Lorsque vous créez une base de données, vous stockez vos données dans des tables —que ce soit des listes de lignes et de colonnes basées sur des objets. Par exemple, vous pouvez créer une table de contacts pour stocker une liste de noms, d'adresses et de numéros de téléphone ou une table de produits pour stocker des informations sur des produits. La création d'une base de données doit toujours débuter par la création de ses tables — avant même de créer les objets de base de données.
Cet article explique comment ajouter des tables. Vous allez apprendre à créer une table, à ajouter des champs à une table et à définir une clé principale pour une table. Vous apprendrez également ce que sont les types de données et pourrez définir des propriétés de champ et de table.
Avant de créer des tables, vous devez étudier attentivement vos besoins et concevoir votre base de données en fonction des tables nécessaires. Pour des informations sur la planification et la conception d'une base de données, voir l'article Concepts de base sur la conception d'une base de données.
Dans cet article
Définition d'une table
Une table contient des données sur un sujet particulier, tel que des employés ou des produits. Chaque enregistrement dans une table contient des informations concernant un élément précis, relatives par exemple à un employé en particulier. Un enregistrement est constitué de champs tels que nom, adresse et numéro de téléphone. Un enregistrement est également couramment appelé une ligne et un champ une colonne.
Enregistrement ou ligne
Champ ou colonne
Votre base de données peut contenir plusieurs tables, chacune stockant des informations sur un sujet différent. Chaque table peut contenir plusieurs champs de types différents, incluant du texte, des nombres, des dates et des images.
La liste suivante présente des exemples courants de tables que vous pouvez créer.
- Une table de clients qui répertorie les clients de votre société et leurs adresses
- Un catalogue des produits vendus avec les prix et les photos de chaque article
- Une table de tâches pour suivre les tâches et les dates d'échéance
- Un inventaire du matériel ou du stock disponible
Il est conseillé de concevoir votre base de données attentivement afin qu'elle soit correcte et la plus précise possible pour éviter d'avoir à apporter trop de modifications par la suite. Pour plus d'informations sur la planification et la conception d'une base de données, voir l'article Concepts de base sur la conception d'une base de données.
Haut de la page
Création d'une table
Une base de données simple, telle qu'une liste de contacts, peut utiliser uniquement une seule table. Beaucoup de bases de données utilisent cependant plusieurs tables. Lorsque vous créez une base de données, vous créez un nouveau fichier sur votre ordinateur qui fait office de conteneur pour tous les objets de votre base de données, y compris des tables.
Pour créer une table, vous pouvez créer une nouvelle base de données, insérer une table dans une base de données existante, importer une table ou lier une table à une autre source de données, telle qu'un classeur Microsoft Office Excel 2007, un document Microsoft Office Word 2007, un fichier texte ou une autre base de données. Lorsque vous créez une base de données vide, une nouvelle table vide est insérée automatiquement pour vous. Vous pouvez ensuite entrer des données pour commencer à définir des champs.
Création d'une nouvelle table dans une nouvelle base de données
- Cliquez sur le bouton Microsoft Office
, puis cliquez sur Nouveau.
- Dans la zone Nom de fichier, tapez un nom de fichier. Pour modifier l'emplacement, cliquez sur l'icône de dossier pour parcourir l'arborescence.
- Cliquez sur Créer.
La nouvelle base de données est ouverte et une nouvelle table nommée Table1 est créée et ouverte en mode Feuille de données.
Création d'une nouvelle table dans une base de données existante
- Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
- Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
- Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.
Une nouvelle table est insérée dans la base de données et la table est ouverte en mode Feuille de données.
Haut de la page
Création d'une table à partir d'un modèle
Pour créer une table Contacts, Tâches, Problèmes, Événements ou Biens, vous pouvez commencer par utiliser les modèles de table pour ces sujets fournis avec Office Access 2007. Les modèles de table, tels qu'ils sont conçus, sont compatibles avec les listes Windows SharePoint Services 3.0 du même nom.
- Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
- Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
- Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Modèles de tables, puis sélectionnez l'un des modèles disponibles dans la liste.
Une nouvelle table est insérée et elle est basée sur le modèle de table que vous avez choisi.
Haut de la page
Importation ou création d'un lien pour créer une table
Vous pouvez créer une table en important des informations stockées ailleurs ou en établissant un lien à ces informations. Par exemple, vous pouvez importer des informations stockées dans une feuille de calcul Excel, une liste SharePoint, un fichier XML, une autre base de données Access, un dossier Microsoft Office Outlook 2007 ou dans n'importe quelle autre source, ou bien établir un lien à ces informations. Lorsque vous importez des informations, vous créez une copie de ces informations dans une nouvelle table de la base de données active. Inversement, lorsque vous établissez un lien à des informations, vous créez une table liée dans la base de données active qui représente un lien actif à des informations existantes stockées ailleurs. Ainsi, lorsque vous modifiez des données dans une table liée, vous les modifiez également dans la source d'origine (avec quelques exceptions — voir la remarque ci-dessous). Lorsque des informations sont modifiées dans la source d'origine en utilisant un autre programme, ces modifications sont visibles dans la table liée.
Remarque Dans certains cas, il n'est pas possible de modifier la source de données via une table liée, plus particulièrement lorsque la source de données est une feuille Excel.
Création d'une nouvelle table en important des données externes ou en établissant un lien à ces données
- Pour utiliser une base de données existante, dans le menu Fichier, cliquez sur Ouvrir.
- Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
- Pour créer une base de données, dans le menu Fichier, cliquez sur Nouveau.
- Dans la zone de texte Nom de fichier, tapez un nom de fichier. Pour modifier l'emplacement, cliquez sur l'icône de dossier.
- Cliquez sur Créer.
La nouvelle base de données est ouverte et une nouvelle table nommée Table1 est créée et ouverte en mode Feuille de données.
- Sous l'onglet Données externes, dans le groupe Importer, cliquez sur l'une des sources de données disponibles.
- Suivez les instructions affichées dans les boîtes de dialogue.
Access crée la nouvelle table et l'affiche dans le volet de navigation.
Remarque Vous pouvez également importer une liste SharePoint ou bien y établir un lien en utilisant une commande de l'onglet Créer. Pour plus d'informations, voir la section suivante.
Haut de la page
Création d'une table à partir d'une liste SharePoint
Vous pouvez créer une table dans votre base de données qui importe des données d'une liste SharePoint ou qui y établit des liens. Cette liste peut préexister et vous pouvez donc en importer les données ou y établir un lien. Vous pouvez également créer une nouvelle liste personnalisée ou une nouvelle liste qui est basée sur un modèle prédéfini. Les modèles prédéfinis dans Office Access 2007 incluent Contacts, Tâches, Problèmes et Événements.
Ouvrez d'abord la base de données dans laquelle vous souhaitez créer la table.
- Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
- Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
- Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Listes SharePoint.
Effectuez ensuite l'une des opérations suivantes :
Créer une liste basée sur un modèle
- Cliquez sur Contacts, Tâches, Problèmes ou Événements.
- Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle liste, tapez l'URL du site SharePoint sur lequel vous souhaitez que la liste réside. Tapez également le nom de la nouvelle liste SharePoint et sa description.
- Si vous souhaitez que la table liée s'ouvre après sa création, activez la case à cocher Ouvrir la liste une fois l'opération terminée (elle est activée par défaut). Sinon, désactivez cette case à cocher.
- Cliquez sur OK.
Créer une nouvelle liste personnalisée
- Cliquez sur Personnalisé.
- Dans la boîte de dialogue Créer une nouvelle liste, tapez l'URL du site SharePoint sur lequel vous souhaitez que la liste réside. Tapez également le nom de la nouvelle liste SharePoint et sa description.
- Si vous souhaitez que la table liée s'ouvre après sa création, activez la case à cocher Ouvrir la liste une fois l'opération terminée (elle est activée par défaut). Sinon, désactivez cette case à cocher.
- Cliquez sur OK.
Importer des données dans une liste existante
- Cliquez sur Liste SharePoint existante.
- Dans la boîte de dialogue Données externes, tapez l'URL du site SharePoint qui contient la liste.
- Cliquez sur Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de données active .
- Ensuite, cliquez sur Suivant.
- Activez une case à cocher en regard des listes SharePoint que vous souhaitez importer.
- Cliquez sur OK.
Établir un lien à une liste existante
- Cliquez sur Liste SharePoint existante.
- Dans la boîte de dialogue Données externes, tapez l'URL du site SharePoint qui contient la liste.
- Cliquez sur Lier à la source de données en créant une table attachée.
- Ensuite, cliquez sur Suivant.
- Activez une case à cocher en regard des listes SharePoint auxquelles vous souhaitez établir un lien.
- Cliquez sur OK.
Haut de la page
Ajout de champs à une table en mode Feuille de données
Les champs (également appelés colonnes) permettent de stocker des informations que vous souhaitez suivre. Par exemple, dans une table Contacts, vous pouvez créer des champs pour y indiquer entre autres, des noms, des prénoms des numéros de téléphone et des adresses. Dans une table Produits, vous pouvez stocker les noms, les ID et les tarifs des produits.
Il est important de choisir les champs avec attention. Par exemple, il n'est pas conseillé de créer un champ pour y stocker une valeur calculée. Vous pouvez, par contre, demander à Office Access 2007 de calculer des valeurs lorsque cela est nécessaire. Lors du choix des champs, essayez de stocker les informations sous leur plus petite forme. Par exemple, au lieu de stocker un nom complet, envisagez de stocker un prénom et un nom. D'une façon générale, si vous devez établir un rapport, faire un tri, effectuer une recherche ou un calcul sur une donnée précise, placez-la séparément dans une colonne. Pour plus d'informations sur la conception d'une base de données et du choix des champs, voir l'article Concepts de base sur la conception d'une base de données.
Un champ est constitué de certaines caractéristiques de définition. Par exemple, chaque champ contient un nom qui l'identifie de manière unique dans une table. En outre, un champ est associé à un type de données sélectionné en fonction des informations qu'il contient. Le type de données détermine les valeurs que le champ peut contenir et les opérations qui peuvent être effectuées, ainsi que la quantité d'espace de stockage réservé pour chaque valeur. Chaque champ est également associé à un groupe de paramètres appelés « propriétés », qui définissent l'aspect ou le comportement du champ. Par exemple, la propriété Format définit la disposition d'affichage d'un champ, c'est-à-dire son format d'affichage.
Lorsque vous créez une nouvelle table, celle-ci s'ouvre en mode Feuille de données. Vous pouvez immédiatement ajouter un champ en tapant des informations dans la colonne Ajouter un nouveau champ.
Ajout d'un nouveau champ à une table existante
- Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
- Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
- Dans le volet de navigation, double-cliquez sur l'une des tables disponibles pour l'ouvrir.
- Tapez vos données dans la cellule sous l'en-tête de colonne Ajouter un nouveau champ.
Ajout d'un nouveau champ dans une nouvelle table
- Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
- Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
- Sous l'onglet Créer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.
Access insère une nouvelle table dans la base de données et l'ouvre en mode Feuille de données.
- Tapez vos données dans la cellule sous l'en-tête de colonne Ajouter un nouveau champ.
Lorsque vous entrez des données dans la nouvelle colonne, Office Access 2007 utilise les informations que vous tapez pour reconnaître le type de données approprié pour le champ. Par exemple, si vous tapez une date dans la colonne, comme 1/1/2006, Office Access 2007 voit les informations entrées, reconnaît qu'il s'agit d'une date et définit le type de données Date/Heure pour le champ. Si Access ne dispose pas de suffisamment d'informations pour déterminer le type de données, il le définit sur Texte.
Le tableau suivant montre comment fonctionne la détection automatique du type des données en mode Feuille de données.
| Si vous tapez : |
Office Access 2007 crée un champ avec le type de données : |
| Jean |
Texte |
|
http://www.contoso.com
Vous pouvez utiliser n'importe quel préfixe Internet valide. Par exemple, http://, https:// et mailto: sont des préfixes valides.
|
Lien hypertexte |
| 50 000 |
Numérique, entier Long |
| 50 000 |
Numérique, entier Long |
| 50 000,99 |
Numérique, réel double |
| 50 000,389 |
Numérique, réel double |
|
31.12.06
Les formats de date et d'heure reconnus sont ceux correspondants à vos paramètres régionaux.
|
Date/Heure |
| 31.12.06 |
Date/Heure |
| 10:50:23 |
Date/Heure |
| 10:50 |
Date/Heure |
| 17:50 |
Date/Heure |
|
$12,50
Le symbole monétaire reconnu est celui correspondant à vos paramètres régionaux.
|
Monnaie |
| 21,75 |
Numérique, réel double |
| 123.00 % |
Numérique, réel double |
| 3.46E+03 |
Numérique, réel double |
En plus de déterminer le type de données, Office Access 2007 peut définir la propriété Format en fonction de ce que vous avez tapé. Par exemple, si vous tapez 10:50, Access définit le type de données Date/Heure et affecte à la propriété Format la valeur Heure réduite.
Si vous souhaitez définir explicitement le type de données et le format d'un champ, remplacez le choix de Office Access 2007. Pour cela, utilisez les commandes du groupe Type de données et mise en forme sous l'onglet Feuille de données.
Définition explicite du type de données
- Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en forme, cliquez sur Type de données.
- Sélectionnez le type de données souhaité.
Définition explicite du format
- Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en forme, cliquez sur Format.
- Sélectionnez le format souhaité.
Lorsque vous ajoutez un champ en tapant des informations dans la cellule située sous l'en-tête Ajouter un nouveau champ, Office Access 2007 attribue automatiquement un nom au champ. Les noms commencent par Champ1 pour le premier champ, Champ2 pour le deuxième, etc. Il est préférable d'utiliser des noms de champ les plus descriptifs possible. Pour renommer un champ, cliquez avec le bouton droit sur son en-tête et cliquez sur Renommer la colonne dans le menu contextuel.
Les noms de champs peuvent compter au maximum 64 caractères (lettres ou nombres), y compris les espaces. Vous devez essayer d'affecter des noms descriptifs pour pouvoir les identifier facilement lorsque vous affichez ou modifiez des enregistrements. Par exemple, vous pouvez utiliser des noms de champs tels que Nom, Adresse et Téléphone personnel.
Haut de la page
Ajout de champs en utilisant des modèles de champ
Il est parfois plus facile de choisir des champs dans une liste prédéfinie plutôt que d'en créer manuellement. Vous pouvez utiliser le volet Office Modèles de champ pour effectuer un choix dans une liste de champs prédéfinis. Office Access 2007 est livré avec un ensemble de modèles de champs qui permettent de gagner beaucoup de temps au moment de la création des champs. Pour créer un champ en utilisant un modèle, affichez le volet Modèles de champ, faites glisser un ou plusieurs modèles vers la table ouverte en mode Feuille de données.
Un modèle de champ est un ensemble prédéfini de caractéristiques et de propriétés qui décrivent un champ. La définition d'un modèle de champ inclut un nom de champ, un type de données, un paramètre pour la propriété de mise en forme du champ et un certain nombre d'autres propriétés de champ qui, lorsqu'elles sont utilisées ensemble, forment un modèle qui sert de base pour créer un nouveau champ.
- Assurez-vous que la table est en mode Feuille de données.
- Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Nouveau champ.
Le volet Modèles de champ apparaît.
- Sélectionnez un ou plusieurs champs dans le volet Modèles de champ et faites-les glisser vers la table. Lorsque la ligne d'insertion apparaît, déposez-les à l'endroit voulu.
Les champs apparaissent en mode Feuille de données.
Les modèles de champ fournissent une base permettant de créer un nouveau champ. Il ne s'agit toutefois pas du seul moyen. Il est en effet possible de créer un champ à partir d'un champ qui existe dans une autre table.
Haut de la page
Ajout du champ d'une table existante
Si vous utilisez une base de données qui contient plusieurs tables, vous pouvez ajouter un champ d'une autre table. En fait, il y a de fortes chances pour que certaines de ces tables soient liées. Dans une base de données relationnelle, les informations sont stockées dans des tables distinctes basées sur des sujets. Vous définissez ensuite des relations pour permettre à votre système de gestion de base de données de rassembler ces informations le cas échéant. Office Access 2007 permet de créer un nouveau champ en utilisant celui d'une autre table liée ou en ajoutant celui d'une autre table pour laquelle vous n'avez pas créé de relation. Pour ajouter un champ, utilisez la liste des champs qui présente les champs disponibles dans les autres tables de votre base de données.
Ouverture du volet Liste de champs
- Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
- Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
- Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table dans laquelle vous voulez ajouter un champ existant.
La table s'ouvre en mode Feuille de données.
- Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Ajouter des champs existants.
Le volet Liste de champs apparaît.
Le volet Liste de champs présente toutes les tables de votre base de données, groupées par catégories. Lorsque vous utilisez une table en mode Feuille de données, deux catégories s'affichent dans le volet Liste de champs : Champs disponibles dans les tables associées et Champs disponibles dans les autres tables. La première catégorie répertorie les tables avec lesquelles la table ouverte possède une relation. La deuxième catégorie répertorie les tables avec lesquelles votre table n'a aucune relation.
Pour plus d'informations sur les relations entre tables, voir l'article Création, modification ou suppression d'une relation.
Lorsque vous cliquez sur le signe plus (+) en regard d'une table, la liste des champs disponibles dans cette table apparaît. Pour ajouter un champ à votre table, faites glisser le champ souhaité à partir du volet Liste de champs et déposez-le dans la table en mode Feuille de données.
Ajout d'un champ à partir du volet Liste de champs
- Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
- Dans la boîte de dialogue Ouvrir, sélectionnez et ouvrez la base de données.
- Dans le volet de navigation, double-cliquez sur la table dans laquelle vous voulez ajouter un champ existant.
La table s'ouvre en mode Feuille de données.
- Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Champs et colonnes, cliquez sur Ajouter des champs existants.
Le volet Liste de champs apparaît.
- Cliquez sur le signe plus (+) en regard d'une table pour afficher la liste des champs de cette table.
- Faites glisser le champ de votre choix à partir du volet Liste de champs et déposez-le dans la table en mode Feuille de données.
- Lorsque la ligne d'insertion apparaît, déposez le champ à l'endroit voulu.
L'Assistant Liste de choix démarre.
- Suivez les instructions qui s'affichent pour terminer les opérations de l'Assistant.
Une fois les opérations de l'Assistant effectuées, le champ apparaît dans la table en mode Feuille de données.
Remarque Lorsque vous faites glisser un champ à partir d'une table avec laquelle il n'existe aucune relation et que vous effectuez les opérations de l'Assistant Liste de choix, une nouvelle relation un-à-plusieurs est créée automatiquement entre la table dans le volet Liste de champs et la table ouverte.
Haut de la page
Définition du type de données d'un champ en mode Feuille de données
Office Access 2007 détecte automatiquement les types de données des champs que vous créez en mode Feuille de données. Cependant, vous ne pourrez pas toujours conserver les choix d'Access. Par exemple, vous pouvez avoir des ID produits qui servent à identifier les produits que vous vendez. Si vous tapez un ID numérique, 1003 par exemple, dans une table en mode Feuille de données, la fonction de détection automatique du type de données définit un type de données numérique pour le champ. Il est toutefois conseillé d'utiliser des données numériques uniquement pour les champs impliqués dans des calculs arithmétiques. Normalement, les identifiants tels qu'un ID produit doivent être stockés avec le type de données Texte.
Si vous souhaitez définir explicitement le type de données et le format d'un champ, remplacez le choix de Office Access 2007. Pour cela, utilisez les commandes du groupe Type de données et mise en forme sous l'onglet Données.
Définition explicite du type de données
- Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en forme, cliquez sur Type de données.
- Sélectionnez le type de données souhaité.
Utilisez le tableau suivant pour déterminer le type de données correct.
Définition explicite du format
- Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en forme, cliquez sur Format.
- Sélectionnez le format souhaité.
Le tableau suivant décrit les types de données disponibles pour des champs dans Office Access 2007.
| Type de données |
Stockage |
Taille |
| Texte |
Caractères alphanumériques
Utilisés pour le texte ou le texte et les nombres qui ne sont pas utilisés dans des calculs (par exemple, l'ID d'un produit).
|
Jusqu'à 255 caractères. |
| Mémo |
Caractères alphanumériques (dépassant 255 caractères) ou texte avec une mise en forme de texte enrichi.
Utilisé pour le texte de plus de 255 caractères ou pour le texte qui utilise la mise en forme de texte enrichi. Dans le cas des notes, des descriptions longues et des paragraphes avec une mise en forme gras ou italique, il convient d'utiliser un champ Mémo.
|
1 giga-octet de caractères ou 2 giga-octets au maximum de stockage (2 octets par caractère) pour lesquels il est possible d'afficher 65 535 caractères dans un contrôle. |
| Numérique |
Valeurs numériques (entiers ou valeurs fractionnaires).
Permet de stocker des nombres à utiliser dans des calculs, à l'exception des valeurs monétaires (utilisez Devise comme type de données de valeurs monétaires).
|
1, 2, 4 ou 8 octets, ou 16 octets pour les numéros de réplication. |
| Date/Heure |
Dates et heures.
Permet de stocker des valeurs de type date et heure. Notez que chaque valeur stockée inclut un composant date et un composant heure.
|
8 octets. |
| Monnaie |
Valeurs monétaires.
Permet de stocker des valeurs monétaires (devises).
|
8 octets. |
| NuméroAuto |
Valeur numérique unique qu'Office Access 2007 insère automatiquement lors de l'ajout d'un enregistrement.
Permet de générer des valeurs uniques qui peuvent être utilisées comme clé principale. Notez que les champs NuméroAuto peuvent être incrémentés séquentiellement, par incréments que vous définissez ou par incréments choisis de façon aléatoire.
|
4 octets ou 16 octets en cas d'utilisation pour un numéro de réplication. |
| Oui/Non |
Valeurs booléennes.
Utilisées pour les champs Vrai/Faux qui peuvent contenir Oui/Non ou Vrai/Faux par exemple.
|
1 bit (8 bits = 1 octet). |
| Objet OLE |
Objets OLE ou autres données binaires.
Permet de stocker des objets OLE d'autres applications Microsoft Windows.
|
Jusqu'à 1 giga-octet. |
| Pièce jointe |
Images, fichiers binaires, fichiers Office.
Ce type de données est celui qui convient pour stocker des images numériques et tout type de fichier binaire.
|
Pour les pièces jointes compressées, 2 giga-octets. Pour les pièces jointes non compressées, environ 700 ko selon le degré de compression de la pièce jointe. |
| Lien hypertexte |
Liens hypertexte.
Permet de stocker des liens hypertexte pour fournir un accès par un clic simple à des pages Web via une URL (Uniform Resource Locator) ou des fichiers via un nom au format UNC (Universal Naming Convention). Vous pouvez également établir un lien aux objets Access stockés dans une base de données.
|
1 giga-octet de caractères ou 2 giga-octets au maximum de stockage (2 octets par caractère) pour lesquels il est possible d'afficher 65 535 caractères dans un contrôle. |
| Assistant Liste de choix |
Il ne s'agit en fait pas d'un type de données. Cela permet d'appeler l'Assistant Liste de choix.
Permet de démarrer l'Assistant Liste de choix afin que vous puissiez créer un champ qui utilise une zone de liste déroulante pour rechercher une valeur dans une autre table, une requête ou une liste de valeurs.
|
Basé sur une table ou une requête : taille de la colonne liée.
Basée sur une valeur : taille du champ Texte utilisé pour stocker la valeur.
|
Conseil Pour les numéros de téléphone, les numéros de pièce et d'autres numéros que vous n'envisagez pas d'utiliser pour des calculs mathématiques, sélectionnez le type de données Texte et non le type de données Nombre.
Pour les types de données Texte et Nombre, vous pouvez définir une taille de champ ou un type de données plus précis en définissant une valeur dans la zone de propriété TailleChamp.
Haut de la page
Enregistrement d'une table
Après avoir ajouté des champs à une table, vous devez enregistrer sa conception. Lorsque vous enregistrez une nouvelle table pour la première fois, attribuez-lui un nom qui décrit les informations qu'elle contient. Vous pouvez utiliser au maximum 64 caractères (lettres ou nombres), y compris des espaces. Par exemple, vous pouvez appeler une table Clients, Stock de pièces ou Produits.
- Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl+S.
- ou -
Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document de la table et choisissez Enregistrer dans le menu contextuel.
- ou -
Cliquez sur Enregistrer dans la Barre d'outils Accès rapide.
- Si vous enregistrez la table pour la première fois, tapez son nom et cliquez sur OK.
Haut de la page
Définition de la clé primaire
La clé primaire d'une table se compose d'un ou plusieurs champs qui identifient de façon unique chaque ligne stockée dans la table. Les tables contiennent souvent un numéro d'identification unique, tel qu'un numéro d'identification, un numéro de série ou un code, qui sert de clé primaire. Par exemple, vous pouvez avoir une table Clients dans laquelle chaque client possède un numéro de code client unique, le champ contenant le numéro de code pouvant être la clé primaire de la table.
Pour pouvoir prétendre au titre de clé primaire, un champ doit posséder plusieurs caractéristiques. Premièrement, il identifie chaque ligne de façon unique. Deuxièmement, il n'est jamais vide et ne contient jamais la valeur Null. . Troisièmement, il change rarement (idéalement jamais). Access utilise des champs de clé primaire pour rassembler rapidement des données issues de plusieurs tables.
Il est conseillé de toujours spécifier une clé primaire pour une table. Access crée automatiquement un index pour la clé primaire, ce qui accélère l'exécution des requêtes et des autres opérations. Access s'assure également que chaque enregistrement possède une valeur dans le champ de clé primaire et qu'il est toujours unique.
Lorsque vous créez une table en mode Feuille de données, Access crée automatiquement une clé primaire pour vous et lui attribue un ID de champ et le type de données NuméroAuto.
Activation du mode Création
- Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document et choisissez Mode Création.
- ou -
Cliquez avec le bouton droit sur le nom de table dans le volet de navigation et choisissez Mode Création.
- ou -
Cliquez sur Mode Création dans la barre d'état Access.
Pour modifier ou supprimer la clé primaire, ou pour définir une clé primaire pour une table qui n'en possède pas, vous devez utiliser le mode Création.
Définition ou modification de la clé primaire
- Ouvrez la table en mode Création.
- Sélectionnez le ou les champs que vous souhaitez utiliser en tant que clé primaire.
Pour sélectionner un champ, cliquez sur le sélecteur de ligne correspondant au champ de votre choix.
Pour sélectionner plusieurs champs, maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur le sélecteur de ligne correspondant à chaque champ.
- Sous l'onglet Création du groupe Outils , cliquez sur Clé primaire.
Un indicateur clé est ajouté à gauche du ou des champs que vous souhaitez définir comme clé principale.
Suppression de la clé primaire
- Ouvrez la table en mode Création.
- Cliquez sur le sélecteur de ligne de la clé primaire active.
Si la clé primaire est composée d'un seul champ, cliquez sur le sélecteur de ligne correspondant à ce champ.
Si la clé primaire est composée de plusieurs champs, cliquez sur le sélecteur de ligne correspondant au champ de votre choix.
- Sous l'onglet Création du groupe Outils , cliquez sur Clé primaire.
L'indicateur clé est supprimé du ou des champs précédemment définis comme clé principale.
Remarque Lorsque vous enregistrez une nouvelle table sans définir une clé primaire, Access vous demande d'en créer une. Si vous répondez Oui, Access crée un champ N° qui utilise le type de données NuméroAuto pour fournir une valeur unique à chaque enregistrement. Si votre table contient déjà un champ NuméroAuto, Access l'utilise comme clé primaire.
Haut de la page
Définition des propriétés de champ
Vous pouvez contrôler l'apparence des informations, empêcher la saisie de données incorrectes, spécifier des valeurs par défaut, accélérer les recherches et les tris et contrôler toutes les apparences ou les comportements en définissant des propriétés de champ. Par exemple, vous pouvez mettre en forme les nombres pour faciliter leur lecture ou définir une règle de validation qui doit être respectée pour autoriser la saisie des informations dans un champ.
Le type de données du champ détermine les propriétés que vous pouvez définir. Par exemple, la Propriété AjouterUniquement s'applique seulement à un champ pour lequel le type de données Mémo a été défini. Vous ne pouvez pas définir cette propriété pour un champ d'un autre type.
Access utilise les paramètres de propriété de champ lorsque vous visualisez ou modifiez des données. Par exemple, les propriétés Format , MasqueSaisie et Légende modifient la façon dont les informations apparaissent dans une table et dans les requêtes Feuille de données. En outre, tous les contrôles des nouveaux formulaires et des états qui sont basés sur les champs de la table héritent par défaut des mêmes paramètres de propriété. Pour définir une valeur par défaut pour un champ ou pour obliger un utilisateur à taper une valeur, vous devez utiliser d'autres propriétés qu'Access applique chaque fois que vous ajoutez ou modifiez des données dans la table.
Définition d'une propriété de champ dans une table en mode Feuille de données
- Ouvrez la table en mode Feuille de données.
- Cliquez dans le champ pour lequel vous souhaitez définir la propriété.
- Sous l'onglet Feuille de données, dans le groupe Type de données et mise en forme , sélectionnez l'une des commandes suivantes :
- Unique — Définit la propriété Indexé.
- Est requis par — Modifie la propriété Requise. Si cette propriété avait la valeur Oui , elle prend la valeur Non et si elle avait la valeur Non , elle prend la valeur Oui .
Le mode Feuille de données permet de définir peu de propriétés de champ parmi toutes les propriétés disponibles. Pour définir des propriétés de champ supplémentaires, vous devez ouvrir la table en mode Création.
Pour avoir accès à la liste complète des propriétés de champ et définir des propriétés de champ, vous devez utiliser le mode Création.
Définition d'une propriété de champ pour une table en mode Conception
- Ouvrez la table en mode Création.
- Dans la partie supérieure de la grille de création de table, sélectionnez le champ pour lequel vous voulez définir des propriétés (ou déplacez-vous jusqu'au champ en utilisant les touches de direction).
- Access affiche les propriétés de ce champ dans la partie inférieure de la grille de création de table. Le type de données du champ détermine les propriétés que vous pouvez définir.
- Dans la partie inférieure de la fenêtre, sous Propriétés du champ, activez la case correspondant à la propriété de champ que vous souhaitez définir. Vous pouvez également appuyer sur F6 et vous déplacer ensuite jusqu'à la propriété en utilisant les touches de direction.
- Tapez un paramètre pour la propriété ou bien, si une flèche apparaît à droite de la zone de propriété, cliquez sur cette flèche pour choisir un paramètre dans la liste.
Le tableau suivant présente les propriétés de champ disponibles.
Utilisez cette propriété
de champ |
Pour |
| TailleChamp |
Définir la taille maximale des données stockées sous le type Texte, Nombre ou NuméroAuto. |
| Format |
Personnaliser l'apparence d'un champ imprimé ou affiché. |
| Décimales |
Spécifier le nombre de décimales à utiliser pour afficher des nombres. |
| NouvellesValeurs |
Définir si un champ NuméroAuto est incrémenté ou s'il reçoit une valeur aléatoire. |
| MasqueSaisie |
Guider la saisie des données. |
| Légende |
Afficher le texte par défaut dans des étiquettes pour les formulaires, les états et les requêtes. |
| ValeurParDéfaut |
Attribuer automatiquement une valeur par défaut à un champ lorsque des nouveaux enregistrements sont ajoutés. |
| ValideSi |
Fournir une expression qui doit être vraie à chaque fois que vous ajoutez ou modifiez la valeur de ce champ. |
| MessageSiErreur |
Taper le texte qui apparaît lorsqu'une valeur viole l'expression ValideSi. |
| Requise |
Demander que des données soient saisies pour un champ. |
| ChaîneVideAutorisée |
Autoriser une chaîne vide ("") dans un champ Texte ou Mémo (en attribuant la valeur Oui. |
| Indexé |
Accélérer l'accès aux données du champ par la création et l'utilisation d'un index. |
| UnicodeCompression |
Compresser le texte stocké dans ce champ lorsqu' une grande quantité de texte est stocké (plus de 4 096 caractères). |
| IMEMode |
Contrôler la conversion des caractères dans une version asiatique de Windows. |
| ModeFormulationIME |
Contrôler la conversion des caractères dans une version asiatique de Windows. |
| SmartTags |
Associer des balises actives à ce champ. |
| AjouterUniquement |
Autoriser le suivi de version (en affectant la valeur Oui) d'un champ Mémo. |
| FormatTexte |
Choisir le format Texte enrichi pour stocker du texte au format HTML et autoriser la mise en forme de texte enrichi. Choisir Texte brut pour stocker du texte uniquement. |
| AlignerTexte |
Spécifier l'alignement par défaut du texte dans un contrôle. |
| Précision |
Spécifier le nombre total de chiffres autorisés, y compris à droite et à gauche de la virgule. |
| Échelle |
Spécifier le nombre maximal de chiffres qui peuvent être stockés à droite de la virgule. |
Si vous souhaitez disposer de davantage de place pour la saisie ou la modification d'un paramètre de propriété dans la zone de propriété, appuyez sur MAJ+F2 pour afficher la zone Zoom. Si vous entrez un masque de saisie ou une expression de validation et souhaitez de l'aide, cliquez sur 
en regard de la zone de propriété pour afficher le générateur approprié.
- Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer dans la barre d'outils Accès rapide.
- ou -
Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document de la table et choisissez Enregistrer dans le menu contextuel.
- ou -
Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl+S.
Le tableau suivant fournit des informations supplémentaires sur les propriétés de champ TailleChamp, Format et NouvellesValeurs .
| Propriété TailleChamp |
Description |
| Texte |
Taper une valeur comprise entre 1 et 255. Les champs de texte peuvent contenir entre 1 et 255 caractères. Pour les champs devant contenir un texte plus long, utiliser le type de données Mémo. |
| Numérique |
Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Octet — Pour les valeurs numériques comprises entre 0 et 255 caractères. Stockage sur un octet.
- Entier — Pour les valeurs numériques comprises entre -32 768 et +32 768 caractères. Stockage sur deux octets.
- Entier long — Pour les valeurs numériques comprises entre -2 147 483,648 et +2 147 483,647 caractères. Stockage sur quatre octets.
Conseil Utilisez la propriété Entier long pour stocker sous forme de clé étrangère la valeur qui apparaît dans le champ de clé primaire NuméroAuto d'une autre table.
- Réel simple — Pour les valeurs numériques à virgule flottante comprises entre -3,4 x 1038 et +3,4 x 1038 avec jusqu'à sept chiffres après la virgule. Stockage sur quatre octets.
- Réel double — Pour les valeurs numériques à virgule flottante comprises entre -1,797 x 10308 et +1,797 x 10308 avec jusqu'à quinze chiffres après la virgule. Stockage sur huit octets.
- N° de réplication — Pour le stockage d'un identificateur unique global requis pour la réplication. Stockage sur seize octets. Notez que la réplication n'est pas prise en charge pour le format de fichier .accdb.
- Décimal — Pour les valeurs numériques comprises entre -9,999... x 1027 et +9,999... x 1027. Stockage sur douze octets.
|
| NuméroAuto |
Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Entier long — Pour les valeurs numériques uniques comprises entre 1 et +2 147 483 648 lorsque la propriété de champ NouvellesValeurs est définie sur Incrément et pour les valeurs comprises entre -2 147 483 648 et +2 147 483 647 lorsque la propriété de champ NouvellesValeurs est définie sur Aléatoire. Stockage sur 4 octets.
- N° de réplication — Pour le stockage d'un identificateur unique global requis pour la réplication. Stockage sur seize octets. Notez que la réplication n'est pas prise en charge pour le format de fichier .accdb.
|
| Propriété de mise en forme |
|
| Texte |
Vous pouvez définir un format personnalisé. Pour plus d'informations, consultez Mettre en forme les données dans des tables, des formulaires et des états. |
| Numérique |
Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Nombre général — Affiche le nombre tel qu'il a été tapé.
Par exemple, 3 456,789 est affiché 3 456,789
- Devise — Affiche le nombre utilisant le séparateur de milliers et applique les paramètres dans les Options régionales et linguistiques du Panneau de configuration pour les montants négatifs, les symboles décimaux et monétaires et les décimales.
Par exemple, 3 456,789 est affiché $3,456.789
- Euro — Affiche le nombre avec le symbole monétaire Euro, quel que soit le symbole spécifié dans les Options régionales et linguistiques.
- Fixe — Affiche au moins un chiffre et applique les paramètres des Options régionales et linguistiques du Panneau de configuration pour les montants négatifs, les symboles décimaux et monétaires, et les décimales.
Par exemple 3 456,789 est affiché 3 456,79
- Standard — Affiche le nombre utilisant le séparateur de milliers et applique les paramètres définis dans les Options régionales et linguistiques du Panneau de configuration pour les montants négatifs, les symboles décimaux et les décimales. Ce format n'affiche pas de symbole monétaire.
Par exemple, 3 456,789 est affiché 3 456,79
- Pourcentage — Multiplie la valeur par 100 et affiche le nombre avec un signe de pourcentage à la fin. Applique les paramètres définis dans les Options régionales et linguistiques du Panneau de configuration pour les montants négatifs, les symboles décimaux et les décimales.
Par exemple, 0,3456 est affiché 35 %
- Scientifique — Affiche la valeur en notation scientifique standard.
Par exemple, 3 456,789 est affiché 3 46E + 03
|
| Date/Heure |
Sélectionnez l'un des formats d'affichage prédéfinis suivants :
- Date, général — Affiche la valeur utilisant une combinaison des paramètres Date, abrégé et Heure, complet.
- Date, complet — Affiche la valeur utilisant le paramètre Date, complet défini dans les Options régionales et linguistiques du Panneau de configuration.
- Date, réduit — Affiche la valeur utilisant le format jj-mmm-aa (14-Jul-06, par exemple).
- Date, abrégé — Affiche la valeur utilisant le paramètre Date, abrégé défini dans les Options régionales et linguistiques du Panneau de configuration.
- Heure, complet — Affiche la valeur utilisant le paramètre Heure, complet défini dans les Options régionales et linguistiques du Panneau de configuration.
- Heure, réduit — Affiche la valeur utilisant le format HH:MM PM où HH correspond à l'heure, MM aux minutes et où PM peut être remplacé par AM. L'heure peut être comprise entre 1 et 12 et les minutes entre 0 et 59.
- Heure, abrégé — Affiche la valeur utilisant le format HH:MM où HH correspond à l'heure et MM aux minutes. L'heure peut être comprise entre 0 et 23 et les minutes entre 0 et 59.
|
| Oui/Non |
Sélectionnez l'une des options suivantes :
- Vrai/Faux — Affiche la valeur et indique Vrai ou Faux.
- Oui/Non — Affiche la valeur et indique Oui ou Non.
- Actif/Inactif — Affiche la valeur et indique Actif ou Inactif.
Remarque Les mentions Actif, Vrai et Oui sont équivalentes ainsi que Faux, Non et Inactifs.
|
|
|
| Propriété NouvellesValeurs |
|
| NuméroAuto |
Sélectionnez l'une des options suivantes (uniquement pour les types de données NuméroAuto) :
- Incrément — La valeur de départ est 1 et est incrémentée de 1 pour chaque nouvel enregistrement.
- Aléatoire — La valeur de départ est aléatoire et chaque nouvel enregistrement reçoit une valeur aléatoire.
|
Haut de la page
Définition des propriétés de table
En plus des propriétés de champ, vous pouvez définir des propriétés qui s'appliquent à une table entière et à des enregistrements entiers. Ces propriétés se définissent dans la feuille de propriétés de la table.
Définition d'une propriété de table
- Ouvrez la table en mode Création.
- Sous l'onglet Créer, dans le groupe Afficher/Masquer, cliquez sur Feuille de propriétés.
La feuille de propriétés de la table est affichée.
- Activez la case correspondant à la propriété à définir.
- Tapez un paramètre pour cette propriété.
Le tableau suivant présente les propriétés de table disponibles.
| Utilisez cette propriété de table |
Pour |
| Description |
Fournir une description de la table. |
| AffichParDéfaut |
Définir les feuilles de données, les tableaux ou les graphiques croisés dynamiques comme vue par défaut lorsque vous ouvrez la table. |
| ValideSi |
Fournir une expression qui doit être vraie lorsque vous ajoutez ou modifiez un enregistrement. |
| MessageSiErreur |
Taper le texte qui apparaît lorsqu'un enregistrement viole l'expression ValideSi. |
| Filtre |
Définir des critères pour afficher uniquement certaines lignes en mode Feuille de données. |
| TriPar |
Sélectionner un ou plusieurs champs pour spécifier l'ordre de tri par défaut des lignes en mode Feuille de données. |
| SousFDNom |
Spécifier si une sous-feuille doit s'afficher en mode Feuille de données et, si oui, la table ou la requête qui doit fournir les lignes dans la sous-feuille. |
| ChampsFils |
Répertorier les champs de la table ou de la requête utilisée pour la sous-feuille qui correspondent au(x) champ(s) de clé primaire de cette table. |
| ChampsPères |
Répertorier le ou les champs de clé primaire de cette table qui correspondent aux champs enfants de la sous-feuille. |
| SousFDHauteur |
Choisir de développer ou non toutes les lignes de sous-feuille disponibles (par défaut) à l'ouverture ou bien, définir la hauteur de la fenêtre de la sous-feuille pour qu'elle s'affiche à l'ouverture. |
| SousFDEtendue |
Choisir de développer toutes les sous-feuilles lorsque vous ouvrez la table. |
| Orientation |
Définir l'orientation de l'affichage en fonction du sens de votre écriture, de gauche à droite ou de droite à gauche. |
| AfficherVuesSurSharePoint |
Spécifier si les formulaires et les états associés à cette table doivent être disponibles dans le menu Affichage de Windows SharePoint Services si la base de données est publiée sur un site SharePoint. |
| FiltrerSurchargement |
Appliquer automatiquement les critères de filtre dans la propriété Filtre (avec la valeur Oui) lorsque la table est ouverte en mode Feuille de données. |
| TrierParSurchargement |
Appliquer automatiquement les critères de tri dans la propriété TriPar (avec la valeur Oui) lorsque la table est ouverte en mode Feuille de données. |
Si vous souhaitez disposer de davantage de place pour la saisie ou la modification d'un paramètre dans la zone de propriété, appuyez sur MAJ+F2 pour afficher la zone Zoom. Si vous affectez la propriété ValideSi à une expression et souhaitez obtenir de l'aide, cliquez sur en regard de la zone de propriété ValideSi pour afficher le générateur approprié..
- Pour enregistrer vos modifications, cliquez sur Enregistrer dans la barre d'outils Accès rapide.
- ou -
Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet de document de la table et choisissez Enregistrer dans le menu contextuel.
- ou -
Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez sur Enregistrer ou appuyez sur Ctrl+S.
Haut de la page
