Utiliser les rapports et les graphiques dans le Gestionnaire de contacts professionnels

Un rapport est un excellent outil d’analyse de vos Comptes, (compte : société ou organisation avec laquelle vous travaillez. Si un service est fourni, service dentaire ou médical, un compte peut également être un client.) Contacts professionnels (contact professionnel : personne d’une société ou d’une organisation avec laquelle vous travaillez.), Prospects (prospect : client potentiel qui doit être contacté par un représentant et auprès duquel on effectue des démarches commerciales.), Opportunités (opportunité : possibilité de vendre vos produits ou services à un Compte ou Contact professionnel.), Projets professionnels (projet professionnel : projet qui est créé dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook. Un projet professionnel est composé d’une ou plusieurs tâches du projet.) et activités marketing (Activité marketing : action censée vendre ou identifier des produits et services pour un groupe de destinataires sélectionné. Les activités marketing peuvent comporter des listes d’appels, des messages électroniques et des prospectus papier. Plusieurs activités marketing peuvent faire partie d’une campagne marketing.). Vous pouvez ouvrir des dizaines de rapports par défaut dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, ainsi que modifier, enregistrer, mettre à jour et réutiliser un nombre presque illimité de rapports supplémentaires.

Cet article décrit les fonctionnalités de rapport dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook, et la façon dont vous pouvez utiliser les rapports, les personnaliser et les utiliser pour lancer d’autres activités professionnelles.

Que voulez-vous faire ?


Ouvrir et modifier un rapport

Le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook fournit de nombreux rapports prédéfinis. Si vous ne trouvez pas exactement ce que vous voulez, vous pouvez ouvrir un rapport qui est similaire, puis le modifier comme bon vous semble. Vous pouvez également enregistrer vos rapports personnalisés en vue d’une réutilisation ultérieure.

Ouvrir un rapport

  1. Dans le Ruban (Ruban : élément remplaçant la plupart des menus, barres d’outils et volets Office. Le Ruban présente des onglets basés sur les tâches comprenant des outils et options organisés dans des groupes logiques.), cliquez sur l’onglet Rapports. Les rapports disponibles sont groupés sur base de leurs espaces de travail connexes : Gestion des contacts, Ventes, Marketing ou Projets professionnels. Le groupe Ouvrir contient des rapports que vous avez modifiés et enregistrés.

Onglet Rapports du Ruban

  1. Pour ouvrir un rapport prédéfini, cliquez sur le bouton correspondant au type de rapport que vous voulez utiliser, puis cliquez sur le nom du rapport dans la liste.
  2. Pour ouvrir un rapport modifié que vous avez enregistré, cliquez sur Rapports enregistrés, cliquez sur le nom du rapport dans la boîte de dialogue Ouvrir des rapports enregistrés, puis cliquez sur Ouvrir.

 Conseil    Si vous n’êtes pas sûr quel groupe ou catégorie contient le rapport que vous recherchez, reportez-vous à Afficher la liste des rapports standard.

Pour vous aider à modifier un rapport, voir Modifier un rapport pour le rendre plus utile.

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Modifier un rapport

Le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook vous offre une grande souplesse pour modifier l’aspect de vos rapports.

Contenu de cette section


Modifier la disposition d’un rapport

Vous disposez de plusieurs options pour modifier la disposition ou l’aspect d’un rapport. Vous pouvez utiliser ces méthodes individuellement ou les associer ; l’ordre dans lequel vous effectuez les modifications n'a pas d'importance.

  • Utiliser le volet Personnaliser le rapport     Dans le groupe Disposition du Ruban, cliquez sur l’une des options pour ouvrir le volet Personnaliser le rapport :
    • Choisissez la colonne. Si vous voulez changer les colonnes qui apparaissent, cliquez sur ce bouton, puis cliquez sur le signe + (plus) pour développer la liste et afficher tous les éléments qui s’y trouvent. Les options disponibles varieront selon le rapport que vous modifiez. Activez les cases à cocher correspondant aux colonnes que vous voulez afficher, et désactivez les cases à cocher des éléments que vous ne voulez pas voir dans le rapport.
    • En-tête et pied de page. Si vous voulez ajouter un en-tête ou un pied de page dans le rapport, ou ajouter des notes au rapport, cliquez sur ce bouton, puis activez les cases à cocher et entrez des informations pour les colonnes que vous voulez afficher. Désactivez les cases à cocher correspondant aux colonnes que vous ne voulez pas voir dans le rapport.
    • Polices. Si vous voulez changer l’aspect des polices et des nombres, cliquez sur Polices. Cliquez sur les options que vous voulez modifier et mettez-les à jour comme bon vous semble. Vous pouvez changer la police dans le corps du rapport, dans les étiquettes des lignes et des colonnes, et dans les champs numériques pour les totaux et les sous-totaux.
  • Utiliser les contrôles de tri et de filtre      Dans le groupe Trier et filtrer du Ruban, effectuez l’une des actions suivantes :
    • Filtrer. Vous pouvez limiter les résultats s’affichant dans le rapport en filtrant le rapport. Pour des informations sur la façon de filtrer un rapport, voir Filtrer les enregistrements dans le Gestionnaire de contacts professionnels.
    • Croissant ou Décroissant. Cliquez sur l’une de ces options pour modifier l’ordre de tri des enregistrements dans le rapport. Par défaut, les listes sont triées par ordre alphabétique sur base du champ principal dans le rapport. Par exemple, dans le rapport intitulé Contacts professionnels par Compte, la liste est triée initialement sur base du nom de compte. Sous le nom Compte, chaque contact professionnel lié à un compte s’affiche dans l’ordre alphabétique.

 Conseil    Les noms apparaissent sur base des informations figurant dans le champ Nom complet. Si vous incluez les titres dans le nom complet, les titres sont inclus dans le tri. Par exemple, le nom complet Sr. Carlos Lacerda apparaîtra sous la lettre S.

  • Réorganiser les colonnes     Pour changer l’ordre des colonnes dans un rapport, cliquez simplement sur un nom de colonne, puis faites-le glisser à l’endroit de votre choix.
  • Trier des éléments dans un champ de données secondaire    Pour inverser l’ordre du texte ou des nombres dans un champ secondaire, cliquez sur le nom du champ dans le rapport. Par exemple, dans le rapport intitulé Contacts professionnels par Compte, vous pouvez cliquer sur la colonne Nom du contact professionnel pour retrier les noms des contacts professionnels répertoriés sous chaque nom de compte dans l’ordre alphabétique inverse. Cliquez à nouveau sur le titre de la colonne pour rétablir l’ordre initial. De même, si vous cliquez sur le nom de colonne Adresse - Code postal, la liste des contacts professionnels sous chaque nom de compte est retriée dans l’ordre numérique inverse.
  • Réduire ou développer les groupes dans un champ de données secondaire     Cliquez sur le signe - (moins) dans une ligne quelconque du rapport pour réduire tous les sous-éléments et afficher uniquement la première ligne de l’entrée de rapport. Par exemple, dans le rapport intitulé Contacts professionnels par Compte, vous pouvez cliquer sur le signe - (moins) en regard d’un nom de compte pour masquer la liste des contacts professionnels liés. Pour indiquer qu’une liste est réduite, le signe - (moins) change en signe + (plus). Cette fonctionnalité peut être utile pour réduire la taille et la complexité du rapport. Pour développer un groupe, cliquez sur le signe + (plus).

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Modifier un rapport pour le rendre plus utile

Il y a plusieurs façons dont vous pouvez modifier vos rapports pour les rendre plus utiles pour vous ou vos collègues.

Pour plus d’informations sur la modification de valeurs dans des listes, voir Créer et personnaliser les types et les listes d’enregistrements.

 Remarque    Si un champ défini par l’utilisateur que vous avez ajouté à un rapport est supprimé de votre base de données du Gestionnaire de contacts professionnels (base de données Gestionnaire de contacts professionnels : base de données qui stocke les informations concernant les Comptes, les Contacts professionnels, les Opportunités, les Projets professionnels, et autres éléments.), le rapport enregistré n’affichera pas les informations du champ supprimé. Si vous exportez un rapport contenant les informations dans Excel avant que le champ ne soit supprimé, ces rapports ne sont pas affectés.

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Corriger les erreurs de données dans un rapport

Lorsque vous examinez un rapport, vous trouverez peut-être des erreurs que vous voulez corriger. Par exemple, vous verrez peut-être qu’un contact professionnel a été associé au compte incorrect. Ce type d’erreur ne peut pas être corrigé dans le rapport, mais doit être corrigé dans les rapports individuels concernés.

Pour corriger l’erreur dans cet exemple, ouvrez l’enregistrement Contact professionnel et dans la Page Général de l’enregistrement, dans le champ Compte lié, entrez le compte correct. Ensuite, si vous revenez dans le rapport et dans le groupe Actions, vous cliquez sur Actualiser, le rapport sera correct.

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Enregistrer, actualiser ou imprimer un rapport ouvert

Après avoir révisé un rapport, vous souhaiterez peut-être enregistrer toutes les modifications que vous y avez apportées, mettre à jour les données ou imprimer le rapport. Commencez avec un rapport ouvert pour effectuer l’une de ces actions.

Enregistrer un rapport modifié

Il n’est pas nécessaire d’enregistrer un rapport que vous n’avez pas modifié, dans la mesure où il est disponible dans l’onglet Rapports du Ruban. Les rapports enregistrés sont stockés dans la base de données Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

  1. Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Rapports, puis cliquez sur le type de rapport que vous voulez ouvrir, puis cliquez sur le nom du rapport pour l’ouvrir.
  2. Personnalisez le rapport de la façon décrite dans Ouvrir et modifier un rapport.
  3. Dans le groupe Actions du Ruban, cliquez sur Enregistrer sous.
  4. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous qui s’ouvre, tapez un nom pour le rapport, puis cliquez sur OK.

Pour ouvrir un rapport personnalisé, cliquez sur Rapports enregistrés.

 Conseil    Le rapport est enregistré dans la même catégorie que le rapport que vous avez modifié pour créer le rapport enregistré.

Actualiser des données dans un rapport

Les données d’un rapport sont actualisées chaque fois que vous ouvrez un rapport enregistré. Vous pouvez également le mettre à jour si vous le souhaitez.

  1. Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Rapports, puis cliquez sur le type de rapport que vous voulez ouvrir, puis cliquez sur le nom du rapport pour l’ouvrir.
  2. Dans le groupe Actions du Ruban, cliquez sur Actualiser.

Imprimer un rapport

  1. Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Rapports, puis cliquez sur le type de rapport que vous voulez ouvrir, puis cliquez sur le nom du rapport pour l’ouvrir.
  2. Dans le groupe Actions du Ruban, cliquez sur Imprimer.

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Créer un graphique à partir d’un rapport

Vous pouvez créer un graphique à partir de la plupart des rapports dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook et à partir des rapports personnalisés que vous avez créés à partir d’un rapport. Les rapports pouvant être affichés sous la forme de graphiques comporteront un bouton actif Graphique (bouton Graphique ) dans le Ruban. Les rapports qui n’ont aucune donnée peuvent être affichés en tant que graphiques.

  1. Ouvrez le rapport que vous souhaitez afficher sous forme de graphique.
  2. Dans le groupe Afficher du Ruban, cliquez sur Graphique. Si un graphique est trop large pour s’afficher sur votre moniteur, une barre de défilement horizontale apparaîtra sous le graphique.

 Conseil    Si vous voulez créer des graphiques plus sophistiqués, exportez les données de rapport dans Excel et utilisez ce programme pour créer votre graphique. Pour plus d’informations sur l’exportation de données dans Excel, voir Exporter un rapport vers Excel ou un autre programme en vue de l’analyser.

exemple de graphique

  1. Utilisez les contrôles du groupe Graphique dans le Ruban pour personnaliser vos graphiques.
  • Libellés     Cliquez sur Libellés pour ajouter ou supprimer les Intitulés des axes et une Légende.
  • Valeurs     Cliquez sur Valeurs pour sélectionner les données affichées dans le rapport. Par exemple, dans le graphique pour Opportunités par source, vous pouvez afficher les données Nombre d’opportunités    ou Revenu.
  • Attendu     et Total    Activez ces cases à cocher si vous voulez que le graphique affiche le revenu effectif, le revenu attendu ou les deux.

 Remarque    Les cases à cocher ne sont pas disponibles dans tous les graphiques.

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Exporter un rapport vers Excel ou un autre programme en vue de l’analyser

Vous pouvez facilement exporter un rapport du Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook dans Microsoft Excel ou un autre programme en vue d’une analyse approfondie. Pour exporter les données de rapport dans un autre programme qu’Excel, commencez par exporter les données dans Excel. Ensuite, dans Excel, vous pouvez enregistrer les données dans un format de fichier que l’autre programme peut ouvrir. Par exemple, un fichier Excel enregistré au format de fichier CSV (Comma Separated Value, valeurs séparées par des virgules) peut être ouvert dans une série de programmes.

Effectuez l’une des opérations suivantes :

Enregistrer le rapport en tant que fichier Excel sur votre ordinateur    

  1. Ouvrez le rapport que vous voulez exporter dans Excel.
  2. Dans le groupe Actions du Ruban, cliquez sur Exporter vers Excel. Le rapport s’ouvre dans Excel.
  3. Dans Excel, cliquez sur le bouton Enregistrer pour ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous. Choisissez l’un des 20 formats de fichiers pour enregistrer le rapport.

Envoyer le rapport par courrier électronique en tant que pièce jointe Excel    

  1. Ouvrez le rapport que vous voulez envoyer comme pièce jointe de courrier électronique.
  2. Dans le groupe Actions du Ruban, cliquez sur Envoyer comme courrier électronique. Un formulaire de message électronique Outlook s’ouvre avec le rapport joint en tant que fichier Excel (format .xlsx).
  3. Complétez les lignes À et Objet, tapez un message (facultatif), puis cliquez sur Envoyer.

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Lancer une activité de marketing à partir d’un rapport

Vous pouvez utiliser un rapport contenant les adresses, numéros de téléphone ou adresses électroniques des comptes, contacts professionnels ou prospects pour lancer une activité marketing dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook.

  1. Ouvrez le rapport qui servira de base à une activité marketing.
  2. Cliquez sur Ctrl+A pour mettre en surbrillance tous les enregistrements de la liste.
  3. Dans le groupe Communiquer du Ruban, cliquez sur Nouvelle liste d’appels, Messages électroniques de masse ou Impression de publipostage, puis cliquez sur Tous les destinataires ou Destinataires sélectionnés.
  4. Dans le formulaire d’activité marketing qui s’ouvre, créez la liste de destinataires pour l’activité et le contenu.

Pour des informations sur la création d’une liste d’appels, voir Créer et utiliser des listes d’appels dans le Gestionnaire de contacts professionnels. Pour des informations sur la création d’autres activités de marketing, voir Commercialiser vos produits et services dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Ouvrir un rapport à partir d’un gadget

Pour ouvrir un rapport à partir d’un gadget, cliquez sur l’icône de rapport dans le gadget. Les rapports ouverts à partir de gadgets se comportent exactement comme les rapports ouverts à partir du Ruban.

Pour plus d’informations sur les gadgets, voir Utiliser les gadgets dans le Gestionnaire de contacts professionnels.

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Afficher la liste des rapports standard

La liste suivante de rapports standard disponibles dans le Gestionnaire de contacts professionnels pour Outlook est organisée par type d’enregistrement.

 Conseil    La plupart des rapports peuvent être convertis en graphique, comme décrit dans Créer un graphique à partir d’un rapport.

AfficherRapports de compte    

  • Comptes par Affecté à
  • Comptes par Ville
  • Comptes par Département/Région
  • Comptes par Code postal
  • Comptes par Secteur de vente
  • Comptes par Catégorie
  • Comptes par Évaluation
  • Comptes par Statut de paiement
  • Comptes par Source
  • Synthèse de l’activité des Comptes
  • Activité par Compte
  • Comptes inactifs
  • Liste résumée des comptes

AfficherRapports de contacts professionnels    

  • Contacts professionnels par Compte
  • Contacts professionnels par Affecté à
  • Contacts professionnels par Ville
  • Contacts professionnels par Département/Région
  • Contacts professionnels par Code postal
  • Contacts professionnels par Catégorie
  • Contacts professionnels par Évaluation
  • Contacts professionnels par Statut de paiement
  • Contacts professionnels par Source
  • Contacts professionnels par Anniversaire de mariage
  • Contacts professionnels par Anniversaire
  • Synthèse de l’activité des Contacts professionnels
  • Activité par Contact professionnel
  • Contacts professionnels inactifs
  • Liste résumée des contacts professionnels

AfficherRapports de prospects

  • Prospects par Affecté à
  • Prospects par Affecté à et Évaluation
  • Prospects par Score

AfficherRapports d’opportunité

  • Opportunités par Produit et service
  • Opportunités par Affecté à
  • Opportunités par Source
  • Opportunités par Compte
  • Opportunités par Contact professionnel
  • Opportunités échues
  • Synthèse des ventes
  • Pipeline des ventes
  • Activité par Opportunité

AfficherAutres rapports de ventes

  • Meilleurs clients par revenu : Comptes
  • Meilleurs clients par revenu : Contacts professionnels
  • Meilleurs produits : Meilleures ventes
  • Meilleurs produits : Produits les plus rentables
  • Meilleurs produits : Produits à marge la plus élevée
  • Principales références : Par volume des prospects
  • Principales références : Par ventes totales
  • Clients en sommeil : Pendant les 30 derniers jours
  • Clients en sommeil : Pendant les 90 derniers jours
  • Clients en sommeil : Pendant les 180 derniers jours
  • Clients en sommeil : Pendant les 365 derniers jours

AfficherRapports marketing

  • Opportunités par activité marketing
  • Contacts professionnels par activité marketing
  • Comptes par activité marketing
  • Activités de marketing par campagne
  • Activités de marketing par type
  • Journaux téléphoniques par liste d’appels

AfficherRapports de projets professionnels

  • Projets professionnels - Tous
  • Projets professionnels - Prochaine échéance
  • Projets professionnels - En retard
  • Projets professionnels par Statut
  • Projets professionnels par Échéance
  • Projets professionnels par Affecter à
  • Projets professionnels par Type
  • Projets professionnels par Priorité
  • Projets professionnels par Compte
  • Projets professionnels par Contact professionnel
  • Tâches de projet - Toutes
  • Tâches de projet - Échéance suivante
  • Tâches de projet - En retard
  • Tâches de projet par Projet
  • Tâches de projet par Affecté à

 
 
S'applique à :
Outlook 2013, Outlook 2010