Présentation : espaces de travail SharePoint Workspace 2010

SharePoint Workspace 2010 vous permet de créer trois types d’espaces de travail :

  • Espaces de travail SharePoint
  • Espaces de travail Groove
  • Dossiers partagés

Contenu de cet article

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Espaces de travail SharePoint

Avec ce type d’espace de travail, vous créez une copie d’un site SharePoint sur votre ordinateur local qui est automatiquement synchronisée avec le serveur.

Un espace de travail SharePoint est votre propre copie personnelle du site SharePoint ou des listes et des bibliothèques sélectionnées que vous choisissez d’utiliser en mode hors connexion et de synchroniser à partir de ce site. L’espace de travail ne contient que vous en tant que membre. Vous partagez les mises à jour de contenu avec d’autres utilisateurs SharePoint en synchronisant l’espace de travail avec le site SharePoint. De même, vous recevez des mises à jour de contenu effectuées par des utilisateurs SharePoint sur le site SharePoint en synchronisant l’espace de travail.

En d’autres termes, un espace de travail SharePoint vous donne accès au contenu de site SharePoint à tout moment, que vous soyez connecté ou non à votre réseau.

Pourquoi créer des espaces de travail SharePoint

La raison la plus évidente de créer un espace de travail SharePoint est de pouvoir accéder aux données de votre site SharePoint lorsque vous n’avez pas accès à votre réseau ou lorsque vous êtes en mode hors connexion.

En outre, de nombreux utilisateurs peuvent préférer les fonctionnalités et l’environnement de travail figurant dans les espaces de travail SharePoint, par opposition à ceux se trouvant directement sur les sites SharePoint dans un navigateur Web. Par exemple, les espaces de travail SharePoint fournissent des fonctionnalités de navigation rapides et conviviales dans les listes et les bibliothèques. Vous pouvez basculer d’une liste ou d’une bibliothèque à une autre en cliquant avec la souris, et éviter ainsi de charger des pages Web. Si vous utilisez du contenu provenant de plusieurs sites SharePoint, vous pouvez télécharger ce contenu dans une série d’espaces de travail SharePoint et les organiser dans la barre de lancement d’espace de travail SharePoint pour pouvoir y accéder rapidement.

Enfin, de nombreux utilisateurs apprécieront les riches fonctionnalités d’applications se trouvant dans les espaces de travail SharePoint, ainsi que la simplicité d’exécution de nombreuses activités standard telles que l’ajout ou la modification de nouveaux éléments ou fichiers dans des listes et des bibliothèques.

Façons de créer un espace de travail SharePoint

Vous pouvez créer un espace de travail SharePoint directement à partir d’un site SharePoint simplement en cliquant sur le menu Actions du site, puis en cliquant sur Synchroniser avec SharePoint Workspace. C’est probablement la façon la plus simple et la plus sûre de créer l’espace de travail étant donné que le point de départ est le site SharePoint que vous voulez copier sur votre ordinateur.

Vous pouvez également créer un espace de travail SharePoint à partir de la barre de lancement SharePoint Workspace ou du mode Backstage. Dans ce cas, il vous faudra connaître l’adresse Web du site SharePoint que vous voulez et vous devrez peut-être fournir des informations d’identification pour le site SharePoint.

Options de téléchargement dans les espaces de travail SharePoint

Lorsque vous créez un espace de travail SharePoint au départ, les paramètres de téléchargement initiaux sont définis pour télécharger tous les éléments à partir de toutes les listes et bibliothèques prises en charge sur le site SharePoint sélectionné. Dans le cas des bibliothèques de documents, vous téléchargez le contenu des éléments dans l’espace de travail SharePoint, soit en ouvrant des documents, soit en utilisant l’option Télécharger le contenu sous l’onglet Synchroniser.

Facultativement, vous pouvez configurer le téléchargement de sorte qu’il récupère des éléments uniquement à partir de listes et bibliothèques sélectionnées. L’exécution d’un téléchargement sélectif vous donne simplement le choix de reporter le téléchargement d’éléments à partir d’autres listes et bibliothèques jusqu’à ce que vouliez utiliser ce contenu. Les listes et bibliothèques apparaissent toujours dans l’espace de travail SharePoint, mais au lieu d’une liste d’éléments, vous voyez les options permettant de télécharger les éléments maintenant ou d’accéder à la liste ou la bibliothèque sur le site SharePoint.

À propos de l’utilisation de listes externes dans SharePoint Workspace

Certaines listes SharePoint sont créées par le biais d’applications Microsoft Business Connectivity Services (BCS). Lorsque vous créez un espace de travail SharePoint, ces listes s’affichent dans le volet Contenu sous « Listes externes » lorsqu’il est trié par Type.

À propos des types de contenu non pris en charge

SharePoint Workspace ne prend pas en charge le téléchargement de contenu à partir de tous les types de listes et bibliothèques SharePoint dans un espace de travail SharePoint. Par exemple, vous ne pouvez pas télécharger du contenu à partir d’une enquête ou d’un site wiki. Lorsque vous créez un espace de travail SharePoint, ces types de contenus sont repris dans le volet Contenu de l’espace de travail sous le titre Disponible sur le serveur. L’espace de travail SharePoint offre la possibilité d’Ouvrir la liste dans un navigateur.

À propos de la synchronisation du contenu entre un espace de travail SharePoint et son site SharePoint correspondant

Dans les grandes lignes, un espace de travail SharePoint est une copie active du contenu qui est stockée dans le site SharePoint sur le serveur. Par conséquent, vos mises à jour du contenu dans l’espace de travail SharePoint seront reflétées sur la version du serveur chaque fois que l’espace de travail et le serveur sont synchronisés. Par exemple, si vous supprimez ou renommez des éléments dans l’espace de travail SharePoint, ces éléments seront supprimés ou renommés sur le serveur. De même, si des éléments sont supprimés ou renommés sur le serveur, ces éléments seront supprimés ou renommés dans l’espace de travail SharePoint.

À propos de la suppression des espaces de travail SharePoint

La suppression d’un espace de travail SharePoint dans la barre de lancement a pour seul effet de supprimer cette copie locale du site SharePoint ; elle n’a aucun effet sur le contenu stocké sur le site SharePoint sur le serveur. En d’autres termes, la suppression d’un espace de travail SharePoint ne supprimera PAS également le contenu qui a été téléchargé sur l’espace de travail à partir du serveur. Après avoir supprimé un espace de travail SharePoint, vous pouvez, si vous le souhaitez, créer un nouvel espace de travail SharePoint en faisant référence au même site SharePoint.

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Espaces de travail Groove

Il s’agit du type d’espace de travail original développé pour Microsoft Office Groove, avant que le nom de produit ne soit changé en SharePoint Workspace.

Avec ce type d’espace de travail, les groupes ou les organisations partageant des objectifs et des buts communs peuvent partager des idées et travailler ensemble. Un espace de travail Groove contient généralement deux « membres » ou plus, c’est-à-dire, des personnes qui rejoignent l’espace de travail via une invitation. Le contenu d’espace de travail est très dynamique. Tous les membres qui sont actuellement en ligne voient instantanément toutes les mises à jour ajoutées par eux-mêmes ou par d’autres membres. Vous et les autres membres envoyez et recevez des mises à jour lorsque vous vous connectez.

Les espaces de travail Groove permettent aux membres d’utiliser une série d’outils d’applications spécialisés. Par exemple, supposons que vous organisiez une réunion hebdomadaire pour parler de la mise au point de documents de marketing. Les activités pourraient inclure la définition de dates d’échéance, l’affectation de tâches, ainsi que la révision du travail une fois effectué. Pour faciliter la réunion, les membres de l’espace de travail pourraient publier des fichiers dans un outil Documents, discuter des problèmes dans un outil Discussion et collaborer sur les agendas de réunion au moyen d’un outil Calendrier. Tous les membres actuellement en ligne au même moment dans l’espace de travail pourraient interagir au moyen d’un outil de conversation en temps réel, ou même parler entre eux au moyen d’un outil de conversation audio (pour autant que les composants audio requis soient installés sur leurs ordinateurs).

L’outil Listes est utilisé conjointement avec Microsoft Office InfoPath pour créer des outils personnalisés à ajouter à un espace de travail. La complexité et les fonctionnalités d’un outil personnalisé peuvent varier considérablement, principalement en fonction des compétences et de la vision d’un concepteur d’outil InfoPath. Tout concepteur devrait pouvoir créer un outil simple consistant en une série de champs de saisie de données disposés sur un formulaire.

Limitation des espaces de travail Groove

Bien qu’aucune limitation de taille spécifique n’affecte les espaces de travail, pour des performances optimales, nous recommandons de limiter la taille de tout espace de travail à 2 Go ou moins. Pour voir la taille actuelle d’un espace de travail, affichez ses propriétés.

 Remarque    SharePoint Workspace ne peut pas envoyer d’espace de travail Groove dépassent les 2 Go à de nouveaux invités. Haut de la page Haut de la page

Dossiers partagés

Comme alternative à un espace de travail Groove, vous pouvez également créer un dossier partagé dans votre système de fichiers. Ce type d’espace de travail vous permet de partager le contenu d’un dossier dans votre système de fichiers Windows sur tous les ordinateurs sur lesquels vous avez votre compte, et avec les autres utilisateurs SharePoint Workspace sur base d’une invitation.

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S'applique à :
Office 2010