Spécifier les personnes autorisées à visionner les brouillons

Vous pouvez contrôler les groupes personnes autorisées à lire des brouillons d'éléments de liste et de fichiers. Les brouillons sont soit des versions secondaires (version secondaire : copie numérotée avec un nombre décimal (0.1, 0.2,1.1, ...) d’un fichier qui est en cours de révision ou qui a été modifié légèrement depuis la version précédente. En règle générale, une version secondaire n’est pas publiée pour être affichée par un groupe plus large au sein de votre société.) de fichiers, soit des éléments de liste ou des fichiers qui n'ont pas encore été approuvés. Un brouillon peut être un nouvel élément ou un élément qui a été modifié.

Un brouillon est créé dans deux situations :

  • Lorsqu'une version secondaire d'un fichier est créée ou mise à jour dans une bibliothèque qui effectue le suivi des versions principales et secondaires
  • Lorsqu'un élément de liste ou un fichier est créé ou mis à jour mais pas encore approuvé dans une liste ou une bibliothèque où l'approbation de contenu est requise

Vous pouvez spécifier quels groupes d'utilisateurs peuvent afficher les brouillons des fichiers. Ce paramètre peut être différent du paramètre des personnes autorisées à afficher le reste des éléments de votre liste ou bibliothèque, tel que les versions principales des fichiers ou les fichiers ou éléments de liste qui ont été approuvés.

Si vous effectuez le suivi des versions principales et secondaires, vous pouvez spécifier si les utilisateurs doivent disposer d'une autorisation pour modifier les fichiers avant de pouvoir en afficher et consulter une version secondaire. Lorsque ce paramètre est appliqué, les utilisateurs qui ont l'autorisation de modifier le fichier peuvent travailler sur le fichier, mais ceux qui disposent uniquement de l'autorisation de lire le fichier ne peuvent pas accéder à sa version secondaire. Par exemple, vous ne souhaitez peut-être pas que tous ceux qui ont accès à votre bibliothèque puissent lire les commentaires et marques de révision du fichier en cours d'édition. Si les versions principales et secondaires du fichier font l'objet d'un suivi mais qu'aucune version principale n'a encore été publiée, le fichier n'est pas visible pour les personnes qui ne disposent pas de l'autorisation d'afficher les brouillons.

Lorsque l'approbation de contenu est requise, vous pouvez spécifier si les fichiers en attente d'approbation peuvent être affichés par les utilisateurs disposant de l'autorisation de lire, les utilisateurs disposant de l'autorisation de modifier ou uniquement les utilisateurs disposant de l'autorisation d'approuver des éléments. Si le suivi des versions principales et secondaires est activé, l'auteur doit publier une principale version avant que le fichier puisse être soumis à l'approbation. Lorsque l'approbation de contenu est requise, les personnes disposant de l'autorisation de lire le contenu, mais qui n'ont pas l'autorisation de voir les brouillons pourront voir la dernière version approuvée ou principale du fichier.

Vous pouvez par exemple vouloir empêcher les utilisateurs qui ne font pas partie du processus d'approbation d'afficher des documents qui contiennent des informations non définitives avant une annonce importante. Votre organisation peut aussi nécessiter que certains fichiers demeurent confidentiels. Si tel est le cas, vous devez accepter les restrictions par défaut. En revanche, vous pouvez utiliser l'approbation de contenu pour spécifier l'état d'un élément de liste ou d'un fichier, mais pas nécessairement en contrôler l'accès pendant la phase de révision. Par exemple, vous pouvez souhaiter que les personnes qui lisent le fichiers sachent qu'il s'agit d'un brouillon susceptible de changer avant son approbation, mais ne pas souhaiter empêcher les visiteurs de votre site de lire. Dans ce cas, vous pouvez autoriser quiconque possède l'autorisation de lire les éléments de la liste ou de la bibliothèque à consulter les brouillons.

Pour spécifier les personnes autorisées à consulter les brouillons, vous devez avoir l'autorisation de concevoir une liste ou une bibliothèque.

La procédure suivante s'applique uniquement aux bibliothèques qui effectuent le suivi des versions principales et secondaires, et aux listes ou bibliothèques qui nécessitent une approbation de contenu.

  1. Si la liste ou la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

Si le nom de votre liste ou bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste ou bibliothèque.

Dans le menu Paramètres Menu Paramètres, cliquez sur Paramètres de la liste ou sur les paramètres du type de bibliothèque que vous ouvrez.

Par exemple, dans une bibliothèque de documents, cliquez sur Paramètres de la bibliothèque de documents.

  1. Sous Paramètres généraux, cliquez sur Paramètres de contrôle de version.
  1. Dans la section Sécurité des éléments de brouillon sous Qui peut voir les éléments de brouillon de cette liste ? ou éléments de brouillon de cette bibliothèque de documents, cliquez sur le groupe d'utilisateurs que vous souhaitez autoriser à afficher des brouillons.

L'option concernant les utilisateurs autorisés à approuver les éléments est proposée uniquement si l'approbation de contenu est requise sur votre bibliothèque.

  1. Cliquez sur OK.

 Remarque   Lorsque l'approbation de contenu est requise, les personnes autorisées à lire le contenu mais pas les brouillons auront accès à la dernière versions approuvée ou à la dernière version principale du fichier. Si le suivi des versions principales et secondaires est activé, et qu'aucune version principale n'a encore été publiée, le fichier ne sera pas visible aux utilisateurs ne disposant pas de l'autorisation d'afficher les brouillons.

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S'applique à :
SharePoint Server 2007, Windows SharePoint Services 3.0