Imprimer des étiquettes, des porte-noms ou des cartes de visite sur la même feuille

Lorsque vous voulez imprimer des étiquettes, des porte-noms ou des cartes de visite, il s'avère généralement plus efficace d'imprimer une série entière sur une seule feuille. Vous pouvez procéder ainsi dans Microsoft Office Publisher 2007 à l'aide de l'option Plusieurs pages par feuille de la boîte de dialogue Imprimer. Cette option est disponible uniquement lorsque la taille de page de la composition est inférieure à celle de la feuille sur laquelle la composition est imprimée.

 Remarque   Dans Office Publisher 2007, la taille de la page se rapporte à la zone occupée par votre composition. La taille de la feuille, ou le format du papier, correspondent à la taille du papier que vous utilisez pour l'impression.

Vous pouvez créer une composition à plusieurs pages de deux façons : manuellement, en insérant des pages, ou automatiquement, en utilisant un publipostage.

Dans cet article


Choisir la meilleure méthode pour la tâche

Peut-être souhaitez-vous étiqueter votre collection de CD une seule fois. Ou peut-être devez-vous imprimer des affiches pour les soldes d'été de votre magasin.

Plusieurs pages imprimées sur une seule feuille

Peut-être souhaitez-vous également mettre à jour et imprimer un index de vos CD. Ou peut-être souhaitez-vous étiqueter les dossiers que vous remettrez à chaque participant lors de la conférence de printemps de votre association professionnelle. Vous pouvez également avoir besoin d'imprimer des porte-noms pour tous les participants, ainsi que des marque-places individualisés ou des cartes de visite pour les sièges des participants.

Pour déterminer si vous devez utiliser la méthode manuelle ou la méthode automatique, tenez compte des éléments suivants :

  • Le nombre de manières différentes dont vous souhaitez utiliser les mêmes informations et leur nombre d'occurrences
  • Le nombre de pages différentes que vous souhaitez produire

La méthode manuelle

Lorsque vous souhaitez imprimer plusieurs pages sur la même feuille et que vous devez créer uniquement quelques étiquettes, porte-noms, tracts, cartes de visite ou autres petites compositions, la méthode manuelle est la plus appropriée. Cette méthode s'avère également utile si vous envisagez d'utiliser le texte unique ajouté à chaque composition une seule fois.

La méthode automatique

Lorsque vous souhaitez imprimer plusieurs pages sur la même feuille et que vous possédez une longue liste de noms, d'adresses ou d'autres données dont vous aurez besoin ultérieurement, utilisez un publipostage pour combiner et stocker les données dans votre liste. Les projets qui utilisent les mêmes données de texte et d'image seront ainsi faciles à créer ultérieurement.

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Utiliser la méthode manuelle

Lorsque vous utilisez cette méthode, vous ajoutez des pages à une composition (votre composition principale) afin de pouvoir coller des pages de plusieurs compositions différentes dans chaque page supplémentaire.

La méthode manuelle comprend trois grandes étapes.

  1. Ajouter des pages à la composition principale
  2. Copier des pages d'autres compositions
  3. Imprimer la composition

 Remarques 

  • Si vous utilisez des fichiers dont le type de composition, le style, le jeu de couleurs, la taille de page ou l'orientation diffèrent, le contenu des autres compositions que vous collez dans la composition principale change afin de correspondre aux options utilisées dans cette dernière. Vous pouvez avoir besoin d'ajuster la disposition afin de faire tenir tout le contenu sur la page.
  • Vous pouvez utiliser différentes catégories d'informations professionnelles dans chacune des différentes compositions que vous collez dans la composition principale.

Ajouter des pages à la composition principale

  1. Ouvrez la composition que vous souhaitez utiliser en tant que composition principale et dans laquelle vous allez copier vos autres compositions.

Par exemple, si vous imprimez des porte-noms, ouvrez l'une de vos compositions de porte-noms.

  1. Dans le menu Insertion, cliquez sur Page.
  2. Dans la boîte de dialogue Insérer une page, entrez le nombre de pages que vous souhaitez ajouter.

Par exemple, pour imprimer huit porte-noms différents sur la même feuille de papier, insérez sept pages.

  1. Cliquez soit sur Avant la page en cours, soit sur Après la page en cours, puis vérifiez que la case d'option Insérer des pages vierges est activée.
  2. Cliquez sur OK.

Copier des pages d'autres compositions

  1. Ouvrez la ou les compositions que vous souhaitez copier dans la composition principale.
  2. Dans la composition que vous souhaitez copier, cliquez sur Sélectionner tout dans le menu Edition.
  3. Dans le menu Edition, cliquez sur Copier, ou appuyez sur CTRL+C.
  4. Dans la composition principale, cliquez sur l'une des pages vierges que vous avez insérées.
  5. Dans le menu Edition, cliquez sur Coller, ou appuyez sur CTRL+V.
  6. Répétez les étapes 1 à 5 pour chaque autre composition que vous souhaitez imprimer sur la même page.

Imprimer la composition

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Imprimer, puis cliquez sur l'onglet Paramètres de la composition et du papier.
  2. Sous Options d'impression, cliquez sur Plusieurs pages par feuille.

 Remarque   Cette option est disponible uniquement lorsque la taille de page de la composition est inférieure à celle de la feuille sur laquelle la composition est imprimée.

  1. Cliquez sur Imprimer.

Boîte de dialogue Imprimer avec l'option Plusieurs pages par feuille

 Conseil   Imprimez une feuille de test sur du papier ordinaire pour vérifier que votre composition s'imprime comme vous le souhaitez avant de l'imprimer sur le produit d'un fabricant ou sur du papier plus coûteux.

 Remarques 

  • Si la composition principale utilise une page maître, vous devrez peut-être ignorer cette page maître sur les pages contenant les compositions copiées. Dans la composition principale, accédez à la page dont vous souhaitez masquer les objets de page maître, puis, dans le menu Affichage, cliquez sur Ignorer la page maître.
  • Si vous souhaitez imprimer votre composition à un emplacement spécifique sur la feuille, modifiez la position de votre composition sur la feuille en ajustant les options de ligne, les options de colonne et les valeurs des espaces horizontal et vertical sous Options d'impression supplémentaires. Pour plus d'informations, consultez Imprimer des étiquettes, des cartes postales, des porte-noms ou des cartes de visite à un emplacement spécifique sur une feuille.
  • Pour faciliter l'alignement d'une composition sur le support d'un fabricant spécialisé ou pour imprimer plusieurs pages d'une composition sur une seule feuille, activez les repères de rognages, puis imprimez une feuille de test sur du papier ordinaire. Superposez le support du fabricant sur la feuille de test, puis portez-les à la lumière pour voir si l'alignement est correct, apportez les modifications nécessaires aux paramètres sous Options d'impression supplémentaires, puis procédez à un autre test d'impression pour vérifier que l'alignement est correct. Vous pouvez désactiver les repères de rognages une fois que vous avez aligné votre composition sur la feuille de papier. Pour plus d'informations sur l'impression des repères de rognages pour faciliter l'alignement des compositions, consultez Imprimer les repères de rognages.

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Utiliser la méthode automatique

Si vous stockez les noms et affiliations de chaque participant de la conférence de printemps de votre association professionnelle dans une liste d'adresses qui constitue un fichier ou une source de données à part, vous pouvez utiliser ces informations dans divers buts. Par exemple, vous pouvez utiliser la même source de données pour générer :

  • un ensemble de porte-noms et de marque-places sur lesquels figurent les noms et affiliations ;
  • des cartes de visite pour les membres de l'association ;
  • des étiquettes pour un publipostage spécial.

Vous pouvez utiliser la même source de données pour d'autres projets, tels que la liste des adhésions annuelles et un bulletin d'informations mensuel personnalisé avec le nom et l'adresse postale de chaque membre de l'association.

 Important    Si votre source de données comprend des nombres tels que des dates, des heures, des prix ou des pourcentages, enregistrez votre source de données sous la forme d'un fichier texte (.txt) ou formatez les colonnes de nombres en tant que texte afin que les nombres apparaissent correctement lorsque vous les fusionnez dans vos étiquettes.

Cette méthode implique six grandes étapes.

  1. Configurer une source de données.
  2. Ouvrir une composition d'étiquettes.
  3. Se connecter à la source de données.
  4. Ajouter et mettre en forme un espace réservé.
  5. Afficher l'aperçu de la composition.
  6. Imprimer et enregistrer la composition fusionnée.

Configurer une source de données

Vous pouvez configurer une source de données à l'aide de Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook ou Microsoft Office Outlook avec le Gestionnaire de contacts professionnels. Voici un exemple de source de données créée dans Office Publisher 2007 pour les membres d'une association professionnelle.


Exemple de fichier de données

Légende 1 Chaque colonne représente une catégorie d'informations. Les en-têtes de colonne correspondent à des espaces réservés (également appelés champs de données) que vous ajoutez à la composition d'étiquettes génériques.
Légende 2 Les informations contenues dans chaque ligne répertorient un jeu complet d'informations pour chaque enregistrement et correspondent aux informations qui apparaîtront sur une seule étiquette dans la planche d'étiquettes.

Une fois que votre source de données est configurée, vous êtes prêt à créer une planche d'étiquettes de porte-noms uniques en fusionnant les informations de la source de données dans les étiquettes. Pour plus d'informations sur la configuration des sources de données, consultez Créer une source de données pour un publipostage.

Ouvrir une composition d'étiquettes

  1. Démarrez Publisher.
  2. Dans la liste Types de composition, cliquez sur Taille des pages vierges, puis cliquez sur le type de composition souhaité. Par exemple, cliquez sur Étiquettes de publipostage, Étiquettes d'identification ou Cartes de visite.

Sous Personnaliser, vous pouvez spécifier les jeux de couleurs et de polices ainsi que la catégorie d'informations professionnelles à appliquer au style.

  1. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur la taille de page avec laquelle vous souhaitez commencer.
    • Si vous envisagez d'utiliser une planche de porte-noms, d'étiquettes ou de cartes de visite manufacturée, identifiez le nom du fabricant de votre produit, développez la liste, puis cliquez sur la référence ou la taille qui correspond à votre produit.

.

  1. Cliquez sur Créer.

AfficherMon produit est introuvable dans la liste

Si vous ne trouvez pas de numéro de référence exactement identique à celui de vos supports, relisez soigneusement les informations inscrites sur l'emballage de votre produit. Vous y trouverez peut-être d'autres références, disponibles dans Publisher, de dimensions et de disposition équivalentes à celles des supports que vous avez achetés. Par exemple, pour imprimer des étiquettes Avery 8163, vous pouvez sélectionner Avery 8463, 8663, 15163 ou 18163 dans Publisher.

Si vous ne parvenez pas à trouver dans la liste un produit qui correspond aux dimensions et à la disposition du produit que vous avez acheté, vous pouvez personnaliser une composition.

  1. Dans la liste, cliquez sur une composition appartenant à une planche contenant le même nombre de colonnes et de rangées que la vôtre, puis cliquez sur Créer.
  2. Dans le volet Office Format de composition, sous Options de la composition, cliquez sur Modifier la taille de la page.
  3. Dans la boîte de dialogue Mise en page, sous Repères de marge, cliquez sur Avancé.
  4. Dans la boîte de dialogue Taille de page personnalisée, tapez le nom par lequel désigner l'étiquette (par exemple, Étiquettes adresse fournisseur X). À l'aide des instructions indiquées dans l'aperçu à droite, changez la marge et les espaces entre les étiquettes, verticalement et horizontalement, pour obtenir les mêmes cotes que vos planches d'étiquettes. Assurez-vous que l'option Plusieurs pages par feuille est sélectionnée sous Type de disposition.
  5. Cliquez sur OK.

Se connecter à la source de données

Votre composition étant ouverte, vous êtes prêt à la connecter au fichier contenant les noms, les adresses et les autres données à imprimer. Une fois la connexion établie, vous pouvez fusionner les informations. Chaque ligne de la source de données devient une page de la planche d'étiquettes. Voici comment établir la connexion :

  1. Dans le menu Outils, pointez sur Publipostage et catalogues, puis cliquez sur Fusion et publipostage.
  2. Dans le volet Office Fusion et publipostage, sous Créer une liste de destinataires, cliquez sur Utiliser une liste existante, puis cliquez sur Ensuite : Créez ou connectez-vous à une liste de destinataires.
  3. Dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, cliquez sur la source de données qui contient la liste des participants.

Par défaut, Publisher stocke les sources de données dans le dossier Mes sources de données. Il peut être nécessaire de parcourir les dossiers pour localiser votre source de données.

  1. Cliquez sur Ouvrir.

Selon le type de source de données que vous sélectionnez, d'autres boîtes de dialogue peuvent apparaître dans lesquelles vous devez indiquer des informations spécifiques. Par exemple, si votre source de données est un classeur Microsoft Office Excel qui contient des informations dans plusieurs feuilles de calcul, vous devez sélectionner la feuille de calcul qui contient les informations que vous voulez, puis cliquer sur OK.

  1. La boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires vous offre la possibilité de filtrer ou de trier les entrées de la source de données. Par exemple, il est probable que certains membres de votre association professionnelle n'assisteront pas à l'événement, donc il est inutile d'imprimer des porte-noms pour ces membres absents.

Pour filtrer ou trier les informations, effectuez une ou plusieurs des opérations suivantes :

  • Pour que les informations d'une ligne particulière ne s'affichent pas sur un porte-nom, désactivez la case à cocher située au début de cette ligne pour l'exclure de la fusion.
  • Cliquez sur l'en-tête de la colonne selon laquelle effectuer un tri si vous souhaitez afficher les informations en ordre croissant ou décroissant.
  • Pour limiter la liste de lignes selon des critères spécifiques, cliquez sur la flèche en regard d'un en-tête de colonne.
  1. Cliquez sur OK pour retourner dans le volet Office Fusion et publipostage.

Ajouter et mettre en forme un espace réservé

Les espaces réservés, également appelés champs de données, correspondent aux en-têtes de colonne de votre source de données. En plaçant les champs de données du nom et de l'organisation dans une composition d'étiquettes, vous indiquez les emplacements auxquels vous voulez faire apparaître les informations des colonnes du nom et de l'organisation dans les copies imprimées. Vous pouvez mettre en forme les champs afin que les informations figurant sur les compositions imprimées aient l'aspect que vous souhaitez.

  1. Cliquez dans le coin supérieur gauche de l'étiquette. Tapez les informations que vous souhaitez faire apparaître sur les compositions que vous imprimez, telles que le nom de votre association professionnelle. Vous pouvez également insérer une image, telle qu'un logo.
  2. Dans le volet Office Fusion et publipostage, sous Préparer votre composition, cliquez sur l'un des champs qui correspond aux informations que vous souhaitez inclure dans votre composition. Par exemple, pour un porte-nom, cliquez sur le champ du prénom, appuyez sur ESPACE pour insérer un espace, puis cliquez sur le champ du nom de famille. Ou, si votre source de données stocke le prénom et le nom de famille dans le même champ, cliquez sur ce champ.
  3. Appuyez sur ENTRÉE ou cliquez dans la zone de texte à l'endroit où vous souhaitez insérer des informations supplémentaires, telles que le nom de l'organisation, puis cliquez sur le nom du champ de données qui correspond aux informations à insérer.
  4. Sélectionnez les champs, y compris les chevrons (« ») qui entoure les noms de champ d'espace réservé, que vous souhaitez mettre en forme.
  5. Dans le menu Format, cliquer sur Police.
  6. Dans la boîte de dialogue Police, modifiez la police, la taille, la couleur et toutes les autres options souhaitées, puis cliquez sur OK.

Voici l'aspect d'un porte-nom pour la réunion trimestrielle de votre organisation une fois que vous avez entré le contenu et ajouté des espaces réservés.


Composition d'une étiquette de porte-nom avec des champs

Légende 1 Nom et logo de l'association professionnelle, que vous avez saisi et inséré dans la composition d'étiquettes. Ils apparaîtront sur toutes les étiquettes imprimées.
Légende 2 Espaces réservés pour le prénom et le nom de famille du participant, séparés par un espace. Les noms longs peuvent nécessiter deux voire trois lignes.
Légende 3 Espace réservé pour l'affiliation ou la société du participant.

Notez que les champs d'espace réservé sont toujours entourés de chevrons (« »).

Afficher l'aperçu de la composition

Avant de terminer la fusion et l'impression, prévisualisez les résultats de la fusion pour vous assurer que l'aspect des compositions correspond à celui que vous souhaitez. Lorsque vous affichez l'aperçu de vos compositions, vous pouvez identifier les problèmes à résoudre avant l'impression. Vous pouvez prévisualiser la fusion de deux manières.

  • Pendant que vous ajustez la disposition, vous pouvez prévisualiser celle de chaque composition.
  • Lorsque vous êtes prêt à imprimer, vous pouvez prévisualiser la disposition des compositions sur la feuille.

Afficher un aperçu de la disposition

Les informations du premier enregistrement de votre source de données sont copiées dans les champs de données. Vous pouvez utiliser les boutons de navigation pour afficher un aperçu des informations des autres enregistrements de la source de données.

  1. Dans le volet Office Fusion et publipostage, cliquez sur les boutons de navigation Image du bouton Image du bouton pour déterminer l'aspect de chaque entrée dans vos compositions fusionnées.

Vous ne pouvez pas modifier les entrées de la source de données à cet endroit, mais pour mettre en forme, déplacer ou supprimer des données, vous pouvez mettre en forme, déplacer ou supprimer les champs de données.

Voici un exemple d'aspect d'une composition fusionnée.

Porte-nom d'un participant à la réunion

  1. Si vous détectez des problèmes, corrigez-les dès maintenant. Par exemple, vous pouvez modifier la police ou la taille de police et la couleur des noms des participants. Sélectionnez les champs de nom, y compris les chevrons. Dans le menu Format, cliquez sur Police pour ouvrir la boîte de dialogue Police, puis apportez les modifications souhaitées.
  2. Si les aperçus vous conviennent, au bas du volet Office, cliquez sur Suivante : créer des compositions fusionnées.

Afficher l'aperçu de la disposition des compositions sur la feuille

Pour effectuer une dernière vérification de la composition de fusion, vous pouvez afficher l'aperçu de la fusion avant de procéder à l'impression.

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Configuration de l'impression.
  2. Dans la boîte de dialogue Configuration de l'impression, cliquez sur Plusieurs pages par feuille, puis sur OK.

 Remarque   Cette option est disponible uniquement lorsque la taille de page de la composition est inférieure à celle de la feuille sur laquelle la composition est imprimée.

  1. Dans le volet Office Fusion et publipostage, sous Créer des compositions fusionnées, cliquez sur Aperçu avant impression pour vous assurer que les informations s'alignent correctement sur la planche de porte-noms ou d'étiquettes.
  2. Cliquez sur Fermer pour fermer la fenêtre d'aperçu.

Imprimer et enregistrer la composition fusionnée

Une fois que vous avez imprimé la composition, vous pouvez l'enregistrer afin de pouvoir rapidement créer d'autres compositions basées sur elle selon vos besoins. Ce que vous enregistrez ne correspond pas à l'ensemble de porte-noms que vous avez imprimé. Vous enregistrez en fait la composition avec sa connexion à votre source de données et ses champs d'espace réservé. La composition conserve le lien vers la source de données à laquelle vous l'avez connectée, afin de vous permettre d'accéder directement à l'étape de l'affichage de l'aperçu.

  1. Dans le volet Office Fusion et publipostage, sous Créer des compositions fusionnées, cliquez sur Imprimer, puis cliquez sur l'onglet Paramètres de la composition et du papier.
  2. Dans la boîte de dialogue Imprimer, sous Options d'impression, cliquez sur Plusieurs pages par feuille, apportez les modifications souhaitées aux autres paramètres, puis cliquez sur Imprimer.
  3. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la composition.

 Remarque   Pour faciliter l'alignement d'une composition sur le support d'un fabricant spécialisé ou pour imprimer plusieurs pages d'une composition sur une seule feuille, activez les repères de rognages, puis imprimez une feuille de test sur du papier ordinaire. Superposez le support du fabricant sur la feuille de test, puis portez-les à la lumière pour voir si l'alignement est correct. Vous pouvez désactiver les repères de rognages une fois que vous avez aligné votre composition sur la feuille de papier. Pour plus d'informations sur l'impression des repères de rognages pour faciliter l'alignement des compositions, consultez Imprimer les repères de rognages.

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S'applique à :
Publisher 2007