Exporter des données dans Word

Vous pouvez exporter des données depuis votre base de données Microsoft Office Access 2007 vers un document Microsoft Office Word 2007 en utilisant l'Assistant Exportation. Cet article explique comment utiliser l'Assistant Exportation et comment enregistrer vos paramètres d'exportation en tant que spécification pour une réutilisation ultérieure.

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• Exportation de données vers Word : les bases
• Exporter des données vers Word
• Comprendre comment Access exporte des objets vers Word

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Exportation de données vers Word : les bases

Vous pouvez exporter une table, une requête, un formulaire ou un état vers Office Word 2007. Lorsque vous exportez un objet en utilisant l'Assistant Exportation, Office Access 2007 crée une copie des données de l'objet dans un fichier Microsoft Word au format texte enrichi (*.rtf). Pour les tables, les requêtes et les formulaires, les champs et les enregistrements visibles sont exportés sous forme de tableaux dans le document Word. Lorsque vous exportez un état, l'Assistant exporte les données et la présentation de l'état. Il tente de respecter autant que possible l'apparence de l'état dans le document Word.

• Commencez l'opération dans Access    Pour exporter les données d'Access vers Word, vous devez travailler dans Access. Il n'existe aucune fonctionnalité dans Word permettant d'importer des données à partir d'une base de données Access. Il n'est également pas possible d'enregistrer une base de données ou une table Access sous la forme d'un document Word en utilisant la commande Enregistrer sous dans Access.
• Les objets que vous pouvez exporter    Vous pouvez exporter une table, une requête, un formulaire ou un état. Vous pouvez également exporter uniquement les enregistrements sélectionnés dans une vue. Il est impossible d'exporter des macros et des modules. Lorsque vous exportez un formulaire ou une feuille de données qui contient des sous-formulaires ou des sous-feuilles de données, seul le formulaire ou la feuille de données principale est exportée. Vous devez répéter l'opération pour chaque sous-formulaire et sous-feuille de données que vous souhaitez afficher dans Word. Inversement, lorsque vous exportez un état, les sous-formulaires ou les sous-états qui sont inclus dans l'état sont exportés avec l'état principal.
• Résultat de l'opération    L'Assistant Exportation exporte toujours des données mises en forme. Cela signifie que seuls les champs et les enregistrements qui sont visibles dans un objet ou une vue sont exportés, ainsi que les paramètres de mise en forme. Les colonnes et les enregistrements qui sont masqués, en raison de paramètres de filtre, ne sont pas exportés. Dans le cas d'un état, la présentation est également conservée à l'exportation.
• Fusion avec un document existant    Lorsque vous exportez des données d'Access vers un document Word, elles sont toujours exportées dans un nouveau fichier Word. Si vous souhaitez insérer ces données dans un document Word existant, vous devez tout d'abord les exporter à partir d'Access vers un nouveau document Word, puis les copier et les coller dans le document existant. Vous pouvez également copier des lignes directement à partir d'une table, d'un formulaire ou d'un état Access, puis les coller dans votre document existant.

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Exporter des données vers Word

Le processus d'exportation de données vers un document Word suit ces principales étapes :

• Préparez vos données source pour l'exportation. Dans cette étape, vous vérifiez que vos données ne contiennent pas d'erreurs et vous décidez d'exporter une partie ou toutes les données de votre table source.
• Exécuter l'Assistant Exportation
• Enregistrez éventuellement vos paramètres en tant que spécification d'exportation pour une réutilisation ultérieure.

Les procédures décrites dans les sections suivantes indiquent la marche à suivre pour effectuer chaque tâche.

Préparer l'exportation

1. Ouvrez la base de données source.
2. Dans le volet de navigation, sélectionnez l'objet qui contient les données que vous souhaitez exporter.

Vous pouvez exporter une table, une requête, un formulaire ou un état.

3. Vérifiez les données sources pour vous assurer qu'elles ne contiennent pas d'indicateurs d'erreur (triangles verts) ou des valeurs erronées telles que #Num.

Assurez-vous que vous avez résolu toutes les erreurs avant d'exporter les données vers Word. Sinon, les valeurs incorrectes sont remplacées par une valeur Null (Null : valeur que vous pouvez entrer dans un champ ou utiliser dans des expressions ou des requêtes pour indiquer des données manquantes ou inconnues. Dans Visual Basic, le mot clé Null indique une valeur Null. Certains champs, tels que les champs de clé primaire, ne peuvent pas contenir de valeurs Null.).

4. Si le document Word de destination existe et est ouvert, fermez-le avant de poursuivre. L'Assistant vous avertit avant de le remplacer.

 Remarque   Il n'est pas possible d'ajouter des données dans un document Word existant.

5. Dans la base de données, si vous souhaitez exporter uniquement une partie d'une table, d'une requête ou d'un formulaire, ouvrez l'objet et sélectionnez uniquement les enregistrements de votre choix.

Exporter les données

1. Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur Word.

 Remarque   Les commandes Exporter ne sont disponibles que lorsqu'une base de données est ouverte.

2. Dans l'Assistant Exportation, spécifiez le nom du fichier de destination.
3. L'Assistant exporte toujours des données mises en forme. Si vous souhaitez afficher le document Word à la fin de l'opération d'exportation, activez la case à cocher Ouvrir le fichier de destination une fois l'exportation terminée.
4. Si vous avez sélectionné les enregistrements à exporter avant de commencer l'opération d'exportation, vous pouvez activer la case à cocher Exporter uniquement les enregistrements sélectionnés. Toutefois, si vous souhaitez exporter tous les enregistrements dans la vue, n'activez pas cette case à cocher.

 Remarque   Cette case à cocher n'est pas disponible (apparaît en grisé) si aucun enregistrement n'est sélectionné.

5. Cliquez sur OK.
6. Si le document de destination existe, vous êtes invité à cliquer sur Oui pour remplacer le fichier. Cliquez sur Non pour modifier le nom du fichier de destination, puis cliquez à nouveau sur OK.

Access exporte les données et ouvre le document de destination dans Word en fonction des options d'exportation que vous avez définies dans l'Assistant. Access affiche également le statut de l'opération dans la dernière page de l'Assistant.

Enregistrer les paramètres d'exportation

1. Sur la dernière page de l'Assistant Exportation, activez la case à cocher Enregistrer les étapes d'exportation.

Un ensemble de contrôles supplémentaires s'affiche.

2. Dans la zone Enregistrer sous, tapez le nom de la spécification d'exportation.
3. Tapez éventuellement une description dans la zone Description.
4. Cliquez sur Enregistrer l'exportation.

- ou -

Pour exécuter l'opération d'exportation à intervalles prédéfinis (toutes les semaines ou tous les mois, par exemple), activez la case à cocher Créer une tâche Outlook et cliquez sur Enregistrer l'exportation. Vous créez ainsi une tâche Microsoft Office Outlook 2007 qui vous permet d'exécuter la spécification ultérieurement.

Si vous ne créez pas la tâche Outlook, Access enregistre la spécification. Si vous choisissez de créer la tâche Outlook, Access affiche la boîte de dialogue Exporter- Tâche nom. Accédez aux étapes suivantes pour plus d'informations sur l'utilisation de cette boîte de dialogue.

 Remarque   Si Outlook n'est pas installé, Access affiche un message d'erreur lorsque vous cliquez sur Enregistrer l'exportation. Si Outlook n'est pas configuré correctement, l'Assistant Démarrage d'Outlook démarre. Suivez les instructions de l'Assistant pour configurer Outlook.

Créer une tâche Outlook

1. Dans la boîte de dialogue Exporter-Tâche-nomOutlook, vérifiez et modifiez les paramètres des tâches, tels que Échéance et Rappel.

Pour que la tâche se reproduise régulièrement, cliquez sur Périodicité. La figure suivante illustre le Planificateur de tâches avec certains paramètres standard :

Pour plus d'informations à propos des tâches Outlook, consultez l'article Programmer une opération d'importation ou d'exportation.

2. Lorsque vous en avez terminé avec les paramètres, cliquez sur Enregistrer et fermer .

Exécuter une tâche enregistrée

1. Dans le volet de navigation Outlook, cliquez sur Tâches, puis double-cliquez sur la tâche à exécuter.
2. Dans le groupe Microsoft Office Access de l'onglet Tâche, cliquez sur Exécuter l'exportation.
3. Ouvrez le fichier texte et vérifiez le contenu du fichier.

Voir la section suivante pour obtenir de l'aide sur la correction de valeurs manquantes et incorrectes.

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Comprendre comment Access exporte des objets vers Word

Le tableau suivant décrit comment Access exporte des objets et des valeurs différents vers Word. Cela peut aider à déterminer ce qui ne fonctionne pas si l'opération d'exportation ne fonctionne pas de la façon attendue.

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