Vous pouvez ajouter du contenu, tel que des discussions électroniques, des documents, des images et des éléments de calendrier, à un site Windows SharePoint Services 3.0 en l'envoyant par courrier électronique au site. Une liste ou une bibliothèque configurée pour recevoir du courrier électronique vous permet de travailler plus efficacement.
Vue d'ensemble
Supposons que vous deviez envoyer un document à votre équipe et l'ajouter à sa bibliothèque de documents. Au lieu d'envoyer un courrier électronique et de passer ensuite dans Windows SharePoint Services 3.0 pour ajouter le document au site, vous pouvez effectuer simultanément ces deux opérations.
Des documents, des discussions et d'autres types de contenu sont envoyés par courrier électronique.
Le contenu est ajouté aux listes et aux bibliothèques.
Ajouter des éléments à une liste Windows SharePoint Services 3.0 s'apparente à envoyer un message électronique standard à un collègue ou un groupe. Une liste qui a été configurée pour recevoir du courrier électronique dispose de sa propre adresse et il vous suffit de l'ajouter dans la zone À ou Cc de votre message.
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Listes et bibliothèques pouvant recevoir du courrier électronique
Par défaut, les listes et les bibliothèques Windows SharePoint Services 3.0 suivantes peuvent être configurées pour recevoir du courrier électronique :
- Forums de discussion Vous pouvez capturer les discussions électroniques de votre équipe dans un seul endroit, ce qui vous permet de parcourir les messages et de les rechercher (ainsi que les fichiers associés) plus facilement.
- Annonces Lorsque vous envoyez des annonces à votre équipe, vous pouvez utiliser un courrier électronique pour les ajouter automatiquement à la liste des annonces sur le site Windows SharePoint Services 3.0.
- Calendriers Les éléments de calendrier, tels que les demandes de réunion, envoyés par courrier électronique peuvent également être envoyés à votre calendrier sur un site Windows SharePoint Services 3.0. Si votre calendrier Windows SharePoint Services 3.0 a été configuré pour recevoir du courrier électronique, vous pouvez afficher simultanément tous les éléments de calendrier (les éléments ajoutés au calendrier de votre équipe sur le site et les éléments envoyés par courrier électronique).
Remarque Pour envoyer un élément de calendrier à un site Windows SharePoint Services 3.0, l'application de messagerie doit être compatible avec Windows SharePoint Services ou elle doit prendre en charge le format iCalendar (format utilisé par la plupart des applications de messagerie qui prennent en charge la messagerie Internet).
- Bibliothèques de documents Vous pouvez envoyer par courrier électronique des documents sous forme de pièces jointes à une bibliothèque de documents qui a été configurée pour recevoir du courrier électronique. Il n'est pas nécessaire de passer dans Windows SharePoint Services 3.0, de rechercher le document et de l'ajouter ensuite à la bibliothèque. Vous avez également la possibilité de choisir le mode de gestion des versions d'un document envoyées par courrier électronique.
- Bibliothèques d'images Vous pouvez envoyer par courrier électronique des images sous forme de pièces jointes à une bibliothèque d'images qui a été configurée pour recevoir du courrier électronique. Par exemple, si vous envoyez des images du lancement d'un produit à un collègue alors que vous êtes en déplacement, il n'est pas nécessaire d'ouvrir la bibliothèque d'images pour charger vos images. Il suffit d'ajouter l'adresse de messagerie de la bibliothèque au message.
- Bibliothèques de formulaires Vous pouvez envoyer par courrier électronique un formulaire rempli, tel qu'une feuille de présence ou une note de frais, à une bibliothèque de formulaires.
- Blogs Vous pouvez publier des informations dans une liste de blogs (journal Web) par courrier électronique. Vous ne pouvez pas, en revanche, ajouter de commentaires à un billet de blog par courrier électronique.
Pour déterminer quelles listes ont été configurées pour recevoir du courrier électronique ou obtenir les adresses de messagerie des listes, contactez le propriétaire du site ou l'administrateur.
Remarques
- Certaines listes, telles que les annonces et les discussions, peuvent être configurées pour accepter des demandes de réunion. Ces listes stockent uniquement le texte de la demande de réunion. Si vous souhaitez stocker une demande de réunion au format de calendrier, vous devez l'envoyer à une liste Calendrier.
- D'autres listes et bibliothèques peuvent être personnalisées par votre organisation en vue de recevoir du courrier électronique. Pour plus d'informations, contactez l'administrateur.
- Vous ne pouvez pas ajouter du contenu aux listes de sites d'espace de travail de réunion en envoyant un courrier électronique.
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Informations supplémentaires sur les paramètres de messagerie d'une liste ou d'une bibliothèque
Pour être en mesure d'envoyer un courrier électronique à une liste ou une bibliothèque, vous devez d'abord déterminer si celle-ci a été configurée pour recevoir du courrier électronique, puis vous devez vous procurer son adresse de messagerie auprès de la personne qui l'a configurée. Effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :
- Dans certains cas, il est possible que l'adresse de messagerie de la liste ou de la bibliothèque figure dans le carnet d'adresses de votre application de messagerie. Si tel n'est pas le cas, vous devez la demander à la personne qui a configuré la liste ou la bibliothèque. Vous pouvez ensuite l'ajouter à la liste des contacts de votre application de messagerie en vue de la retrouver facilement.
- Il est possible que le propriétaire du site ait ajouté l'adresse de messagerie de la liste ou de la bibliothèque à sa description qui figure juste sous le titre.
- Si l'adresse de messagerie de la liste ou de la bibliothèque ne figure pas dans sa description, vous pouvez suivre la procédure décrite ci-dessous pour afficher les paramètres de messagerie de la liste ou de la bibliothèque (vous devez disposer des autorisations adéquates pour afficher ces paramètres).
- Si la liste ou la bibliothèque n'est pas déjà ouverte, cliquez sur son nom dans Lancement rapide.
Si le nom de votre liste ou bibliothèque n'apparaît pas, cliquez sur Afficher tout le contenu du site, puis cliquez sur le nom de votre liste ou bibliothèque.
- Effectuez l'une des opérations suivantes :
- Dans le menu Paramètres
, cliquez sur Paramètres de la liste ou les paramètres du type de bibliothèque que vous êtes en train d'ouvrir.
- Sur un site de blog, sous Liens d'administration, cliquez sur Gérer les messages pour afficher la liste des messages. Dans le menu Paramètres, cliquez sur Paramètres de la liste.
- Si la liste ou la bibliothèque a été configurée pour recevoir du courrier électronique, son adresse est affichée sous Informations sur la liste, en regard de Adresse de messagerie.
Si l'adresse du groupe SharePoint ne figure pas dans votre carnet d'adresses, vous devez la demander au propriétaire du site. Une fois l'adresse obtenue, vous pouvez l'ajouter à votre liste de contacts en vue de la retrouver facilement.
Remarque Selon la configuration de la liste ou de la bibliothèque, il est possible que certaines restrictions s'appliquent aux personnes pouvant envoyer des éléments. Par exemple, il est possible que la liste ou la bibliothèque accepte uniquement les éléments envoyés par des membres de votre groupe (des restrictions supplémentaires peuvent avoir été définies). Pour plus d'informations, contactez l'administrateur ou le propriétaire du site.
Conseil Si vous envoyez un courrier électronique à une personne et si vous souhaitez que l'élément qu'il contient soit également ajouté à une liste ou une bibliothèque, vous pouvez inclure l'adresse de messagerie de la liste ou de la bibliothèque à la zone Cc du message.
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Envoyer un courrier électronique à une liste ou une bibliothèque
Dans votre application de messagerie, préparez l'élément que vous souhaitez envoyer comme suit :
- Pour envoyer un élément de discussion ou pour publier un élément sur un blog d'équipe (weblog), incluez le contenu dans le corps du message.
- Pour envoyer un élément de calendrier, envoyez une demande de réunion ou un rendez-vous à partir de votre application de messagerie ou de calendrier.
- Pour envoyer une image, un formulaire ou un document, ajoutez-le en tant que pièce jointe à votre message.
- Pour envoyer un message électronique standard ou une réponse, incluez le contenu dans le corps du message comme pour tout message électronique.
- Dans la zone À ou Cc, ajoutez l'adresse de la liste ou de la bibliothèque.
Si votre liste fait déjà partie d'un groupe SharePoint, vous pouvez y ajouter du contenu en envoyant un courrier électronique au groupe SharePoint. Pour plus d'informations, contactez l'administrateur ou le propriétaire du site.
- Envoyer le message. Dans la plupart des applications de messagerie, vous cliquez sur Envoyer pour envoyer le message.
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