Vous pouvez utiliser Access 2010 et Access Services, un nouveau composant de SharePoint, pour créer des applications de base de données sur le Web. Cela vous aide à :
- sécuriser et gérer l’accès à vos données ;
- créer des applications de base de données dont l’utilisation ne requiert pas Access.
Cet article fournit une vue d’ensemble de la conception d’une base de données Access sur le Web. Pour une introduction à la conception de base de données de bureau, voir les articles Créer une base de données de bureau et Concepts de base sur la conception d’une base de données.
Contenu de cet article
Vue d’ensemble
Access 2010 et Access Services (composant optionnel de SharePoint) fournissent une plateforme qui vous permet de créer des bases de données utilisables sur le Web. La conception et la publication d’une base de données sur le Web s’effectuent à l’aide d’Access 2010 et de SharePoint, et les détenteurs de comptes SharePoint utilisent la base de données Web dans un navigateur Web.
Mode de fonctionnement
Lorsque vous publiez une base de données sur le Web, Access Services crée un site SharePoint qui contient la base de données. Tous les objets de base de données et les données sont déplacés vers des listes SharePoint dans ce site. La vidéo ci-après illustre le processus.
Après la publication, les visiteurs de SharePoint peuvent utiliser votre base de données en fonction de leurs autorisations pour le site SharePoint.
- Contrôle total Permet d’apporter des modifications à la conception et aux données.
- Collaboration Permet d’apporter des modifications aux données, mais pas à la conception.
- Lecture Permet de lire les données, mais n’autorise aucune modification.
Vous pouvez ouvrir la base de données sur le Web dans Access, revoir la conception, puis synchroniser vos modifications (autrement dit, les enregistrer dans le site SharePoint). La vidéo ci-dessous illustre le processus de modification d’une conception après la publication de votre base de données sur le Web.
Vous pouvez également mettre votre base de données hors connexion, utiliser la version hors connexion, puis synchroniser les modifications apportées aux données et à la conception une fois que vous rebasculez en ligne.
Remarque Pour créer une base de données sur le Web, vous devez disposer d’autorisations Contrôle total sur le site SharePoint où vous souhaitez la publier. Pour plus d’informations sur les autorisations SharePoint, voir la section Voir aussi.
Formulaires et états exécutés dans le navigateur
Les formulaires, les états et la plupart des macros s’exécutent à l’intérieur du navigateur. Cela permet à Access d’actualiser les données à l’écran sans avoir à recréer la page entière.
Vous pouvez créer un formulaire pour aider les utilisateurs à naviguer dans votre application. Un nouveau contrôle, le contrôle Navigation, facilite l’ajout de boutons de navigation de style Web standard à un formulaire.
Remarque Le volet de navigation (la fonctionnalité que vous utilisez dans Access pour parcourir les objets dans une base de données) n’est pas disponible dans un navigateur Web.
Données stockées dans des listes SharePoint
Toutes vos tables deviennent des listes SharePoint et les enregistrements deviennent des éléments de listes. Cela vous permet d’utiliser des autorisations SharePoint pour contrôler l’accès à votre base de données sur le Web et de tirer parti d’autres fonctionnalités de SharePoint.
Sécurité La chaîne de connexion des tables liées est non chiffrée, y compris le nom d’utilisateur et le mot de passe, si ces informations étaient enregistrées (et que la cible du lien prend en charge les comptes d’utilisateur). Dans une base de données disposant d’un lien vers une liste SharePoint et où ce lien comprend le nom d’utilisateur et le mot de passe, un utilisateur malveillant serait en mesure de changer la liste cible du lien, en servant des informations d’identification de l’utilisateur. Même si les informations d’identification ne sont pas enregistrées avec la chaîne de connexion, un utilisateur malveillant pourrait modifier les autorisations sur le site SharePoint avec l’assistance d’un collaborateur déjà doté des autorisations nécessaires. Soyez vigilant lorsque vous partagez des copies d’une base de données contenant des liens vers des listes figurant dans des bases de données Web publiées.
Les requêtes et macros de données s’exécutent sur le serveur
Tout le traitement SQL a lieu sur le serveur. Cela aide à améliorer les performances réseau en limitant le trafic aux jeux de résultats.
Intranet ou Internet
Vous pouvez publier votre propre serveur SharePoint sur un intranet ou sur Internet. Microsoft offre une solution SharePoint Internet hébergée.
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Créer une base de données sur le Web
Cette section décrit les principales nouvelles fonctionnalités et répertorie les étapes des tâches de conception de base que vous devez suivre pour créer une base de données sur le Web.
Contenu de cette section
Avant de commencer
Vous devez effectuer quelques tâches avant de commencer à concevoir votre base de données sur le Web. De plus, il existe des différences de conception entre les bases de données sur le Web et les bases de données de bureau qu’il convient de connaître, en particulier si vous êtes un développeur Access expérimenté.
- Déterminez la raison d’être de votre base de données Dressez un plan précis afin de pouvoir prendre des décisions avisées lors de l’identification des détails de conception.
- Recherchez et organisez les informations requises Il est impossible d’utiliser des tables attachées dans une base de données sur le Web. Toutes les données que vous souhaitez utiliser qui ne proviennent pas de la base de données doivent être importées avant la publication. Un alignement de vos données avant de commencer la conception vous évitera d’avoir à la modifier pour répondre aux défis inattendus en matière de données.
- Identifiez le site SharePoint que vous utiliserez pour la publication Il est impossible de publier sans SharePoint. Si vous souhaitez tester votre conception dans un navigateur durant la phase de conception (ce qui n’est pas une mauvaise idée), vous devez d’abord la publier.
- Planifiez la sécurité Vous pouvez tirer parti de la sécurité de SharePoint pour contrôler l’accès à votre base de données sur le Web. Planifiez la sécurité le plus tôt possible afin de pouvoir l’intégrer à votre conception.
Différences de conception entre les bases de données de bureau et sur le Web
Certaines fonctionnalités de base de données accessibles dans une base de données de bureau ne sont pas disponibles avec Access Services. Néanmoins, il existe de nouvelles fonctionnalités qui prennent en charge une grande partie des mêmes scénarios que ceux pris en charge par ces fonctionnalités de bureau.
Le tableau suivant répertorie les fonctionnalités de bureau uniquement et la nouvelle fonctionnalité qui aide à prendre en charge le même scénario.
| Scénario |
Fonctionnalité de bureau uniquement |
Nouvelle fonctionnalité |
| Conception d’objets de base de données |
Mode Création |
Mode Feuille de données amélioré ; mode Page |
| Examen des données de synthèse, telles que sommes, moyennes et groupes |
Fonctions de groupe |
Macros de données ; fonctions de groupe dans les états |
| Programmation d’événements |
VBA |
Macros et macros de données ; nouvelle expérience de conception de macro avec IntelliSense |
| Naviguer vers un objet de base de données |
Volet de navigation ; menus généraux |
Contrôle Navigation ou autre élément de formulaire |
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Important Vous pouvez créer de nombreux objets clients dans une base de données sur le Web, mais vous ne pouvez pas les utiliser dans un navigateur. Cependant, ils font partie de la base de données sur le Web et sont utilisables dans Access 2010 sur le bureau. Les gens peuvent ouvrir la base de données sur le Web dans Access, puis utiliser les objets clients. Il s’agit d’un excellent moyen de partager une base de données et cela ouvre également de nouvelles opportunités de collaboration via le Web. SharePoint gère les éventuels problèmes d’accès concurrentiel.
Fonctionnalités de bureau uniquement sans équivalent Access Services
Remarque La liste suivante n’est pas exclusive.
- Requêtes Union
- Requêtes Analyse croisée
- Contrôles qui se chevauchent sur des formulaires
- Relations entre les tables
- Mise en forme conditionnelle
- Diverses actions et expressions de macros
Utiliser un modèle
Une fois que vous avez déterminé ce que doit faire votre application, réfléchissez à l’éventuelle utilisation d’un modèle de base de données. Les modèles de bases de données sont des applications préconstruites que vous pouvez utiliser telles quelles ou modifier selon vos besoins spécifiques.
Vous pouvez passer en revue les modèles disponibles sous l’onglet Nouveau en mode Backstage. Pour plus d’informations sur les modèles fournis avec Access 2010, voir l’article Sélectionner et utiliser un modèle Access.
Mise en route avec une base de données sur le Web vide
- Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Nouveau.
L’onglet Fichier ouvre le mode Backstage, un nouvelle partie de l’interface d’Access où vous trouverez des commandes qui s’appliquent à une base de données entière, telles que Publier dans SharePoint.
En mode Backstage, l’onglet Nouveau contient des commandes pour la création d’une base de données.
Sous
Modèles disponibles, cliquez sur
Base de données Web vide.
Examinez le nom de fichier proposé dans la zone
Nom de fichier et le chemin d’accès au fichier de base de données, mentionné juste en-dessous. Vous pouvez modifier le nom du fichier en tapant un nom dans la zone
Nom de fichier.
Pour modifier le chemin d’accès, cliquez sur l’icône de dossier en regard de la zone
Nom de fichier pour naviguer jusqu’à un emplacement où stocker votre fichier de base de données.
Cliquez sur
Créer. Votre nouvelle base de données sur le Web s’ouvre et affiche une nouvelle table vide.
Concevoir une table sur le Web
Remarque La conception d’une table sur le Web s’effectue en mode Feuille de données.
Lorsque vous créez initialement une base de données sur le Web vide, Access crée une table et l’ouvre en mode Feuille de données. Vous pouvez utiliser les commandes des onglets Champs et Table pour ajouter des champs, des index, des règles de validation et des macros de données (une nouvelle fonctionnalité qui vous permet de modifier des données en fonction d’événements).
Après avoir modifié et utilisé la nouvelle table, vous souhaiterez sans doute en créer d’autres.
Créer une table sur le Web
Avec votre base de données sur le Web ouverte :
- Sous l’onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.
Lors de sa création initiale, une table possède un seul champ : un champ d’ID NuméroAuto (type de données NuméroAuto : dans une base de données Microsoft Access, type de données de champ qui stocke automatiquement un numéro unique pour chaque enregistrement lors de son ajout à une table. Trois types de numéros peuvent être créés : séquentiel, aléatoire et numéro de réplication.). Vous pouvez ajouter de nouveaux champs pour stocker les éléments d’informations requis par le sujet de la table. Par exemple, vous souhaiterez peut-être ajouter un champ qui contient la date à laquelle vous commencez à effectuer le suivi de quelque chose.
Ajouter un champ à partir de la galerie de champs
Vous pouvez choisir parmi une gamme de champs déjà mis en forme, puis les ajouter à votre table à l’aide de la galerie de champs.
- Sous l’onglet Champs, dans le groupe Ajouter et supprimer, cliquez sur le type de champ souhaité.
Ajouter un champ en cliquant sur la feuille de données
- Avec la table ouverte, cliquez sur Cliquer pour ajouter, puis sélectionnez un type de champ.
- Attribuez au champ un nom qui reflète son contenu.
Conseil Pour modifier le nom d’un champ existant, double-cliquez sur le nom du champ.
- Répétez l’opération pour chaque champ que vous souhaitez créer.
Modifier des propriétés de champs
La mise en forme et les propriétés déterminent le comportement d’un champ, tel que le genre de données qu’il peut contenir. Vous pouvez modifier ces paramètres de sorte que le champ se comporte comme vous le souhaitez.
- Sélectionnez le champ dont vous souhaitez modifier la mise en forme et les propriétés.
- Sur le Ruban, cliquez sur l’onglet Champs.
- Utilisez les commandes des groupes Mise en forme et Propriétés pour modifier les paramètres.
Ajouter un champ calculé
Vous pouvez ajouter un champ qui affiche une valeur calculée à partir d’autres données dans la même table. Les données d’autres tables ne peuvent pas être utilisées comme source des données calculées. Certaines expressions ne sont pas prises en charge par les champs calculés.
- Avec la table ouverte, cliquez sur Cliquer pour ajouter.
- Pointez sur Champ calculé, puis cliquez sur le type de données souhaité pour le champ.
Le Générateur d’expression s’ouvre.
- Utilisez le Générateur d’expression pour créer le calcul pour le champ. N’oubliez pas que vous ne pouvez utiliser que d’autres champs de la même table comme sources de données pour le calcul. Pour obtenir une aide avec l’utilisation du Générateur d’expression, voir l’article Utiliser le Générateur d’expression.
Configurer des règles de validation de données
Vous pouvez utiliser une expression pour valider l’entrée de la plupart des champs. Vous pouvez également utiliser une expression pour valider l’entrée pour une table, ce qui peut être utile si vous souhaitez valider l’entrée d’un champ qui ne prend pas en charge la validation ou si vous souhaitez valider l’entrée d’un champ en fonction de la valeur d’autres champs de la table. Pour une explication plus complète de la validation, voir l’article Restreindre l’entrée de données à l’aide d’une règle de validation.
Vous pouvez également spécifier le message (appelé message de validation) qui s’affiche lorsqu’une règle de validation interdit l’entrée.
Configurer une règle et un message de validation de champ
- Sélectionnez le champ auquel vous souhaitez ajouter une règle de validation.
- Sur le Ruban, cliquez sur l’onglet Champs.
- Dans le groupe Validation de champ, cliquez sur Validation, puis sur Règle de validation de champ.
Le Générateur d’expression s’ouvre.
- Utilisez le Générateur d’expression pour créer votre règle de validation. Pour obtenir une aide avec l’utilisation du Générateur d’expression, voir l’articleUtiliser le Générateur d’expression.
- Dans le groupe Validation de champ, cliquez sur Validation, puis sur Message de validation de champ.
- Tapez le message à afficher lorsque les données d’entrée sont non valides, puis cliquez sur OK.
Configurer une règle et un message de validation d’enregistrement
Vous pouvez utiliser une règle de validation d’enregistrement pour empêcher l’apparition d’enregistrements en double ou pour imposer qu’une certaine combinaison de conditions relatives à l’enregistrement soient remplies, telles que [Date de début] supérieure au 1er janvier 2010 ou inférieure à [Date de fin].
- Ouvrez la table à laquelle vous souhaitez ajouter une règle de validation.
- Sur le Ruban, cliquez sur l’onglet Champs.
- Dans le groupe Validation de champ, cliquez sur Validation, puis sur Règle de validation d’enregistrement.
Le Générateur d’expression s’ouvre.
- Utilisez le Générateur d’expression pour créer votre règle de validation. Pour obtenir une aide avec l’utilisation du Générateur d’expression, voir l’articleUtiliser le Générateur d’expression.
- Dans le groupe Validation de champ, cliquez sur Validation, puis sur Message de validation d’enregistrement.
- Tapez le message à afficher lorsque les données d’entrée sont non valides, puis cliquez sur OK.
Créer une relation entre deux tables sur le Web
Pour créer une relation dans une base de données sur le Web, on utilise l’Assistant Liste de choix pour créer un champ de recherche. Ce champ de recherche va dans la table qui se trouve du côté « plusieurs » de la relation et pointe vers la table qui se trouve du côté « un » de la relation.
Créer un champ de recherche en mode Feuille de données
- Ouvrez la table souhaitée du côté « plusieurs » de la relation.
- Cliquez sur la flèche en regard de Cliquer pour ajouter, puis cliquez sur Liste de choix et relation.
- Suivez les étapes de l’Assistant Liste de choix pour créer le champ de recherche.
Modifier un champ de recherche en mode Feuille de données
- Ouvrez la table qui contient le champ de recherche à modifier.
- Effectuez l’une des actions suivantes :
- Sous l’onglet Champs, dans le groupe Propriétés, cliquez sur Modifier les recherches.
- Cliquez avec le bouton droit sur le champ de recherche, puis cliquez sur Modifier les recherches.
- Suivez les étapes de l’Assistant Liste de choix.
Maintenir l’intégrité des données à l’aide de macros de données
Vous pouvez implémenter des mises à jour et des suppressions en cascade à l’aide de macros de données. Vous pouvez utiliser les commandes de l’onglet Table pour créer des macros incorporées qui modifient des données. La vidéo ci-dessous illustre les principes de base.
Pour plus d’informations sur la création de macros de données, voir l’article Créer une macro de données.
Créer une requête sur le Web
Vous pouvez utiliser une requête comme source de données pour des formulaires et des états. Les requêtes s’exécutent sur le serveur, ce qui aide à limiter le trafic réseau.
Supposez par exemple que vous utilisez une base de données sur le Web pour effectuer le suivi de dons. Vous souhaitez savoir qui a fait un don durant un événement précis. Vous pourriez utiliser une requête pour sélectionner les données et les préparer pour une utilisation dans des formulaires et des états.
Remarque Cette procédure utilise le modèle Dons en guise d’exemple. Vous pouvez l’appliquer si vous créez une base de données à partir du modèle de base de données Dons.
- Sous l’onglet Créer, dans le groupe Requêtes, cliquez sur Requête.
- Dans la boîte de dialogue Afficher la table, double-cliquez sur chaque table à inclure, puis cliquez sur Fermer.
Dans cet exemple, double-cliquez sur Constituants, Donations, Événements et ParticipantsÉvénements.
- Créez les jointures nécessaires en faisant glisser les champs d’un objet à un autre dans la fenêtre de création de la requête.
Dans cet exemple, faites glisser le champ ID de Constituants vers le champ IDConstituantDonateur dans Donations, puis faites glisser le champ IDConstituantDonateur de Donations vers le champ IDConstituant dans ParticipantsÉvénements.
- Ajoutez les champs que vous souhaitez utiliser. Vous pouvez faire glisser les champs sur la grille ou double-cliquer sur un champ pour l’ajouter.
Dans cet exemple, ajoutez Événement de la table Événement, DateDonation de la table Donations et Salutations, Prénom et Nom de la table Constituants.
- Ajoutez les critères que vous souhaitez appliquer.
Dans cet exemple, vous souhaitez limiter DateDonation de sorte qu’elle soit comprise entre DateDébut et DateFin de l’événement. Dans la grille de création de la requête, sur la ligne Critères sous DateDonation, tapez >=[DateDébut] And <=[DateFin].
Créer un formulaire Web
Les formulaires constituent le principal moyen d’entrer et de modifier des données dans votre base de données sur le Web, et il sont également utiles pour réviser les données. Ils s’exécutent dans le navigateur, ce qui aide à optimiser les performances. Lorsque vous ouvrez une formulaire, votre navigateur extrait les données requises du serveur SharePoint. Vous pouvez filtrer et trier les données dans le formulaire sans avoir à réextraire les données du serveur.
Conseil Pour de meilleures performances, limitez les enregistrements extraits par vos formulaires et états principaux.
- Sélectionnez une table ou une requête à utiliser comme source de données.
Remarque Si vous souhaitez créer un formulaire indépendant, ignorez cette étape.
- Sous l’onglet Créer, dans le groupe Formulaires, cliquez sur l’un des boutons suivants :
- Formulaire Créer un formulaire simple qui affiche un enregistrement à la fois, à l’aide de l’objet que vous avez sélectionné comme source de données.
Remarque Si vous créez un formulaire indépendant, ce bouton n’est pas disponible.
- Plusieurs éléments Créer un formulaire qui affiche plusieurs enregistrements à la fois, à l’aide de l’objet que vous avez sélectionné comme source de données.
Remarque Si vous créez un formulaire indépendant, ce bouton n’est pas disponible.
- Formulaire vierge Créer un formulaire qui ne contient rien.
- Feuille de données Créer un formulaire qui a l’apparence et le comportement d’une feuille de données, à l’aide de l’objet que vous avez sélectionné comme source de données.
Remarque Si vous créez un formulaire indépendant, ce bouton n’est pas disponible.
Créer un état Web
Les états constituent le principal moyen de passer en revue ou d’imprimer des données de votre base de données sur le Web. Ils s’exécutent dans le navigateur, ce qui aide à optimiser les performances. Lorsque vous ouvrez un état, votre navigateur extrait les données requises du serveur SharePoint. Vous pouvez filtrer et trier les données dans l’état sans avoir à réextraire les données du serveur.
Conseil Pour de meilleures performances, limitez les enregistrements extraits par vos formulaires et états principaux.
- Sélectionnez une table ou une requête à utiliser comme source de données.
- Sous l’onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur l’un des boutons suivants :
- État Créer un état de base à l’aide de l’objet que vous avez sélectionné comme source de données.
- État vide Créer un état qui ne contient rien.
Créer un formulaire de navigation et le configurer comme formulaire affiché par défaut au démarrage
Les utilisateurs doivent disposer d’un moyen de naviguer dans votre application. Souvenez-vous : le volet de navigation n’est pas disponible dans un navigateur Web. Pour que les gens puissent utiliser vos objets de base de données, vous devez mettre un moyen à leur disposition. Vous pouvez créer un formulaire de navigation et spécifier qu’il soit affiché chaque fois que quelqu’un ouvre votre application dans un navigateur Web. De plus, si vous ne spécifiez pas de formulaire à afficher au démarrage de l’application, aucun formulaire ne s’ouvrira, ce qui rendra l’application difficile à utiliser.
Conseil Il peut être préférable de ne créer le formulaire de navigation qu’à la fin, de manière à pouvoir y ajouter tous vos objets lors de sa création.
- Sur le Ruban, cliquez sur l’onglet Créer.
- Dans le groupe Formulaires, cliquez sur Navigation, puis sélectionnez une disposition de navigation dans la liste.
- Pour ajouter un élément, faites-le glisser du volet de navigation vers le contrôle Navigation.
Remarque Vous ne pouvez ajouter que des formulaires et des états à un contrôle Navigation.
- Ajoutez si vous le souhaitez d’autres contrôles au corps du formulaire de navigation. Par exemple, vous souhaiterez peut-être fournir une fonctionnalité de recherche parmi tous les formulaires en ajoutant des contrôles à votre formulaire de navigation.
Définir votre formulaire de navigation comme formulaire d’affichage Web par défaut
- Sous l’onglet Fichier, sous Aide, cliquez sur Options.
- Dans la boîte de dialogue Options Access, cliquez sur Base de données active.
- Sous Options de l’application, cliquez sur Formulaire d’affichage Web, puis sélectionnez le formulaire de votre choix dans la liste.
Remarque Il n’est pas obligatoire de sélectionner votre formulaire de navigation comme formulaire d’affichage Web. Vous pouvez spécifier n’importe quel formulaire Web.
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Publier et synchroniser les modifications apportées à votre application
Publier une base de données sur le Web
Remarque Vous disposez d’une vidéo illustrant ce processus dans la section Vue d’ensemble.
- Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Enregistrer et publier, puis sur Publier sur Access Services.
- Cliquez sur Activer le vérificateur de compatibilité.
Le vérificateur de compatibilité vous permet de veiller à ce que votre base de données se publie correctement. S’il détecte un problème, vous devez le régler avant de procéder à la publication.
Remarque En cas de détection de problèmes, ceux-ci sont stockés par Access dans une table nommée Problèmes de compatibilité Web. Chaque ligne de la table contient un lien vers des informations de dépannage.
- Sous Publier sur Access Services, spécifiez les éléments suivants :
- Dans la zone URL du serveur, tapez l’adresse Web du serveur SharePoint où vous souhaitez publier la base de données. Par exemple, http://Contoso/.
- Dans la zone Nom du site, tapez un nom pour votre base de données sur le Web. Ce nom sera ajouté à l’URL du serveur de manière à générer l’URL de votre application. Par exemple, si l’URL du serveur est http://Contoso/ et que le Nom du site est ServiceClientèle, l’URL est http://Contoso/ServiceClientèle.
- Cliquez sur Publier sur Access Services.
Synchroniser une base de données sur le Web
Après avoir apporté des modifications de conception ou mis une base de données hors connexion, vous devrez la synchroniser. La synchronisation élimine les différences entre le fichier de base de données sur votre ordinateur et le site SharePoint.
Remarque Vous disposez d’une vidéo illustrant ce processus dans la section Vue d’ensemble.
- Ouvrez la base de données sur le Web dans Access et apportez vos modifications à la conception.
- Lorsque vous en avez terminé, cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Synchroniser tout.
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