Gestion des droits relatifs à l’information du système Microsoft Office 2007

Cet article explique comment limiter l’accès au contenu des documents, classeurs et autres présentations à l’aide de la Gestion des droits relatifs à l’information (IRM), qui est disponible dans Microsoft Office System 2007. Pour plus d’informations sur la limitation de l’accès au contenu dans les messages électroniques, voir Restreindre l’autorisation d’accès aux informations confidentielles dans les messages électroniques.

Pour plus d’informations sur la définition d’un mot de passe pour l’ouverture ou la modification d’un fichier, voir Définir un mot de passe pour ouvrir ou modifier un document, un classeur ou une présentation. D’autres articles décrivant l’utilisation de mots de passe pour la protection de la mise en forme des documents et la protection des éléments de feuilles de calcul ou de classeurs sont également disponibles.

Contenu de cet article


Objet de la Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) et ses limites

La Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) permet aux individus et aux administrateurs de spécifier des autorisations d’accès aux documents, classeurs et autres présentations. Ce dispositif s’avère utile pour empêcher toute personne non autorisée d’imprimer, transférer ou copier des informations confidentielles. Dès lors que l’accès à un fichier a été restreint par le biais de l’IRM, les restrictions d’accès et d’utilisation sont appliquées, quel que soit l’emplacement des informations, car les droits d’accès à un fichier sont stockés dans le fichier de document proprement dit.

La fonctionnalité IRM permet aux individus d’appliquer leurs préférences personnelles en matière de transmission d’informations personnelles ou confidentielles. Elle permet également aux entreprises d’appliquer leur propre stratégie en matière de contrôle et de diffusion d’informations confidentielles ou internes.

La fonctionnalité IRM s’avère utile pour :

  • empêcher le destinataire autorisé d’un contenu restreint de le transférer, copier, modifier, imprimer, télécopier ou coller pour une utilisation non autorisée ;
  • empêcher la copie d’un contenu restreint à l’aide de la fonctionnalité d’impression écran de Microsoft Windows ;
  • restreindre le contenu, quelle que soit sa destination ;
  • prendre en charge l’expiration de fichier de sorte que le contenu des documents ne puisse plus être consulté passé un certain délai ;
  • mettre en œuvre la stratégie régissant l’utilisation et la diffusion de contenu au sein de la société.

En revanche, la fonctionnalité IRM ne peut pas empêcher :

  • la suppression, la subtilisation, la capture et la transmission de contenu par des programmes malicieux tels que chevaux de Troie, enregistreurs de frappe et certains types de logiciels espion ;
  • la perte ou l’altération de contenu du fait des actions de virus informatiques ;
  • la copie manuscrite de contenu restreint ou sa refrappe sur l’écran du destinataire ;
  • la prise de vue, au moyen d’un appareil photo numérique, du contenu restreint affiché à l’écran ;
  • la copie de contenu restreint à l’aide de programmes de capture d’écran tiers.

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Types de fichiers que vous pouvez gérer par des droits avec l’IRM

En utilisant l’IRM dans Office version 2007, vous pouvez gérer les droits relatifs aux fichiers XML Paper Specification (.xps) et aux types de fichiers suivants :

Fichiers Word

Type de fichier Extension
Document .doc
Document .docx
Document à macros actives .docm
Modèle .dot
Modèle .dotx
Modèle à macros actives .dotm

Fichiers Excel

Type de fichier Extension
Classeur .xls
Classeur .xlsx
Classeur à macros actives .xlsm
Modèle .xlt
Modèle .xltx
Modèle à macros actives .xltm
Classeur binaire non-XML .xlsb
Complément à macros actives .xla
Complément à macros actives .xlam

Fichiers PowerPoint

Type de fichier Extension
Présentation .ppt
Présentation .pptx
Présentation à macros actives .pptm
Modèle .pot
Modèle .potx
Modèle à macros actives .potm
Diaporama .pps
Diaporama .ppsx
Diaporama à macros actives .ppsm
Thème Office .thmx

 Remarques 

  • Lorsque ces types de fichiers sont joints à un message électronique géré par des droits dans Office Outlook 2007, ils sont également gérés par des droits automatiquement.
  • Lorsque vous joignez un fichier de message (.msg) à un message électronique géré par des droits, le message en pièce jointe n’est pas géré par des droits. La Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) ne gère pas les types de fichiers .msg par des droits.

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Configurer votre ordinateur en vue d’utiliser l’IRM

Pour utiliser la Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) dans Office version 2007, la configuration logicielle minimale requise est le client Windows Rights Management Services (RMS) Service Pack 1 (SP1). Si vous utilisez un ordinateur fonctionnant sous Windows Vista, le client Windows Rights Management Services (RMS) est déjà installé. Si vous utilisez un ordinateur fonctionnant sous Windows XP, le client Windows Rights Management Services (RMS) Service Pack 1 (SP1) doit être installé sur l’ordinateur par vous-même ou l’administrateur RMS. Ce dernier peut configurer des stratégies IRM qui définissent les personnes autorisées à accéder aux informations et le niveau de modification dans un messages électronique. Par exemple, l’administrateur d’une société peut définir un modèle des droits intitulé « Informations confidentielles de la société », qui spécifie qu’un message électronique utilisant cette stratégie peut être uniquement ouvert par les utilisateurs internes au domaine de la société.

Installer le client Windows Rights Management Services (RMS)

  1. Dans Windows XP, cliquez sur le bouton Démarrer, puis sur Panneau de configuration.
  2. Cliquez sur Ajouter ou supprimer des programmes, puis sur Ajouter ou supprimer des programmes. Dans le volet de gauche, cliquez sur Ajouter de nouveaux programmes. Dans la liste des programmes, cliquez sur client Windows Rights Management , puis sur Ajouter.

 Remarque   En mode Affichage classique, double-cliquez sur Ajout/Suppression de programmes et, dans le volet de gauche, cliquez sur Ajouter de nouveaux programmes. Dans la liste des programmes, cliquez sur client Windows Rights Management , puis sur Ajouter.

Autre solution : la première fois que vous tentez d’ouvrir des fichiers dont les droits ont été gérés à l’aide de la fonctionnalité IRM, Office version 2007 vous invite à télécharger le client Windows Rights Management Services s’il n’est pas installé sur votre ordinateur. Pour plus d’informations sur le client Windows Rights Management Services, visitez le site Web Windows Rights Management Services.

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Télécharger des autorisations

La première fois que vous essayez d’ouvrir un document, un classeur ou une présentation à autorisation limitée, vous devez vous connecter à un serveur de licences pour vérifier vos informations d’identification et pour télécharger une licence d’utilisation. Cette licence définit le niveau d’accès dont vous bénéficiez sur un fichier. Ce processus est nécessaire pour chaque fichier à autorisation limitée. En d’autres termes, le contenu dont l’accès est limité ne peut pas être ouvert sans une licence d’utilisation. Au moment de télécharger des autorisations, Microsoft Office envoie vos informations d’identification (dont notamment votre adresse de messagerie), ainsi que des informations sur vos droits d’accès au serveur de licences. Les informations contenues dans le document ne sont pas envoyées au serveur de licences. Pour plus d’informations, voir Déclaration de confidentialité.

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Limiter l’accès au contenu des fichiers

Les auteurs peuvent limiter l’accès aux documents, classeurs et autres présentations par utilisateur, par document ou par groupe (les autorisations par groupe nécessitent le service d’annuaire Microsoft Active Directory pour le développement des groupes). C’est dans la boîte de dialogue Autorisation que les auteurs accordent aux utilisateurs un accès en lecture ou modification et qu’ils définissent les dates d’expiration du contenu. Par exemple, Robert, l’auteur, accorde à Hélène l’autorisation de lire un document mais pas de le modifier. Robert accorde ensuite à Jean l’autorisation de modifier et d’enregistrer le document. Robert peut également décider de limiter l’accès dont bénéficient Jean et Hélène à ce document à une durée de cinq jours. Après quoi, l’autorisation associée à ce document expire. Pour plus d’informations sur la définition de la date d’expiration d’un document, voir Définir la date d’expiration d’un fichier.

Boîte de dialogue Autorisation

  1. Enregistrez le document, le classeur ou la présentation.
  2. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Préparer, sur Limiter les autorisations, puis cliquez sur Ne pas distribuer.
  3. Activez la case à cocher Restreindre l’autorisation à : , puis attribuez les niveaux d’accès souhaités à chaque utilisateur.

Les choix qui vous sont proposés peuvent être limités si un administrateur a défini des stratégies d’autorisation personnalisées que les individus ne peuvent pas modifier.

Niveaux d’autorisation

  • Lecture     Les utilisateurs bénéficiant d’une autorisation de lecture sont en mesure de lire un document, un classeur ou une présentation, mais ils ne sont pas autorisés à le modifier, l’imprimer ou le copier.
  • Modification     Les utilisateurs disposant d’une autorisation de modification peuvent lire, modifier et enregistrer un document, un classeur ou une présentation, mais ils ne sont pas autorisés à l’imprimer.
  • Contrôle total     Les utilisateurs qui disposent d’une autorisation Contrôle total jouissent de tous les privilèges de création et peuvent à ce titre faire tout ce qu’un auteur peut effectuer au niveau d’un document, d’un classeur ou d’une présentation, à savoir, définir des dates d’expiration de contenu, interdire l’impression et attribuer des autorisations aux utilisateurs. Dès lors que l’autorisation associée à un document arrive à expiration pour les utilisateurs autorisés, le document ne peut être ouvert que par son auteur ou par les utilisateurs qui bénéficient d’une autorisation Contrôle total pour le document. Les auteurs disposent toujours d’une autorisation Contrôle total.
  1. Pour attribuer une autorisation Contrôle total à un utilisateur, cliquez sur Autres options puis, dans la colonne Niveau d’accès, cliquez sur la flèche et sur Contrôle total dans la liste Modification.

Boîte de dialogue Autorisation

  1. Une fois que vous avez attribué les niveaux d’autorisation, cliquez sur OK.

La barre des messages apparaît, ce qui indique que le document est géré par des droits. Si vous avez besoin de modifier des autorisations d’accès au document, cliquez sur Modifier autoris....

Barre des messages

Si un document à autorisation limitée est transmis à une personne non autorisée, un message s’affiche avec l’adresse de messagerie ou le site Web de son auteur, de sorte que la personne en question peut demander l’autorisation nécessaire.

Image de la boîte de dialogue

Si l’auteur décide de ne pas inclure d’adresse de messagerie, les utilisateurs non autorisés reçoivent un message d’erreur.

Définir la date d’expiration d’un fichier

  1. Ouvrez le fichier.
  2. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Préparer, sur Limiter les autorisations, puis cliquez sur Ne pas distribuer.
  3. Activez la case à cocher Restreindre l’autorisation à , puis cliquez sur Autres options.
  4. Sous Autorisations supplémentaires aux utilisateurs, activez la case à cocher Ce document expire le, puis entrez une date.
  5. Cliquez deux fois sur OK.

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Utiliser un compte d’utilisateur Windows différent pour les fichiers gérés par des droits

  1. Ouvrez le document, la feuille de calcul ou la présentation.
  2. Cliquez sur le bouton Microsoft OfficeImage du bouton, pointez sur Préparer, sur Limiter les autorisations, puis cliquez sur Gérer les informations d’identification.
  3. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Dans la boîte de dialogue Sélectionner l’utilisateur, sélectionnez l’adresse de messagerie correspondant au compte que vous souhaitez utiliser, puis cliquez sur OK.
    • Dans la boîte de dialogue Sélectionner l’utilisateur, cliquez sur Ajouter, tapez les informations d’identification du nouveau compte, puis cliquez deux fois sur OK.

Boîte de dialogue Sélectionner l’utilisateur

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Afficher du contenu à autorisation limitée

Pour afficher du contenu géré par des droits et pour lequel vous bénéficiez d’autorisations d’accès dans Office version 2007, ouvrez simplement le document, le classeur ou la présentation.

Si vous souhaitez afficher les autorisations dont vous disposez, cliquez sur Afficher l’autorisation dans la barre des messages ou cliquez sur le bouton de la barre d’état au bas de votre écran.

Barre d’état

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S'applique à :
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007