Créer une base de données de bureau

Cet article décrit le processus de base permettant de démarrer Access 2010 et de créer une base de données qui sera utilisée sur des ordinateurs de bureau, pas sur le Web. Il explique comment créer une base de données de bureau en utilisant un modèle et comment créer une base de données de toutes pièces en créant une table, un formulaire, un état ou un autre objet de base de données. Il explique également certaines méthodes permettant d’intégrer des données existantes dans votre nouvelle base de données.

 Remarque   Access 2010 prend également en charge la création de bases de données Web déployées sur un serveur exécutant les services Access, nouveau composant de SharePoint Server. Vous pouvez utiliser une base de données Web avec un navigateur Web  : Access n’est pas requis, sauf si vous souhaitez apporter des modifications à la conception. Cet article n’explique pas comment créer une base de données Web. Pour plus d’informations sur la création d’une base de données Web, voir l’article Créer une base de données à partager sur le Web.

Dans cet article


Vue d’ensemble

Le mode Microsoft Office Backstage s’affiche lors du démarrage initial d’Access ou lorsque vous fermez une base de données sans fermer Access.

Mode Backstage d’Access

Le mode Microsoft Office Backstage constitue le point de départ permettant de créer ou d’ouvrir une base de données, ainsi que de consulter le contenu proposé sur Office.com : toute opération réalisable à l’aide d’Access sur un fichier de base de données ou hors d’une base de données, par opposition à dans une base de données.

Création d’une base de données

Lorsque vous ouvrez Access, le mode Backstage affiche l’onglet Nouveau. L’onglet Nouveau vous permet de créer une nouvelle base de données de différentes façons :

  • Base de données vierge    Vous pouvez démarrer à partir de zéro si vous le souhaitez. Ceci est une bonne option si vous avez des exigences de conception très spécifiques ou devez prendre en charge ou intégrer des données existantes.
  • Modèle installé avec Access    Utilisez un modèle si vous démarrez un nouveau projet et que vous souhaitez un point de départ. Access comprend plusieurs modèles par défaut.
  • Modèle de Office.com    Parallèlement aux modèles fournis avec Access, vous trouverez de nombreux autres modèles sur Office.com. Vous n’avez même pas besoin d’ouvrir un navigateur, les modèles étant disponibles à partir de l’onglet Nouveau.

Ajout à une base de données

Une fois que vous travaillez dans une base de données, vous pouvez ajouter des champs, tables ou des composants d’application.

Les composants d’application sont une nouvelle fonctionnalité qui permet d’utiliser plusieurs objets de base de données connexes ensemble comme s’ils ne formaient qu’un seul objet. Par exemple, un composant d’application peut être constitué d’une table et d’un formulaire basé sur la table. Vous pouvez ajouter la table et le formulaire en même temps en utilisant le composant d’application.

Vous pouvez également créer des requêtes, des formulaires, des états, des macros, qui constituent tous les objets de base de données que vous êtes habitué à utiliser.

Créer une base de données à l’aide d’un modèle

Access intègre de nombreux modèles différents que vous pouvez utiliser tels quels comme point de départ. Un modèle est une base de données prête à l’emploi qui contient l’ensemble des tables, requêtes, formulaires et états nécessaires à l’exécution d’une tâche spécifique. Par exemple, vous pouvez utiliser des modèles pour assurer le suivi de problèmes, gérer des contacts ou suivre les dépenses. Certains modèles contiennent des exemples d’enregistrements afin d’en indiquer l’utilisation pratique.

Si vous trouvez un modèle qui répond à vos besoins, il est vivement recommandé de l’utiliser. En effet, dans la plupart des cas, il s’agit de la méthode la plus rapide pour créer une base de données. Toutefois, si un autre programme contient des données que vous souhaitez importer dans Access, il peut s’avérer plus judicieux de créer une base de données sans utiliser de modèle. En effet, dans un modèle, la structure de données est prédéfinie et l’adaptation de vos données à cette structure risque de prendre un certain temps.

  1. Si une base de données est ouverte, sous l’onglet Fichier, cliquez sur Fermer la base de donnéesImage du bouton. Le mode Backstage affiche l’onglet Nouveau.
  2. Plusieurs ensembles de modèles sont disponibles dans l’onglet Nouveau, dont certains sont intégrés à Access. Vous pouvez également télécharger des modèles à partir de Office.com. Pour plus d’informations, voir la section suivante de cet article.
  3. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez utiliser. L’icône de modèle s’affiche dans le volet de droite, juste au-dessus de la zone Nom de fichier.
  4. Un nom de fichier pour la base de données est proposé par Access dans la zone Nom de fichier. Vous pouvez modifier ce nom, le cas échéant. Pour enregistrer la base de données dans un autre dossier que celui affiché sous la zone Nom de fichier, cliquez sur Image du bouton, recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez l’enregistrer, puis cliquez sur OK. Vous pouvez éventuellement lier la base de données à un site SharePoint Foundation.

 Remarque   Bien qu’elles utilisent toutes les deux SharePoint, une base de données de bureau liée à un site SharePoint diffère d’une base de données Web utilisant les services Access. Pour utiliser une base de données de bureau, vous devez disposer d’Access. Une base de données Web peut être utilisée avec un navigateur Web.

  1. Cliquez sur Créer.

Access crée une base de données à partir du modèle que vous choisissez, puis l’ouvre. Pour de nombreux modèles, un formulaire s’affiche pour vous permettre d’entrer des données. Si le modèle contient des exemples de données, vous pouvez supprimer chaque enregistrement en cliquant sur le sélecteur correspondant (la barre ou la zone ombrée située directement à gauche de l’enregistrement), puis en effectuant les opérations suivantes :

Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Supprimer.Image du bouton

  1. Pour entrer des données, cliquez sur la première cellule vide du formulaire et commencez à taper. Utilisez le volet de navigation (Volet de navigation : le volet qui apparaît lorsque vous ouvrez une base de données Access ou un projet Access. Le volet de navigation affiche les objets de la base de données et peut être personnalisé pour trier et regrouper des objets de différentes manières.) pour rechercher d’autres formulaires ou états à utiliser.

Pour plus d’informations sur l’utilisation des modèles, voir l’article Select and use an Access template.

Haut de la page Haut de la page

Créer une base de données sans utiliser de modèle

Si vous ne souhaitez pas utiliser de modèle, vous pouvez créer une base de données en créant des tables, des formulaires, des états et d’autres objets de base de données. Dans la plupart des cas, ce processus implique l’une et/ou l’autre des opérations suivantes :

  • Entrée, collage ou importation de données dans la table créée lorsque vous créez une base de données, puis répétition du processus pour les tables créées à l’aide de la commande Table de l’onglet Créer.
  • Importation de données à partir d’autres sources et création de tables au cours du processus.

Pour plus d’informations sur la planification et la conception d’une base de données, voir la section Voir aussi.

Créer une base de données vide

  1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau, puis cliquez sur Base de données vide.
  2. Dans le volet de droite, sous Base de données vide, tapez un nom de fichier dans la zone Nom de fichier. Pour modifier l’emplacement du fichier, cliquez sur Cherchez un emplacement pour votre base de donnéesImage du bouton (en regard de la zone Nom de fichier), recherchez le nouvel emplacement, puis cliquez sur OK.
  3. Cliquez sur Créer.

Access crée la base de données avec la table vide nommée Table1, ouverte en mode Feuille de données. Le curseur est placé dans la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter.

  1. Entrez des données ou collez-en à partir d’une source externe, comme décrit dans la section Copier des données d’une source externe dans une table Access.

La saisie de données en mode Feuille de données s’apparente à l’utilisation d’une feuille de calcul Excel. La structure de la table est créée au fur et à mesure que vous entrez des données. Lorsque vous ajoutez une colonne à la feuille de données, un nouveau champ est défini dans la table. Le type de données de chaque champ est défini en fonction des données entrées.

Si vous ne souhaitez pas entrer de données dans la table Table1 pour l’instant, cliquez sur FermerImage du bouton. Si vous avez modifié la table, Access vous demande alors si vous souhaitez enregistrer les modifications apportées. Cliquez sur Oui pour enregistrer les modifications, sur Non pour les annuler ou sur Annuler pour laisser la table ouverte.

 Important   Si vous fermez la table Table1 sans l’avoir enregistrée au moins une fois, Access supprime toute la table, même si vous y avez entré des données.

Ajouter une table

Vous pouvez ajouter des tables à une base de données à l’aide des commandes du groupe Tables de l’onglet Créer.

Image du ruban Access

Créer une table en mode Feuille de données    Le mode Feuille de données permet d’entrer directement des données. La structure de la table est alors créée en tâche de fond. Les noms des champs sont attribués dans l’ordre numérique (Champ1, Champ2, etc.) et le type de données de chaque champ est automatiquement défini en fonction des données entrées.

  1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.Image du bouton

La table est créée et la première cellule vide de la colonne Cliquer pour ajouter est sélectionnée.

  1. Sous l’onglet Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le type de champ à ajouter. Si le type souhaité n’apparaît pas, cliquez sur Plus de champsImage du bouton.

La liste des types de champ les plus courants s’affiche. Cliquez sur le type de champ souhaité ; Access ajoute le nouveau champ à la feuille de données au niveau du point d’insertion.

Vous pouvez déplacer le champ en le faisant glisser. Lorsque vous faites glisser un champ dans une feuille de données, une barre d’insertion verticale s’affiche à l’emplacement futur du champ.

  1. Pour ajouter des données, entrez-les dans la première cellule vide ou collez-en à partir d’une source externe, comme décrit dans la section Copier des données d’une source externe dans une table Access.
  2. Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l’en-tête correspondant, puis tapez le nouveau nom.

Vous devez attribuer un nom significatif à chaque champ afin de pouvoir en déterminer le contenu lorsqu’il s’affiche dans le volet Liste des champs.

  1. Pour déplacer une colonne, cliquez sur l’en-tête correspondant pour sélectionner la colonne, puis faites-la glisser vers l’emplacement de votre choix.

Il est également possible de sélectionner plusieurs colonnes adjacentes pour les faire glisser vers un nouvel emplacement. Pour cela, cliquez sur l’en-tête de la première colonne, puis, tout en maintenant la touche Maj enfoncée, cliquez sur l’en-tête de la dernière colonne.

Créer une table en mode Création    Le mode Création permet de commencer par créer la structure de la table. Vous pouvez ensuite entrer des données en mode Feuille de données ou à l’aide d’une autre méthode (collage, importation, etc.).

  1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Création de table.Image du bouton
  1. Pour chaque champ de la table, tapez un nom dans la colonne Nom de champ, puis sélectionnez un type de données dans la liste Type de données.
  2. Si vous le souhaitez, vous pouvez taper la description d’un champ dans la colonne Description. Cette description s’affiche dans la barre d’état lorsque le curseur est situé dans ce champ en mode Feuille de données. La description fait également office de texte de la barre d’état pour les contrôles d’un formulaire ou d’un état créés en faisant glisser le champ à partir du volet Liste de champs ou pour les contrôles créés pour ce champ à l’aide de l’Assistant Formulaire ou État.
  3. Après avoir ajouté tous les champs, enregistrez la table :
    • Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer.
  4. Pour taper des données dans la table, activez le mode Feuille de données, puis cliquez sur la première cellule vide. Vous pouvez également coller des données issues d’une source externe, comme décrit dans la section Copier des données d’une source externe dans une table Access.

Définir les propriétés des champs en mode Création    Indépendamment du mode de création de la table, il peut être utile de consulter et de définir les propriétés des champs. Tandis que certaines propriétés sont disponibles en mode Feuille de données, d’autres ne peuvent être définies qu’en mode Création. Pour activer ce mode, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création. Pour afficher les propriétés d’un champ, cliquez sur le champ dans la grille de création. Les propriétés s’affichent sous la grille de création, sous Propriétés du champ.

Pour consulter la description d’une propriété de champ, cliquez sur la propriété et lisez la description affichée dans la zone située en regard de la liste de propriétés sous Propriétés du champ. Pour obtenir des informations plus détaillées, cliquez sur le bouton d’aide.

Le tableau ci-dessous décrit les propriétés de champ les plus courantes.

Propriété Description
Taille du champ Pour un champ de texte, cette propriété définit le nombre maximal de caractères que le champ peut contenir. La valeur maximale est de 255 caractères. Pour un champ numérique, cette propriété définit le type de nombre contenu (Entier long, Double, etc.). Pour optimiser le stockage des données, il est recommandé d’allouer le moins d’espace possible dont vous pensez avoir besoin pour les données. Si nécessaire, vous pouvez modifier cette valeur ultérieurement en fonction de vos besoins.
Format Cette propriété définit le mode d’affichage des données. Elle n’a aucun impact sur les données réelles contenues dans le champ. Vous pouvez sélectionner un format prédéfini ou créer un format personnalisé.
Masque de saisie Cette propriété permet de spécifier le modèle à appliquer à toutes les données entrées dans ce champ. Elle garantit que toutes les données entrées sont correctes et qu’elles contiennent le nombre de caractères requis. Pour obtenir de l’aide sur la création d’un masque de saisie, cliquez sur le bouton Image du bouton situé à droite de la zone de propriété.
Valeur par défaut Cette propriété permet de définir la valeur par défaut qui s’affiche dans le champ lorsque vous y ajoutez un nouvel enregistrement. Par exemple, si vous définissez un champ Date/Heure devant toujours contenir la date d’ajout de l’enregistrement, vous pouvez entrer « Date() » (sans les guillemets) comme valeur par défaut.
Null interdit Cette propriété permet d’indiquer qu’une valeur doit être entrée dans ce champ. Si vous définissez cette propriété sur Oui, vous ne pouvez ajouter un enregistrement que si vous entrez une valeur dans ce champ.

Haut de la page Haut de la page

Copier des données d’une source externe dans une table Access

Si les données qui vous intéressent sont stockées dans un autre programme, par exemple dans Excel, vous pouvez les copier puis les coller dans une table Access. En règle générale, les résultats sont optimisés si les données sont déjà séparées en colonnes, comme c’est le cas dans une feuille de calcul Excel. Si les données se trouvent dans un programme de traitement de texte, il est préférable de les séparer à l’aide de tabulations ou de les convertir en tableau dans le programme de traitement de texte, avant de les copier. Si vous devez modifier ou manipuler les données (par exemple, séparer des noms complets en prénoms et noms de famille), faites-le avant de les copier, notamment si vous ne connaissez pas très bien les fonctionnalités d’Access.

Lorsque vous collez des données dans une table vide, le type de données de chaque champ est automatiquement défini en fonction du type des données collées. Par exemple, si un champ collé ne contient que des dates, Access lui applique le type de données Date/Heure. Si le champ collé ne contient que les mots « oui » et « non », Access lui applique alors le type de données Oui/Non.

Access nomme les champs en fonction de ce qu’il détecte dans la première ligne des données collées. Si son type est comparable aux lignes qui suivent, Access détermine que la première ligne fait partie des données et attribue des noms génériques aux champs (F1, F2, etc.). Si la première ligne de données collées n’est pas comparable aux lignes qui suivent, Access détermine que la première ligne est composée de noms de champs. Access nomme les champs en conséquence et n’inclut pas la première ligne dans les données.

Si Access attribue des noms de champ génériques, renommez les champs dès que possible pour éviter toute confusion. Suivez la procédure ci-dessous :

  1. Appuyez sur Ctrl+S pour enregistrer la table.
  2. En mode Feuille de données, double-cliquez sur l’en-tête de chaque colonne, puis tapez un nom de champ explicite.
  3. Enregistrez à nouveau la table.

 Remarque   Pour renommer un champ, vous pouvez également activer le mode Création et modifier le nom du champ. Pour passer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création. Pour réactiver le mode Feuille de données, double-cliquez sur la table dans le volet de navigation.

Haut de la page Haut de la page

Importer, ajouter ou lier des données issues d’une source externe

Si vous disposez de données enregistrées dans un autre programme, vous pouvez les importer dans une nouvelle table ou les ajouter à une table dans Access. Vous pouvez également utiliser dans Access les données que vos collaborateurs conservent dans d’autres programmes en créant un lien vers ces données. Quel que soit le cas de figure, la manipulation de données issues d’une source externe s’apparente à un jeu d’enfant dans Access. En effet, vous pouvez importer des données à partir d’une feuille de calcul Excel, d’une table d’une autre base de données Access, d’une liste SharePoint Foundation ou de nombreuses sources externes. La procédure ci-dessous constitue un bon point de départ, même si le processus varie légèrement en fonction de la source utilisée.

  1. Dans Access, sous l’onglet Données externes, dans le groupe Importer et lier, cliquez sur la commande correspondant au type de fichier à importer.

Groupe Importer et lier sous l’onglet Données externes

Par exemple, si vous importez les données d’une feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel. Si vous ne trouvez pas le type de programme souhaité, cliquez sur Plus.

 Remarque   Si le type de format approprié ne s’affiche pas dans le groupe Importer, démarrez le programme dans lequel vous avez créé les données, puis utilisez-le pour enregistrer les données dans un format de fichier courant (fichier texte délimité (fichier texte délimité : fichier qui contient des données où les valeurs de champs sont séparées des autres par un caractère, tel qu’une virgule ou une tabulation.), par exemple) pour pouvoir importer ces données dans Access.

  1. Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier de données source ou tapez le chemin d’accès complet de ce fichier dans la zone Nom de fichier.
  2. Cliquez sur l’option de votre choix (tous les programmes vous permettent d’importer des données, certains permettant également d’en ajouter ou d’en lier) sous Spécifiez le mode et l’emplacement de stockage des données dans la base de données active. Vous pouvez créer une table qui utilise les données importées, ajouter les données à une table existante (avec certains programmes) ou créer une table liée qui contient un lien vers les données dans le programme source.
  3. Si un Assistant démarre, suivez les instructions affichées sur les pages suivantes. Sur la dernière page de l’Assistant, cliquez sur Terminer .

Si vous importez des objets ou liez des tables d’une base de données Access, la boîte de dialogue Importer des objets ou Attacher les tables s’affiche. Sélectionnez les éléments de votre choix, puis cliquez sur OK.

Le processus exact dépend de l’opération effectuée : importation, ajout ou liaison de données.

  1. Access demande si vous voulez enregistrer les détails de l’opération d’importation que vous venez d’effectuer. Si vous pensez que vous réexécuterez ultérieurement cette importation, cliquez sur Enregistrer les étapes d’importation, puis entrez les détails. Vous pourrez dès lors répéter ultérieurement l’opération en toute simplicité en cliquant sur Importations enregistréesImage du bouton dans le groupe Importer et lier de l’onglet Données externes. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les détails de l’opération, cliquez sur Fermer.

Si vous importez une table, Access importe les données dans une nouvelle table, puis affiche la table dans le groupe Tables du volet de navigation. Si vous ajoutez des données à une table, celles-ci sont ajoutées à la table. Si vous créez un lien vers des données, Access crée une table liée dans le groupe Tables du volet de navigation.

Pour plus d’informations sur l’importation des différents types de données dans Access, voir les liens de la section Voir aussi.

Haut de la page Haut de la page

Ajouter un composant d’application

Vous pouvez utiliser un composant d’application pour ajouter des fonctionnalités à une base de données existante. Un composant d’application peut se réduire à une simple table ou comprendre plusieurs objets associés, tels qu’une table et un formulaire dépendant.

Par exemple, le composant d’application Commentaires comprend une table qui possède un champ d’identification NuméroAuto, un champ date et un champ mémo. Vous pouvez l’ajouter à n’importe quelle base de données et l’utiliser tel quel ou après y avoir apporté une touche personnelle.

  1. Ouvrez la base de données à laquelle vous souhaitez ajouter un composant d’application.
  2. Cliquez sur l’onglet Créer.
  3. Dans le groupe Modèles, cliquez sur Composants d’application. La liste des composants disponibles s’ouvre.
  4. Cliquez sur le composant d’application à ajouter.

Ouvrir une base de données Access

  1. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Ouvrir.
  2. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, recherchez la base de données à ouvrir.
  3. Exécutez l’une des procédures suivantes :
    • Double-cliquez sur la base de données pour l’ouvrir dans le mode par défaut spécifié dans la boîte de dialogue Options Access ou dans le mode qui a été défini par une stratégie d’administration.
    • Cliquez sur Ouvrir pour ouvrir la base de données en mode d’accès partagé dans un environnement multi-utilisateur. Ce mode octroie des droits de lecture et d’écriture simultanément à vous et à d’autres utilisateurs.
    • Cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en lecture seule pour ouvrir la base de données en lecture seule afin de pouvoir la consulter mais pas la modifier. Dans ce cas, les autres utilisateurs peuvent toujours lire et écrire dans la base de données.
    • Cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir et cliquez sur Ouvrir en exclusif pour ouvrir la base de données en utilisant l’accès exclusif. Dans ce cas, tout autre utilisateur qui tente d’ouvrir la base de données reçoit le message « Fichier en cours d’utilisation ».
    • Cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir et cliquez sur Ouvrir en mode lecture seule exclusif pour ouvrir la base de données en lecture seule. Dans ce mode, les autres utilisateurs peuvent ouvrir la base de données, mais uniquement en lecture seule.

 Remarque   Vous pouvez ouvrir directement un fichier de données dans un format de fichier externe, comme dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Excel. Vous pouvez également ouvrir directement n’importe quelle source de données ODBC (sources de données ODBC : données et informations requises pour accéder à ces données à partir de programmes et de bases de données prenant en charge le protocole ODBC (Open Database Connectivity).), comme Microsoft SQL Server. Access crée automatiquement une base de données Access dans le même dossier que le fichier de données, puis ajoute des liens vers chaque table de la base de données externe.

Conseils

  • Pour ouvrir l’une des bases de données récemment ouvertes, sous l’onglet Fichier, cliquez sur Récent, puis cliquez sur le nom de fichier de cette base de données. Access ouvre la base de données en utilisant les mêmes paramètres que lors de la dernière ouverture. Si la liste des fichiers récemment ouverts n’est pas affichée, sous l’onglet Fichier, cliquez sur Options. Dans la boîte de dialogue Options Access, cliquez sur Paramètres du client. Sous Afficher, entrez le nombre de documents à afficher dans la liste des documents récents (maximum 50).

Vous pouvez également afficher les bases de données récentes dans la barre de navigation du mode Backstage, ce qui vous permet d’y accéder en deux clics : d’abord sur l’onglet Fichier, puis sur la base de données récente à ouvrir. Près du bas de l’onglet Récent, activez la case à cocher Accédez rapidement à ce nombre de bases de données récentes, puis ajustez le nombre de bases de données à afficher.

  • Si vous ouvrez une base de données en cliquant sur la commande Ouvrir sous l’onglet Fichier, vous pouvez afficher une liste de raccourcis vers les bases de données précédemment ouvertes en cliquant sur Mes documents récents dans la boîte de dialogue Ouvrir.

Haut de la page Haut de la page

 
 
S'applique à :
Access 2010