Partager un document à l’aide de SharePoint ou OneDrive

Est-ce que cela vous rappelle quelque chose ? Vous envoyez un fichier à vos collègues. Ils ajoutent leurs commentaires et vous devez alors intégrer les commentaires et les modifications de 3 ou 4 copies de votre document original.

Il existe une autre alternative. Si vous avez un compte sur SharePoint ou Microsoft OneDrive, vous pouvez enregistrer vos fichiers Word à l’un de ces emplacements, puis utiliser la commande Partager pour permettre à d’autres personnes de lire ou de modifier votre copie du fichier. Plus de pile de fichiers à intégrer, vous obtenez une seule copie avec les commentaires de tout le monde. (Les opérations effectuées sur votre fichier dépendent des autorisations que vous accordez à ces personnes).

Vous trouverez ci-dessous le processus du début à la fin. Passez directement à la section correspondant à vos besoins.

Commencez par ajouter SharePoint ou OneDrive à votre liste d’emplacements dans Word.

  1. Dans Word, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous > Ajouter un emplacement.

La commande Ajouter un emplacement dans Word 2013

  1. Sous Ajouter un emplacement, cliquez sur le service que vous souhaitez utiliser, par exemple Office 365 SharePoint ou OneDrive.
  2. Complétez les instructions d’Inscription qui s’affichent pour le service. Vous devrez peut-être contacter votre service informatique pour obtenir votre nom d’utilisateur et votre mot de passe.

Une fois que vous avez terminé, le nouvel emplacement apparaît sous Emplacements dans le volet Enregistrer sous de Word.

Enregistrer à votre nouvel emplacement et partager

Une fois l’emplacement cloud ajouté à votre liste d’emplacements, vous pouvez partager votre document. Vous devez effectuer cette opération une seule fois pour chaque fichier.

  1. Ouvrez le document que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Fichier > Partager>Enregistrer dans le cloud.

Bouton Enregistrer dans le cloud du mode Backstage

  1. Dans la page Enregistrer sous, double-cliquez sur l’emplacement à utiliser : votre bibliothèque de documents SharePoint, un emplacement sur votre ordinateur, votre site Mon Site ou votre emplacement OneDrive.
  2. Donnez un nom au fichier, puis cliquez sur Enregistrer. Ceci vous renvoyant à l’onglet Informations, cliquez de nouveau sur Partager.
  3. Sous Inviter des personnes, entrez le nom ou l’adresse électronique des personnes avec lesquelles vous voulez partager le document

Inviter quelqu’un à partager un document

  1. Si vous le souhaitez, sélectionnez Peut modifier ou Peut afficher. La première option permet à vos collaborateurs de modifier le fichier. La seconde permet de sécuriser davantage votre fichier.
  2. Entrez éventuellement un message dans la zone en-dessous de la ligne d’adresse, puis cliquez sur Partager.

Partager un document déjà enregistré

Si vous avez déjà enregistré un fichier dans SharePoint ou OneDrive, suivez ces étapes.

  1. Ouvrez le document que vous souhaitez partager.
  2. Cliquez sur Fichier > Partager > Inviter des personnes.
  3. Sous Inviter des personnes, entrez le nom ou l’adresse électronique des personnes avec lesquelles vous voulez partager le document
  4. Si vous le souhaitez, cliquez sur l’option Peut modifier ou Demander les informations d’identification de l’utilisateur avant l’accès au document. La première option permet à vos collaborateurs de modifier le fichier. La seconde permet de sécuriser davantage votre fichier.
  5. Entrez un message dans la zone en-dessous de la ligne d’adresse si vous le souhaitez, puis cliquez sur Partager.

Cesser de partager avec une personne

Voici comment cesser de partager un document

  1. Ouvrez le document que vous ne voulez plus partager.
  2. Cliquez sur Fichier > Partager.
  3. Sous Inviter des personnes, cliquez avec le bouton droit sur le nom de la personne que vous voulez supprimer, puis cliquez sur Supprimer l’utilisateur.

En savoir plus sur OneDrive et Office 365

  • Pour ouvrir un compte OneDrive, consultez la rubrique S’inscrire à un compte Microsoft.
  • Pour vous abonner à un compte SharePoint Office 365, consultez la page d’accueil Microsoft Office 365.
  • Si votre entreprise utilise SharePoint et que vous avez des questions à ce sujet, contactez votre administrateur système
 
 
S'applique à :
Word 2013