Créer une base de données

Microsoft Office Access 2007 intègre plusieurs améliorations visant à simplifier le processus de création d'une base de données. Même si vous avez déjà créé une base de données, vous apprécierez certainement ces fonctionnalités car elles accélèrent le processus de création.

Cet article décrit le processus de base permettant de démarrer Office Access 2007 et de créer une base de données, que ce soit en utilisant un modèle ou en créant une table, un formulaire, un état ou un autre objet de base de données. Elle explique également plusieurs méthodes permettant d'intégrer des informations dans votre nouvelle base de données.

Que voulez-vous faire ?


Présentation de la page Prise en main de Microsoft Office Access

La page Prise en main de Microsoft Office Access s'affiche lors du démarrage initial d'Access ou lorsque vous fermez une base de données sans fermer Access.

Page Prise en main de Microsoft Office Access

Cette page constitue le point de départ permettant de créer ou d'ouvrir une base de données, ainsi que de consulter le contenu proposé sur Microsoft Office Online.

Créer une base de données à l'aide d'un modèle

Access intègre de nombreux modèles différents qui accélèrent le processus de création d'une base de données. Un modèle est une base de données prête à l'emploi qui contient l'ensemble des tables, requêtes, formulaires et états nécessaires à l'exécution d'une tâche spécifique. Par exemple, vous pouvez utiliser des modèles pour assurer le suivi de problèmes, gérer des contacts ou suivre les dépenses. Certains modèles contiennent des exemples d'enregistrements afin d'en indiquer l'utilisation pratique. Les modèles de base de données peuvent être utilisés tels quels, mais vous pouvez également les personnaliser selon vos préférences.

Si vous trouvez un modèle qui répond à vos besoins, il est vivement recommandé de l'utiliser. En effet, dans la plupart des cas, il s'agit de la méthode la plus rapide pour créer une base de données. Toutefois, si un autre programme contient des données que vous souhaitez importer dans Access, il peut s'avérer plus judicieux de créer une base de données sans utiliser de modèle. En effet, dans un modèle, la structure de données est prédéfinie et l'adaptation de vos données à cette structure risque de prendre un certain temps.

  1. Si une base de données est ouverte, cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, puis cliquez sur Fermer la base de donnéesImage du bouton pour afficher la page Prise en main de Microsoft Office Access.
  2. Plusieurs modèles proposés s'affichent au centre de la page Prise en main de Microsoft Office Access. Pour en afficher d'autres, cliquez sur les liens du volet Catégories de modèles. Vous pouvez également télécharger des modèles sur le site Web d'Office Online. Pour plus d'informations, voir la section suivante de cet article.
  3. Cliquez sur le modèle à utiliser.
  4. Un nom de fichier pour la base de données est proposé par Access dans la zone Nom de fichier. Vous pouvez modifier ce nom, le cas échéant. Pour enregistrer la base de données dans un autre dossier que celui affiché sous la zone Nom de fichier, cliquez sur Image du bouton, recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez l'enregistrer, puis cliquez sur OK. Vous pouvez éventuellement lier la base de données à un site Windows SharePoint Services 3.0.
  5. Cliquez sur Créer (ou sur Télécharger, dans le cas d'un modèle Office Online).

Une fois créée ou téléchargée, la base de données s'ouvre. Un formulaire s'affiche pour vous permettre d'entrer des données. Si le modèle contient des exemples de données, vous pouvez supprimer chaque enregistrement en cliquant sur le sélecteur correspondant (la barre ou la zone ombrée située directement à gauche de l'enregistrement), puis en effectuant les opérations suivantes :

Sous l'onglet Accueil, dans le groupe Enregistrements, cliquez sur Supprimer.Image du bouton

  1. Pour entrer des données, cliquez sur la première cellule vide du formulaire, puis tapez les données. Utilisez le volet de navigation pour rechercher d'autres formulaires ou états à utiliser.

Télécharger un modèle à partir de Office Online

Si vous ne trouvez pas de modèle répondant à vos besoins sur la page Prise en main de Microsoft Office Access et que vous êtes connecté à Internet, explorez le site Web de Microsoft Office Online pour obtenir un choix plus diversifié.

  1. Sur la page Prise en main de Microsoft Office Access, sous Informations supplémentaires sur Office Online, cliquez sur Modèles.

La page d'accueil des modèles d'Office Online s'affiche dans une fenêtre de navigateur.

  1. À l'aide des outils de navigation et de recherche sur Office Online, recherchez le modèle Access que vous aimeriez utiliser, puis suivez les instructions affichées pour le télécharger. Lorsque vous téléchargez un modèle, un fichier de base de données est téléchargé vers votre ordinateur, puis ouvert dans une nouvelle instance d'Access. Dans la plupart des cas, un formulaire de saisie de données s'affiche pour vous permettre d'entrer directement des données.

Pour plus d'informations sur l'utilisation des modèles, consultez l'article Guide des modèles Access 2007.

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Créer une base de données sans utiliser de modèle

Si vous ne souhaitez pas utiliser de modèle, vous pouvez créer une base de données en créant des tables, des formulaires, des états et d'autres objets de base de données. Dans la plupart des cas, ce processus implique l'une et/ou l'autre des opérations suivantes :

  • Entrée, collage ou importation de données dans la table créée lorsque vous créez une base de données, puis répétition du processus pour les tables créées à l'aide de la commande Table de l'onglet Créer.
  • Importation de données à partir d'autres sources et création de tables au cours du processus.

Pour plus d'informations sur la planification et la conception d'une base de données, ainsi que sur la création de relations, de formulaires, d'états ou de requêtes, suivez les liens figurant dans la section Voir aussi de cet article.

Créer une base de données vide

  1. Sur la page Prise en main de Microsoft Office Access, sous Nouvelle base de données vide, cliquez sur Base de données vide.

Bouter Base de données vide

  1. Dans le volet Base de données vide, tapez un nom de fichier dans la zone Nom de fichier. Si vous n'indiquez pas d'extension de fichier, Access l'ajoute pour vous. Pour modifier l'emplacement du fichier, cliquez sur Cherchez un emplacement pour votre base de donnéesImage du bouton (en regard de la zone Nom de fichier), recherchez le nouvel emplacement, puis cliquez sur OK.
  2. Cliquez sur Créer.

Accès crée la base de données avec la table vide nommée Table1, ouverte en mode Feuille de données. Le curseur est placé dans la première cellule vide de la colonne Ajouter un nouveau champ.

  1. Entrez des données ou collez-en à partir d'une source externe, comme décrit dans la section Copier des données d'une source externe dans une table Access.

La saisie de données en mode Feuille de données s'apparente à l'utilisation d'une feuille de calcul Microsoft Office Excel 2007. La structure de la table est créée au fur et à mesure que vous entrez des données. Par exemple, lorsque vous ajoutez une colonne à la table, un nouveau champ est défini. Le type de données de chaque champ est défini en fonction des données entrées.

Si vous ne souhaitez pas entrer de données dans la table Table1 pour l'instant, cliquez sur FermerImage du bouton. Si vous avez modifié la table, Access vous demande alors si vous souhaitez enregistrer les modifications apportées. Cliquez sur Oui pour enregistrer les modifications, sur Non pour les annuler ou sur Annuler pour laisser la table ouverte.

 Important   Si vous fermez la table Table1 sans l'avoir enregistrée au moins une fois, Access supprime toute la table, même si vous y avez entré des données.

Ajouter une table

Vous pouvez ajouter des tables à une base de données à l'aide des commandes du groupe Tables de l'onglet Créer.

Image du ruban Access

Créer une table en mode Feuille de données    Le mode Feuille de données permet d'entrer directement des données. La structure de la table est alors créée en tâche de fond. Les noms des champs sont attribués dans l'ordre numérique (Champ1, Champ2, etc.) et le type de données de chaque champ est automatiquement défini en fonction des données entrées.

  1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.Image du bouton

La table est créée et la première cellule vide de la colonne Ajouter un nouveau champ est sélectionnée.

 Remarque   Si la colonne Ajouter un nouveau champ ne s'affiche pas, vous êtes peut-être en mode Création au lieu du mode Feuille de données. Pour basculer en mode Feuille de données, double-cliquez sur la table dans le volet de navigation. Access vous demande alors d'enregistrer la nouvelle table, puis active le mode Feuille de données.

  1. Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Nouveau champ.Image du bouton

Le volet Modèles de champ s'affiche. Il contient la liste des types de champ les plus courants. Si vous double-cliquez sur l'un de ces champs ou que vous le faites glisser dans la feuille de données, Access ajoute un champ portant ce nom et définit des valeurs de propriétés adaptées au type de champ. Si nécessaire, vous pouvez modifier ultérieurement les propriétés. Vous devez faire glisser le champ dans une zone de la feuille de données qui contient des données ; une barre d'insertion verticale s'affiche pour indiquer l'emplacement du champ.

  1. Pour ajouter des données, entrez-les dans la première cellule vide ou collez-en à partir d'une source externe, comme décrit dans la section Copier des données d'une source externe dans une table Access.
  2. Pour renommer une colonne (champ), double-cliquez sur l'en-tête correspondant, puis tapez le nouveau nom.

Il est recommandé d'attribuer un nom significatif à chaque champ afin de pouvoir en déterminer le contenu lorsqu'il s'affiche dans le volet Liste de champs.

  1. Pour déplacer une colonne, cliquez sur l'en-tête correspondant pour sélectionner la colonne, puis faites-la glisser vers l'emplacement de votre choix.

Il est également possible de sélectionner plusieurs colonnes adjacentes pour les faire glisser vers un nouvel emplacement. Pour cela, cliquez sur l'en-tête de la première colonne, puis, tout en maintenant la touche Maj enfoncée, cliquez sur l'en-tête de la dernière colonne.

Créer une table en mode Création    Le mode Création permet de commencer par créer la structure de la nouvelle table. Vous pouvez ensuite entrer des données en mode Feuille de données ou à l'aide d'une autre méthode (collage, importation, etc.).

  1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Création de table.Image du bouton
  1. Pour chaque champ de la table, tapez un nom dans la colonne Nom de champ, puis sélectionnez un type de données dans la liste Type de données.

 Remarque   Si les colonnes Nom de champ et Type de données ne s'affichent pas, vous êtes peut-être en mode Feuille de données au lieu du mode Création. Pour activer le mode Création, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création. Access vous demande alors d'attribuer un nom à la nouvelle table, puis active le mode Création Image du bouton. Access vous demande alors d'attribuer un nom à la nouvelle table, puis active le mode Création.

  1. Si vous le souhaitez, vous pouvez taper la description d'un champ dans la colonne Description. Cette description s'affiche dans la barre d'état lorsque le curseur est situé dans ce champ en mode Feuille de données. La description fait également office de texte de la barre d'état pour les contrôles d'un formulaire ou d'un état créés en faisant glisser le champ à partir du volet Liste de champs ou pour les contrôles créés pour ce champ à l'aide de l'Assistant Formulaire ou État.
  2. Après avoir ajouté tous les champs, enregistrez la table :
    • Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl+S.
  1. Pour taper des données dans la table, activez le mode Feuille de données, puis cliquez sur la première cellule vide. Vous pouvez également coller des données issues d'une source externe, comme décrit dans la section Copier des données d'une source externe dans une table Access.

Créer une table à l'aide d'un modèle    Access intègre des modèles correspondant à des types de tables courants. D'un simple clic de souris, vous pouvez créer une structure de table complète contenant des champs déjà configurés. Si nécessaire, vous pouvez alors ajouter ou supprimer des champs afin de personnaliser la table en fonction de vos besoins.

  1. Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Modèles de tables, puis sélectionnez l'un des modèles disponibles dans la liste.
  1. Pour ajouter des données, entrez-les dans la première cellule vide ou collez-en à partir d'une source externe, comme décrit dans la section Copier des données d'une source externe dans une table Access.
    • Pour supprimer une colonne    

Cliquez avec le bouton droit sur l'en-tête de colonne, puis cliquez sur Supprimer la colonneImage du bouton.

  • Pour ajouter une colonne    

Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Nouveau champ.Image du bouton

Le volet Modèles de champ s'affiche. Il contient la liste des types de champ les plus courants. Si vous double-cliquez sur l'un de ces champs ou que vous le faites glisser dans la feuille de données, Access ajoute un champ portant ce nom et définit des valeurs de propriétés adaptées au type de champ. Si nécessaire, vous pouvez modifier ultérieurement les propriétés. Vous devez faire glisser le champ dans une zone de la feuille de données qui contient des données ; une barre d'insertion verticale s'affiche pour indiquer l'emplacement du champ.

  1. Enregistrez la table :
    • Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl+S.

Définir les propriétés des champs en mode Création    Indépendamment du mode de création de la table, il peut être utile de consulter et de définir les propriétés des champs. Pour cela, vous devez utiliser le mode Création. Pour l'activer, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création. Pour afficher les propriétés d'un champ, cliquez sur le champ dans la grille de création. Les propriétés s'affichent sous la grille de création, sous Propriétés du champ.

Pour consulter la description d'une propriété de champ, cliquez sur la propriété et lisez la description affichée dans la zone située en regard de la liste de propriétés sous Propriétés du champ. Pour obtenir des informations plus détaillées, appuyez sur F1.

Le tableau ci-dessous décrit les propriétés de champ les plus courantes.

Propriété Description
Taille du champ Pour un champ de texte, cette propriété définit le nombre maximal de caractères que le champ peut contenir. La valeur maximale est de 255 caractères. Pour un champ numérique, cette propriété définit le type de nombre contenu (Entier long, Double, etc.). Pour optimiser le stockage des données, il est recommandé d'allouer le moins d'espace possible dont vous pensez avoir besoin pour les données. Si nécessaire, vous pouvez modifier cette valeur ultérieurement en fonction de vos besoins.
Format Cette propriété définit le mode d'affichage des données. Elle n'a aucun impact sur les données réelles contenues dans le champ. Vous pouvez sélectionner un format prédéfini ou créer un format personnalisé.
Masque de saisie Cette propriété permet de spécifier le modèle à appliquer à toutes les données entrées dans ce champ. Elle garantit que toutes les données entrées sont correctes et qu'elles contiennent le nombre de caractères requis. Pour obtenir de l'aide sur la création d'un masque de saisie, cliquez sur le bouton Image du bouton situé à droite de la zone de propriété.
Valeur par défaut Cette propriété permet de définir la valeur par défaut qui s'affiche dans le champ lorsque vous y ajoutez un nouvel enregistrement. Par exemple, si vous définissez un champ Date/Heure devant toujours contenir la date d'ajout de l'enregistrement, vous pouvez entrer « Date() » (sans les guillemets) comme valeur par défaut.
Null interdit Cette propriété permet d'indiquer qu'une valeur doit être entrée dans ce champ. Si vous définissez cette propriété sur Oui, vous ne pouvez ajouter un enregistrement que si vous entrez une valeur dans ce champ.

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Copier des données d'une source externe dans une table Access

Si les données sont stockées dans un autre programme, comme Office Excel 2007, vous pouvez les copier et les coller dans une table Access. En règle générale, pour optimiser cette opération, il est recommandé que les données soient déjà organisées en colonnes, comme dans le cas d'une feuille de calcul Excel. Si les données sont contenues dans un programme de traitement de texte, il vaut mieux séparer les colonnes de données à l'aide de tabulations ou convertir les données en tableau dans le programme de traitement de texte avant de les copier. Si les données doivent être modifiées ou manipulées (par exemple, fractionner les noms complets en prénoms et noms), il est recommandé de le faire avant de les copier, plus particulièrement si vous n'avez pas l'habitude d'utiliser Access.

Lorsque vous collez des données dans une table vide, le type de données de chaque champ est automatiquement défini en fonction du type des données collées. Par exemple, si un champ collé ne contient que des dates, Access lui applique le type de données Date/Heure. Si le champ collé ne contient que les mots « oui » et « non », Access lui applique alors le type de données Oui/Non.

Pour attribuer le nom des champs, Access se base sur le contenu de la première ligne de données collées. Si le type de cette ligne est similaire aux lignes suivantes, Access détermine que la première ligne fait partie des données et attribue aux champs des noms génériques (F1, F2, etc.). Si la première ligne de données collées n'est pas similaire aux lignes suivantes, Access détermine qu'elle est constituée de noms de champs. Les champs sont alors nommés en conséquence et la première ligne n'est pas incluse dans les données.

Si Access attribue des noms de champ génériques, renommez les champs dès que possible pour éviter toute confusion. Suivez la procédure ci-dessous :

  1. Enregistrez la table.
    • Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl+S.
  1. En mode Feuille de données, double-cliquez sur l'en-tête de chaque colonne, puis tapez un nom de champ valide. Cette opération peut s'apparenter au remplacement de données, mais n'oubliez pas que la ligne d'en-têtes de colonne ne contient pas de données, mais bien des noms de champs.
  2. Enregistrez à nouveau la table.

 Remarque   Pour renommer un champ, vous pouvez également activer le mode Création et modifier le nom du champ. Pour passer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur la table dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création. Pour réactiver le mode Feuille de données, double-cliquez sur la table dans le volet de navigation.

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Importer, ajouter ou lier des données issues d'une source externe

Si vous disposez de données enregistrées dans un autre programme, vous pouvez les importer dans une nouvelle table ou les ajouter à une table dans Access. Vous pouvez également utiliser dans Access les données que vos collaborateurs conservent dans d'autres programmes en créant un lien vers ces données. Quel que soit le cas de figure, la manipulation de données issues d'une source externe s'apparente à un jeu d'enfant dans Access. En effet, vous pouvez importer des données à partir d'une feuille de calcul Excel, d'une table d'une autre base de données Access, d'une liste Windows SharePoint Services 3.0 ou de nombreuses sources externes. La procédure ci-dessous constitue un bon point de départ, même si le processus varie légèrement en fonction de la source utilisée.

  1. Dans Access, onglet Données externes, groupe Importer, cliquez sur la commande correspondant au type de fichier à importer.

Image du ruban Access

Par exemple, si vous importez les données d'une feuille de calcul Excel, cliquez sur Excel. Si vous ne trouvez pas le type de programme souhaité, cliquez sur Plus.

 Remarque   Si le type de format approprié ne s'affiche pas dans le groupe Importer, démarrez le programme dans lequel vous avez créé les données, puis utilisez-le pour enregistrer les données dans un format de fichier courant (fichier texte délimité (fichier texte délimité : fichier qui contient des données où les valeurs de champs sont séparées des autres par un caractère, tel qu’une virgule ou une tabulation.), par exemple) pour pouvoir importer ces données dans Access.

  1. Dans la boîte de dialogue Données externes, cliquez sur Parcourir pour rechercher le fichier de données source ou tapez le chemin d'accès complet de ce fichier dans la zone Nom de fichier.
  2. Cliquez sur l'option de votre choix (tous les programmes vous permettent d'importer des données, certains permettant également d'en ajouter ou d'en lier) sous Spécifiez le mode et l'emplacement de stockage des données dans la base de données active. Vous pouvez créer une table qui utilise les données importées, ajouter les données à une table existante (avec certains programmes) ou créer une table liée qui contient un lien vers les données dans le programme source.
  3. Si un Assistant démarre, suivez les instructions affichées sur les pages suivantes. Sur la dernière page de l'Assistant, cliquez sur Terminer .

Si vous importez des objets ou liez des tables d'une base de données Access, la boîte de dialogue Importer des objets ou Attacher les tables s'affiche. Sélectionnez les éléments de votre choix, puis cliquez sur OK.

Le processus exact dépend de l'opération effectuée : importation, ajout ou liaison de données.

  1. Access demande si vous voulez enregistrer les détails de l'opération d'importation que vous venez d'effectuer. Si vous pensez que vous réexécuterez ultérieurement cette importation, cliquez sur Enregistrer les étapes d'importation, puis entrez les détails. Vous pourrez dès lors répéter ultérieurement l'opération en toute simplicité en cliquant sur Importations enregistréesImage du bouton dans le groupe Importer de l'onglet Données externes. Si vous ne souhaitez pas enregistrer les détails de l'opération, cliquez sur Fermer.

Si vous importez une table, Access importe les données dans une nouvelle table, puis affiche la table dans le groupe Tables du volet de navigation. Si vous ajoutez des données à une table, celles-ci sont ajoutées à la table. Si vous créez un lien vers des données, Access crée une table liée dans le groupe Tables du volet de navigation.

Pour plus d'informations sur l'importation des différents types de données dans Access, voir les liens de la section Voir aussi.

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Ouvrir une base de données Access

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis sur Ouvrir.
  1. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, recherchez la base de données à ouvrir.
  2. Exécutez l'une des procédures suivantes :
    • Double-cliquez sur la base de données pour l'ouvrir dans le mode par défaut spécifié dans la boîte de dialogue Options Access ou dans le mode qui a été défini par une stratégie d'administration.
    • Cliquez sur Ouvrir pour ouvrir la base de données en mode d'accès partagé dans un environnement multi-utilisateur. Ce mode octroie des droits de lecture et d'écriture simultanément à vous et à d'autres utilisateurs.
    • Cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir, puis sur Ouvrir en lecture seule pour ouvrir la base de données en lecture seule afin de pouvoir la consulter mais pas la modifier. Dans ce cas, les autres utilisateurs peuvent toujours lire et écrire dans la base de données.
    • Cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir et cliquez sur Ouvrir en exclusif pour ouvrir la base de données en accès exclusif. Dans ce cas, tout autre utilisateur qui tente d'ouvrir la base de données reçoit le message « Fichier en cours d'utilisation ».
    • Cliquez sur la flèche en regard du bouton Ouvrir et cliquez sur Ouvrir en mode lecture seule exclusif pour ouvrir la base de données en lecture seule. Dans ce mode, les autres utilisateurs peuvent ouvrir la base de données, mais uniquement en lecture seule.

Si la base de données à ouvrir est introuvable    

  1. Dans la boîte de dialogue Ouvrir, cliquez sur Poste de travail ou, dans la liste déroulante Regarder dans, cliquez sur Poste de travail.
  2. Dans la liste de lecteurs, cliquez avec le bouton droit sur le lecteur contenant la base de données, puis cliquez sur Rechercher.
  3. Tapez vos critères de recherche dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche, puis cliquez sur Rechercher pour rechercher la base de données.
  4. Si la base de données recherchée s'affiche, double-cliquez dessus pour l'ouvrir.
  5. Cliquez sur Annuler dans la boîte de dialogue Ouvrir pour pouvoir ouvrir la base de données. Ensuite, fermez la boîte de dialogue Résultats de la recherche.

 Remarque   Vous pouvez ouvrir directement un fichier de données dans un format de fichier externe, comme dBASE, Paradox, Microsoft Exchange ou Excel. Vous pouvez également ouvrir directement n'importe quelle source de données ODBC (sources de données ODBC : données et informations requises pour accéder à ces données à partir de programmes et de bases de données prenant en charge le protocole ODBC (Open Database Connectivity).), comme Microsoft SQL Server ou Microsoft FoxPro. Access crée automatiquement une base de données Access dans le même dossier que le fichier de données, puis ajoute des liens vers chaque table de la base de données externe.

Conseils

  • Pour ouvrir l'une des bases de données récemment ouvertes, cliquez sur le nom du fichier correspondant dans la liste Ouvrir une base de données récente de la page Prise en main de Microsoft Office Access. Access ouvre la base de données en appliquant les mêmes paramètres que lors de la dernière ouverture. Si la liste des fichiers récemment ouverts n'est pas affichée, cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, puis cliquez sur Options Access. Dans la boîte de dialogue Options Access, cliquez sur Avancé. Sous Afficher, entrez le nombre de documents à afficher dans la liste des documents récents (maximum neuf).
  • Si vous ouvrez une base de données en cliquant sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, puis en utilisant la commande Ouvrir, vous pouvez afficher la liste des raccourcis vers les bases de données que vous avez déjà ouvertes en cliquant sur Mes documents récents dans la boîte de dialogue Ouvrir.

Pour plus d'informations sur l'ouverture de bases de données Access existantes, consultez les liens de la section Voir aussi de cet article.

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Créer un modèle vide personnalisé

Lors de la création d'une base de données vide, Access ouvre une nouvelle table dans laquelle vous pouvez entrer des données. Aucun autre objet n'est créé dans la base de données. Si vous souhaitez que d'autres objets (formulaires, états, macros ou tables supplémentaires) soient présents dans toutes les bases de données que vous créez, vous pouvez créer un modèle personnalisé vide contenant ces objets. Par la suite, la prochaine fois que vous créez une base de données, celle-ci contiendra déjà les objets souhaités. Outre ces objets, le modèle peut comporter des tables contenant déjà des données, ainsi que des paramètres de configuration spécifiques, des propriétés de base de données, des références ou du code à intégrer dans toutes les nouvelles bases de données.

Supposons que vous disposez d'une collection de macros à utiliser dans l'ensemble de vos projets. Si vous créez un modèle vide contenant ces macros, celles-ci sont intégrées dans toutes les bases de données que vous créez.

Vous pouvez créer un modèle vide au format de fichier Office Access 2007, Access 2002-2003 ou Access 2000. Il doit avoir le nom Vide.accdb (format de fichier Office Access 2007) ou Blank.mdb (formats de fichier antérieurs).

  • Si le format de fichier Access 2000 ou Access 2002-2003 est défini par défaut, Access utilise le nom de fichier Blank.mdb pour le modèle vide. La nouvelle base de données est créée au même format de fichier que Blank.mdb. Par exemple, même si le format de fichier par défaut est Access 2000, si le modèle Blank.mdb est au format Access 2002-2003, les bases de données créées seront au format Access 2002-2003.
  • Si le format de fichier Access 2007 est défini par défaut, Access utilise le nom de fichier Vide.accdb pour le modèle vide.

AfficherComment puis-je modifier le format de fichier par défaut ?

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis sur Options Access.
  1. Dans la boîte de dialogue Options Access, cliquez sur Standard.
  2. Sous Création de bases de données, sélectionnez le format de votre choix dans la liste déroulante Format de fichier par défaut.

Pour créer un modèle vide, effectuez l'une des opérations suivantes :

  • Créez une base de données (vous pouvez la nommer Vide ou lui attribuer un nom temporaire), puis importez ou créez les objets à inclure dans le modèle.
  • Créez une copie d'une base de données existante qui contient déjà les objets à inclure dans le modèle, puis supprimez les objets dont vous n'avez pas besoin.

Lorsque le modèle contient les objets souhaités, enregistrez-le dans un emplacement spécifique.

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis pointez sur Enregistrer sous.
  1. Sous Enregistrer la base de données sous un autre format, cliquez sur le format de fichier requis pour le modèle.
  2. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, accédez à l'un des deux dossiers de modèles ci-dessous :
    • Dossier de modèles système    Par exemple, C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1036\Access
    • Dossier de modèles utilisateur    Par exemple :
      • Dans Microsoft Windows Vista    c:\Utilisateurs\nom d'utilisateur\Documents
      • Dans Microsoft Windows Server 2003 ou Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings\nom d'utilisateur\Application Data\Microsoft\Modèles

 Remarque   Un modèle vide du dossier de modèles système se substitue aux modèles vides contenus dans les dossiers de modèles utilisateur.

  1. Dans la zone Nom de fichier, tapez Vide.accdb (ou Blank.mdb si vous créez un modèle pour une version antérieure), puis cliquez sur Enregistrer.

Le nouveau modèle est à présent actif. Ainsi, lorsque vous créez une base de données, les objets du modèle y sont intégrés par défaut. Access ouvre une nouvelle table en mode Feuille de données, tout comme lors de la création d'une base de données vide sans l'aide d'un modèle.

Pour arrêter d'utiliser le modèle vide, supprimez ou renommez le fichier Vide.accdb (ou Blank.mdb, pour les versions antérieures d'Access).

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S'applique à :
Access 2007