Au-delà de Microsoft Office Excel pour la gestion de projets

Vous pouvez l’admettre, vous avez utilisé une feuille de calcul Microsoft Excel pour gérer vos projets et vous ne voyez aucune bonne raison de changer. Vous n’êtes pas le seul.

Il est tentant de démarrer un projet dans Excel, car il vous permet rapidement de répertorier tous vos projets, de les organiser comme vous le souhaitez et même de créer quelque chose qui ressemble à un affichage Diagramme de Gantt (affichage Diagramme de Gantt : affichage prédéfini qui affiche les tâches d’un projet sur le côté gauche de la vue et les barres graphiques correspondant aux durées de ces tâches sur le côté droit.). Mais la feuille de calcul ne répond pas aux attentes lorsqu’il est question de calculer les modifications apportées à votre projet.

Lorsque vous vous retrouvez en train de jongler avec plusieurs projets, des planifications interrompues et des ressources partagées, la maintenance d’une planification dans une feuille de calcul devient une tâche insurmontable. Grâce à son moteur de planification dynamique, ses outils de gestion des ressources et sa prise en charge pour une meilleure communication, Microsoft Project peut vous aider à garder le cap.

Que voulez-vous faire ?


Tirer parti de la gestion des ressources à l’échelle de l’entreprise

Lorsque vous utilisez des feuilles de calcul pour assurer le suivi des projets, que se passe-t-il lorsqu’une ressource unique est affectée à plusieurs projets ? Vous devez gérer les ressources en dehors de votre plan de projet, manuellement ou à l’aide d’un programme tiers. Les ressources finissent souvent involontairement surutilisées (surutilisation : résultat de l’affectation à une ressource d’un nombre de tâches plus important que ce qu’elle peut accomplir pendant la période ouvrée disponible.) et vous pouvez passer beaucoup de temps à essayer de replanifier le travail.

Avec Microsoft Project Professionel, tous les projets de votre organisation peuvent puiser dans une liste de ressources (liste des ressources : ensemble de ressources pouvant être affectées à des tâches de projet. Une liste des ressources peut être utilisée exclusivement par un projet ou partagée par plusieurs.) centralisée, à l’échelle de l’entreprise. Cela permet aux responsables de projets d’afficher rapidement la disponibilité (disponibilité : indique à quel moment et pour combien de temps une ressource peut être prévue sur un travail. La disponibilité est déterminée par les calendriers du projet et de la ressource, les dates de début et de fin de la ressource ou le niveau de disponibilité de la ressource.) d’une ressource avant d’affecter cette dernière à une tâche.

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Laisser Project calculer l’effet des modifications de date

Imaginons que vous avez effectué le suivi d’un projet dans une feuille de calcul. Ce projet contient une tâche qui ne peut pas démarrer tant qu’un autre projet ne génère pas un livrable (livrable : résultat tangible et mesurable, aboutissement ou élément qui doit être produit pour achever un projet ou une partie d’un projet. En règle générale, l’équipe de projet et les participants au projet s’accordent sur les livrables avant le début du projet.) spécifique. Ce livrable a été prévu pour le 18 juin. Nous sommes aujourd’hui le 25 juin et vous l’attendez toujours. Combien de temps cela vous prendra-t-il de mettre à jour votre feuille de calcul avec une nouvelle date pour la tâche dont les modalités dépendent de ce livrable ? Peut-être pas longtemps si la tâche est proche de la fin du projet, mais que se passera-t-il si la tâche est au début du projet ? Et si votre projet possède plus de 50 tâches ? Ou plus de 100 tâches ?

Project vous permet d’ajuster rapidement les affectations (affectation : ressource spécifique affectée à une tâche particulière.) de planification et de ressources de vos projets grâce à son moteur de planification dynamique. Il gère de façon transparente un changement de date et ses effets, en prenant en compte l’ensemble des interdépendances, livrables et affectations des ressources. Non seulement il recalcule automatiquement la planification, mais il affiche également en surbrillance les dates qu’il a modifiées, de sorte que vous pouvez rapidement voir l’effet de chaque changement de planification.

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Utiliser des méthodes de création de rapports souples

Vous avez une réunion improvisée avec votre responsable dans 10 minutes pour faire le point sur l’état de votre projet. Vous voulez apporter un rapport d’avancement de votre projet, mais dans un laps de temps si court, le mieux que vous puissiez faire est d’imprimer votre feuille de calcul en espérant que toutes les données présentes soient précises. Vous souhaiteriez présenter à votre responsable un rapport plus solide sur votre projet, mais cela est simplement impossible en si peu de temps en utilisant une feuille de calcul.

Avec Project, vous pouvez rapidement générer un rapport visuel à l’aide d’un modèle qui exporte les données vers un tableau croisé dynamique (rapport de tableau croisé dynamique : tableau interactif qui récapitule rapidement, ou présente sous forme d’analyse croisée, d’importantes quantités de données. Vous pouvez faire pivoter ses lignes et ses colonnes pour voir différents récapitulatifs des données sources, filtrer les données en affichant différentes pages ou afficher des détails.) dans Excel ou un diagramme croisé dynamique dans Microsoft Visio Professionel. Vous pouvez choisir les champs que vous souhaitez afficher en surbrillance dans le rapport, notamment tous les champs personnalisés que vous avez configurés pour votre projet, et présenter un rapport propre et concis à votre réunion avec la direction.

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Intégrer Project à Excel

En exportant les données de votre projet vers Excel, vous pouvez continuer à utiliser ses puissantes fonctionnalités de feuille de calcul tout en tirant parti de Project pour effectuer le suivi des planifications et des ressources de votre projet. Vous pouvez également importer ou incorporer des données Excel dans votre plan de projet.

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S'applique à :
Project 2010