Afficher et gérer des objets à l'aide du volet de navigation

Dans cet article


Vue d'ensemble du volet de navigation

Le volet de navigation, une nouveauté dans Microsoft Office Access 2007, est un emplacement central à partir duquel vous pouvez, en toute facilité, afficher tous vos objets de base de données (objets de base de données : une base de données Access contient des objets tels que des tables, des requêtes, des formulaires, des états, des pages, des macros et des modules. Un projet Access contient des objets tels que des formulaires, des états, des pages, des macros et des modules.) et y accéder, exécuter des états ou entrer directement des données dans des tables. Le volet de navigation remplace la fenêtre Base de données qui était utilisée dans les versions précédentes d’Access. Lorsque vous ouvrez une base de données dans Office Access 2007, le volet de navigation s’affiche à gauche des objets de base de données ouverts ou de l’espace de travail.

Vous pouvez personnaliser l'affichage du volet de navigation de l'une des manières suivantes :

Pour Procédez comme suit
Modifier la largeur du volet de navigation Placez le pointeur au-dessus du bord droit du volet de navigation, puis, lorsqu'il se transforme en flèche bidirectionnelle, faites glisser le bord afin d'augmenter ou de réduire la largeur.
Développer ou réduire le volet de navigation Cliquez sur le bouton Ouvrir/Fermer la barre de redimensionnement Image du bouton ou appuyez sur la touche F11 pour faire basculer le volet entre les modes ouvert et fermé.

Volet de navigation présenté à la fois fermé puis ouvert

Dans le volet de navigation, tous les objets définis dans la base de données apparaissent en tant que catégories. Sur l'illustration précédente, la catégorie est Tous les objets Access et Tables, Requêtes, Formulaires et États correspondent aux groupes. Chaque catégorie s'organise en groupes qui sont représentés sous la forme de barres. Les noms de groupe changent selon l'affichage des catégories qui est sélectionné et un groupe peut contenir un ou plusieurs objets de base de données.

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Sélectionner un affichage des catégories

Lorsque vous créez une nouvelle base de données dans Office Access 2007, le nom de la catégorie qui s'affiche dans le volet de navigation est Toutes les tables. Access 2007 crée également une catégorie nommée Personnalisé que vous pouvez utiliser pour créer un affichage personnalisé de vos objets. En outre, Access 2007 propose trois autres affichages des catégories prédéfinis que vous pouvez sélectionner, selon la manière dont vous souhaitez afficher les objets :

Catégorie Description
Tables et affichages connexes Affichez la manière dont les tables sont associées aux autres objets dans la base de données.
Type d'objet Affichez tous les objets contenus dans la base de données, triés selon leur type.

Date de création

et

Date de modification

Identifiez les objets créés ou modifiés à une date spécifique ou dans une plage de dates. Vous pouvez appliquer les filtres Aujourd'hui ou Toutes les dates. Ces catégories affichent les objets dans l'ordre décroissant de leur date de création ou de dernière modification.

Dans l'exemple de base de données Northwind 2007 installé avec Office Access 2007, si vous affichez la catégorie Toutes les tables, vous pouvez voir comment divers objets sont liés à une table. Dans cet affichage, au sein de chaque groupe, la table est toujours répertoriée en premier, puis suivie de tous les objets qui dépendant des données qu'elle contient. Dans l'illustration suivante, le groupe Employés affiche la table Employés, puis les objets liés à cette table Employés et il en va de même pour les groupes Expéditeurs et Clients.

Volet de navigation présentant des tables au sein de groupes et des objets liés à chaque table

Chaque fois que vous sélectionnez une catégorie prédéfinie, Access inclut un groupe global qui contient tous les objets contenus dans la base de données. Vous pouvez facilement localiser le groupe global d'une catégorie en recherchant le mot Tous ou Toutes devant son nom. Par exemple, si vous sélectionnez la catégorie Tables et affichages connexes, le groupe global s'appelle Toutes les tables.

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Afficher et trier des objets

Vous pouvez sélectionner la manière dont les objets contenus dans la base de données s'affichent dans le volet de navigation. Par exemple, vous pouvez inclure les dates de création ou de modification, ou afficher les objets sous la forme d'icônes ou de listes. Par défaut, Access trie les objets figurant dans le volet de navigation par type dans l'ordre alphabétique, mais vous pouvez également modifier ce tri selon vos besoins. Pour spécifier le mode d'affichage et de tri des objets, procédez comme suit :

  • Cliquez avec le bouton droit dans la partie supérieure du volet de navigation pour afficher un menu contextuel, puis procédez de l'une des manières suivantes :
    • Pour modifier la manière d'afficher les objets, pointez sur Afficher par, puis cliquez sur Détails, Icône ou Liste.
    • Pour afficher tous les groupes de la base de données, cliquez sur Afficher tous les groupes.
    • Pour modifier l'ordre de tri des objets, pointez sur Ordre de tri, puis sélectionnez une option de tri.
    • Pour effectuer un tri manuel et personnaliser l'ordre de l'affichage, cliquez sur Ordre de tri, puis sur Supprimer les tris automatiques.

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Rechercher des objets dans une base de données

Lorsque vous tapez du texte dans la zone Rechercher, Office Access 2007 recherche, au sein de la catégorie, tous les groupes qui contiennent un objet ou raccourci d'objet qui correspond aux mots recherchés. Tous les groupes qui ne correspondent pas sont réduits.

 Remarque   Access recherche des objets uniquement dans les catégories et les groupes actuellement affichés dans le volet de navigation.

 Conseil   Pour rechercher un objet spécifique dans toute la base de données, sélectionnez l'une des catégories prédéfinies dans le volet de navigation, par exemple Tables et affichages connexes ou Type d'objet. Vous veillez ainsi à ce que tous les groupes soient visibles dans le volet de navigation.

Utiliser la zone Rechercher pour rechercher des objets ou des raccourcis de la base de données

  1. Si la zone Rechercher n'est pas déjà visible en haut du volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la barre de menu située en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Volet de recherche.
  2. Tapez soit une partie, soit la totalité du nom de l'objet ou du raccourci dans la zone Volet de recherche.

Volet de recherche dans le volet de navigation

Lorsque vous tapez des caractères, Access analyse et élimine tous les titres de groupe qui ne correspondent pas.

  1. Pour effectuer une autre recherche, cliquez sur Effacer la chaîne de recherche Image du bouton ou appuyez sur la touche RETOUR ARRIÈRE pour supprimer des caractères, puis tapez le nouveau texte à rechercher.

 Remarque   Lorsque vous effacez le contenu de la zone Volet de recherche, le volet de navigation affiche de nouveau tous les objets disponibles.

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Créer et modifier des catégories et groupes personnalisés

Lorsque vous créez une base de données sans utiliser de modèle, Office Access 2007 crée automatiquement une catégorie Personnalisé qui affiche un seul groupe contenant tous les objets définis dans la base de données. Vous pouvez renommer la catégorie Personnalisé, y ajouter d'autres groupes personnalisés et attribuer des objets à ces groupes. L'option de tri par défaut des groupes est Toutes les tables.

Lorsque vous affichez des catégories et des groupes personnalisés à partir du volet de navigation, ce sont toujours les raccourcis vers les objets qui apparaissent. Vous pouvez identifier les raccourcis par la petite flèche située dans l'angle inférieur gauche de l'icône des objets.

Raccourcis dans un affichage des catégories personnalisé

Lorsque vous ouvrez un raccourci, vous ouvrez l'objet vers lequel il pointe. Cependant, si vous supprimez un raccourci, Office Access 2007 ne supprime pas l'objet vers lequel il pointe dans la base de données. Vous pouvez également masquer et renommer des raccourcis sans modifier les données vers lesquelles il pointe dans la base de données.

Une manière de personnaliser les objets contenus dans une base de données consiste à créer des catégories personnalisées. Par exemple, vous pouvez créer une catégorie personnalisée lorsque vous voulez créer un formulaire avec des types spécifiques de boutons ou des liens que vous utiliserez pour parcourir la base de données. Lorsque vous créez une catégorie personnalisée, elle s'applique uniquement à la base de données actuelle. Vous ne pouvez pas transférer des catégories et des groupes personnalisés à d'autres bases de données. Pour créer une catégorie personnalisée, soit vous renommez la catégorie Personnalisé par défaut qu'Access fournit, soit vous créez une nouvelle catégorie personnalisée. La limitation du nombre de catégories et de groupes personnalisés dans votre base de données permet de faciliter la localisation des données.

 Remarque    Bien que vous puissiez supprimer des objets dans une catégorie personnalisée ou un groupe personnalisé, vous ne pouvez pas en supprimer d'une catégorie prédéfinie ou d'un groupe prédéfini.

Utilisez la boîte de dialogue Options de navigation pour créer et gérer les catégories et groupes personnalisés. Celle-ci présente la liste de toutes les catégories qui ont été définies dans la base de données ainsi que les groupes d'une catégorie sélectionnée.

Créer une catégorie personnalisée

Lorsque vous créez une catégorie personnalisée, des groupes nommés Objets non attribués et Groupe personnalisé 1 sont créés pour cette catégorie. Par défaut, Office Access 2007 ne place aucun objet dans le groupe Groupe personnalisé 1. Tous les objets d'une catégorie qui ne sont attribués à aucun groupe sont plutôt affichés dans le groupe Objets non attribués dans le volet de navigation.

  1. Pour créer une catégorie, cliquez avec le bouton droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation.
  2. Sous Catégories, cliquez sur Ajouter un élément.

Une nouvelle catégorie apparaît sous Catégories dans la boîte de dialogue Options de navigation.

  1. Tapez un nom pour la nouvelle catégorie et appuyez ensuite sur ENTRÉE.

Renommer une catégorie personnalisée

Si vous n'utilisez pas une catégorie personnalisée déjà disponible, vous pouvez la renommer, plutôt que d'en ajouter une nouvelle.

  1. Pour renommer une catégorie personnalisée, cliquez avec le bouton droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation.
  2. Sous Catégories, cliquez sur Personnalisé, puis sur Renommer l'élément.
  3. Tapez un nouveau nom pour la catégorie et appuyez ensuite sur ENTRÉE.

Une fois que vous avez créé ou renommé une catégorie personnalisée, vous devez y créer des groupes personnalisés.

Access crée automatiquement un groupe Groupe personnalisé 1 et un groupe Objets non attribués sous chaque nouvelle catégorie. Les objets qui ne sont pas attribués à des groupes sont automatiquement placés dans le groupe Objets non attribués. Vous pouvez soit créer un groupe personnalisé, soit renommer le groupe Groupe personnalisé 1 selon vos besoins.

Créer un groupe personnalisé

  1. Pour créer un groupe personnalisé, cliquez avec le bouton droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation.
  2. Sous Groupes pour nom de la catégorie, cliquez sur Ajouter un groupe.
  3. Tapez un nom pour le nouveau groupe et appuyez ensuite sur ENTRÉE.

Renommer un groupe personnalisé

  1. Pour renommer un groupe personnalisé, cliquez avec le bouton droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation.
  2. Sous Groupes pour nom de la catégorie, cliquez sur le groupe personnalisé, puis cliquez sur Renommer le groupe.
  3. Tapez un nouveau nom pour le groupe et appuyez ensuite sur ENTRÉE.

Après avoir créé un groupe personnalisé dans une catégorie personnalisée, vous ajoutez ou déplacez des objets, tels que des tables, dans ce groupe.

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Ajouter des objets à un groupe personnalisé

Vous pouvez ajouter des objets à un groupe personnalisé de plusieurs manières différentes, notamment en faisant glisser un objet pour créer un raccourci, en effectuant un copier-coller et en important des objets à partir de sources externes. Toutefois, si vous choisissez de couper un objet dans un groupe, sachez que cela risque de provoquer des problèmes. Il n'est en effet pas recommandé de couper un objet car une base de données est un ensemble de composants qui fonctionnent de manière interactive, et si vous supprimez un objet de cet ensemble de composants, vous risquez de compromettre une partie ou la totalité des fonctionnalités de la base de données.

  • Pour ajouter ou déplacer des objets de la base de données dans un groupe personnalisé, cliquez sur la flèche vers le bas située en haut du volet de navigation, puis cliquez sur le groupe personnalisé que vous avez créé.
  • Sous Objets non attribués, cliquez avec le bouton droit sur l'objet à ajouter ou déplacer.
  • Cliquez sur Ajouter à un groupe dans le menu contextuel, puis cliquez sur le groupe personnalisé auquel vous souhaitez ajouter l'objet.

Copier et coller des objets

  • Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur l'objet à copier, puis cliquez sur Copier.
  • Cliquez avec le bouton droit sur le groupe situé dans le volet de navigation, dans lequel vous souhaitez coller l'objet, puis cliquez sur Coller. Vous pouvez également coller l'objet dans le volet de navigation d'une autre base de données ouverte dans Office Access 2007.

L'importation de tables provenant d'autres bases de données ou de données provenant d'autres programmes (tels que des fichiers texte et des classeurs Microsoft Office Excel) constitue un autre moyen d'ajouter des objets à votre base de données. Pour plus d'informations sur la manière d'importer des données externes, consultez les liens dans la section Voir aussi de cet article.

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Supprimer et restaurer des raccourcis dans les groupes personnalisés

Lorsque vous affichez des objets personnalisés dans le volet de navigation, il s'agit en fait de raccourcis vers ces objets. Une icône d'objet qui contient une petite flèche dans son angle inférieur gauche représente un raccourci ou pointeur vers l'objet réel.

Raccourcis dans un affichage des catégories personnalisé

Si vous supprimez un raccourci du volet de navigation, vous ne supprimez que le pointeur vers cet objet et non l'objet en lui-même de la base de données. Lorsque le raccourci d'un objet est supprimé d'un groupe personnalisé dans le volet de navigation, la référence à l'objet est supprimée du groupe personnalisé et l'objet apparaît dans le groupe Objets non attribués du volet de navigation.

  • Pour supprimer un raccourci, cliquez avec le bouton droit sur l'objet dans le volet de navigation, puis cliquez sur Supprimer.
  • Pour rétablir le raccourci de l'objet, faites glisser l'objet depuis le groupe Objets non attribués du volet de navigation vers le groupe personnalisé.

 Important   Bien qu'il soit possible de supprimer (c'est-à-dire enlever définitivement) des groupes prédéfinis et personnalisés, il n'est pas recommandé de le faire car cela peut engendrer des problèmes dans la base de données. Une base de données est un ensemble de composants qui fonctionnent de façon interactive, et si vous supprimez un objet dans cet ensemble de composants, vous risquez de compromettre une partie ou la totalité des fonctionnalités de la base de données.

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Masquer des objets et des groupes

Il peut s'avérer préférable de masquer un objet ou un groupe, plutôt que de le supprimer, lorsque vous ne l'utilisez pas ou lorsque vous souhaitez en restreindre l'accès. En effet, le fait de masquer un objet n'altère pas la base de données, tandis que la suppression d'un objet ou d'un groupe (même s'il semble être un double) peut compromettre une partie ou la totalité de la base de données.

Pour masquer un objet ou un groupe dans le volet de navigation, procédez de l'une des manières suivantes :

  • Pour masquer un objet, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Masquer dans ce groupe.
  • Pour masquer un groupe entier, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Masquer.

Pour masquer un objet ou un groupe grisé dans le volet de navigation, procédez comme suit :

  1. Cliquez avec le bouton droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation.
  2. Dans la boîte de dialogue Options de navigation, désactivez la case à cocher Afficher les objets masqués, puis cliquez sur OK.

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Afficher des objets et des groupes

Pour afficher des objets ou groupes masqués sans permettre d'y accéder, procédez comme suit :

  • Cliquez avec le bouton droit sur le menu situé en haut du volet de navigation, puis cliquez sur Options de navigation.
  • Dans la boîte de dialogue Options de navigation, activez la case à cocher Afficher les objets masqués, puis cliquez sur OK.

Si les objets et groupes masqués sont grisés dans le volet de navigation, ils ne sont pas activés. Pour rendre ces objets ou groupes grisés disponibles à partir du volet de navigation, procédez comme suit :

  • Pour activer un objet, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Afficher dans ce groupe.
  • Pour afficher un groupe, cliquez dessus avec le bouton droit, puis cliquez sur Afficher.

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S'applique à :
Access 2007