Organiser les fichiers dans une bibliothèque

Vous allez organiser vos fichiers dans une bibliothèque (bibliothèque : emplacement sur un site SharePoint où un ensemble de fichiers est géré. La bibliothèque peut afficher des informations, notamment les propriétés définies par l’utilisateur, sur chaque fichier.) en fonction des besoins de votre groupe, et de la façon dont vous voulez stocker et rechercher vos informations. Un peu de planification vous aidera à organiser la structure la mieux adaptée à votre organisation.



Les moyens d'organiser des fichiers

Les bibliothèques disposent de plusieurs fonctionnalités qui vous permettent de travailler avec de nombreux fichiers dans une unique bibliothèque. Cependant, il se peut que plusieurs bibliothèques conviennent mieux à votre organisation.

Stocker de nombreux documents dans une bibliothèque unique

Peut-être avez-vous besoin d'une seule bibliothèque capable de répondre à plusieurs besoins. Par exemple, vous pouvez avoir plusieurs projets pour un même groupe de travail, ou plusieurs groupes travaillant sur le même projet.

Utilisez une seule bibliothèque si :

 Remarque   Une autorisation unique peut être appliquée à des fichiers spécifiques, mais si les niveaux d'autorisation sont très différents, utilisez de préférence plusieurs bibliothèques.

  • Vous souhaitez analyser les informations des fichiers dans une feuille de calcul, ou recevoir des mises à jour consolidées pour les fichiers.

 Remarque   Vous pouvez recevoir des alertes lorsque des fichiers sont modifiés, ou afficher toute modification apportée à une bibliothèque, au moyen de la technologie RSS. Les flux RSS permettent aux membres de votre groupe de travail de voir une liste consolidée des fichiers qui ont changé.

Voici quelques-uns des moyens à votre disposition pour afficher et gérer des fichiers dans une bibliothèque unique :

Créer plusieurs bibliothèques

Peut-être avez-vous besoin de plusieurs bibliothèques s'il existe de grandes différences entre les jeux de fichiers que vous devez stocker et gérer, ou entre les groupes de personnes appelés à travailler sur les fichiers.

Utilisez plusieurs bibliothèques si :

  • Les types de fichiers que vous souhaitez stocker et gérer sont distincts, et si vous ne pensez pas que les utilisateurs doivent fréquemment afficher des récapitulatifs des fichiers ou interroger des fichiers simultanément. .
  • Les groupes de personnes qui utilisent les fichiers sont distincts et possèdent des niveaux d'autorisation très différents.
  • Vous devez appliquer des paramètres différents, pour la gestion des versions ou l'approbation par exemple, à plusieurs jeux de fichiers.
  • Vous n'avez pas besoin d'analyser les fichiers ensemble, ni de recevoir des mises à jour consolidées concernant les fichiers.
  • Vous souhaitez soit fournir des jeux différents d'options pour la création de nouveaux fichiers, soit changer l'ordre des options du menu Nouveau d'une bibliothèque.

Voici quelques méthodes pour travailler efficacement avec plusieurs bibliothèques :

  • Définir des modèles et des colonnes de site     Si votre organisation souhaite créer des paramètres cohérents dans l'ensemble de ses bibliothèques, elle peut définir des modèles et des colonnes de site. Vous pourrez partager ces paramètres entre plusieurs bibliothèques pour ne pas avoir à les recréer chaque fois.
  • Envoyer les fichiers vers un autre emplacement    Si vous voulez qu'un fichier doit disponible dans plusieurs bibliothèques, vous pouvez le stocker dans une bibliothèque, puis en envoyer des copies dans d'autres bibliothèques. Lorsque vous actualisez le document d'origine, vous pouvez choisir une option vous rappelant d'actualiser ce document dans les autres emplacements.
  • Créer des modèles de bibliothèques    Si vous voulez instaurer des paramètres uniformes pour vos bibliothèques ou réutiliser des caractéristiques entre plusieurs bibliothèques, vous pouvez enregistrer une bibliothèque sous forme de modèle. Les modèles de bibliothèques sont disponibles sous forme d'option sur votre site lorsque vous cliquez sur Créer dans le menu Actions du site.

 Remarque   Si vous ajoutez de nouveaux fichiers dans une bibliothèque contenant des fichiers d'un précédent projet, il peut être difficile de décider si vous allez créer une nouvelle bibliothèque ou ajouter les fichiers dans la bibliothèque existante. Chaque situation est différente, mais si vous pensez que vous allez devoir analyser ou gérer les fichiers tous ensemble à un moment ou à un autre, préférez ajouter les fichiers dans la bibliothèque existante. Vous pouvez utiliser des colonnes, des filtres et des affichages pour que seuls les fichiers les plus récents apparaissent dans l'affichage par défaut.

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Ajouter une colonne dans une bibliothèque

Par défaut, les bibliothèques assurent le suivi du nom d'un fichier, ainsi que les informations sur l'état d'un fichier, par exemple s'il est archivé. Vous pouvez spécifier des colonnes complémentaires qui aideront votre groupe à classer et suivre les fichiers, par exemple par nom de département ou par numéro de projet. Un ajout de colonnes vous aide à exploiter au mieux les avantages des affichages multiples pour votre bibliothèque.

Vous disposez de plusieurs options pour le type de colonne que vous créez, notamment une seule ligne de texte, une liste déroulante des options, un nombre calculé à partir d'autres colonnes ou même le nom et la photo d'une personne sur votre site.

 Remarque   La procédure qui suit commence sur la page de la bibliothèque dans laquelle vous voulez ajouter une colonne. Si la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans la barre de Lancement rapide. Si le nom de votre bibliothèque n'est pas affiché, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre bibliothèque.

  • Dans le menu Paramètres Menu Paramètres, cliquez sur Créer une colonne.
  • Dans la section Nom et type, tapez le nom de votre choix dans la zone Nom de la colonne.
  • Sous Le type d'informations contenues dans cette colonne est, sélectionnez le type d'informations qui doit apparaître dans la colonne.
  • Dans la section Paramètres de colonne supplémentaires, tapez une description dans la zone Description pour aider à comprendre l'objet de la colonne et ce qu'elle doit contenir. Cette description est facultative.
  • Selon le type de colonne sélectionné, des options supplémentaires peuvent apparaître dans la section Paramètres de colonne supplémentaires. Sélectionnez les paramètres supplémentaires de votre choix.
  • Pour ajouter la colonne à l'affichage par défaut, qui apparaît automatiquement à la première ouverture d'une liste ou d'une bibliothèque, cliquez sur Ajouter à l'affichage par défaut.
  • Cliquez sur OK.

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Créer un affichage

Vous pouvez utiliser les affichages pour ne voir que les fichiers les plus importants pour vous, ou qui correspondent le mieux à un besoin. Par exemple, vous pouvez créer des affichages des fichiers les plus récents, des fichiers d'un département spécifique, ou des fichiers créés par une personne donnée. Une fois créé, un affichage est toujours disponible lorsque vous consultez une bibliothèque.

Différents affichages d'une liste de tâches

Lorsque vous consultez des fichiers dans une bibliothèque, vous pouvez temporairement trier ou filtrer ces fichiers en pointant sur le nom d'une colonne, puis en cliquant sur la flèche vers le bas en regard du nom. Ceci est utile si vous avez besoin de voir les fichiers d'une certaine façon, mais vous devrez recommencer cette manipulation la prochaine fois que vous consulterez la bibliothèque.

Trier les éléments d'une liste ou d'une bibliothèque

Si vous prévoyez d'afficher fréquemment les fichiers d'une certaine façon, créez un affichage que vous pourrez utiliser quand vous voudrez, lorsque vous travaillerez sur cette bibliothèque. Lorsque vous créez un affichage, il est ajouté dans le menu Affichagemenu Affichage de la bibliothèque.

Les bibliothèques peuvent avoir des affichages personnels et des affichages publics. N'importe qui peut créer un affichage personnel pour voir les fichiers d'une certaine façon ou pour filtrer les seuls fichiers qu'il souhaite voir. Si vous détenez l'autorisation de concevoir un site, vous pouvez créer un affichage public que tout le monde peut utiliser pour afficher la bibliothèque. Vous pouvez également faire de n'importe quel affichage public l'affichage par défaut, pour que les utilisateurs voient automatiquement cet affichage de la bibliothèque.

Lorsque vous créez un site, vous pouvez en outre créer des liens vers différents affichages ou pages de conception avec des composants WebPart (composant WebPart : unité modulaire d’informations comprenant une barre de titre, un cadre et un contenu. Les composants WebPart sont les blocs de construction de base d’une page de composants WebPart.) qui utilisent ces différents affichages.

Si des membres de votre groupe sont appelés à afficher les bibliothèques sur des appareils mobiles, vous pouvez créer des affichages mobiles qui fixent des limites, par exemple le nombre maximal d'éléments dans un affichage, en fonction de la bande passante et des limitations de ces appareils. Pour des liens vers d'autres informations sur la création d'affichages, consultez la section Voir aussi.

La procédure qui suit concerne la création d'un type d'affichage standard. Les options que vous pouvez sélectionner varient pour certains autres types d'affichages, mais la procédure de base demeure identique.

  1. Si la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

Si le nom de votre bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre bibliothèque.

  1. Dans le menu Paramètres Menu Paramètres, cliquez sur Créer un affichage.
  1. Sous Choisir un format d'affichage, cliquez sur le type d'affichage que vous voulez créer. Pour la plupart des situations, vous choisirez Affichage standard, mais vous pouvez en choisir d'autres pour des situations spécifiques, la création d'un rapport par exemple.
  2. Dans la zone Nom de l'affichage, tapez le nom de l'affichage, comme Trié par nom.
  1. Si vous souhaitez faire de cet affichage l'affichage par défaut pour la bibliothèque, activez la case à cocher Définir cet affichage comme affichage par défaut. Ceci n'est possible que pour un affichage public.
  2. Dans la section Audience, sous Afficher les audiences, indiquez si vous voulez créer un affichage personnel que vous seul pourrez utiliser ou un affichage public que d'autres pourront utiliser.
  1. Dans la section Colonnes, vous pouvez afficher ou masquer des colonnes en activant les cases à cocher appropriées. En regard du nom de la colonne, entrez le chiffre correspondant à l'ordre de votre colonne dans l'affichage.
  1. Dans la section Trier, sélectionnez si vous voulez trier les fichiers, et comment. Vous pouvez utiliser deux colonnes pour le tri. Par exemple, vous pouvez trier d'abord par auteur, puis par nom de fichier pour chaque auteur.
  2. Dans la section Filtrer, sélectionnez si vous voulez filtrer les fichiers, et comment. Un affichage filtré ne vous montre qu'une petite sélection des fichiers, comme par exemple seulement les fichiers créés par un département spécifique, ou les fichiers ayant le statut approuvé.
  3. Dans la section Grouper par, vous pouvez grouper dans une section des éléments ayant la même valeur, par exemple une section pour les documents de chaque auteur, que vous pourrez développer ou réduire.
  4. Dans la section Totaux, vous pouvez compter le nombre d'éléments d'une colonne, tel que le nombre total de problèmes. Dans certains cas, vous pouvez résumer ou distiller des informations supplémentaires, telles que des moyennes.
  1. Dans la section Style, sélectionnez le style de l'affichage ; par exemple une liste avec ombrage dans laquelle toutes les lignes sont ombrées.
  1. Si votre bibliothèque possède des dossiers, vous pouvez créer un affichage dans lequel n'apparaissent pas les dossiers. Un tel affichage est parfois appelé affichage 2D. Pour afficher tous vos fichiers au même niveau, cliquez sur Afficher tous les éléments sans dossiers, dans la section Dossiers .
  2. Vous pouvez limiter le nombre de fichiers qui peuvent être affichés dans la bibliothèque, ou sur la même page. Ces paramètres sont particulièrement importants si vous créez un affichage pour un appareil mobile. Dans la section Limitation des éléments, sélectionnez les options voulues.
  3. Si vous prévoyez de consulter la bibliothèque sur un appareil mobile, sélectionnez les options que vous voulez dans la section Mobile.
  4. Cliquez sur OK.

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Créer un dossier dans une bibliothèque

Si dans une bibliothèque vous avez plusieurs types de documents ou des contenus divers, vous pouvez créer des dossiers pour vous aider à organiser le contenu.

  1. Si la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.

Si le nom de votre bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre bibliothèque.

  1. Dans le menu Nouveauimage du menu , cliquez sur Nouveau dossier.

 Remarque   Il se peut que la personne qui a créé votre bibliothèque ait spécifié qu'il n'est pas possible de créer des dossiers dans cette bibliothèque. Si tel est le cas, la commande Nouveau dossier n'est pas disponible.

  1. Tapez un nom pour le dossier, puis cliquez sur OK.

 Conseil   Si vous avez plusieurs bibliothèques comportant des dossiers et si les membres de votre groupe veulent pouvoir parcourir une bibliothèque comme ils parcourent leur disque dur, ils peuvent souhaiter autoriser votre site à utiliser l'arborescence. L'arborescence vous permet de développer ou de réduire les dossiers et de naviguer facilement de l'un à l'autre. Si vous détenez l'autorisation de concevoir des sites, vous pouvez activer l'arborescence dans les Options de navigation de la page Paramètres du site.

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S'applique à :
Windows SharePoint Services 3.0