Créer des étiquettes de publipostage dans Access

Microsoft Access 2010 vous propose différentes possibilités pour créer des étiquettes contenant des données stockées dans vos tables Access. La solution la plus simple consiste à utiliser l’Assistant Étiquette dans Access pour créer et imprimer un état mis en forme de sorte à correspondre à vos étiquettes. Ces étiquettes peuvent contenir des données stockées dans des tables Access, ou des données importées ou liées à partir d’autres sources, comme des classeurs Microsoft Excel 2010 ou des listes de contacts Microsoft Outlook 2010. Vous pouvez créer les étiquettes sous la forme d'un état dans Access ou « fusionner » les données avec un document Microsoft Word, puis les imprimer sous Word. Cet article décrit les étapes impliquées.

Que voulez-vous faire ?


Créer et imprimer des étiquettes dans Access

Dans Access, les étiquettes sont créées sous forme d’état dans un format de page réduit correspondant à la taille de l’étiquette souhaitée. Même si les étiquettes sont le plus souvent utilisées dans le cadre des publipostages, les données Access peuvent être imprimées sous forme d’étiquettes à des fins diverses. Dans le cas des étiquettes de publipostage, l’état obtient les données d’adresse des tables ou des requêtes contenant les adresses. L’impression de l’état produit une seule étiquette pour chaque adresse issue de la source d’enregistrement sous-jacente.

Pour plus d'informations sur la liaison ou l'importation de données à partir d'autres sources (telles que Microsoft Excel ou Microsoft Outlook) afin de les utiliser sur vos étiquettes, voir l'article Introduction à l’importation et à l’exportation de données.

L’Assistant Étiquette vous pose une série de questions au sujet des étiquettes et des données que vous souhaitez y faire figurer. L’Assistant crée l’état, que vous pouvez ensuite personnaliser, si nécessaire.

Créer des étiquettes à l’aide de l’Assistant Étiquette dans Access

 Important    Les états d'étiquettes créés à l’aide de l’Assistant Étiquette ne sont pas compatibles avec la fonctionnalité de publication sur Access Services. Cependant, vous pouvez quand même imprimer les étiquettes lorsque la base de données est ouverte dans le programme Access.

  1. Dans le volet de navigation, sélectionnez l’objet qui contient les données à faire figurer sur vos étiquettes. Il s'agit généralement d'une table, d'une table liée ou d'une requête, mais vous pouvez également sélectionner un formulaire ou un état.
  2. Sous l'onglet Créer, dans le groupe États, cliquez sur Étiquettes.

 Remarque    Si vous travaillez dans une base de données Web, la commande Étiquettes se trouve sous États clients.



Access démarre l’Assistant Étiquette.
Première page de l'Assistant Étiquette
  1. Si vous connaissez le fabricant et le numéro de produit des étiquettes :
    • Choisissez le fabricant dans la zone Filtrer par fabricant.
    • Sélectionnez votre étiquette dans la zone Quelle taille d’étiquettes souhaitez-vous ?.

Sinon, essayez de trouver un produit dont les valeurs indiquées dans les colonnes Dimensions et Nombre de front correspondent à vos étiquettes.

Si vous ne trouvez pas d’étiquette correspondante :    

  • Cliquez sur Personnaliser et sur Nouveau.

La boîte de dialogue Nouvelle étiquette s’affiche.

Page Nouvelle étiquette de l’Assistant Étiquette

  • Mesurez vos étiquettes et entrez les relevés dans les zones appropriées de la boîte de dialogue Nouvelle étiquette.
  • Attribuez un nom aux étiquettes personnalisées dans la zone de texte Nom étiquette, choisissez le type d’étiquette et l’orientation souhaités, puis cliquez sur OK.

Si vous souhaitez sélectionner une étiquette personnalisée que vous avez déjà créée :    

  • Cliquez sur Afficher tailles d’étiquettes personnalisées, puis cliquez sur l’étiquette personnalisée souhaitée.
  1. Sélectionnez Feuille à feuille ou Continu sous Type d’étiquette, puis cliquez sur Suivant.
  2. Sélectionnez le nom de la police, la taille, l’épaisseur et la couleur du texte de l’étiquette, puis cliquez sur Suivant.
  3. Dans la page Que souhaitez-vous sur votre étiquette de publipostage de l’Assistant, choisissez les champs qui doivent figurer sur vos étiquettes dans la liste Champs disponibles, puis double-cliquez dessus pour les ajouter à la zone Étiquette prototype.

Ajout de champs à une étiquette dans l’Assistant Étiquette

  • Pour ajouter un espace entre les champs de la zone Étiquette prototype, appuyez sur la touche Espace.
  • Pour créer une nouvelle ligne, appuyez sur Entrée.
  • Pour naviguer entre les champs et les lignes, utilisez les touches fléchées.
  • Pour supprimer un champ de la zone, appuyez sur la touche Espace.
  • Pour ajouter du texte ou un signe de ponctuation supplémentaire (par exemple, une virgule après le nom de ville), placez le curseur à l’endroit où le texte doit apparaître, cliquez et commencez la saisie. Ce texte sera identique sur chaque étiquette.

 Remarque    Vous ne pouvez ajouter que les types de champs suivants à l’aide de l’Assistant Étiquette : Texte, Mémo, Numérique, Date/Heure, Monétaire, Oui/Non ou Pièce jointe. Pour ajouter des champs d'autres types de données, ouvrez l’état d'étiquettes en mode Création après avoir terminé l’Assistant Étiquette, puis utilisez le volet Liste de champs pour ajouter les champs. Pour ouvrir le volet Liste de champs lorsque l’état est en mode Création, appuyez sur Alt+F8.

Dès lors que vous êtes satisfait de la disposition des champs sur l’étiquette, cliquez sur Suivant.

  1. Dans la page suivante, vous pouvez choisir les champs en fonction desquels vos étiquettes seront triées. Par exemple, vous pouvez choisir d’effectuer un tri par code postal dans le cas d’un publipostage à grande échelle. Sélectionnez les champs de tri souhaités dans la liste Champs disponibles, puis double-cliquez dessus pour les ajouter à la zone Trier sur. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Suivant.

Définition de l’ordre de tri dans l’Assistant Étiquette

  1. Dans la dernière page, attribuez un nom aux étiquettes, puis cliquez sur Terminer.

Dernière page de l’Assistant Étiquette

Si vous choisissez Afficher les étiquettes telles qu’elles seront imprimées dans la dernière page de l’Assistant Étiquette, Access affiche les étiquettes en mode Aperçu avant impression. Vous pouvez cliquer sur l’étiquette pour effectuer un zoom avant et arrière ou utiliser le contrôle de zoom dans la barre d’état.

Commande de zoom

Si vous choisissez Modifier la structure des étiquettes dans la dernière page de l’Assistant Étiquette, Access affiche l’état des étiquettes en mode Création.

 Remarque    L’aperçu avant impression constitue le seul mode d’affichage qui vous permet de voir les colonnes comme vous les avez disposées. Si vous affichez l’état en mode État ou Page, Access affiche toutes les données dans une seule colonne.

Personnaliser l’aspect de l’étiquette

Si les étiquettes résultantes n’ont pas l’aspect que vous attendiez, vous pouvez personnaliser leur mise en page en ouvrant l’état en mode Création et en apportant vos modifications. Lorsque vous travaillez sur des étiquettes, il est généralement plus facile d’utiliser le mode Création, car vous bénéficiez d’une plus grande précision en terme de mise en page. Pour apprécier les résultats des modifications que vous avez apportées en mode Création, passez en mode Aperçu avant impression.

Si Access affiche un message indiquant un manque d'espace horizontal pour afficher les données

Ce message, lorsqu’il s’affiche, est un effet secondaire des dimensions de certaines étiquettes. En général, il apparaît lorsque les étiquettes se trouvent très près des bords gauche et droit de la planche, au point que l’Assistant spécifie des dimensions en dehors de la plage d’impression normale, et cette spécification, à son tour, est à l’origine de l’affichage du message lorsque vous prévisualisez ou imprimez les étiquettes.

Si l’alignement du texte vous convient sur les étiquettes, et que vous n’obtenez pas une page vierge sur deux, alors vous pouvez laisser la mise en page telle qu’elle est et simplement cliquer sur OK à chaque apparition du message. Sinon, vous pouvez essayer d'ajuster certaines des options de mise en page, comme décrit dans la section suivante.

Si vos données ne s’alignent pas correctement sur les étiquettes

Dans bon nombre de cas, vous pouvez résoudre les problèmes mineurs de mise en page des étiquettes en effectuant des ajustements en mode Création. Vous pouvez déplacer les contrôles et ajuster la taille des étiquettes en modifiant la largeur ou la hauteur de la section Détail.

Pour passer en mode Création, cliquez avec le bouton droit sur l’état dans le volet de navigation, puis cliquez sur Mode Création dans le menu contextuel qui s’affiche.

Si vous devez modifier les marges ou l’espacement entre les étiquettes, vous pouvez utiliser la boîte de dialogue Mise en page lorsque vous êtes en mode Création.

  • Sous l’onglet Mise en page, dans le groupe Mise en page, cliquez sur Colonnes

    . La boîte de dialogue Mise en page s’affiche avec l’onglet Colonnes sélectionné.

Onglet Colonnes de la boîte de dialogue Mise en page

Vous pouvez modifier les paramètres suivants dans les trois sections de la boîte de dialogue Mise en page :

Section Option Description
Paramètres de la grille Nombre de colonnes Cette valeur doit être égale au nombre d’étiquettes présentes sur la page.
  Espacement de lignes Entrez une nouvelle valeur pour augmenter ou diminuer l’espace vertical entre les lignes des étiquettes.
  Espacement de colonnes Entrez une nouvelle valeur pour augmenter ou diminuer l’espace horizontal entre les colonnes des étiquettes.
Taille des colonnes Largeur

Tenez compte du paramétrage des marges et de l’espacement de colonnes lors de la définition de cette valeur.

Vous pouvez vérifier et ajuster les marges en cliquant sur Options d’impression dans la boîte de dialogue Mise en page.

  Hauteur Permet d’ajuster la hauteur de chaque étiquette, si nécessaire.
  Comme section Détail Lorsque cette case à cocher est activée, la largeur et la hauteur des colonnes est identique à la largeur et la hauteur de la section Détail en mode Création.
Format des colonnes Vers la bas, ensuite vers la droite Si vous activez cette case d’option, les données de vos étiquettes s’impriment dans la première colonne, puis dans la deuxième, et ainsi de suite.
  Vers la droite, ensuite vers le bas Si vous activez cette case d’option, les données de vos étiquettes s’impriment sur la première ligne, puis sur la deuxième, et ainsi de suite.

 Remarque    Vous pouvez également ouvrir la boîte de dialogue Mise en page en mode Aperçu avant impression en cliquant sur Colonnes sous l'onglet Aperçu avant impression. Lorsque vous cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue, vos modifications sont immédiatement reflétées dans l'aperçu.

Imprimer les étiquettes

  1. Ouvrez l’état dans n’importe quel mode d’affichage (ou sélectionnez l’état dans le volet de navigation).
  2. Sous l’onglet Fichier, cliquez sur Imprimer, puis sur Imprimer.

Access affiche la boîte de dialogue Imprimer.

  1. Sélectionnez les options appropriées telles que le choix de l’imprimante, la plage d’impression et le nombre de copies.
  2. Cliquez sur OK.

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Imprimer des données Access à l’aide de l’Assistant Fusion et publipostage de Microsoft Word

Si vos adresses sont stockées dans Access mais que vous souhaitez les exporter dans Word pour pouvoir utiliser sa fonctionnalité de fusion et publipostage pour mettre en forme et imprimer vos étiquettes, vous pouvez utiliser l’Assistant Fusion et publipostage de Word.

 Remarque    Cette procédure s'applique uniquement aux bases de données clientes ; la commande Fusion avec Word n'est pas disponible pour les bases de données Web.

  1. Dans le volet de navigation, sélectionnez la table ou la requête qui contient les données à imprimer.
  2. Sous l’onglet Données externes, dans le groupe Exporter, cliquez sur Fusion avec Word.
  3. Dans la boîte de dialogue Assistant Fusion et publipostage MS Word,si vous avez déjà créé un document et que vous souhaitez lier vos données à ce dernier, cliquez sur Attacher vos données à un document Microsoft Word existant. Sinon, cliquez sur Créer un nouveau document et y attacher vos données.
  4. Cliquez sur OK.

Si vous choisissez Attacher vos données à un document Microsoft Word existant, la boîte de dialogue Sélectionnez le document Microsoft Word s’ouvre. Sélectionnez le document souhaité, puis cliquez sur Ouvrir. Le document s’ouvre alors dans Word.

Si vous choisissez de créer un nouveau document, Word s’ouvre en affichant un document vierge.

  1. Dans Word, suivez les instructions fournies dans le volet Fusion et publipostage. Lorsque vous arrivez à l'étape 3 du processus de fusion et publipostage avec Word (Sélectionner des destinataires), la source de données que vous avez choisie à l'étape 1 de cette procédure est déjà sélectionnée.

    Pour plus d’informations sur l’Assistant Fusion et publipostage de Word, voir l’aide de Word.

 Remarque    Vous pouvez utiliser Word pour imprimer vos adresses, quel que soit leur emplacement de stockage. À partir de Word, vous pouvez vous connecter à des listes d’adresses stockées dans divers programmes, tels que Microsoft Excel, Outlook et Access. Au demeurant, si vous ne disposez pas de liste d’adresses, vous pouvez en créer une dans Word et imprimer des étiquettes. Pour plus d’informations, voir l’aide de Word.

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S'applique à :
Access 2010