Sauvegarder ou supprimer des éléments à l’aide de l’archivage automatique

Votre boîte aux lettres Microsoft Outlook grossit à mesure que vous créez et recevez des éléments (élément : dans Outlook, unité de base pour le stockage d’informations (équivalent d’un fichier pour d’autres programmes). Les éléments incluent les messages électroniques, les rendez-vous, les contacts, les tâches, les entrées du journal, les notes, ainsi que les éléments et documents publiés.). Pour gérer l’espace de votre boîte aux lettres ou du serveur de messagerie en cours d’utilisation, vous avez peut-être besoin d’un autre emplacement pour stocker (archiver) les anciens éléments qui sont importants, mais peu utilisés. L’archivage automatique gère ce processus de stockage automatiquement, en déplaçant les éléments vers un emplacement d’archivage, un fichier de dossiers personnels (.pst) (fichier de dossiers personnels (.pst) : fichier de données qui stocke vos messages et d’autres éléments sur votre ordinateur. Vous pouvez définir un fichier .pst en tant qu’emplacement par défaut de remise de vos messages électroniques. En outre, vous pouvez organiser et sauvegarder des éléments dans un fichier .pst afin de les garder précieusement.) Outlook, mais vous pouvez personnaliser la plupart des paramètres par défaut en fonction de vos besoins de stockage.

 Remarque   Les éléments qui se trouvent dans votre boîte aux lettres peuvent être soumis aux stratégies de rétention ou de gestion des enregistrements de messagerie de votre organisation. Ces stratégies limitent la possibilité des utilisateurs de conserver les messages et autres enregistrements au-delà d’une période spécifique définie par l’organisation. Lorsqu’elles sont appliquées, ces stratégies sont prioritaires sur les paramètres d’archivage automatique et la fonctionnalité d’archivage automatique est supprimée des profils Outlook configurés pour utiliser Microsoft Exchange.

Que voulez-vous faire ?



Examiner ou modifier les paramètres d’archivage automatique par défaut

L’archivage automatique déplace les éléments depuis leur emplacement d’origine dans Outlook vers un dossier de fichiers d’archivage lorsqu’ils expirent, c’est-à-dire lorsque leur durée maximale est dépassée. Vous pouvez également définir des options permettant de supprimer les éléments ayant expiré.

 Important   Informations complémentaires sur le stockage et la suppression des éléments

  • Les éléments sont stockés dans leurs emplacements d’origine sauf si vous modifiez un ou plusieurs des paramètres d’archivage automatique, de telle sorte que les éléments soient supprimés lorsqu’ils expirent. Les éléments ne sont pas supprimés de leurs emplacements d’origine ; ils peuvent être automatiquement supprimés uniquement avant qu’ils ne soient déplacés vers leur emplacement d’archivage. Une fois archivés, ils peuvent uniquement être supprimés manuellement.
  • Le fait de choisir une option permettant de supprimer les éléments définitivement entraîne leur suppression automatique lorsqu’ils expirent. Ils ne sont pas archivés. Par exemple, si vous cliquez sur Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement), cette option supprime tous les messages dans vos dossiers de courrier, tels que Boîte de réception, Envoyé ou Brouillons, lorsqu’ils expirent. Les messages ne sont pas archivés.

Les différents types d’éléments Outlook, tels que les messages, les rendez-vous et les tâches, n’ont pas la même durée maximale. Ces durées maximales par défaut ne changent que si vous modifiez les paramètres correspondants manuellement.

AfficherEn savoir plus sur le moment auquel des éléments Outlook spécifiques expirent

Les durées maximales par défaut au terme desquelles les éléments des dossiers Outlook expirent ou sont supprimés sont les suivantes :

Dossier Durée maximale
Boîte de réception et Brouillons 6 mois
Éléments envoyés et Éléments supprimés 2 mois
Boîte d’envoi 3 mois
Calendrier 6 mois
Tâches 6 mois
Notes 6 mois
Journal 6 mois
Contacts N’expirent pas

 Remarque   Les dossiers que vous créez et qui contiennent le même type d’éléments que les dossiers Boîte de réception, Calendrier, Tâches, Notes ou Journal possèdent la même durée maximale par défaut (6 mois).

L’ancienneté d’un élément dépend de son type :

Type d’élément Moment auquel commence l’ancienneté
Message électronique Date/heure de réception ou moment auquel vous avez modifié et enregistré le message pour la dernière fois, suivant l’action la plus ancienne.
Réunion, événement ou rendez-vous Date à laquelle vous avez modifié et enregistré l’élément pour la dernière fois, suivant celle qui est la plus ancienne. L’archivage automatique ne porte pas sur les éléments périodiques.
Tâche Date de fin ou moment auquel vous avez modifié et enregistré la tâche pour la dernière fois. L’archivage automatique ne porte pas sur les tâches qui ne sont pas marquées comme achevées. Les tâches attribuées à d’autres personnes ne sont archivées que si elles sont marquées comme terminées.
Note Moment auquel vous avez modifié et enregistré la note pour la dernière fois.
Entrée de journal Date de création de l’entrée de journal ou moment auquel vous avez modifié et enregistré l’entrée pour la dernière fois.
Contact Les contacts ne sont pas archivés par défaut. Toutefois, vous pouvez les archiver manuellement.

La première fois que vous exécutez Outlook, l’archivage automatique est activé par défaut et s’exécute tous les 14 jours. Vous pouvez modifier la fréquence d’exécution de l’archivage automatique, spécifier le fichier de données Outlook (.pst) à utiliser pour le stockage des éléments archivés et indiquer quels sont les éléments de vos dossiers Outlook à archiver.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Autre.
  2. Cliquez sur Archivage automatique.

 Remarque   La configuration de votre ordinateur et les compléments installés sur celui-ci déterminent les onglets affichés dans la boîte de dialogue Options.

Archivage automatique dans la boîte de dialogue Options des outils

  1. Activez la case à cocher Exécuter l’archivage automatique tous les n jours, puis indiquez une fréquence d’exécution pour l’archivage automatique.
  2. Activez les options souhaitées.

AfficherCliquez ici pour en savoir plus sur les paramètres et options d’archivage automatique 1 à 9 illustrés dans l’image ci-après.

Légende 1 Archiver automatiquement tous les   Définissez la fréquence d’exécution de l’archivage automatique. L’archivage de nombreux éléments en même temps ralentit les performances de votre ordinateur. Par conséquent, il est conseillé de choisir une période qui raccourcit le processus d’archivage automatique. Déterminez le nombre d’éléments que vous recevez généralement pendant une durée donnée, puis ajustez l’intervalle de temps en conséquence. Demander avant l’exécution de l’archivage automatique    Choisissez cette option si vous voulez que Microsoft Outlook affiche un message de rappel avant que l’archivage automatique ne traite vos éléments Outlook. Lorsque le message s’affiche, vous pouvez cliquer sur Non pour annuler cette session d’archivage automatique.
Légende 2 Supprimer les éléments arrivés à terme (dossiers de messagerie seulement)   Cette option n’est pas sélectionnée par défaut. Vous pouvez choisir de supprimer les messages électroniques une fois qu’ils ont atteint leur durée maximale. Cette durée est, par défaut, de six mois pour les éléments de brouillon et de boîte de réception et de trois mois pour les éléments envoyés. Cependant, vous pouvez modifier ces durées à l’aide de l’option Effacer les éléments plus anciens que.
Légende 3 Archiver ou supprimer les anciens éléments   Vous devez choisir cette option si vous souhaitez que l’archivage automatique supprime tout ou partie des éléments lorsqu’ils expirent. Cette option active les autres options qui vous permettent de décider quels sont les éléments à archiver et ceux à supprimer lorsqu’ils atteignent la fin de la durée maximale. Définissez ensuite les autres paramètres à appliquer à l’archivage et à la suppression.

 Remarque   Dans la boîte de dialogue Archivage automatique, « dossiers » désigne les principales zones de fonctionnalités Outlook, telles que le dossier Calendrier et le dossier Tâche, ainsi que les différents dossiers de courrier. En effet, les éléments de calendrier et de tâche sont stockés dans leurs dossiers Calendrier et Tâche respectifs.

Légende 4 Afficher le dossier d’archivage dans la liste des dossiers   Optez pour l’affichage du dossier d’archivage dans le volet de navigation aux côtés de vos autres dossiers de travail. Dans le dossier d’archivage principal, vous pouvez ouvrir les sous-dossiers et consulter vos éléments archivés. Vous pouvez ainsi vérifier que les éléments archivés l’ont effectivement été, de même que vous pouvez faire glisser des éléments vers un dossier de travail, si nécessaire.
Légende 5 Effacer les éléments plus anciens que    Choisissez le paramètre par défaut désignant les éléments à archiver compte tenu de leur ancienneté, en jours, en semaines ou en mois. La période définie peut aller d’un jour à 60 mois. « Effacer » signifie ici archiver (ou stocker) des éléments, et non « supprimer », à moins que vous l’ayez défini dans ce sens pour les dossiers par le biais d’un autre paramètre.
Légende 6 Déplacer les anciens éléments vers    L’emplacement par défaut varie selon que l’ordinateur exécute le système d’exploitation Microsoft Windows Vista ou Windows XP.

Windows Vista: C:\Users\utilisateur\AppData\Local\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Windows XP : C:\Documents and Settings\utilisateur \Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\Archive.pst.

Si vous souhaitez définir une autre destination pour les éléments archivés, vous pouvez rechercher et définir un emplacement différent. Les éléments sont alors déplacés vers cet emplacement lorsqu’ils ont atteint leur durée maximale.

 Remarque   Les éléments archivés dans un emplacement personnalisé ne sont pas supprimés, sauf si vous ouvrez les dossiers et les supprimez manuellement.

Légende 7 Supprimer définitivement les anciens éléments   Cette option supprime immédiatement les éléments arrivés à terme, à défaut de les déplacer vers l’emplacement par défaut, vers un autre dossier que vous auriez désigné ou vers le dossier Éléments supprimés.
Légende 8 Appliquer ces paramètres à tous les dossiers maintenant    Cette option applique les paramètres d’archivage automatique, y compris vos modifications, à tous vos dossiers. Si vous prévoyez de spécifier des paramètres différents pour un ou plusieurs dossiers, ne choisissez pas cette option. Suivez plutôt les instructions figurant en dessous du bouton qui expliquent la procédure à suivre pour spécifier les paramètres des dossiers individuels. Ces instructions figurent également dans la section suivante intitulée « Modifier les paramètres d’archivage automatique pour un dossier individuel ». Les modifications apportées à des dossiers spécifiques ne s’appliquent qu’à ces dossiers.
Légende 9 Informations sur la stratégie de rétention    Il se peut qu’un administrateur système de votre organisation ait défini des stratégies de rétention qui déterminent quand et comment les éléments de vos boîtes aux lettres sont auto-archivés. Bien que vous puissiez consulter ces stratégies, vous ne pouvez pas les modifier sans les autorisations appropriées.

Paramètres d’application de l’archivage automatique

  1. Cliquez sur OK.

 Remarques 

  • Si vous modifiez le fichier d’archives répertorié sous Déplacer les anciens éléments vers, le nouveau fichier obtenu sera utilisé à chaque exécution de l’archivage automatique.
  • Définissez d’abord les options de dossiers par défaut, puis personnalisez les paramètres de dossiers spécifiques, sinon vous risquez de modifier par inadvertance les paramètres par défaut.

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Modifier les paramètres d’archivage automatique pour un dossier individuel

  1. Dans la liste des dossiers recensés dans le volet de navigation (volet de navigation : colonne proposant un accès aux dossiers utilisés pour organiser vos informations. Cliquez sur un dossier pour afficher les éléments qu’il contient. Ce volet comprend également la section Dossiers favoris, ainsi que des boutons permettant de basculer entre Messagerie, Calendrier, Tâches et autres vues.), cliquez avec le bouton droit sur le dossier à modifier, puis cliquez sur Propriétés dans le menu contextuel.
  2. Cliquez sur l'onglet Archivage automatique.
  3. Activez les options souhaitées.

 Remarque   Pour plus d’informations sur les paramètres, voir l’étape 4 de la section ci-dessus, « Examiner ou modifier les paramètres d’archivage automatique par défaut ».

  1. Cliquez sur OK.

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S'applique à :
Outlook 2007