire, sous-état et sous-feuille de données à exporter.
Colonnes manquantes ou incorrectement mises en forme

Si les colonnes apparaissent sans mise en forme dans la feuille de calcul résultante, renouvelez l’opération d’exportation en vous assurant d’activer la case à cocher Exporter les données avec la mise en forme et la mise en page dans l’Assistant. Par contre, si quelques colonnes seulement apparaissent dans une mise en forme différente de celle définie dans l’objet source, appliquez cette mise en forme manuellement dans Excel.

AfficherMise en forme d’une colonne dans Excel

  1. Ouvrez le classeur Excel de destination, puis affichez la feuille de calcul qui contient les données exportées.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur une colonne ou sur une plage de cellules sélectionnées, puis cliquez sur Format de cellule.
  3. Sous l’onglet Nombre, dans la liste Catégorie, sélectionnez un format tel que Texte, Nombre, Date ou Heure.
  4. Cliquez sur OK.

Valeur « # » dans une colonne Vous pouvez parfois voir la valeur # dans une colonne, correspondant à un champ Oui/Non dans un formulaire. Cela peut résulter du démarrage de l’opération d’exportation à partir du volet de navigation ou du mode Formulaire. Pour résoudre ce problème, ouvrez le formulaire en mode Feuille de données avant d’exporter les données.
Indicateurs d’erreur ou valeurs d’erreur Recherchez la présence de cellules contenant des indicateurs d’erreur (triangles verts dans l’angle) ou des valeurs d’erreur (chaînes commençant par le caractère #  au lieu des données appropriées).

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S'applique à :
Access 2007